Análise de gap em 2025: guia passo a passo + modelo gratuito

Esforço — o que a ganhadora do MacArthur Genius Grant Angela Duckworth chamou de "grit" — é essencial para o sucesso.

No entanto, o que libera o potencial não é tanto força bruta, mas o reconhecimento claro de 1) onde estamos e 2) uma visão de onde queremos chegar.

Nos negócios, esse processo para liberar potencial e criar um plano de ação é conhecido como análise de gap.

Este artigo apresenta um processo simplificado para conduzir essa análise, junto com um modelo de análise de gap para orientar suas pesquisas futuras.

O que é uma análise de gap?

Uma análise de gap é um método para identificar lacunas entre o desempenho atual de um negócio e seu desempenho desejado. Esta análise pode ser quantitativa ou qualitativa e geralmente acontece antes de uma iniciativa para "fechar" as lacunas.

Uma análise de gap transforma seus objetivos em um plano. Por exemplo, em vez de dizer que você quer "crescer mais rápido", você pode determinar o estado atual do seu negócio e descobrir o roteiro para chegar lá (por exemplo, "aumentar a conversão em 15% em seis meses através de correções no fluxo de checkout e automação de e-mail").

Análise de gap vs. avaliação do estado atual

Uma avaliação do estado atual documenta onde seu negócio está agora. A análise de gap compara o estado atual com uma meta futura e determina a distância entre os dois.

A avaliação mostra onde você está, enquanto a análise de gap revela para onde você está indo e como fechar a lacuna.

Exemplo:

Uma marca de lifestyle descobre que seu tempo médio de pedido até envio é de 72 horas (avaliação do estado atual). Sua meta é entregar no mesmo dia. Dito isso, executar uma análise de gap mostra três obstáculos:

• Seu WMS não está integrado com o ERP.
• Pedidos são liberados em “ondas” diárias.
• O depósito tem poucos funcionários nos fins de semana.

A marca atribui correções com cronogramas e estimativas de custo:

• Implementar uma API WMS-ERP em tempo real para que pedidos fluam para o chão de fábrica continuamente em vez de ondas diárias (custo: US$ 40 mil).
• Converter para separação dinâmica por zona com paredes “put-to-light” para reduzir o tempo de caminhada pela metade (custo: US$ 25 mil).
• Fazer parceria com um 3PL para a equipe de fim de semana (custo: US$ 12 mil por mês).

Essas melhorias reduzem o tempo de pedido até envio e ajudam a alcançar a meta de entrega no mesmo dia.

Entendendo a análise de gap em pesquisa

A metodologia de análise de gap tem vários nomes: avaliação de necessidades, análise de necessidades ou análise de gap de necessidades. Independentemente do nome, o princípio central permanece o mesmo: identificar e encontrar soluções para os problemas que impedem seu negócio.

A análise de gap aborda duas questões:

• Desempenho: Onde estamos?
• Potencial: Onde queremos estar?

Embora o processo comece com um olhar interno sobre desempenho atual versus potencial, não para por aí. A análise de gap também deve incluir fontes externas, como benchmarks da indústria e o cenário competitivo do seu mercado, para determinar seu estado desejado.

Este tipo de análise 360 graus pode ser realizada tanto em níveis estratégicos quanto operacionais. Você pode analisar seus objetivos gerais de negócio ou ir ao detalhe em vários processos ou departamentos.

Após passar pela primeira fase da análise — desempenho versus potencial — você pode descobrir que seus resultados excedem as expectativas. O mesmo pode ser verdade se todo o seu negócio está passando por um crescimento acelerado.

Nesses casos, o objetivo muda de encontrar problemas para identificar fatores de sucesso que podem ser repetidos, aplicados a outras áreas do seu negócio e, finalmente, escalados.

Independentemente do que você está avaliando — sejam problemas ou sucessos, recursos humanos ou funções logísticas — o processo real de fazer a análise é o mesmo.

Tipos de análise de gap

Lacunas podem surgir de várias formas, como:

• Análise de gap de habilidades: Quando as capacidades da sua força de trabalho ficam aquém do necessário para alcançar objetivos futuros. Você pode fechar essas lacunas através de contratação direcionada, programas de capacitação ou reestruturação de funções.
• Análise de gap de mercado: Ocorrem quando necessidades ou segmentos de compradores permanecem mal atendidos pelo cenário competitivo atual. Você pode preencher essas lacunas com novo posicionamento, modificação de preços ou lançamento de nova oferta.
• Análise de gap de produto: Surgem quando uma funcionalidade, variante ou ponto de preço está ausente da sua linha apesar da clara demanda do cliente.
• Análise de gap de desempenho: Aparecem quando KPIs reais — como taxa de conversão ou tempo de entrega — não atingem metas internas. Você pode reduzi-las com uma análise de gap de desempenho, seguida pela implementação das correções com maior ROI.
• Análise de gap estratégicas: Aparecem quando a visão de uma organização é clara, mas os recursos, cultura ou processos de apoio ficam para trás. Feche essas lacunas alinhando orçamentos, incentivos e responsabilidade da liderança com objetivos de longo prazo.

Por que a análise de gap é importante

A IA está ajudando empresas a se moverem mais rápido que nunca. De fato, 78% das empresas pesquisadas (estudo em inglês) usam IA em pelo menos uma função de negócio. Esse aumento na adoção está pressionando empresas a preencher lacunas de desempenho continuamente para se manterem competitivas.

Na Pesquisa Pulse de junho de 2024 da PwC (estudo em inglês), 73% dos líderes de produtos industriais acreditam que seu concorrente médio estará fora do mercado em 10 anos se não reinventar seu modelo operacional, mostrando como as implicações de lacunas de execução não abordadas podem se tornar existenciais.

Uma análise de gap de desempenho oferece um método repetível para reduzir a distância entre metas e desempenho do dia a dia. Quando cada lacuna tem custo e prioridade definidos, orçamentos fluem para gargalos com retorno mensurável em vez de projetos-piloto chamativos.

Como conduzir uma análise de gap de desempenho

A tentação com o processo de análise de gap é começar pensando grande. Infelizmente, quando você tenta abordar muito de uma vez — fazer tudo melhor, ao mesmo tempo — os recursos ficam “esticados”.

Em vez disso, priorize as áreas onde 1) existe o maior impacto positivo potencial, ou 2) você sente mais incômodo.

Isso pode ser qualquer um de vários fatores:

1. Números de vendas
2. Satisfação do cliente
3. Taxas de retenção
4. Tempos de envio
5. Retornos de marketing
6. Custos de fabricação
7. Expansão internacional

Uma vez que você isolou uma área grande o suficiente para causar impacto, mas pequena o suficiente para compreender e gerenciar, você tem um candidato sólido para o foco da sua análise de gap.

1. Identifique seus estados

Uma vez que você escolheu suas áreas de foco, seu primeiro passo é identificar tanto onde você está atualmente — desempenho — quanto onde você quer estar no futuro — potencial.

Para fins ilustrativos, vamos selecionar:

• Vendas multicanal como seu foco
• Canais específicos como o canal
• Vendas mensais atuais como desempenho
• Médias da indústria como potencial

Seu desempenho atual

Toda análise de gap começa com introspecção. Onde você está atualmente dentro do indicador-chave de desempenho (KPI) que você está analisando? A ideia é listar todos os atributos — neste caso, canais — que desempenham um papel no sucesso ou fracasso.

Os atributos (e, portanto, a análise) podem ser quantitativos ou qualitativos. O importante é ser específico e factual ao identificar possíveis fraquezas. Os dados necessários podem ser coletados de várias fontes, dependendo de qual lacuna está sendo analisada, incluindo:

• Médias da indústria
• Benchmarks históricos
• Documentação interna
• Entrevistas com clientes

Seu estado potencial

O estado futuro representa a condição ideal na qual você quer que seu negócio esteja. Para análise quantitativa, como rastrear métricas de vendas, você incluiria dados da indústria ou vendas projetadas (ou seja, objetivos).

Ao planejar para o futuro, você quer ser altamente específico escolhendo objetivos dentro de um período específico (por exemplo, aumentar vendas em 40% no geral até o final do Q3).

Suas lacunas

Definidas quantitativamente, as lacunas são diretas. Quais são as diferenças numéricas entre onde você está e onde quer estar?

Qualitativamente, isso exigirá um pouco mais de introspecção e colaboração.

2. Descreva as lacunas

Tendo identificado as lacunas, o próximo passo é descrever cada lacuna para entender melhor as razões por trás de sua existência.

Se você está atualmente à frente de suas metas, então é um ótimo momento para analisar o que exatamente tornou os resultados possíveis e se há maneiras de usar os mesmos princípios em outras áreas da sua empresa.

Mesmo um sistema com bom desempenho sempre pode ser otimizado, então passar por este passo é crucial.

• Lacuna: Esta é fácil. Simplesmente transfira as lacunas que você identificou no passo anterior, começando com as áreas com pior desempenho primeiro. No nosso exemplo, escolhemos e-mail porque é onde existe a maior lacuna entre desempenho e potencial.
• Descrição: O objetivo de uma descrição de lacuna é registrar todos os fatores contribuintes responsáveis pela lacuna. Portanto, a descrição deve ser consistente com esses estados. Estes podem ser quantitativos ou qualitativos. No entanto, para abordar as razões por trás das lacunas, você usará descrições qualitativas com mais frequência.
• Por quê? A pergunta desafiadora aqui não é o quanto seu desempenho real ficou abaixo da meta, mas por que a lacuna existe. Para ser útil, esta lista deve ser específica, objetiva e relevante para a questão abordada. É útil fazer um brainstorm de possíveis causas de baixo desempenho e então reduzi-las usando ferramentas como a análise dos "cinco porquês".

💡 Dica: Antes de fazer um brainstorm de correções, passe uma hora descobrindo por que a lacuna de maior impacto existe.

Execute um exercício dos cinco porquês (continue perguntando 'Por quê?' até a causa raiz aparecer) ou esboce um diagrama de Ishikawa (em inglês) simples para mapear como pessoas, processo, tecnologia e política alimentam o problema. Capture cada causa raiz em uma planilha — você precisará delas para a etapa de solução.

3. Preencha as lacunas

O terceiro e último passo no seu relatório de análise de gap é fazer brainstorming de todas as possíveis soluções para as lacunas e as razões por trás delas. Essas soluções devem ser específicas e impactar diretamente os fatores listados no passo anterior.

Para fazer isso, retorne ao foco multicanal de antes:

Ao criar uma lista exaustiva de soluções para a lacuna que você descreveu, você se permite pensar amplamente e ainda se prepara para uma implementação prática.

Ao formular possíveis soluções, é importante ter em mente que pode haver custos de implementação envolvidos. Esses custos podem incluir tempo, dinheiro e recursos humanos.

Exemplos de análise de gap

E-commerce

Os cinco porquês é uma técnica iterativa usada para explorar as relações de causa e efeito subjacentes a um problema específico. Seu objetivo principal é determinar a causa raiz de um problema repetindo a pergunta "Por quê?", com cada pergunta formando a base para a próxima pergunta.

Embora esta técnica seja chamada de cinco porquês, não significa que você tem que perguntar "Por quê?" exatamente cinco vezes. A ideia é repetir o processo pelo tempo necessário para identificar a(s) causa(s) raiz. Pode levar menos ou mais de cinco porquês antes de você chegar à questão subjacente.

Em vez de seguir a rota de e-commerce multicanal, experimente usar os porquês para analisar uma situação em que clientes estão insatisfeitos, pois estão recebendo produtos que não atendem às suas expectativas.

1. Por que os clientes estão recebendo produtos ruins?

Porque a fabricação construiu os produtos com materiais diferentes dos que o cliente esperava baseado na publicidade.

2. Por que a fabricação construiu os produtos com materiais diferentes dos anunciados?

Porque o gerente da cadeia de suprimentos acelera o trabalho no chão de fábrica ligando diretamente para o chefe de fabricação para começar a produção. Ocorreu um erro quando as especificações estavam sendo comunicadas.

3. Por que o gerente da cadeia de suprimentos liga diretamente para o chefe de fabricação para iniciar o trabalho em vez de usar comunicação escrita?

Porque o formulário "iniciar trabalho" requer a aprovação direta do gerente da cadeia de suprimentos antes que o trabalho possa começar.

4. Por que o formulário requer aprovação do gerente da cadeia de suprimentos?

Porque o fabricante não oferece integração digital com a plataforma de e-commerce atual da sua empresa.

Neste caso, apenas quatro porquês foram necessários para descobrir que uma assinatura sem valor agregado — causada pela falta de integração — causou a lacuna.

Análise da indústria

Em pesquisa focada na indústria, a análise de gap normalmente envolve analisar tendências de mercado, necessidades do cliente e ofertas dos concorrentes.

Ao entender as necessidades não atendidas e oportunidades dentro da indústria, pesquisadores podem desenvolver soluções e estratégias inovadoras para preencher essas lacunas e criar vantagem competitiva.

Análise de gap de lucro

E-commerces podem usar a análise de gap de lucro para identificar áreas onde estão tendo desempenho inferior financeiramente.

Um lucro-alvo é determinado com base em desempenho histórico ou benchmarks da indústria. Lucros são então comparados com metas, e áreas para melhoria são identificadas na geração de receita ou corte de custos. E-commerces usam esta análise para tomar decisões estratégicas e melhorar sua lucratividade.

Ferramentas e técnicas de análise de gap

Várias ferramentas e técnicas podem ser empregadas para facilitar a análise de gap em pesquisa, como:

Shopify Sidekick

Sidekick é um assistente de comércio 24/7 que extrai dados da sua loja. Tudo, desde pedidos, produtos, tráfego e comportamento do cliente, é direcionado para um modelo de dados, e o Sidekick pode revelar insights e executar tarefas em seu nome.

Como ele conhece seu catálogo e desempenho histórico, você pode questionar o Sidekick sobre lacunas potenciais e obter respostas instantâneas. Por exemplo, você poderia:

• Extrair a linha de base automaticamente. Pergunte: "Qual foi nosso tempo médio de pedido até envio no último trimestre?" Sidekick consulta seus dados de fulfillment e retorna o KPI em segundos.
• Comparar com a meta. Solicite: "Compare isso com nosso SLA de 24 horas e expresse a lacuna como porcentagem." Sidekick calcula e rotula o déficit (por exemplo, 48% acima da meta).
• Executar uma investigação rápida de causa raiz. Continue com: "Liste os três principais fatores operacionais causando este atraso, classificados por impacto." Sidekick analisa padrões de timestamp e responde com uma razão.
• Gerar itens de ação com custo. Solicite: "Elabore um plano de ação com responsável, cronograma e faixas de custo aproximadas para fechar a lacuna em 60 dias." Sidekick produz uma tabela que você pode copiar diretamente para seu rastreador de projetos.

Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta de planejamento estratégico que ajuda a identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma organização.

Ao categorizar fatores internos e externos, ela ajuda os tomadores de decisão a planejar e estrategizar melhor. A ferramenta é usada para definir objetivos, analisar mercados e avaliar a concorrência.

Diagrama espinha de peixe

Um diagrama espinha de peixe, também conhecido como diagrama de Ishikawa ou diagrama de causa e efeito, é uma ferramenta visual para identificar e analisar causas raiz.

Ele ajuda equipes a explorar sistematicamente fatores contribuintes categorizando causas potenciais em categorias e exibindo-as em uma estrutura de "espinha de peixe". Muitas empresas usam este tipo de diagrama para gestão de qualidade, melhoria de processos de negócio e resolução de problemas.

McKinsey 7S

O framework McKinsey 7S mede quão bem a estratégia, estrutura, sistemas, valores compartilhados, habilidades e estilo de uma organização se alinham.

Esses sete elementos são interconectados para identificar áreas para melhoria ou mudança. Este framework é usado para mudanças organizacionais, fusões e aquisições, ou diagnóstico e correção de problemas de desempenho.

Modelo Nadler-Tushman

Também conhecido como modelo de Congruência, o modelo Nadler-Tushman avalia o ajuste entre trabalho, pessoas, estrutura e cultura de uma organização.

A ferramenta analisa a congruência entre cada um dos quatro componentes para identificar lacunas, desalinhamentos e áreas para melhoria. O modelo é usado para analisar desempenho organizacional, orientar iniciativas de mudança e projetar novas estruturas e processos.

Análise PEST

Uma análise PEST oferece uma visão ampla das forças políticas, econômicas, sociais e tecnológicas que podem ampliar ou fechar suas lacunas internas. Execute-a antes de definir metas de estado futuro para que situações contrárias externas não prejudiquem seu roteiro.

• Político: Monitore regulamentações futuras (por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados) que podem criar uma lacuna imediata de conformidade na governança de dados.
• Econômico: Considere mudanças macro como flutuações na taxa Selic, que podem afetar custos de financiamento de estoque e reduzir lacunas de fluxo de caixa.
• Social: Acompanhe mudanças culturais, como a preferência da Geração Z por "recommerce" impulsionando demanda por produtos recondicionados, para reavaliar lacunas de merchandising.
• Tecnológico: Observe avanços como copilotos de IA, que podem expor novas lacunas de habilidades e oferecer soluções para fechar lacunas de desempenho.

Prós e contras da análise de gap em pesquisa

Prós

A análise de gap em pesquisa oferece vários benefícios, incluindo:

1. Relevância aprimorada da pesquisa: Ao focar em abordar lacunas, você pode garantir que seu trabalho seja mais relevante e valioso para seu negócio.
2. Design de pesquisa melhorado: A análise de gap ajuda a refinar suas questões e objetivos de pesquisa, levando a designs de pesquisa mais direcionados e eficazes.
3. Impacto aumentado da pesquisa: Abordar lacunas de desempenho pode levar a resultados mais significativos e maior potencial para impacto no mundo real.
4. Tomada de decisão informada: A análise de gap fornece insights para tomar decisões mais informadas sobre prioridades de pesquisa e alocação de recursos.

Contras

Apesar de seus benefícios, a análise de gap em pesquisa também apresenta alguns desafios e limitações:

1. Literatura incompleta ou tendenciosa: Lacunas identificadas através de revisões de literatura podem ser influenciadas pela disponibilidade e qualidade da literatura existente, que às vezes pode ser incompleta ou tendenciosa.
2. Natureza dinâmica do conhecimento: Como novas pesquisas estão sendo conduzidas continuamente, lacunas podem rapidamente se tornar desatualizadas ou irrelevantes.
3. Restrições de recursos: Abordar todas as lacunas identificadas pode não ser viável devido a restrições de tempo, financiamento ou expertise.

Melhores práticas para análise de gap eficaz

Para conduzir análise de gap eficaz em pesquisa, considere estas melhores práticas:

1. Mantenha uma abordagem sistemática: Use um processo estruturado e transparente para revisar literatura e identificar lacunas para garantir a confiabilidade e validade de suas descobertas.
2. Mantenha-se atualizado com desenvolvimentos de pesquisa: Atualize regularmente seu conhecimento do cenário de pesquisa para considerar novas descobertas e tendências emergentes.
3. Colabore com stakeholders: Envolva stakeholders relevantes, como especialistas da indústria, formuladores de políticas e profissionais, para obter insights sobre lacunas práticas e necessidades do mundo real.
4. Equilibre ambição com viabilidade: Embora seja essencial mirar em uma pesquisa impactante, garanta que seus objetivos de pesquisa sejam alcançáveis dentro de suas restrições de recursos.

Melhore seu planejamento estratégico com uma análise de gap

No final, a análise de gap produz um exame detalhado de:

1. Os problemas que existem no seu desempenho atual
2. As razões por trás desses problemas
3. As possíveis soluções e seus custos associados

Em vez de força bruta — ou "atirar no escuro" — você terá dados sólidos nos quais basear seus novos produtos e iniciativas, junto com um roteiro para orientá-lo.

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