Para os donos de negócios, os backorders podem ser uma faca de dois gumes.
Por um lado, eles podem gerar expectativa no mercado e indicar aos clientes que a demanda pelo produto é alta. Por outro, podem sinalizar falhas na gestão de estoque ou problemas mais complexos na cadeia de suprimentos.
Entenda a diferença entre backorders e produtos fora de estoque, como os backorders funcionam e estratégias para minimizar seus impactos, ajudando a estruturar um modelo de negócios mais eficiente.
O que é backorder?
Um backorder, também chamado de backlog, ocorre quando um produto não está disponível em estoque, mas estará no futuro. Normalmente, os dados de pagamento do cliente são coletados para garantir que a entrega seja feita assim que o produto estiver disponível.
Na prática, um backorder indica que a demanda pelo produto está maior do que a oferta disponível. Atrasos na produção, falhas na cadeia de suprimentos e planejamento insuficiente são algumas das principais causas desses pedidos em atraso.
Backorder vs. produtos fora de estoque
Enquanto produtos fora de estoque não estão disponíveis para compra, os clientes ainda podem adquirir itens em backorder, mesmo que temporariamente indisponíveis. Nesse caso, eles compram sabendo que receberão o produto ou serviço em uma data futura. Já os itens fora de estoque podem nunca voltar a estar disponíveis.
Em seu site de e-commerce, você pode optar por ocultar produtos fora de estoque ou identificá-los como esgotados. Nesse caso, pode não ser necessário exibir detalhes adicionais, já que o item não está disponível para compra imediata ou backorder.
O que causa um backorder?
Existem algumas razões pelas quais um backorder pode ocorrer:
Problemas na cadeia de suprimentos
Muitas cadeias de suprimentos enfrentam ou estão se recuperando de interrupções causadas por desafios logísticos ou escassez de matérias-primas, por exemplo. Esses fatores, agravados por condições ambientais e conflitos internacionais, podem atrasar a produção, o transporte ou a entrega de produtos e matérias-primas, afetando a capacidade de processar pedidos dentro do prazo.
Flutuações na demanda
Backorders podem ocorrer quando a demanda supera a oferta, o que pode envolver mudanças sazonais, alterações de preços, flutuações no mercado e campanhas de marketing bem-sucedidas.
Embora aumentos repentinos na demanda sejam positivos para a receita, eles podem resultar em mais backorders ou itens fora de estoque.
Dificuldades na gestão de estoque
A forma como você gerencia seu estoque tem grande impacto nos backorders. Se mantém um estoque mínimo ou opera um modelo de dropshipping, você provavelmente precisará lidar com backorders como uma compensação pelos baixos custos de armazenamento ou pela ausência dele.
Por outro lado, manter um estoque extra, conhecido como estoque de segurança, pode ser uma estratégia para proteger seus pedidos contra interrupções na cadeia de suprimentos e variações na demanda.
Erro humano
Outra forma pela qual os backorders ocorrem é por meio de erros cometidos por pessoas que produzem, fornecem ou enviam itens. Discrepâncias na gestão de armazém, por exemplo, podem resultar em estoque perdido ou faltante. Até mesmo pequenos erros em um pedido de compra podem gerar atrasos no processamento.
Backorders: vantagens e desvantagens
Entender os benefícios e os riscos dos backorders é essencial ao decidir se essa estratégia deve ser incorporada às operações do seu negócio.
Vantagens dos backorders
Alguns lojistas adotam backorders por oferecerem vantagens estratégicas importantes:
- Redução de custos de estoque. Quando bem gerenciados, os backorders permitem armazenar menos produtos, repassando essas economias aos clientes por meio de preços mais competitivos
- Estímulo à retenção de clientes. Uma comunicação clara sobre pedidos em atraso ajuda no processo de retenção de clientes.
- Geração de expectativa. Os backorders podem gerar expectativa entre clientes fiéis. Um exemplo é a marca de roupas SpiritHoods, que realiza lançamentos limitados para gerar demanda enquanto mantém um modelo de produção “just-in-time”. A marca usa lives no Facebook para apresentar novos produtos e possui uma seção em seu site chamada Em breve, onde os clientes podem se inscrever para receber notificações sobre novos lançamentos.
Desvantagens dos backorders
Ao aceitar backorders, é importante estar atento aos riscos envolvidos:
- Aumento do abandono de carrinho. Cerca de 23% dos clientes (artigo em inglês) abandonam seus carrinhos de compras online quando os prazos de entrega são muito longos ou não são informados. Como muitos consumidores buscam opções de entrega rápida, os backorders podem desestimular potenciais compradores a concluir a compra.
- Incerteza do cliente. Se você costuma subestimar a quantidade de estoque necessária, é provável que os backorders ocorram com mais frequência, o que pode afetar negativamente a retenção de clientes.
- Oportunidades para cancelamentos. Quanto mais tempo um pedido leva para ser processado, maior a chance de o cliente cancelá-lo. Mesmo que o pagamento seja processado apenas quando o envio ou a entrega forem concluídos, ainda há tarefas de gestão de estoque e contabilidade a serem realizadas. Esse processo logístico pode acabar consumindo mais recursos do que o próprio valor do pedido.
Exemplo de backorder
Um varejista de moda pode colocar um item em backorder após um movimentado fim de semana de Black Friday. A estratégia era vender 70% do estoque e usar a receita para fazer um novo pedido ao fornecedor após o evento.
No entanto, as vendas da camisa polo icônica dispararam. Um vídeo viralizou no TikTok e todo o estoque foi esgotado. Com a Cyber Monday se aproximando e o tráfego ainda vindo do vídeo, a marca corre o risco de perder vendas.
O modelo de backorders permite manter o interesse pelo produto esgotado. Em vez de informar que o item está completamente indisponível, a marca capitaliza a demanda, continuando a aceitar pagamentos pelas camisas polo, que serão entregues quando o novo estoque chegar na semana seguinte.
Quanto tempo leva um backorder?
Um backorder pode levar semanas ou até meses para ser processado, dependendo do produto e da causa do atraso. Itens sob encomenda geralmente demoram mais. Quando um produto está temporariamente indisponível, você pode oferecer aos clientes a opção de realizar backorders.
De modo geral, quanto mais rápido o backorder for processado, melhor. Um tempo de processamento mais curto reduz as chances de cancelamento e solicitações de reembolso pelos clientes.
Como gerenciar backorders
Gerenciar backorders com eficiência exige planejamento cuidadoso e controle rigoroso. Veja algumas boas práticas que podem ajudá-lo a lidar com essa tarefa de forma eficaz:
Revise seus pontos de pedido
Se seu negócio costuma processar backorders com frequência, pode ser necessário reestruturar sua estratégia de gestão de estoque. Ajuste a quantidade mínima de estoque — seu ponto de pedido — para reduzir a ocorrência de backorders. Planeje revisar esse número a cada trimestre e sempre que houver interrupções na cadeia de suprimentos.
Invista em um bom sistema de gestão de estoque
Um bom sistema de gestão de estoque pode ajudá-lo a gerenciar pedidos, acompanhar seu estoque ao longo da cadeia de suprimentos, analisar o desempenho anterior e prever vendas.
Por exemplo, ao aceitar um backorder, registre-o como tal em seu sistema online. Quando o item for reabastecido, processe o pagamento e envie o produto ao cliente, marcando a transação como concluída nos seus registros. Caso o cliente cancele o pedido antes da entrega, remova-o do histórico de vendas e atualize o controle de estoque conforme necessário.
Sistemas robustos permitem que você gerencie o estoque e complete essas tarefas de maneira fácil e precisa. Considere programas de software que se integrem perfeitamente às suas ferramentas de contabilidade de e-commerce e incluam recursos de reabastecimento automático.
Com o Shopify PDV, as marcas podem evitar que os backorders impactem negativamente as vendas, processando pedidos para envio direto ao cliente. Se um item não estiver disponível na loja, o vendedor ainda pode finalizar a compra no momento, e o pedido será processado e enviado diretamente para o endereço do cliente assim que o estoque for reabastecido.
Trabalhe com múltiplos fornecedores
Considere identificar fornecedores ou produtos alternativos para manter um bom atendimento ao cliente e evitar atrasos significativos. Comece com uma análise de custo para comparar preços entre fornecedores e, depois, avalie o desempenho de cada um com base em métricas-chave, como pontualidade na entrega, qualidade do produto e rapidez na comunicação.
Dicas para reduzir backorders
- Mantenha um estoque de segurança
- Estabeleça pontos de pedido
- Use ferramentas de previsão de estoque
- Comunique-se com seus clientes
Confira algumas estratégias para se antecipar aos backorders e evitá-los desde o início:
Mantenha um estoque de segurança
O estoque de segurança é a quantidade extra de produtos mantida como reserva para evitar backorders. Quando esse nível está baixo, é hora de repor para prevenir rupturas de estoque. Essa estratégia é especialmente eficaz para empresas que dispõem de espaço de armazenamento e enfrentam uma demanda constante por seus produtos ou serviços.
Estabeleça pontos de pedido
Defina pontos de pedido para cada produto a fim de identificar quando o estoque atinge um nível crítico e é hora de repor. Plataformas de e-commerce integradas, como a Shopify, facilitam essa gestão, oferecendo ferramentas completas de análise e relatórios com dados em tempo real sobre a duração estimada do estoque disponível.
Use ferramentas de previsão de estoque
Preveja a demanda por seus produtos usando ferramentas de previsão de estoque. Esse tipo de software pode ajudá-lo a prever com precisão as tendências de vendas com base em dados históricos. O uso de ferramentas de previsão precisas permite manter níveis ideais de estoque na loja virtual e antecipar picos de demanda.
Comunique-se com seus clientes
Se os backorders forem inevitáveis, mantenha seus clientes satisfeitos com estimativas precisas sobre o tempo de processamento de cada pedido em atraso.
Certifique-se de que os backorders estejam claramente identificados na loja virtual e configure sequências de e-mail automatizadas para manter os clientes informados sobre o status desses pedidos.
Defina também um fluxo de processamento que priorize o envio de backorders dentro do menor prazo possível. Por exemplo, o status de fulfillment “em espera” da Shopify pode ser usado para identificar pedidos cujo cliente ainda aguarda o recebimento do produto.
Perguntas frequentes sobre backorders
O que significa backorder?
Backorder refere-se a itens que não estão atualmente em estoque e que são comprados pelos clientes para serem enviados e entregues em uma data posterior.
Qual é o prazo típico para atender backorders?
Cada backorder possui uma data de entrega estimada específica, mas, em geral, podem levar de algumas semanas a alguns meses para serem processados.
Qual é um exemplo de um backorder?
Um exemplo de backorder é a compra de um smartphone recém-lançado que está temporariamente fora de estoque devido à alta demanda, mas que será reservado e entregue assim que o produto estiver disponível.
O que fazer se um item estiver permanentemente fora de estoque?
- Avise os clientes, se possível.
- Marque o produto como indisponível em seu sistema de estoque.
- Redirecione a página de produto para um item alternativo.
Como informar os clientes sobre backorders?
Informe o cliente de que o produto está em backorder e não será enviado imediatamente. Indique um prazo estimado para a entrega e para a cobrança. Mesmo que não seja possível fornecer uma data exata, uma previsão aproximada ajuda a reduzir dúvidas como “Onde está meu pedido?” e a evitar solicitações de reembolso.
