5 softwares de CRM gratuitos para pequenos negócios

À medida que seu negócio cresce, as ferramentas que você utiliza para atender às necessidades dos seus clientes também mudam. Você pode passar de endereçar pacotes manualmente para usar uma máquina de impressão de postagem, ou de trabalhar na sua casa para contar com um espaço próprio alugado.

O mesmo se aplica à gestão de relacionamento com os clientes. Embora planilhas, livros de registro e até mesmo Post-its possam funcionar para acompanhar seus clientes no início, uma empresa em crescimento exige ferramentas mais sofisticadas. Neste contexto, sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRMs) são uma solução popular: 91% das empresas com 10 ou mais funcionários relatam usar software de CRM para gerenciar dados de clientes e apoiar operações.

A seguir, entenda o que define um bom software de CRM e descubra as melhores opções gratuitas para começar.

O que é um CRM?

Um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) é um software aplicativo projetado para ajudar empresas a gerenciar e melhorar os relacionamentos com clientes atuais e potenciais.

As plataformas de CRM coletam e armazenam informações de clientes e negócios em um banco de dados centralizado. As equipes de operações, atendimento ao cliente, vendas e marketing podem então usar esses dados para planejar ações, analisar desempenho e otimizar processos estratégicos do negócio. Os CRMs facilitam a prestação de um serviço personalizado, aumentando a satisfação e a fidelidade.

O lado negativo é que os CRMs podem ser caros. Alguns sistemas empresariais chegam a custar mais de US$ 60 mil por ano (link em inglês), e os custos aumentam à medida que você adiciona mais clientes, usuários e recursos especializados ao seu plano. Felizmente, muitos fornecedores oferecem versões gratuitas para pequenas empresas.

Embora os sistemas de CRM gratuitos imponham algumas condições — a maioria limita usuários, listas de clientes e outros recursos —, as versões gratuitas permitem que proprietários de pequenas empresas testem o software sem compromisso de compra. Enquanto seu negócio permanecer dentro dos limites da versão gratuita, você poderá aproveitar a ferramenta sem prazo definido. Ao ultrapassar esses limites, é possível migrar para um plano pago com a segurança de que a ferramenta já atende às suas necessidades.

O que define um bom software de CRM?

Um bom CRM é confiável, intuitivo e contribui para oferecer um atendimento ao cliente de qualidade. Aí também entra o gosto pessoal: o melhor CRM para você é aquele que é fácil de usar, se encaixa no seu orçamento e atende às necessidades específicas do seu negócio.

Cada tipo de CRM oferece um conjunto específico de ferramentas com diversas funções. Por exemplo, um CRM voltado para marketing pode incluir recursos de automação de marketing, além de ferramentas essenciais para organização e vendas.

Essas ferramentas tendem a se enquadrar em quatro categorias: organizacionais, de marketing, de vendas e de atendimento ao cliente. Ao escolher um CRM, decida quais dessas funcionalidades são mais importantes para o seu negócio:

• Ferramentas organizacionais. O gerenciamento de contatos é um recurso central de muitos CRMs. Ferramentas de gestão de contatos coletam e organizam informações de clientes e de comunicação com clientes, eliminando a necessidade de entrada manual de dados. Alguns CRMs também incluem ferramentas organizacionais que auxiliam na gestão, no controle de estoque e na automação de processos de trabalho.
• Ferramentas de marketing. As ferramentas de marketing de CRM geralmente incluem gestão de leads e recursos de geração de leads. Além disso, contam com soluções de e-mail marketing, como envio em massa e rastreamento de e-mails, além de ferramentas de análise de marketing, como rastreamento de landing pages e visitantes do site. Muitas também permitem automações de marketing.
• Ferramentas de vendas. O software de CRM frequentemente inclui recursos de gestão de vendas e do pipeline, como automação de vendas, rastreamento de oportunidades e ferramentas de gerenciamento voltadas a ajudar sua equipe a economizar tempo e otimizar processos comerciais.
• Ferramentas de atendimento ao cliente. Os CRMs oferecem várias ferramentas de suporte ao cliente, que auxiliam suas equipes de atendimento a acompanhar e fortalecer o relacionamento com os clientes. Alguns ainda oferecem análises e automação do atendimento.

Depois de determinar quais funções são mais importantes para você, procure um sistema de CRM que ofereça as ferramentas que você precisa na versão gratuita.

Melhores softwares de CRM gratuitos

1. HubSpot
2. Freshsales
3. Zoho Corporation
4. Capsule
5. Bitrix24

Muitos fornecedores oferecem planos gratuitos e pagos. As versões gratuitas geralmente limitam o número de contatos e usuários e restringem alguns recursos, como integração de CRM, mas permitem testar um CRM sem precisar adquirir o plano pago.

Para que um CRM gratuito atenda às suas necessidades a longo prazo, é preciso considerar o tamanho do seu negócio e a forma como você pretende usar a plataforma. Se sua empresa ultrapassar os limites da versão gratuita, é possível migrar para um plano pago com mais recursos e maior capacidade de usuários e contatos.

Aqui estão cinco empresas — listadas aleatoriamente — que oferecem ferramentas populares de CRM gratuitas (assim como planos pagos para quando você estiver pronto para fazer um upgrade). Os recursos, além dos prós e contras, são todos baseados na versão gratuita de cada ferramenta:

1. HubSpot

A HubSpot, com sede em Cambridge, Massachusetts, foca em aplicações de vendas, marketing e atendimento ao cliente para empresas de todos os tamanhos e em todas as fases de desenvolvimento. A plataforma também oferece a HubSpot Academy, um recurso educacional gratuito que auxilia profissionais de marketing e vendas a desenvolver suas habilidades e aproveitar ao máximo seu CRM.

Prós

• Limite de um milhão de contatos
• Usuários ilimitados
• Ferramentas de marketing, vendas, serviços, operações e CMS
• Interface amigável
• Integrações de terceiros, incluindo Google Workspace e Microsoft Office

Contras

• Menos opções de personalização
• Suporte ao cliente não disponível
• Conta limitada a um pipeline de vendas
• Sem automação de vendas

2. Freshsales

A Freshsales é uma divisão de CRM focada em vendas da Freshworks, um provedor de software de vendas, atendimento ao cliente, operações e marketing com sede na Califórnia. O CRM Freshsales oferece gestão de contatos e contas e é mais utilizado por pequenas empresas com até 10 funcionários.

Prós

• Usuários ilimitados
• E-mail, chat e telefone integrados
• Suporte ao cliente via e-mail 24 horas, cinco dias por semana
• Limite de 10.000 contatos
• Ferramentas de gestão de contatos

Contras

• Não oferece ferramentas de atendimento ao cliente ou recursos de marketing
• Relatórios de vendas não incluídos
• Menos integrações de terceiros do que alguns concorrentes

3. Zoho Corporation

A Zoho Corporation é uma provedora de software como serviço (SaaS) com sede em Chennai, Índia, que se concentra em atender pequenas e médias empresas. O CRM gratuito da empresa permite automações de marketing e vendas, além de gerenciamento de contas, negócios e leads. Ao contrário do Freshsales, a versão gratuita do Zoho CRM inclui relatórios. Os registros — a versão do Zoho para contatos — podem ser editados ou removidos para ajudar você a se manter dentro do limite de contatos.

O lado negativo é que o CRM gratuito tem um limite de usuários inferior ao de alguns concorrentes, as personalizações são limitadas e o envio em massa não está incluído.

Prós

• Suporta gestão de contas, vendas e leads
• Limite de 5.000 contatos, contas e negócios
• Mais de 60 relatórios padrão
• Até 2.500 regras de fluxo de trabalho
• Três endereços de e-mail da empresa

Contras

• Limite de três usuários
• Sem envio em massa
• Personalizações limitadas
• Suporte ao cliente não disponível (apenas autoatendimento)

4. Capsule

Com sede no Reino Unido, a Capsule é um provedor de CRM focado em vendas que atende pequenas e médias empresas. O CRM da Capsule inclui análises, relatórios, e-mail e ferramentas de gerenciamento de projetos mais extensas do que muitos outros CRMs focados em vendas. Também se destaca pelo visual de pipeline de vendas e pela integração com ferramentas populares, como o Google Workspace.

No entanto, a versão gratuita da Capsule tem um limite de 250 contatos e o plano não inclui relatórios de vendas.

Prós

• Ferramentas de gerenciamento de projetos
• Aplicativo móvel
• Interface amigável
• Integrações de terceiros, incluindo Google Workspace

Contras

• Limite de dois usuários
• Limite de 250 contatos
• Sem relatórios de vendas
• Conta limitada a um pipeline de vendas
• Suporte ao cliente não disponível

5. Bitrix24

O Bitrix24 se apresenta como um espaço de trabalho online construído em torno da oferta principal da empresa, o CRM Bitrix24. A ferramenta suporta geração de leads, marketing e processos de vendas, gerenciamento de projetos e gestão de estoque.

O CRM gratuito oferece versões reduzidas de funções de planos pagos, como gestão de pipeline e de leads, relatórios, automação e rastreamento de vendas. Ao contrário da maioria dos CRMs gratuitos, o Bitrix24 não impõe limites de contatos em nenhum de seus planos. Em vez disso, limita o armazenamento total em nuvem — para a versão gratuita, o limite é de 5 GB. 

Os limites dos planos pagos variam de 24 GB a 3 TB. O plano gratuito do Bitrix limita-se a 12 usuários, o que o torna menos indicado para empresas com equipes de vendas e marketing maiores.

Prós

• Múltiplas funções de CRM
• Contatos ilimitados
• Interface amigável
• Funções de e-mail, voz, vídeo e chat

Contras

• Personalizações limitadas
• Curva de aprendizado mais acentuada do que alguns concorrentes
• Limite de 12 usuários
• Suporte ao cliente não disponível