Como usar a guia de remessa (+ modelo gratuito)

Um envio rápido e eficaz é essencial para uma loja de e-commerce. Uma maneira simples de melhorar o processo de embalagem e aprimorar o atendimento ao cliente é adicionar uma guia de remessa em cada pedido.

Uma guia de remessa leva apenas alguns minutos para ser criada, mas pode economizar tempo e esforço, garantindo a entrega correta dos produtos. Aprenda mais sobre quando incluir uma guia de remessa e baixe o modelo gratuito da Shopify para começar.

O que é uma guia de remessa?

Uma guia de remessa é um documento que contém detalhes sobre os itens incluídos em um pacote, como quantidade, SKU, peso e outras informações. As guias de remessa são úteis tanto para o vendedor quanto para o cliente. Elas ajudam o cliente a identificar rapidamente os itens do seu pedido e facilitam o processo de envio do vendedor.

Uma guia de remessa tem duas funções principais. Ela serve como uma lista de verificação para a pessoa que está embalando o pedido, permitindo que ela revise os itens do pedido e garanta que incluiu tudo o que o cliente comprou. Após a entrega do pedido, o cliente pode usar a guia para verificar se há itens faltando e auxiliar em caso de devoluções ou trocas.

O que é uma guia de remessa digital?

Algumas empresas optam por uma guia de remessa digital para reduzir o desperdício de papel. Uma guia de remessa digital contém as mesmas informações que a guia impressa, mas é enviada por e-mail ou link.

Britt Martin, chefe de parcerias da empresa de embalagens sustentáveis Arka, afirma que uma guia de remessa digital “não apenas minimiza o desperdício, mas também aprimora a capacidade do cliente de acessar e gerenciar seus registros de transação.” Enviar uma guia de remessa digital garante que você tenha um histórico acessível de todos os pedidos enviados e seus conteúdos.

Qual é a diferença entre uma guia de remessa e uma etiqueta de envio?

Embora ambos ajudem a agilizar os processos de envio, existem algumas diferenças principais entre guias de remessa e etiquetas de envio.

Para começar, uma guia de remessa vai dentro do pacote, enquanto a etiqueta de envio fica do lado de fora. Enquanto guias de remessa ajudam tanto vendedores quanto clientes, as etiquetas de envio são principalmente para o benefício das transportadoras, que as usam para rastrear a rota dos pacotes de um lugar para outro.

Algumas das informações em uma guia de remessa são as mesmas que você encontrará em uma etiqueta de envio, como os endereços de origem e destinatário. No entanto, as guias de remessa também contêm informações sobre o conteúdo do pacote, que normalmente não estão disponíveis em uma etiqueta de envio.

As etiquetas de envio geralmente têm um código de barras que permite ao transportador acessar rapidamente informações sobre o pacote, essencial para a logística.

Uma guia de remessa é um recibo?

A guia de remessa é diferente de um recibo, mas contém algumas das mesmas informações. Um recibo é um documento legal que confirma que o cliente recebeu bens ou serviços em troca de pagamento.

Uma guia de remessa não confirma que o cliente recebeu seu pacote, uma vez que é criado pelo vendedor antes do envio.

Quem envia a guia de remessa?

Empresas de e-commerce que vendem bens físicos costumam enviar guias de remessa como parte de seu processo de atendimento. Empresas com altas taxas de devolução, como varejistas de moda online e lojas de atacado, são mais propensas a enviar guias de remessa.

Empresas que vendem produtos que partem de diversos armazéns, ou que têm várias partes envolvidas no processamento de pedidos, são mais propensas a enviar guias de remessa do que aquelas que fazem tudo internamente. No entanto, qualquer e-commerce pode se beneficiar do uso de guias de remessa para envio e atendimento.

Nem todos os pacotes precisam de uma guia. Você só precisa incluir se isso facilitar o processo de envio e devoluções para você e seus clientes. Existem algumas situações em que uma guia de remessa é particularmente útil, como quando vários itens de um pedido são enviados separadamente.

Vantagens de usar guias de remessa

• Reduzir erros de embalagem
• Agilizar devoluções
• Melhorar o atendimento ao cliente
• Garantir entrega segura

Se a maioria dos pacotes não exige guias de remessa, então por que usar? Existem algumas vantagens:

Reduzir erros de embalagem

A principal razão pela qual os e-commerces adotam o uso de guias de remessa é reduzir erros de embalagem e envio. Um comprovante impresso serve como uma lista de verificação ao embalar um pedido e pode ser especialmente útil para pedidos que contêm muitos produtos, com itens provenientes de diferentes armazéns, ou que são enviados em várias remessas separadamente.

Se você estiver embalando vários pedidos ao mesmo tempo, uma guia de remessa permite que você junte facilmente pacotes com suas etiquetas de envio, já que o comprovante inclui o endereço do cliente.

Agilizar devoluções

Guias de remessa tornam devoluções, substituições e trocas mais fáceis, pois o cliente tem todas as informações necessárias, incluindo SKU ou números de itens, para iniciar o processo de devolução. 

Claro, eles podem verificar a confirmação do pedido, mas os comprovantes impressos facilitam as coisas para o cliente, especialmente se ele receber muitos pacotes ou se acidentalmente deletar o e-mail de confirmação do pedido.

Melhorar o atendimento ao cliente

Uma guia de remessa é um serviço extra que você pode oferecer aos seus clientes, permitindo que eles verifiquem rápido e facilmente se receberam tudo o que pediram. É também uma oportunidade para adicionar um toque especial, como uma marca personalizada ou uma rápida mensagem de agradecimento escrita à mão.

“Até os menores elementos, como guias de remessa, oferecem uma oportunidade para reforçar a identidade da marca,” diz Britt.

Garantir entrega segura

Uma guia de remessa pode ser útil se uma etiqueta de envio for danificada. Se o transportador não conseguir ler a etiqueta, ele pode abrir o pacote e ver o endereço do cliente, o endereço de retorno e as informações de contato de ambas as partes.

O que incluir na guia de remessa

Toda guia de remessa deve incluir:

• O número e a data do pedido
• Uma lista detalhada de tudo que está no pacote, juntamente com a quantidade de cada item, número de SKU, número UPC e/ou número do produto
• Informações de contato do cliente, incluindo: nome, endereço de entrega, endereço de cobrança e número de telefone e/ou endereço de e-mail
• Informações de contato do vendedor, incluindo: nome da empresa, endereço de retorno, site, número de telefone e/ou endereço de e-mail
• Transportadora e método de envio

Dependendo do pedido, você também pode querer incluir:

• Uma breve descrição do produto para cada item
• A localização de cada item em seu armazém
• O peso e o volume de cada pacote e o peso total da remessa
• Número de pacotes no pedido
• Instruções sobre como devolver produtos e o que fazer se houver um problema com o pedido
• Instruções do cliente, como pedidos de embalagem para presente ou volume reduzido do pacote

Como fazer minha própria guia de remessa?

1. Escolha um modelo
2. Personalize seu modelo
3. Preencha com as informações do pedido
4. Imprima sua guia de remessa

Se você tem uma loja Shopify, pode criar guias de remessa acessando a página de Pedidos do seu Admin na Shopify. Se não, não se preocupe, é fácil fazer sua própria guia de remessa. Veja como:

1. Escolha um modelo

A maneira mais fácil de criar uma guia de remessa é começar com um modelo gratuito que já inclui todos os campos que você precisa. Salve o modelo de guia de remessa abaixo, para não ter que começar do zero. Ele inclui uma base com as informações básicas que podem ser incluídas, e você pode personalizar conforme as necessidades do seu negócio.

2. Personalize seu modelo

Personalize seu modelo adicionando seu logo, suas cores de marca, o nome da sua empresa e outras informações que permanecerão as mesmas para todos os pedidos, como um endereço de retorno ou uma mensagem de agradecimento. Agora você tem um modelo personalizado que pode usar para criar guias de remessa para todos os pedidos futuros.

3. Preencha com as informações do pedido

Agora que você tem seu modelo personalizado pronto, basta inserir os detalhes de cada pedido, incluindo o número do pedido, endereço de entrega e lista de itens.

4. Imprima sua guia de remessa

Use a guia de remessa impressa como uma lista de verificação ao embalar o pedido e, em seguida, inclua o papel no pacote para o cliente receber e consultar as informações.