Zu wissen, wie viele Produkte in deinen Regalen liegen, ist das eine. Ihren tatsächlichen Geldwert zu bestimmen, ist etwas ganz anderes. Genau hier kommt die Buchhaltung im Einzelhandel ins Spiel.
Als Betreiber:in eines E-Commerce-Businesses solltest du verstehen, wie du deinen Lagerbestand zum Monats- oder Jahresende richtig bewertest. Diese Bewertung zeigt dir, ob dein Unternehmen profitabel ist und wie hoch deine Steuerlast ausfällt. Sie kann auch beeinflussen, ob du einen Kredit bekommst.
Die Buchhaltung im Einzelhandel ist eine Methode, mit der Buchhalter:innen dem Lagerbestand einen finanziellen Wert zuweisen. Dabei kommt das sogenannte Kosten-Verkaufspreis-Verhältnis zum Einsatz. Wie du dieses Verhältnis berechnest, erfährst du in diesem Leitfaden.
Was die Buchhaltung im Einzelhandel wirklich ist
Die Buchhaltung im Einzelhandel ist eine Methode zur Lagerbewertung. Du kannst damit den Wert deines Lagerbestands am Ende einer Geschäftsperiode schnell und unkompliziert berechnen.
Im Unterschied zu anderen Bewertungsmethoden basiert sie auf Schätzungen. Du musst also weder jeden Artikel zählen noch die genauen Einkaufskosten ermitteln. Stattdessen nutzt du durchschnittliche Verkaufsmargen, um den Lagerwert zu berechnen. Das spart Zeit und vereinfacht deine Finanzberichterstattung.
Die Vorteile der Buchhaltung im Einzelhandel
Im Gegensatz zu anderen Lagerbewertungsmethoden musst du bei der Buchhaltung im Einzelhandel keine einzelnen Artikel zählen. Es reicht, wenn du die Gesamtsummen deiner Verkäufe und Lagereinkäufe kennst. So kannst du auch große Lagermengen einfacher verwalten, ohne für jeden Artikel die exakten Kosten nachverfolgen zu müssen.
Ein weiterer Vorteil: Die Buchhaltung im Einzelhandel ist kostengünstig. Du brauchst keine aufwändige Buchführung und keine lückenlose Nachverfolgung jedes Lagerartikels. Das spart Zeit und senkt die Personalkosten. Es genügt, wenn du mit konstanten Verkaufsmargen arbeitest und deine Gesamtumsätze kennst. Das erleichtert dir die Finanzberichterstattung und verbessert deine Entscheidungsgrundlage.
Wann du die Buchhaltung im Einzelhandel nutzen solltest
Auch wenn die Buchhaltung im Einzelhandel einfach und kostengünstig ist, passt sie nicht zu jedem Unternehmen und zu jeder Situation.
Diese Methode eignet sich besonders für folgende Fälle:
- Du arbeitest mit stabilen Preisen. Die Einzelhandelsmethode setzt gleichbleibende Verkaufsmargen voraus. Bei starken Preisschwankungen liefert sie ungenaue Ergebnisse und ein verzerrtes Bild deiner Finanzen. In solchen Fällen solltest du besser eine andere Methode wählen.
- Dein Unternehmen hat mehrere Standorte. Eine physische Inventur an mehreren Standorten ist aufwändig. Ohne ein flexibles Lagerverwaltungssystem, das Artikel scannt und Bestände automatisch aktualisiert, wird das Zählen schnell zum logistischen Chaos. Die Buchhaltung im Einzelhandel spart dir diesen Aufwand.
- Du bevorzugst einfache Lösungen. Wenn du dir detailreiche Inventuren sparen möchtest, ist diese Methode ideal. Sie arbeitet mit Schätzungen, sodass du deinen Endbestand nicht zählen musst. Deine Finanzberichte sind schneller fertig und du kannst Entscheidungen zügiger treffen.
- Du verkaufst große Mengen ähnlicher Produkte. Wenn deine Artikel ähnliche Verkaufsmargen haben, liefert die Einzelhandelsmethode besonders zuverlässige Ergebnisse. In solchen Fällen bildet sie deine tatsächliche Finanzlage recht genau ab.
Grenzen und Nachteile der Buchhaltung im Einzelhandel
So praktisch die Buchhaltung im Einzelhandel auch ist, sie hat auch ihre Schwächen, die du kennen solltest:
- Sie liefert keine präzisen Zahlen. Wenn du sehr genaue Finanzberichte brauchst, zum Beispiel für deine Lagerkosten, stößt diese Methode an ihre Grenzen. Sie geht von gleichbleibenden Verkaufsmargen aus, was in der Praxis selten so ist. Selbst bei scheinbar stabilen Produkten wie Gold schwanken die Preise im Einzelhandel deutlich. Schwankende Einkaufs- oder Verkaufspreise können die Ergebnisse verzerren.
- Sie berücksichtigt keine kurzfristigen Aktionen. Auch vorübergehende Maßnahmen in deinem Unternehmen wirken sich auf die Buchhaltung aus wie etwa Rabattaktionen, „Kauf eins – bekomm eins gratis“-Angebote oder kostenlose Zugaben. Die Einzelhandelsmethode kann solche Aktionen nicht exakt abbilden. Dadurch entstehen schnell ungenaue Lagerbewertungen.
Buchhaltung im Einzelhandel vs. Kostenbuchhaltung für Lagerbestände
Im Gegensatz zur Buchhaltung im Einzelhandel, die den Endbestand auf Basis konstanter Verkaufsmargen schätzt, nutzt die Kostenbuchhaltung die tatsächlichen historischen Kosten einzelner Artikel. Das heißt: Du arbeitest mit dem ursprünglichen Kaufpreis jedes Produkts.
Hier sind drei gängige Methoden der Kostenbuchhaltung für Lagerbestände:
- First in, first out (FIFO): Diese Methode geht davon aus, dass die ältesten Artikel (first in) zuerst verkauft werden (first out). Der Wert des Endbestands basiert bei FIFO auf den neuesten Einkaufspreisen.
- Last in, first out (LIFO): Hier wird angenommen, dass die zuletzt gekauften Artikel (last in) zuerst verkauft werden (first out). Der Endbestand wird also mit den ältesten Einkaufspreisen bewertet.
- Gewichtete Durchschnittskosten (WAC): Diese Methode berechnet einen Durchschnittswert aus allen historischen Kosten. Sie verlässt sich weder auf die ältesten noch auf die neuesten Preise, sondern errechnet den Mittelwert.
Auch wenn die Kostenbuchhaltung mit gewissen Schätzungen arbeitet, liefert sie in der Regel genauere Ergebnisse als die Buchhaltung im Einzelhandel.
So kannst du diese beiden Lagerbewertungsansätze betrachten:
|
Einzelhandelsbuchhaltung |
Kostenbuchhaltung |
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|---|---|---|
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Genauigkeit |
Nicht sehr genau, da sie auf der Annahme einer konstanten Verkaufsmarge basiert. |
Sehr genau, da sie auf den tatsächlichen historischen Kosten der Lagerartikel basiert. |
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Verwendung |
Wird von Unternehmen im Einzelhandel verwendet. |
Weit verbreitete Standardmethode zur Bewertung von Endbeständen. |
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Berechnungsaufwand |
Einfach zu berechnen. |
Kann etwas komplexer sein. |
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Steuerliche Akzeptanz |
Akzeptiert |
Akzeptiert |
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Allgemein anerkannte Konform mit Rechnungslegungsstandards (GAAP) |
✅ |
✅ |
So führst du die Buchhaltung im Einzelhandel in deinem Shop ein
Der erste Schritt bei der Buchhaltung im Einzelhandel ist die Berechnung des Kosten-Verkaufspreis-Verhältnisses. Das geht schnell, wenn du nur wenige Produkte verkaufst. Bei Hunderten von Artikeln wird es allerdings deutlich aufwändiger.
In solchen Fällen konzentrierst du dich am besten auf die Produkte, die den größten Teil deines Umsatzes ausmachen. Wenn du zum Beispiel iPads anbietest und das Apple iPad (2022, 10. Generation) ganze 83 % deiner Verkäufe ausmacht, lohnt es sich, genau dieses Modell für die Berechnung deines Kosten-Verkaufspreis-Verhältnisses zu verwenden.
Schwieriger wird es, wenn du viele Produkte mit sehr unterschiedlichen Margen verkaufst. Dann brauchst du den gewichteten Durchschnitt deines Kosten-Verkaufspreis-Verhältnisses.
Beispiel:
- Basic-T-Shirts haben eine Marge von 20 % und machen 70 % deiner Verkäufe aus
- Premium-Hoodies haben eine Marge von 40 % und machen 20 % deiner Verkäufe aus
- Maßgeschneiderte Jacken haben eine Marge von 60 % und machen 10 % deiner Verkäufe aus
Dann ergibt sich dein Verhältnis wie folgt: (0,2 × 0,7) + (0,4 × 0,2) + (0,6 × 0,1) = 0,28 → also 28 %.
Im nächsten Schritt berechnest du deinen Endbestand. Dafür ziehst du die Kosten der verkauften Waren von den Kosten der insgesamt verfügbaren Waren ab. Dieses Vorgehen nutzt du bei jeder Lagerbewertungsmethode. Der Unterschied bei der Buchhaltung im Einzelhandel: Du gehst dabei von einem festen Kosten-Verkaufspreis-Verhältnis aus, also davon, dass alle Artikel dieselbe Marge haben.
Beispiel:
- Du hast einen konstanten Kosten-Verkaufspreis-Prozentsatz von 25 %.
- Du kaufst ein Produkt für 10 € ein und verkaufst es für 12,50 €.
- Deine Verkäufe im Monat betragen 4.000 €.
- Dein Anfangsbestand hat einen Wert von 1.500 €.
- Du hast zusätzlich Waren im Wert von 2.200 € eingekauft.
Dann liegt dein Endbestand bei: 1.500 € Anfangsbestand + 2.200 € Einkäufe − 3.000 € Kosten der verkauften Waren = 700 €
Wie du siehst, handelt es sich dabei nur um eine Schätzung. Du musst weder die Artikel zählen noch ihre Einzelpreise prüfen.
Tools für die Buchhaltung im Einzelhandel
Shopify POS
Eines der hilfreichsten Tools für die Buchhaltung im Einzelhandel ist Shopify POS. Das System eignet sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für Großhändler:innen mit bis zu 1.000 Filialen. Dank der einheitlichen Commerce-Architektur laufen alle Prozesse auf einer einzigen Plattform. Damit sparst du dir den Aufwand, mehrere Systeme miteinander zu verbinden.
Für kleinere Händler:innen bringt Shopify POS eine besonders einfache Lagerverwaltung mit. Du kannst damit Bestellungen anlegen, dich bei niedrigen Lagerbeständen automatisch benachrichtigen lassen und Inventuren direkt im System durchführen. Alles basiert auf denselben Daten.
Im Gegensatz zu vielen traditionellen Einzelhandelssystemen, die aufwändige Integrationen brauchen, bündelt Shopify alle Informationen an einem Ort. Ganz egal, ob du online, im Laden oder über Social Media verkaufst: Deine Bestellungen, Kundendaten und Lagerbestände laufen zentral zusammen.
Laut einer Studie einer führenden unabhängigen Beratungsfirma senkt Shopify POS die Gesamtbetriebskosten im Schnitt um 22 % im Vergleich zu anderen Systemen.
Die Vorteile von Shopifys einheitlicher Commerce-Plattform sind endlos.
Shopify POS senkt Gesamtbetriebskosten um 22 %
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QuickBooks Online
Verkäufe und Lageränderungen in deiner Buchhaltung zu erfassen, wird ganz einfach, wenn du deinen Shopify-Shop mit QuickBooks Online verbindest. Du kannst alle deine Shopify-Shops verknüpfen und damit Einnahmen und Ausgaben bequem verfolgen. Deine Lagerbestände werden automatisch zwischen QuickBooks Online und Shopify synchronisiert für eine nahtlose Buchhaltung im Einzelhandel.
Die Kinderboutique Twinkle Twinkle Little One (Link auf Englisch) nutzt diese Integration bereits erfolgreich. Inhaberin Corey Glasson sagt: „Die Zeit, die wir gespart haben und die sonst für operative Verwaltung draufgegangen wäre, ist enorm. Diese Zeit können wir jetzt ins echte Wachstum des Unternehmens stecken. Mit Shopify sind wir proaktiv und bauen für die Zukunft.“
Stocky
Stocky ist eine Lagerverwaltungs-App, die speziell für Shopify POS entwickelt wurde. Mit ihr automatisierst du zeitaufwendige Aufgaben rund ums Lager, zum Beispiel Berichte erstellen, Nachbestellungen bei Lieferant:innen auslösen, sobald der Bestand unter dein festgelegtes Limit fällt, oder neue Ware erfassen, sobald sie eintrifft.
Übernimm die Kontrolle über deine Finanzen mit Shopify
Buchhaltung im Einzelhandel kann einschüchternd wirken, vor allem, wenn Finanzen nicht gerade dein Lieblingsthema sind. Zum Glück bietet dir Shopify genau die richtigen Tools, um die Buchhaltung im Griff zu behalten. Alle wichtigen Daten laufen in einem zentralen System zusammen, das dir den Rücken freihält.
FAQ: Häufige Fragen zur Buchhaltung im Einzelhandel
Was macht ein:e Einzelhandelsbuchhalter:in?
Ein:e Einzelhandelsbuchhalter:in kümmert sich um die Finanzen eines Einzelhandelsunternehmens. Dazu gehören Aufgaben wie die Berechnung von Steuern, das Einreichen von Steuererklärungen, der Abgleich von Kontoauszügen, das Erstellen von Rechnungen und das Nachverfolgen von Ausgaben.
Was ist der Unterschied zwischen Einzelhandels- und Kostenbuchhaltung?
Beide Methoden helfen dabei, den Endbestand zu bewerten. Die Buchhaltung im Einzelhandel arbeitet mit Schätzungen und geht von konstanten Verkaufsmargen aus. Die Kostenbuchhaltung basiert dagegen auf den tatsächlichen historischen Kosten der Produkte.
Was ist die Einzelhandelsmethode der Buchhaltung?
Die Einzelhandelsmethode ist eine Schätzmethode. Buchhalter:innen nutzen sie, um den Wert des Endbestands zu ermitteln – ohne jeden einzelnen Artikel zählen oder bewerten zu müssen.
Was bedeutet Buchhaltung im Einzelhandel?
Auch bekannt als Einzelhandelsinventurmethode, beschreibt sie ein Verfahren, mit dem du den Wert deines Lagerbestands für einen bestimmten Zeitraum schätzen kannst.
