Personalmanagement im Einzelhandel: Tools & wie du sie nutzt (2025)

Personalmanagement im Einzelhandel ist komplexer denn je. Händler:innen müssen hybride Arbeitsmodelle, Multi-Channel-Verkaufsteams und höhere Kundenerwartungen unter einen Hut bringen. Hinzu kommt eine durchschnittliche Fluktuationsrate von rund 25 % im deutschen Einzelhandel. Dadurch wird die Personalverwaltung zur echten Herausforderung.

Umso wichtiger ist es, Wege zu finden, Geschäfte zuverlässig zu besetzen, neue Mitarbeiter:innen schnell einzuarbeiten und die Personalkosten auch in einem unberechenbaren Markt im Griff zu behalten. Hier kommen Workforce-Management-Systeme (WFM) ins Spiel: Sie unterstützen dich bei all deinen Einzelhandelsprozessen (Link auf Englisch) und können den entscheidenden Unterschied machen – zwischen reibungslosen Abläufen, die Wachstum fördern, und teuren Ineffizienzen, die Gewinne schmälern und dein Team überlasten.

Im Folgenden erfährst du mehr über die besten Lösungen für dein Personalmanagement im Einzelhandel und wie du die richtige für dein Unternehmen auswählst.

Die besten Lösungen für Personalmanagement im Einzelhandel 

1. Shopify POS
2. Easyteam
3. When I Work
4. Deputy
5. Rallyware

1. Shopify POS

Shopify POS ist mehr als ein Workforce Management Tool – es ist ein All-in-One Commerce-Betriebssystem, in dem Kassensystem (POS) und E-Commerce nahtlos zusammenarbeiten. Ob du ein einzelnes Geschäft oder hunderte Standorte verwaltest: Mit der Organizations-Funktion von Shopify bringst du alles unter ein Dach und kannst deinen gesamten Einzelhandelsbetrieb von einem zentralen Ort aus steuern.

Der Shopify POS Pro Plan bietet leistungsstarke Funktionen für deine Personalverwaltung, darunter:

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Erstelle Rollen basierend auf Aufgabenbereichen und weise sie zu, um einheitliche Berechtigungen in deiner Organisation sicherzustellen.
• Anpassbare Berechtigungen und Rollen: Ermöglicht Führungskräften, präzise zu steuern, welche Funktionen jedes Teammitglied im System nutzen kann.
• Unbegrenzte POS-Mitarbeiterkonten: Füge beliebig viele Mitarbeiter:innen hinzu, ohne zusätzliche Kosten.
• Verkaufs-Tracking: Zeigt, welche Mitarbeiter:innen welche Verkäufe abgeschlossen haben, um Top-Performer:innen zu identifizieren und gezielte Trainings zu entwickeln.
• Standortspezifische Personalverwaltung: Verwalte Teams an verschiedenen Standorten und behalte deine Aufzeichnungen übersichtlich organisiert.

Shopifys einzigartiger Ansatz für Unified Commerce hat nachweislich dafür gesorgt, dass Einzelhändler:innen pro Standort das Äquivalent von 0,4 Vollzeitkräften einsparen. Zudem senkt die Plattform die Gesamtbetriebskosten im Schnitt um 22 % im Vergleich zu anderen Lösungen und steigert durch mehr operative Effizienz den Bruttowarenwert um bis zu 8,9 %.

Nach dem Wechsel von unverbundenen Systemen zu Shopify POS sparte Starlight Knitting Society (Link auf Englisch) täglich  mehrere Stunden bei Lagerverwaltung und Mitarbeiterschulungen. Das POS-System war so intuitiv, dass neue Saisonkräfte innerhalb weniger Minuten eingearbeitet werden konnten, was den Kundenservice spürbar verbesserte.

Inhaberin Melissa Nelson sagte: „Mein Team hat jetzt Zeit, das Geschäft zu verschönern, neue Muster zu entwickeln und für unsere Kund:innen auch mal persönlich per E-Mail oder Telefon einzukaufen. Sie meinten, die Zeit, die ihnen Shopify freigespielt hat, fühlt sich wie ein echter Bonus an.”

2. Easyteam

Easyteam erweitert Shopify POS um spezialisierte Workforce-Funktionen und konzentriert sich auf drei Kernbereiche: Zeiterfassung, Dienstplanung und Leistungskennzahlen. Es ist besonders geeignet für Shopify-Händler:innen, die erweiterte Personalmanagement-Tools benötigen, aber die Komplexität eines separaten Systems vermeiden möchten.

Die Plattform ist direkt in Shopify integriert, sodass dein Team kein neues System erlernen muss. Deine Mitarbeiter:innen können sich über die vertraute Shopify POS-Oberfläche ein- und ausstempeln, automatisch Arbeitszeitnachweise erstellen und Provisionen verfolgen.

Funktionen umfassen:

• Native Integration mit Shopify POS
• Standortbasierte Anwesenheitskontrolle
• Provisionsverfolgung
• Direktes Ein- und Ausstempeln über die Shopify POS-Oberfläche
• Integration mit der Lohnbuchhaltung

Hinweis: Für diese App ist keine Übersetzung auf Deutsch vorhanden.

3. When I Work

When I Work ist eine mobile Plattform für die Dienstplanung, die Self-Service-Tools direkt in die Hände deiner Mitarbeiter:innen legt. Sie eignet sich besonders für Einzelhändler:innen mit mehreren Standorten, die flexible Dienstplanung und starke mobile Funktionen benötigen.

Die Plattform ermöglicht eine komplexe und dennoch einfache Schichtplanung. Beantragen Mitarbeiter:innen Urlaub oder möchten eine Schicht tauschen, prüft das System automatisch mögliche Konflikte und stellt sicher, dass die Einsatzpläne lückenlos bleiben. So genießen deine Mitarbeiter:innen Flexibilität, während der Servicestandard hoch bleibt.

Funktionen umfassen:

• Mobile App zur Dienstplanung von unterwegs
• Self-Service-Optionen für Schichtübernahmen
• Automatische Konfliktprüfung bei Schichttausch
• GPS-verifizierte Zeiterfassung
• Integriertes Team-Messaging-System

4. Deputy

Deputy überzeugt mit einem KI-gestützten Ansatz für das Personalmanagement im Einzelhandel. Durch die Analyse von Verkaufsmustern und Kundenfrequenz hilft das Tool, die Einsatzpläne deines Teams optimal an die tatsächliche Nachfrage anzupassen.

Die Zeiterfassung erfolgt bequem über Smartphones mit Gesichtserkennung und GPS-Verifizierung. Das reduziert Zeitbetrug und erleichtert die Lohnabrechnung. Sobald Überstundengrenzen erreicht werden oder Pausen einzuhalten sind, verschickt Deputy automatische Benachrichtigungen.

Funktionen umfassen:

• KI-gesteuerte Dienstplanung basierend auf Verkaufsmustern
• Zeiterfassung per Gesichtserkennung
• Automatische Überstunden- und Pausenwarnungen
• Integrierter Newsfeed für Teamkommunikation
• Erweiterte Compliance-Tools für Arbeitsrichtlinien

5. Rallyware

Rallyware setzt den Fokus auf Personalentwicklung durch KI-gestützte Schulungen. Die Plattform analysiert die Leistung deiner Mitarbeiter:innen und erstellt daraufhin personalisierte Lernpfade. Um das Engagement zu erhöhen, werden Lernprozesse spielerisch gestaltet, zum Beispiel mit kleinen Wettbewerben und Bestenlisten, die deine Teams zusätzlich motivieren. Beachte jedoch, dass es zu Überschneidungen kommen kann, wenn du bereits die Schulungstools von Shopify POS nutzt.

Diese Plattform eignet sich hervorragend für komplexen Einzelhandel (Link auf Englisch) wie Elektronikgeschäfte, wo Produktwissen über Erfolg oder Misserfolg eines Verkaufs entscheidet. Für provisionsbasierte Teams, die anspruchsvolle Produkte verkaufen, bietet Rallyware deshalb einen echten Mehrwert. Prüfe jedoch zunächst deine bestehende Infrastruktur: Wenn dein POS-System bereits grundlegende Schulungs- und Tracking-Funktionen bietet, könnte Rallyware mehr sein, als du tatsächlich benötigst.

Funktionen umfassen:

• KI-gesteuerte, personalisierte Lernpfade
• Mobiler Zugang zu Produktinformationen
• Gamifiziertes Lernsystem
• Messung der Schulungsauswirkungen auf Verkäufe
• Gezielte Teamkommunikation mit Tracking

So wählst du die beste Software für dein Personalmanagement im Einzelhandel

Integration

Die meisten Einzelhändler:innen arbeiten bereits mit einer Vielzahl von Geschäftstools, von E-Commerce-Plattformen über Bestell- und Lagerverwaltungssysteme bis hin zu Treueprogrammen. Dein Workforce-Management-System muss nahtlos mit all diesen Anwendungen zusammenarbeiten.

Bevor du dich für eine Lösung entscheidest, solltest du deine Integrationsanforderungen genau festhalten:

• Welche Systeme müssen Daten miteinander teilen?
• Wie oft müssen Daten synchronisiert werden?
• Was passiert, wenn ein System offline geht?

Früher bedeutete das oft, einzelne Systeme mit aufwendigen Integrationen und APIs zusammenzuflicken. Dieser Ansatz ist nicht nur teuer, sondern bremst auch die Innovationskraft. Shopifys VP of Engineering, Patrick Joyce, nennt es Fragmentierungssteuer (Link auf Englisch), „die sich nicht nur auf das IT-Budget auswirkt, sondern auf die Fähigkeit der gesamten Organisation, im modernen Einzelhandel effektiv zu konkurrieren."

Es ist viel einfacher, neue Technologien zu integrieren, wenn dein Unternehmen auf einem zentralen Betriebssystem läuft. Shopify beispielsweise vereint nativ die Infrastruktur deines Unternehmens ohne lückenhafte Middleware oder APIs. Alles läuft auf derselben Plattform – ein Ansatz, der laut einem Bericht von 2024 der unabhängigen Beratungsfirma EY:

• Implementierungs- und Integrationskosten um 11 % reduziert
• Drittanbieterkosten um 89 % reduziert
• Middleware-Ausgaben um 27 % reduziert

Ein Beispiel: Das Unternehmen Babylist (Link auf Englisch), eine Online-Baby-Registry, stand vor der Herausforderung, sein erstes stationäres Geschäft zu eröffnen. Gesucht wurde ein POS-System, das sich reibungslos in die bestehenden Online-Prozesse integrieren ließ. Mit Shopify POS fand Babylist genau das: ein System, das sich als so intuitiv erwies, dass neue Mitarbeiter:innen mit minimalem Aufwand eingearbeitet werden konnten.

Skalierbarkeit

Deine Belegschaft wächst mit deinem Unternehmen. Ob du bestehende Flächen erweiterst oder ein weiteres Geschäft eröffnest, achte darauf, dass die von dir ausgewählten Workforce-Management-Systeme mitwachsen können. Wichtige Funktionen dafür sind:

• Verwaltung mehrerer Standorte
• Hinzufügen von Provisionsstrukturen
• Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle
• Bewältigung saisonaler Personalaufstockungen
• Expansion in neue Märkte

Cloud-basierte Systeme sind in der Regel skalierbarer als lokal installierte Software. Sie eignen sich besonders für Unternehmen mit saisonalen Spitzen oder häufigen Veränderungen, da du Funktionen, Nutzer:innen und Standorte flexibel hinzufügen kannst – ohne größere Störungen im laufenden Betrieb.

User Experience

Die User Experience entscheidet darüber, ob dein Team ein neues Tool akzeptiert oder nicht. Wenn Geschäftsführer:innen Schwierigkeiten haben, Dienstpläne zu erstellen, oder Mitarbeiter:innen Probleme beim Beantragen von Schichtwechseln haben, kehrt ihr schnell zu alten Prozessen zurück – aber bezahlt weiterhin für das neue System.

Das größte Problem: Die User Experience einer Plattform lässt sich nur schwer beurteilen, bevor du sie im Alltag nutzt. So kannst du dennoch sicherstellen, dass die Software passt:

• Beobachte die Gewohnheiten deines aktuellen Teams. Bevorzugen sie Smartphones oder Computer? Benötigen sie schnellen Zugang zu Dienstplänen zwischen Kundenterminen? Wähle Software, die zu diesen realen Gewohnheiten passt.
• Berücksichtige die Benutzerfreundlichkeit. Viele Beschäftigte nennen mangelnde Flexibilität als Hauptgrund für Jobwechsel. Dein Workforce-Management-Tool sollte daher Funktionen wie Self-Service-Dienstplanung und unkomplizierten Schichttausch bieten.
• Teste die mobile App gründlich. Die meisten Einzelhandelsmitarbeiter:innen erledigen Arbeitsaufgaben über ihr Smartphone. Basisfunktionen wie das Einsehen von Dienstplänen müssen unkompliziert sein. Komplexere Abläufe wie Schichtwechsel oder Freigaben durch Führungskräfte sollten sowohl mobil als auch am Desktop reibungslos funktionieren.
• Schaue dir Bewertungen anderer Einzelhändler:innen an. Erfahrungsberichte zeigen häufig Probleme auf, die in Verkaufsdemos nicht sichtbar werden. Achte besonders darauf, wie schnell die Anbieter:innen auf gemeldete Schwierigkeiten reagieren. Das ist ein guter Indikator für ihren Support.

Compliance und Sicherheit

Einzelhändler:innen sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter:innen zu schützen und geltende Arbeitsgesetze einzuhalten. Da sich gesetzliche Vorgaben häufig ändern – besonders, wenn du mehrere Standorte betreibst – solltest du ein Workforce-Management-System wählen, das dich rechtzeitig auf mögliche Verstöße hinweist.

Genauso wichtig ist der Schutz der Daten deiner Mitarbeiter:innen. Ein System sollte mindestens folgende Sicherheitsfunktionen (Link auf Englisch) bieten:

• Passwort-Richtlinien, die aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen
• Verschiedene Zugriffsebenen für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen
• Datenverschlüsselung für sensible Informationen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

Frage Anbieter:innen außerdem nach ihrer Compliance-Bilanz: Wie schnell passen sie ihr System an, wenn sich Gesetze ändern? Welche Sicherheitszertifizierungen liegen vor? Die Antworten zeigen dir, wie ernst die Anbieter:innen das Thema wirklich nehmen.

Reporting und Analytics

Einzelhandelsgeschäfte laufen erfolgreicher, wenn Manager:innen Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis von Daten treffen. Das betrifft nicht nur die Frage, welche Produkte ins Sortiment gehören oder welche Aktionen die meisten Kund:innen anziehen.

Stelle sicher, dass dein System für Personalmanagement im Einzelhandel dir aussagekräftige Einblicke liefert, zum Beispielt:

• Spitzen und schwächste Einkaufstage – damit du Dienstpläne gezielt an die Kundennachfrage anpassen kannst
• Verkäufe pro Mitarbeiter:in – um zu erkennen, wer zusätzliche Schulungen benötigt oder wer besonders stark performt
• Personalkosten – damit du beurteilen kannst, ob du zu viel oder zu wenig für dein Personal ausgibst

Gesamtbetriebskosten

Bevor du dich für ein neues Workforce-Management-Tool entscheidest, solltest du Anbieter:innen in deiner engeren Auswahl gezielt nach möglichen Zusatzkosten fragen. Kläre genau, was im Grundpreis enthalten ist und welche Punkte separat berechnet werden. Typische Kostenfaktoren sind:

• Implementierungs- und Schulungsgebühren
• Zusätzliche Kosten für erweiterte Funktionen
• Gebühren pro Nutzer:in oder pro Standort
• Support-Kosten
• Gebühren für die Datenmigration

Beziehe in deinen Vergleich auch potenzielle Einsparungen ein. Wenn das System zum Beispiel Überstunden oder Planungsfehler reduziert, kann es sich schnell amortisieren. Shopifys Fähigkeit, Bestell-, Lager- und Kundendaten aus verschiedenen Verkaufskanälen zusammenzuführen, hat in Studien gezeigt, dass sich die Gesamtbetriebskosten um 22 % reduzieren lassen.

Personalmanagement im Einzelhandel – einfacher mit Shopify

Die Wahl der richtigen Lösung für dein Personalmanagement im Einzelhandel beeinflusst jeden Aspekt deines Geschäfts. Forschung zeigt: Händler:innen, die ihren Mitarbeiter:innen ein exzellentes Arbeitsumfeld bieten, erzielen mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit auch eine erstklassige Customer Experience. Zufriedene Teams bleiben länger im Unternehmen, machen weniger Fehler und tragen so zu einem positiven Kreislauf aus Motivation, Effizienz und Wachstum bei.

Während viele Lösungen auf bestimmte Spezialfunktionen ausgerichtet sind, bietet Shopify POS eine solide Basis, die sich flexibel mit deinem Unternehmen weiterentwickelt. Die wichtigsten Stärken decken genau das ab, was die meisten Einzelhändler:innen brauchen:

• Ein System für Verkäufe, Lager und Personalverwaltung
• Integrierte Sicherheit mit rollenbasiertem Zugriff
• Leistungsverfolgung, die direkt an Verkaufsdaten geknüpft ist
• Flexible Integrationen mit spezialisierten Tools, wenn mehr Funktionen erforderlich sind

Egal, ob du ein einzelnes Geschäft führst oder mehrere Standorte betreibst: Mit den POS- und Workforce-Management-Tools von Shopify verbringst du weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und kannst dich stärker auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren.