Las 8 mejores herramientas de gestión de proyectos

Los controladores de tráfico aéreo y sistemas de software especializados hacen que millones de vuelos lleguen puntuales todos los días. 

Los gestores de proyectos de tu empresa son como los controladores de tráfico aéreo de tu empresa. Maximizan la eficiencia evitando que se acumulen retrasos, optimizando el uso de recursos y fomentando la colaboración. Se aseguran de que cada proyecto e iniciativa despegue y aterrice justo cuando debe hacerlo.

Pero los controladores de tráfico aéreo cuentan con ayuda tecnológica para que todo funcione sin problemas, y tus gestores de proyectos también se lo merecen. Las herramientas pueden ampliar su capacidad y ofrecer información valiosa sobre el rendimiento. 

Aprende qué son las herramientas de gestión de proyectos, cómo determinar cuáles son las adecuadas para tu empresa, y ocho de las mejores herramientas de gestión de proyectos para empresarios.

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos son software que ayudan a las empresas a planificar, ejecutar y entregar proyectos de manera eficiente. Agilizan el proceso de gestionar las cargas de trabajo del equipo, asignar recursos y hacer seguimiento del estado de los proyectos, permitiendo a los gestores de proyectos gestionar eficazmente varios proyectos a la vez.

Funcionalidades clave de las herramientas de gestión de proyectos

• Planificación de proyectos
• Seguimiento del progreso
• Informes
• Opciones de acceso
• Planes y precios
• Herramientas de colaboración en equipo
• Herramientas de gestión de recursos
• Metodologías
• Automatizaciones
• Integraciones
• Usabilidad
• Almacenamiento

La herramienta de gestión de proyectos más adecuada para tu empresa dependerá de tu presupuesto, el tamaño del equipo y las necesidades específicas. Aquí tienes algunas funcionalidades importantes de la gestión de proyectos que debes tener en cuenta mientras buscas opciones que se ajusten a tu empresa:

Planificación de proyectos

La planificación de proyectos es quizás el elemento más importante del proceso de gestión de proyectos. Los gestores de proyectos necesitan crear un cronograma del proyecto, decidir quién completará cada tarea, estimar el tiempo requerido en cada fase y programar las tareas, y repetir todo esto con cada proyecto que realices.

No hace falta decir que tu equipo necesita las funcionalidades adecuadas de planificación de proyectos para maximizar la eficiencia. 

Los flujos de trabajo y plantillas de proyectos, vistas de calendario, funcionalidades avanzadas de gestión de tareas como subtareas y dependencias de tareas, y visualizaciones de proyectos agilizan el proceso, para que los gestores puedan agilizar todo para todos los demás.

Seguimiento del progreso

Las herramientas de seguimiento de proyectos como notificaciones, paneles de control e informes de estado ayudan a las empresas a controlar el progreso del proyecto, detectar obstáculos y evitar cuellos de botella.

Los gestores de proyectos también pueden usarlas para identificar proyectos que se desvían del rumbo y corregir el curso para evitar entregas tardías. Sin un seguimiento del progreso adecuado, el plan para vigilar la ejecución no tendría forma; con él, puedes asegurarte de que cada iniciativa vaya por el buen camino.

Informes

Las herramientas de informes pueden ayudar a los propietarios de empresas a planificar proyectos y evaluar el estado de los trabajos en progreso. Los gestores de proyectos también pueden usarlas para analizar el rendimiento del proyecto, identificar áreas de mejora y mejorar las capacidades de planificación y pronóstico para tu negocio en general.

Opciones de acceso

No es ningún secreto que todo tipo de software acabará en la nube o ya se encuentra allí. Las herramientas de gestión de proyectos aprovechan la tecnología en la nube para asegurar que todos puedan acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los miembros del equipo pueden iniciar sesión desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Algunas empresas también ofrecen aplicaciones móviles o de escritorio para la gestión de proyectos. Las opciones de acceso flexible son especialmente útiles si tus empleados trabajan con horarios flexibles o viajan durante la jornada laboral. 

A medida que más y más empresas adoptan modalidades híbridas o remotas, poder acceder fácilmente a las herramientas de gestión de proyectos es aún más importante.

Planes y precios

Evalúa las opciones de planes de software, costes y estructuras de precios para ver qué funciona para tu empresa. La mayoría de las herramientas cobran por usuario, lo que significa que los costes aumentarán a medida que tu negocio crezca. 

Si tu presupuesto es ajustado, busca herramientas que ofrezcan pruebas gratuitas (o versiones gratuitas). Algunas permitirán agregar funcionalidades avanzadas a la carta o pasar a versiones de pago más adelante.

Herramientas de colaboración en equipo

Ayuda a tu gente a trabajar mejor juntos con herramientas que fomenten y faciliten la comunicación. La edición colaborativa, mensajería dentro de la plataforma, herramientas de reuniones, compartir archivos e hilos de comentarios pueden ayudar a los empleados remotos a trabajar juntos de manera eficiente en proyectos de equipo.

Muchas aplicaciones organizan las conversaciones por proyecto o tarea. Las buenas herramientas de gestión de proyectos permiten la comunicación, pero las excelentes la fomentan y facilitan de manera activa.

Herramientas de gestión de recursos

Algunas herramientas pueden estimar costes de proyectos y controlar tanto las capacidades del equipo como las de empleados individuales. También pueden calcular los costes reales de proyectos completados y calcular las ganancias cuando sea necesario.

Las herramientas de gestión de recursos como estas te ayudan a gestionar cargas de trabajo, a optimizar la utilización de empleados, a proporcionar información sobre el retorno de la inversión y a mejorar tu capacidad de planificación. 

Todas son formas seguras de hacer que tu empresa sea más rentable y productiva.

Metodologías

Si tu equipo depende de ciertos métodos de planificación de proyectos, existen muchas herramientas que puedes usar. Por ejemplo, si usas metodologías de gestión de proyectos Kanban y Agile, puedes utilizar este enfoque de manera más efectiva en software adaptado a esos enfoques. Algunas herramientas también ofrecen plantillas de flujo de trabajo específicas para metodologías populares.

Automatizaciones

Libera a tus gestores de proyectos para que se centren en lo que realmente importa y permite que la automatización se haga cargo de los detalles menores. 

Las funcionalidades de automatización de flujo de trabajo ahorran tiempo a los gestores de proyectos al activar automáticamente actualizaciones de estado o informes, asignar tareas basadas en el estado de tareas previas, o incluso a ajustar asignaciones o fechas límite basándose en datos de miembros del equipo.

Integraciones

La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos ofrecen integraciones nativas o de terceros con otras herramientas. Busca una plataforma que ofrezca integraciones fluidas, incluyendo tu tienda online, proveedor de email, sistema de almacenamiento de archivos y aplicación de calendario.

Usabilidad

Gestionar proyectos es mucho más fácil tanto para los gestores de proyectos como para el resto de tu equipo si todos pueden entender de manera intuitiva el sistema. Los empleados pasarán mucho tiempo en tu herramienta de gestión de proyectos, así que elige una que tenga una interfaz y un diseño de funcionalidades fáciles de entender.

Evita las herramientas con curvas de aprendizaje pronunciadas para facilitar la incorporación de nuevos usuarios y agilizar cualquier transición de roles de gestión de proyectos.

Almacenamiento

Integrar tu sistema de almacenamiento de archivos con tu herramienta de gestión de proyectos puede mejorar la eficiencia y la colaboración, simplificando el control de versiones y eliminando la necesidad de que los miembros del equipo envíen documentos por email de ida y vuelta o localicen activos en sistemas separados.

Principales herramientas de gestión de proyectos

• Monday.com
• ClickUp
• Miro
• Asana
• Basecamp
• Airtable
• Wrike
• Zoho Projects

Una buena herramienta de gestión de proyectos puede mejorar la eficiencia, la colaboración interna, la calidad del trabajo y ayudarte a entregar proyectos complejos a tiempo. Aquí tienes ocho de las mejores herramientas de gestión de proyectos para propietarios de empresas.

Monday.com

Monday.com es una solución de gestión de proyectos que puede ayudar a los propietarios de empresas a agilizar flujos de trabajo, gestionar tareas y hacer un seguimiento del progreso. Ofrece plantillas de automatización de flujo de trabajo personalizables, una pizarra colaborativa y una interfaz sencilla codificada por colores con un panel de control personalizable.

También tendrás acceso a varias vistas de proyecto, como cronogramas, calendarios y diagramas de Gantt.

Funcionalidades

• Flujos de trabajo personalizables.
• Varias vistas de proyecto.
• Más de 200 plantillas personalizables.
• Flujos de trabajo automatizados.
• Aplicaciones móviles y de escritorio.
• Panel de control personalizable.
• Pizarras colaborativas.
• Soporte al cliente 24/7 en planes de pago.
• Más de 200 aplicaciones e integraciones.
• Plan gratuito disponible.

Precios

• Versión gratuita disponible.
• Básico: 9 € por usuario y mes.
• Estándar: 12 € por usuario y mes.
• Pro: 19 € por usuario y mes.
• Enterprise: Contactar con el equipo de ventas.

ClickUp

ClickUp es una plataforma de productividad flexible que ayuda a las empresas a gestionar proyectos, información, recursos, operaciones, desarrollo de productos y relaciones con clientes, todo en un mismo paquete.

Automatiza flujos de trabajo y facilita la comunicación con varias funcionalidades de colaboración. Las herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM) incluyen archivos y carpetas compartibles, actualizaciones de estado y flujos de trabajo de aprobación. Una función de seguimiento de tiempo, un asistente de IA generativa y una herramienta de gestión de portafolio también hacen destacar esta oferta.

Funcionalidades

• Varias vistas de proyecto.
• Grupos de usuarios.
• Asistente de IA ClickUp Brain.
• Más de 1.000 herramientas e integraciones.
• Más de 1.000 plantillas de flujo de trabajo, diseño y contenido.
• CRM.
• Grabación de vídeo dentro de la plataforma.
• Atención al cliente 24/7.
• Documentos colaborativos.
• Chat dentro de la plataforma.
• Aplicaciones móviles y de escritorio.
• Plan gratuito disponible.

Precios

• Versión gratuita disponible.
• Ilimitado: 7 $ por usuario y mes (~6 €).
• Business: 12 $ por usuario y mes (~10,30 €).
• Enterprise: Contactar con ventas.

Miro

Miro es un espacio de trabajo colaborativo con funcionalidades de gestión de proyectos. Ofrece más de 1.000 plantillas preconstruidas, como tableros Kanban, mapas mentales, diagramas de Gantt y diagramas de flujo.

Los usuarios pueden editar tableros, generar diagramas, resúmenes y briefings con Miro AI, y usar herramientas de desarrollador para personalizar la plataforma. 

También puedes usar esta herramienta por sus funcionalidades enfocadas en reuniones como sesiones de trabajo en grupos pequeños, votaciones, un temporizador y una herramienta de gestión de agenda.

Funcionalidades

• Más de 100 aplicaciones e integraciones.
• Historial de versiones.
• Miro AI.
• Tutoriales de vídeo interactivos.
• Carpetas de proyecto.
• Herramientas de desarrollador.
• Temporizador de reuniones.
• Más de 1.000 plantillas.
• Opciones de marca personalizada.
• Aplicaciones móviles y de escritorio.
• Gestión de permisos.
• Plan gratuito disponible.

Precios

• Versión gratuita disponible.
• Starter: 8 € por usuario y mes.
• Business: 16 € por usuario y mes.
• Enterprise: Contactar con el equipo de ventas.

Asana

La plataforma de gestión de proyectos Asana ofrece varias vistas de proyecto, como listas de tareas, calendarios, cronogramas de proyecto, diagramas de Gantt y tableros, y permite a los miembros del equipo cambiar entre vistas y personalizar las visualizaciones de la bandeja de entrada de tareas personales.

La herramienta de IA de Asana puede crear tareas, resumir contenido, sugerir mejoras de procesos y responder preguntas, ayudando a los equipos a agilizar flujos de trabajo y a acelerar procesos de planificación. 

A diferencia de muchos otros sistemas de software de gestión de proyectos, Asana también ofrece almacenamiento ilimitado de archivos en todos los planes.

Funcionalidades

• Varias vistas de proyecto.
• Plantillas de flujo de trabajo personalizables.
• Bandeja de entrada de tareas personalizable.
• Almacenamiento ilimitado de archivos.
• Automatización de flujo de trabajo.
• Asana AI.
• Notificaciones personalizables.
• Más de 450 aplicaciones e integraciones.
• Informes de progreso, gastos e ingresos.
• Plan gratuito disponible.

Precios

• Versión gratuita disponible.
• Starter: 10,99 € por usuario y mes.
• Avanzado: 24,99 € por usuario y mes.

Basecamp

Basecamp simplifica los procesos de gestión de proyectos para equipos pequeños.

Su enfoque de "menos es más" se centra en funcionalidades esenciales de gestión de proyectos y minimiza las distracciones con protecciones de notificaciones y visualizaciones únicas de proyecto en una sola página.

Aun así, tiene todos los elementos esenciales, como almacenamiento de documentos, mensajería dentro de la aplicación, funciones de programación y seguimiento, y soporte de facturación e incorporación.

Funcionalidades

• Mensajería dentro de la plataforma.
• Listas de tareas pendientes.
• Panel de control de usuario de una página.
• Herramienta de programación.
• Chat grupal.
• Almacenamiento de archivos.
• Visualización de progreso.
• Menú de notificaciones centralizado.
• Protecciones de notificaciones.
• Herramientas de facturación e incorporación.
• Biblioteca de integraciones de terceros.
• Aplicaciones móviles y de escritorio.
• Soporte al cliente 24/7 con plan Pro.
• Prueba gratuita de 30 días.

Precios

• Basecamp Free: Gratuito pero limitado.
• Basecamp Plus: 15 $ por usuario y mes (~12,80 €).
• Basecamp Pro Unlimited: 299 $ al año para usuarios ilimitados (~256,80 €).

Airtable

Airtable es una plataforma de construcción de aplicaciones sin código que ayuda a los equipos a crear soluciones personalizadas para procesos empresariales importantes, como desarrollo de productos y gestión de flujo de trabajo, proyectos, finanzas, operaciones y recursos humanos. 

Es compatible con vistas de calendario, tableros Kanban, galerías y cuadrículas, y ofrece un asistente de IA que puede resumir notas, categorizar comentarios, dirigir tareas y crear contenido.

Funcionalidades

• Varias vistas de proyecto.
• Almacenamiento de archivos.
• Diseñador de interfaces.
• Desarrollo de aplicaciones sin código.
• Informes flexibles.
• Complemento Airtable AI.
• Automatizaciones de flujo de trabajo.
• Plan gratuito disponible.

Precios

• Versión gratuita disponible.
• Team: 20 $ por usuario y mes (~17,15 €).
• Business: 45 $ por usuario y mes (~38,60 €).
• Enterprise: Contactar con el equipo de ventas.

Wrike

Wrike es una solución de software de gestión de proyectos fácil de usar que utiliza una interfaz con estilo de hoja de cálculo e incluye funcionalidades de planificación, seguimiento, gestión de recursos e informes de proyectos. Ofrece varias vistas de proyecto y es compatible con las metodologías Kanban y Agile.

Funcionalidades

• Automatizaciones de flujo de trabajo.
• Aplicaciones móviles y de escritorio.
• Varias vistas de proyecto.
• Panel de control de proyecto.
• Herramienta de IA generativa.
• Almacenamiento de archivos.
• Herramienta de solicitudes de clientes.
• Aplicaciones móviles y de escritorio.
• Aprobación y edición dentro de la plataforma.
• Herramientas de planificación de recursos.
• Biblioteca de integraciones.
• Plan gratuito disponible.

Precios

• Versión gratuita disponible.
• Team: 10 $ por usuario y mes (~8,60 €).
• Business: 25 $ por usuario y mes (~21,50 €).
• Enterprise: Contactar con el equipo de ventas.
• Pinnacle: Contactar con el equipo de ventas.

Zoho Projects

Zoho Projects es la plataforma de gestión de proyectos de la multinacional de software empresarial Zoho. Se integra con la suite completa de tecnologías de trabajo de Zoho (como su CRM, sistema de ventas, herramienta de análisis y plataforma de almacenamiento de archivos) y ofrece integraciones de terceros para aplicaciones de Google y Microsoft y muchas otras tecnologías populares de trabajo.

Zoho ofrece un creador de diagramas de Gantt, informes automatizados de proyectos, hojas de tiempo dentro de la plataforma y facturación automatizada a través de la integración con Zoho Invoice. También es más asequible que otras herramientas de gestión de proyectos, ofreciendo un plan gratuito y precios asequibles.

Funcionalidades

• Varias vistas de proyecto.
• Hojas de tiempo.
• Foros.
• Facturación automatizada con Zoho Invoice.
• Biblioteca de integraciones.
• Almacenamiento de archivos.
• Chat dentro de la plataforma.
• Plantillas de proyecto.
• Notificaciones de aprobación.
• Seguimiento de tiempo en planes de pago.
• Informes de proyecto.
• Aplicación móvil y de escritorio.
• Plan gratuito disponible.

Precios

• Versión gratuita disponible.
• Premium: 4 € por usuario y mes.
• Enterprise: 9 € por usuario y mes.
• Projects Plus: Contactar con el equipo de ventas.