18 maneras de reducir los costes operativos en el comercio minorista

La pregunta del millón para la mayoría de propietarios de negocios es cómo reducir costes. Aunque se trata de un tema importante, no es fácil de abordar. Por un lado, reducir costes puede hacerse de diversas maneras, pero muchas veces se hace en detrimento de la calidad.

Para muchos minoristas, la calidad del producto es innegociable, incluso cuando es necesario reducir costes. Y es una filosofía sensata, teniendo en cuenta que la satisfacción y lealtad del cliente dependen en gran medida de la calidad.

Afortunadamente, existen métodos para reducir costes que los minoristas pueden poner en práctica sin sacrificar la calidad del producto o solicitar un préstamo. Esta guía comparte 18 consejos para reducir costes, así como formas de disminuir los gastos operativos en el comercio minorista.

18 consejos para reducir costes en el comercio minorista

Aunque es un trabajo arduo, pasar por el proceso de reducir costes vale la pena si quieres maximizar la rentabilidad. A continuación encontrarás 18 formas para recortar costes minoristas y reducir gastos en tu tienda.

1. Unifica tu stack tecnológico

Un sistema de punto de venta (TPV) es la combinación de hardware y software que impulsa tu tienda minorista. En lugar de que cada componente tenga su sistema, la ventaja de unificar todo es que puedes integrar tus operaciones de front-end y back-end en un solo "cerebro" empresarial.

Shopify, por ejemplo, unifica los datos de tus pedidos, clientes e inventario en un sistema operativo centralizado. Este enfoque unificado ha demostrado reducir el coste total de propiedad (TCO) en un 22% comparado con otros proveedores, mientras reduce los costes tecnológicos al eliminar la necesidad de múltiples sistemas e integraciones.

Por ejemplo, Richard Voyce, director digital The Conran Shop, un minorista de artículos para el hogar cuyo sistema anterior requería mucho tiempo y dinero mantener afirma: "Nuestra mayor frustración era ver nuestros presupuestos atados al mantenimiento de la plataforma, en lugar de canalizar esos recursos hacia crear experiencias excepcionales para nuestros clientes".

El vasto ecosistema de aplicaciones e integraciones fue una de las razones para que The Conran Shop migrase a Shopify. Ahora puede automatizar el marketing por correo electrónico, sincronizar los datos de inventario en todos los canales de venta y vender de empresa a empresa (B2B) a través de un sistema unificado. 

Como resultado, la marca experimentó una reducción del 50% en TCO, combinada con un aumento del 54% en la tasa de conversión y un incremento del 23% en los ingresos de marketing por correo electrónico.

2. Evalúa las comisiones de procesamiento de pagos

Las comisiones asociadas con la aceptación de pagos con tarjeta de crédito de los clientes pueden mermar tus ganancias. Sin embargo, eliminar este método de pago por completo no es una buena idea.

Haz un inventario del número de compras con tarjeta que se han hecho así como lo que has pagado por procesar esos pagos, luego ve si hay una alternativa más rentable. Por ejemplo, los pagos con tarjeta de débito tienden a ser mucho más baratos de procesar que las transacciones con tarjeta de crédito. Muestra los logos de los bancos populares para recordar a los clientes esta opción.

3. Céntrate en la retención de clientes, no en la adquisición

Para muchos minoristas, la adquisición de clientes es uno de sus mayores objetivos de marketing. Sin embargo, dirigir esfuerzos hacia la retención de clientes podría generar más beneficios e incluso ser un medio más rentable de impulsar las ventas.

A los minoristas, adquirir un nuevo cliente les cuesta más de cinco veces más que volver a involucrar a uno existente. Pero ese no es el único beneficio monetario: es posible que los clientes recurrentes gasten más, y esa cantidad irá aumentando con el tiempo. Gracias a su gasto adicional, los beneficios aumentan y los costes operativos disminuyen.

Los minoristas pueden mejorar sus tasas de retención de clientes a través de programas de lealtad, contactando a clientes que cumplen determinadas condiciones (como que hace un año de su última compra o cuyo cumpleaños se aproxima), y mejorando el servicio al cliente.

También puedes referenciar datos almacenados en los perfiles unificados de clientes de Shopify para personalizar la experiencia omnicanal.

4. Audita tus gastos

Los minoristas tienen muchos gastos operativos. Mientras que algunos son esenciales, otros son simplemente convenientes. Haz una lista de todos estos gastos y compara su coste con el valor que proporcionan a tu negocio minorista.

Revisa tus últimos extractos de cuenta y categoriza cada gasto en las siguientes categorías:

• Costes buenos: Los costes buenos son gastos que no puedes evitar, como por ejemplo gastos operativos como teléfono, internet y comisiones de procesamiento de tarjetas de crédito. La mayoría de las veces, son inevitables.
• Costes malos: Los costes malos son gastos minoristas que consumen ganancias. Por ejemplo, si solo estás usando 50 metros cuadrados de los 200 que tiene tu tienda, esto podría considerarse un coste malo. Estás desperdiciando dinero en alquiler, iluminación y calefacción. Plantéate alquilar ese espacio o reducir el tamaño para eliminar el coste malo.
• Costes excelentes: Los costes excelentes son gastos empresariales que generan un máximo de beneficios para tu tienda minorista. Un ejemplo de coste excelente puede ser el mejor precio que negociaste con un proveedor, o usar presupuesto para estrategias de marketing con alto retorno de inversión.

5. Alquila tu espacio minorista

El alquiler mensual medio para un local comercial en España es de entre 7,11 y 21,40 €, dependiendo de la provincia. Para contrarrestar o reducir los costes operativos, plantéate alquilar tu espacio para eventos u otros minoristas. Incluso podrías aumentar aún más los beneficios negociando una porción de las ventas.

Si tienes un espacio comunitario, como un salón o área con muchas mesas y sillas, alquílalo para eventos o reuniones. Dependiendo de cómo esté configurada tu tienda, estos pueden realizarse durante o fuera del horario de la tienda.

También puedes patrocinar eventos con otros minoristas en tu local, lo que puede, a su vez, impulsar el tráfico peatonal a tu tienda e impulsar tus ventas. Y también contribuirá a reducir los costes de mantener el espacio: las personas que atraigas con estos eventos pueden ser más propensas a comprar en tu tienda, lo que puede hacer mejoras notables en tu resultado final.

6. Considera un espacio más pequeño con showrooming

Para los minoristas que hacen muchas ventas en línea, podría tener sentido migrar completamente al mundo digital. Pero antes de hacerlo, asegúrate de que tus clientes en línea no dependan de la experiencia en tienda como parte de su compra. Muchos prefieren comprar en la tienda física porque pueden interactuar con los productos antes de comprarlos.

Si ese es tu caso, plantéate una tienda con poco inventario usando la estrategia de showrooming. Puedes reducir costes operativos como la luz, el alquiler y la calefacción con una tienda más pequeña, mostrando solo unos pocos artículos. 

Esta estrategia también permite a los clientes visitar e interactuar con el producto, y después visitar tu sitio web para completar su compra.

Si mantener una tienda física todo el año no es factible, considera abrir una tienda pop-up para crear la experiencia en tienda que tus compradores en línea desean. De esa manera, das a tus clientes la experiencia minorista que desean mientras te liberas del compromiso financiero de una tienda permanente.

7. Implementa el sistema de inventario justo a tiempo

Si operas una tienda más pequeña y prefieres tener inventario disponible para que los clientes puedan llevárselo, implementa el sistema justo a tiempo (JIT) para la gestión de inventario. En lugar de tener inventario en tu almacén por un período prolongado, el sistema justo a tiempo solo repone stock justo antes de que se necesite. Así reducirás el espacio de almacenamiento y mejorarás el flujo de efectivo.

Para poder implementar este sistema con eficacia, necesitarás datos de ventas y relaciones sólidas con los proveedores. Aprende a saber cuánto stock necesitas (teniendo en cuenta cualquier fluctuación esperada en la demanda), y trabaja con proveedores que puedan suministrar el inventario dentro de unos plazos concretos.

8. Abre una tienda en línea

Para 2027, se espera que los consumidores gasten 8 billones de dólares en línea. Pero las personas no usan canales digitales de forma aislada. El aumento en las compras omnicanal, es decir, en la tienda, en línea y en el móvil, apoya esta tendencia, haciendo más importante para los minoristas tener presencia digital.

Investiga el recorrido típico de un cliente para ver cómo interactúan los compradores con cada canal. Shopify facilita este proceso, ya que recopila tus datos y los organiza en un perfil unificado de cliente, ya sean puntos de lealtad que han ganado en línea, conversaciones que han tenido con los empleados de la tienda física, o correos de campañas de marketing que han abierto. 

Los minoristas que utilizan Shopify POS han reportado un 150% de crecimiento trimestral en ventas omnicanal gracias a este enfoque de personalización.

"Antes de migrar a Shopify, nos estábamos gastando decenas de miles de libras al mes en mantener el sitio web operativo, emplear desarrolladores y crear un checkout personalizado, lo cual era simplemente demasiada inversión", dice Asher Budwig, director de Lola's Cupcakes.

"Shopify nos permitió unir los entornos minorista y en línea para mejorar la experiencia del cliente".

9. Optimiza el cumplimiento y el envío

El envío es un gasto necesario, especialmente en el caso de los minoristas con una tienda en línea que coincide con su ubicación física. Pero hay formas de minimizar estos costes:

• Reduce el tamaño de las cajas. La mayoría de transportistas cobran en función del tamaño y el peso del paquete. Opta por el tamaño de caja más pequeño en el que tus productos quepan sin riesgo de dañarse en el transporte.
• Usa bolsas de envío o sobres de polietileno. Estos materiales son más pequeños y ligeros que las cajas de cartón, y también pueden ser más baratos y fáciles de almacenar. Algunos proveedores, como Sticker Mule, ofrecen opciones para bolsas de envío de calidad que puedes personalizar con tu marca y que pueden ayudarte a reducir los costes.
• Negocia tarifas con socios de envío. Shopify Shipping te permite asegurar tarifas prenegociadas de transportistas como Correos y Seur para ahorrar en el coste de envío.
• Ofrece recogida en tienda. ¿Tienes clientes cerca de tu tienda? Elimina los costes de envío por completo ofreciendo opciones para comprar en línea y recoger en la tienda. La capacidad de Shopify de unificar tus datos de inventario, pedidos y clientes significa que nunca llevarás a un cliente a la tienda si un producto está agotado.

La marca de artículos para el hogar Parachute cambió a Shopify para ofrecer soluciones alternativas de cumplimiento a clientes cercanos. "Con Shopify POS, ahora tenemos un único punto de verdad para nuestro inventario, lo que hace que todo fluya mucho sin problemas", dice la fundadora Ariel Kaye.

10. Aprovecha las relaciones comerciales

¿Has sido un cliente leal de tus vendedores o proveedores durante años? A menudo, los minoristas pueden negociar precios más bajos para los mismos productos. Los precios al por mayor podrían ser una opción, o el vendedor puede incluir envío gratuito.

Los minoristas que compran a través de proveedores de terceros, pueden intentar llegar directamente al fabricante. Si mantienes los precios minoristas iguales, pero consigues unos precios mayoristas más bajos, podrías aumentar significativamente los márgenes de beneficio, y también reducir los costes.

11. Apóyate en la automatización

Si tienes tareas que debes hacer una y otra vez, es posible que haya una opción de automatizarlas. La automatización ayuda a los minoristas a ahorrar tiempo y esfuerzo, por lo que puede contribuir a reducir costes. También libera tiempo de tus empleados que podrán invertir en ayudar a que el negocio crezca, en lugar de solo mantenerlo.

Algunos ejemplos de tareas que podrías automatizar son:

• Crear órdenes de compra cuando los niveles de stock caigan por debajo de un umbral predeterminado
• Enviar correos electrónicos a clientes para pedir opiniones después de su compra
• Dirigir los pedidos de envío al cliente al almacén más cercano de tu 3PL para entregarlos de forma más rápida y barata

Consejo profesional: Elige un software de punto de venta (POS) que incluya automatizaciones para (o que se integre con) las nóminas, el envío, la creación de informes, la facturación, la gestión de inventario, la gestión de devoluciones y otras tareas administrativas. Shopify, por ejemplo, actúa como un "cerebro" empresarial para que puedas gestionar tus operaciones de front-end y back-end desde una sola plataforma.

12. Externaliza tareas que consumen más tiempo

La externalización es otra forma de reducir costes y reducir el tiempo que tu personal minorista gasta en tareas repetitivas o de baja ganancia.

Algunas tareas que suelen externalizarse son:

• Cumplimiento de pedidos. En lugar de mantener tu propio centro de distribución, asóciate con un proveedor de logística de terceros (3PL) para recoger, empaquetar y enviar los pedidos de clientes de la tienda física.
• Marketing y publicidad. Apóyate en la experiencia de un freelancer o agencia para hacer tus campañas de marketing. Ellos se encargarán de gestionar todo: desde las campañas publicitarias de Facebook hasta la estrategia de marketing de contenido.
• Tareas administrativas. La contabilidad, por ejemplo, es una parte importante de una tienda minorista. Externalízala a un contable profesional para asegurar que tus cuentas se presenten correctamente.

13. Revisa los beneficios y las ventajas de empleados

Recompensar a tus empleados minoristas con ventajas es genial. Sin embargo, no todos los programas de ventajas tienen que ser lujosos y caros. Revisa el paquete de beneficios que ofreces a tus empleados y examina dónde se pueden reducir costes.

Puedes hacer lo mismo con cualquier gasto personal que ofrezcas como parte de tu paquete de beneficios, como estipendios mensuales para actividades relacionadas con la salud fuera del trabajo. Busca si hay gimnasios locales que ofrezcan descuentos por volumen para membresías mensuales. 

Una membresía negociada de 30 € para un gimnasio local es más barata que un estipendio de 50 € para que el personal use (y potencialmente desperdicie).

14. Optimiza los horarios del personal según la demanda

No tiene sentido tener varios empleados en un mismo turno si el tráfico peatonal es bajo, ya que podrías gastar más en nóminas de lo que ganas en ventas durante el día.

Usa aplicaciones de Shopify como Dor para rastrear las tendencias del tráfico peatonal y planificar los turnos de tu personal en consecuencia. Por ejemplo, si sabes que los miércoles son el día más lento de la semana, quizás solo necesites un gerente y dos cajeros ese día.

15. Reduce las horas de apertura

Estar abierto a todas horas para capturar transeúntes es tentador. Pero cuanto más tiempo esté abierta la tienda, más le cuesta a tu negocio: iluminación, calefacción, personal, costes laborales… todo entra en el cómputo.

Piensa en reducir tus horas operativas para reducir estos costes. Por ejemplo, en lugar de abrir seis días a la semana, plantéate cerrar también los lunes, que suele ser el día más tranquilo para el comercio físico. También podrías abrir a las 12 o la 1 para aprovechar la pausa del almuerzo de los trabajadores, en lugar de abrir a primera hora para el comprador ocasional que aparece por casualidad temprano en la mañana.

Reducir tus horas operativas refuerza la importancia de tu sitio web de ecommerce, ya que rechazar clientes potenciales y forzarlos a volver más tarde no es una buena idea. Por eso, puedes poner un letrero en la puerta que los dirija a tu sitio web para que los compradores compren el artículo que habrían comprado en la tienda.

16. Ofrece recibos digitales

Envía los recibos por correo electrónico a tus clientes en lugar de darles el ticket físico que probablemente acaben perdiendo. 

Así podrás reducir los costes de impresión y al mismo tiempo puedes recopilar información importante del cliente, datos que puedes usar en campañas de marketing por correo electrónico para empujar a los compradores de vuelta a tu tienda, recomendando productos similares a compras anteriores.

17. Usa electrodomésticos eficientes 

Los minoristas físicos pueden encontrar formas simples de reducir los costes de mantener su negocio físico. ¿Puedes bajar el aire acondicionado durante el verano? ¿Tienes bombillas de bajo consumo? Estos pequeños gestos pueden generar grandes ahorros con el tiempo.

También podrías ahorrar dinero en la impresión de anuncios para la tienda con códigos QR usando la aplicación Shopcodes. Los compradores pueden usar su teléfono móvil para escanear el código y ver más información en tu sitio web de ecommerce. 

Es más fácil actualizar el contenido del sitio web que imprimir un nuevo anuncio con cada nueva información.

18. Sé estratégico con los descuentos

Los descuentos incitan a los clientes a comprar. Dicho esto, pueden entrenar a los clientes a nunca comprar a precio completo. Hacer descuentos muy agresivos también puede abaratar el producto y atraer compradores de gangas, todo mientras los márgenes de beneficio se reducen.

Sin embargo, esto no quiere decir que tendrías que renunciar a los descuentos por completo. En su lugar, úsalos con moderación. 

Puedes, por ejemplo, ofrecer a clientes primerizos un descuento todo el año y luego reservar promociones más grandes para eventos de compras como el Black Friday o el Cyber Monday.

Razones para reducir costes en el comercio minorista

Los minoristas suelen buscar reducir costes cuando encuentran los siguientes desafíos:

• Dificultades financieras. Dirigir una tienda minorista es una montaña rusa emocional. Para algunos propietarios de pequeños negocios, la presión financiera de hacer un contrato de arrendamiento y pagar los salarios de los empleados es abrumadora. Reducir costes ayuda a aliviar esa presión. Al evaluar tus mayores gastos y reducirlos tanto como sea posible, hay menos presión para vender niveles insanos de stock para pagarlos.
• Márgenes de beneficio bajos. Invertir menos dinero en el alquiler, los salarios o los beneficios de los empleados significa más dinero en la cuenta bancaria para tu negocio. Esta mejora en el flujo de efectivo da a muchos minoristas una sensación de seguridad financiera. Un margen de beneficio saludable implica que no tienes que vender tanto inventario para seguir teniendo dinero en el banco después de pagar los gastos empresariales.
• Recesión económica. Los negocios minoristas no están en peligro de extinción como algunas personas lo hacen ver, pero los datos sí indican un cambio hacia el comercio electrónico. Contar con una parte de ecommerce ayuda a los minoristas a mitigar el riesgo financiero si los períodos de incertidumbre económica continúan.

¿Tu tienda minorista necesita reducir costes?

Como suele ser el caso, no hay una solución única para reducir los costes mientras se mantiene la calidad del producto. Algunas tiendas minoristas pueden alquilar parte de su espacio para reducir costes operativos; otras consiguen mayores ahorros automatizando las tareas repetitivas con las que sus vendedores tienen que lidiar a diario.

Resuelve los problemas en las áreas donde tus costes están generando el menor valor para que tengas más capital para centrarte en hacer crecer tu negocio: es la mejor forma de reducir costes y dirigir una tienda minorista rentable.