Cómo elegir el mejor software de gestión de pedidos B2B

Alcanzar un volumen de ventas de nivel empresarial en tu negocio minorista es un logro extraordinario. Demuestra que has incrementado las ventas de productos y desarrollado una reputación como empresa confiable en tu sector. Con esto llegan nuevos desafíos logísticos.

A medida que tu negocio crece, necesitarás un sistema de gestión de pedidos (SGP) robusto para manejar eficientemente los productos entrantes de proveedores y los envíos salientes a clientes. Para los vendedores B2B, un proceso de gestión de pedidos fluido es fundamental para cumplir expectativas y ofrecer una experiencia positiva al cliente.

Los vendedores business-to-business (B2B) recurren a un SGP para gestionar el inventario y los procesos de cumplimiento de pedidos. Si necesitas uno, es prudente entender cómo funcionan y qué funcionalidades priorizar. A continuación, descubrirás cómo puedes elegir la mejor plataforma de gestión de pedidos B2B para tu empresa.

¿Qué es un software de gestión de pedidos B2B?

Un software de gestión de pedidos B2B es el programa que ayuda a los vendedores a procesar y rastrear pedidos realizados por otras empresas. Cuando se coloca un pedido B2B, el software rastrea cada paso del proceso, desde capturar los detalles de compra hasta verificar niveles de inventario y coordinar envíos desde el almacén. 

Esta tecnología reduce errores humanos y mantiene satisfechos a los compradores al conectar todas las partes del proceso de pedidos en un sistema integrado.

Tipos de software de gestión de pedidos B2B

El software de gestión de pedidos B2B adopta tres formas, y así es como difieren:

1. Software tradicional de gestión de pedidos

El software tradicional de gestión de pedidos se enfoca exclusivamente en procesar pedidos e inventario a través de múltiples canales, y viene con un precio accesible pero capacidades de integración limitadas. Te permite aceptar pedidos desde múltiples lugares, como tu sitio web, tiendas físicas y mercados en línea como Alibaba donde compradores y vendedores B2B se conectan.

Una vez que llegan los pedidos, este software gestiona el proceso de cumplimiento rastreando inventario, creando albaranes de entrega, coordinando con empresas de envío y actualizando el estado de entrega.

Ventajas

• Asequible para empresas de todos los tamaños con varias opciones de precios.
• Sencillo de configurar e implementar.
• Maneja múltiples canales de venta eficientemente.

Desventajas

• Integración limitada con otros sistemas empresariales.
• Puede requerir entrada manual de datos en múltiples sistemas.
• Puede no escalar bien a medida que aumenta la complejidad del negocio.

2. Software de planificación de recursos empresariales (ERP)

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) proporciona integración integral de todas las funciones y datos empresariales en un sistema, pero requiere una inversión en costo, tiempo y recursos. Agrega datos desde diseño de productos, inventario, gestión de relaciones con clientes (CRM), ventas y marketing.

Con software ERP, tu equipo de ventas puede consultar cuánto inventario queda en tus almacenes, y tu equipo de atención al cliente puede encontrar órdenes de compra pasadas y confirmaciones de entrega.

Muchas empresas gestionan sus conexiones de intercambio electrónico de datos (EDI) a través de su sistema ERP. EDI es un formato digital estandarizado utilizado principalmente para intercambiar documentos comerciales como órdenes de compra, facturas y avisos de envío con proveedores y socios comerciales.

El software ERP puede ser costoso, y las grandes empresas a menudo optan por una integración completa de ERP y ecommerce.

Ventajas

• Proporciona una vista completa e integrada de todas las operaciones empresariales.
• Elimina silos de datos entre departamentos.
• Ofrece visibilidad en tiempo real de todos los procesos empresariales.
• Automatiza el flujo de datos entre diferentes funciones empresariales.

Desventajas

• Costoso de comprar e implementar.
• Configuración compleja que requiere meses de configuración y capacitación.
• A menudo requiere cambios en procesos empresariales para adaptarse al software.
• Típicamente práctico solo para empresas más grandes.
• Requiere recursos significativos de TI para mantener.

3. Plataformas de comercio unificado

Las plataformas de comercio unificado como Shopify ofrecen una solución completa que integra perfectamente las operaciones B2B y minoristas en un sistema, simplificando la gestión de datos y proporcionando funcionalidades especializadas para cada modelo de negocio.

Shopify captura detalles de compra, gestiona actualizaciones de inventario, procesa pagos, coordina envíos y maneja devoluciones. Las empresas B2B en Shopify ven un aumento de hasta 1,2 veces en la frecuencia de reabastecimiento comparado con aquellas que usan métodos alternativos de venta B2B.

Shopify utiliza un modelo de datos común que puede configurarse para manejar tanto transacciones B2B como minoristas. Si quieres integrar inventario, datos de clientes y pedidos, Shopify puede sincronizar los datos automáticamente entre operaciones mayoristas y minoristas. 

Alternativamente, las empresas que requieren gestión de inventario separada para B2B y DTC pueden configurar tiendas dedicadas con configuraciones personalizadas, una opción popular para minoristas que venden más de dos millones de dólares en volumen B2B.

Tener todos tus datos de ventas en un lugar facilita los informes. Puedes crear reportes que muestren solo ventas B2B, solo ventas minoristas, o todo junto. También puedes rastrear productos desde el almacén hasta la entrega más fácilmente, ver exactamente qué hay en stock y gestionar envíos desde un panel de control.

Por ejemplo, The Conran Shop cambió de Magento (Adobe Commerce) a Shopify y unió sus negocios minorista y mayorista. Esto redujo sus costos en 50 %, aumentó las conversiones de ventas en 54% y simplificó todo su proceso de pedidos mientras mantenía las funcionalidades especiales que necesitaban para mayoreo.

Ventajas

• Combina operaciones B2B y minoristas en una sola plataforma.
• Configuración flexible para gestión de inventario integrada o separada.
• Los datos centralizados hacen más sencillos los informes y análisis.
• Más asequible que sistemas ERP completos mientras ofrece muchas funcionalidades similares.
• Implementación más fácil y curva de aprendizaje más corta.
• Proporciona visibilidad completa del pedido desde la colocación hasta la entrega.

Desventajas

• Podría requerir complementos o integraciones para requisitos B2B complejos.

Funcionalidades clave del software de gestión de pedidos B2B

El software de gestión de pedidos puede optimizar tus flujos de trabajo para satisfacer las necesidades de compradores B2B. Aquí hay cinco funcionalidades frecuentemente incluidas con las plataformas de software de gestión de pedidos:

1. Confirmación de pedido

El software de gestión de pedidos puede enviar confirmaciones automáticas a clientes y al equipo de ventas del vendedor después de una compra. Estas confirmaciones pueden incluir números de pedido, costos estimados de envío y cualquier impuesto sobre ventas adeudado.

2. Confirmación de envío

El software de gestión de pedidos puede enviar una notificación de envío al cliente. También puede informarte a ti, el vendedor, cuando tus productos salen de tu almacén (o del almacén de un dropshipper).

3. Seguimiento de pedidos

Las plataformas de gestión de pedidos pueden obtener datos de envío de servicios de entrega como USPS, FedEx y UPS y mostrar actualizaciones de envío desde sitios web de terceros. Esto permite a los clientes rastrear pedidos desde tu sitio web en lugar de un sitio externo. Pueden verificar fácilmente el estado de su pedido y recibir notificaciones oportunas.

4. Gestión de precios

El software de gestión de pedidos asegura que tus clientes B2B vean sus precios negociados en todas partes de tu sitio. Cuando los clientes mayoristas inician sesión, verán sus precios contractuales específicos en todas las páginas, desde resultados de búsqueda hasta páginas de productos hasta el checkout. Esto mantiene la consistencia de precios incluso cuando actualizas tus precios base.

El software maneja diferentes niveles de precios para diferentes clientes, así cada cliente empresarial ve exactamente lo que debe pagar. Es una buena manera de facilitar las compras para tus clientes B2B y prevenir errores de precios que pueden dañar relaciones.

5. Gestión de cadena de suministro

Algunos software de gestión de pedidos pueden ayudarte a rastrear artículos enviados desde proveedores. Proporciona datos de inventario, e incluso puede automatizar la adquisición para que los productos se reordenen automáticamente cuando los suministros caen por debajo de un umbral específico. 

Esto incluye asignación adecuada, para garantizar que siempre tengas el stock correcto en la ubicación correcta para prevenir problemas de pedidos pendientes.

5 factores a considerar al elegir un software de gestión de pedidos B2B

Mientras investigas software de gestión de pedidos para tus plataformas de ventas B2B, encontrarás muchas opciones con varios precios y funcionalidades. Simplifica tu búsqueda enfocándote en estos cinco factores clave:

1. Integración con otro software

El mejor software de gestión de pedidos se integra fácilmente con tus herramientas de software actuales, incluyendo software de contabilidad para gestión financiera y software de gestión de relaciones con clientes (CRM) usado para gestionar datos de clientes.

Si eliges software de planificación de recursos empresariales (ERP), optas por un sistema que integra todas tus aplicaciones de software y bases de datos. Los sistemas ERP pueden costar cientos de miles de dólares, aunque pueden proporcionar ahorros de costos durante la vida útil de tu negocio.

2. Facilidad de uso

El software de gestión de pedidos solo es útil si los miembros de tu equipo saben cómo usarlo. Tu departamento de TI podría supervisar su integración inicial, pero todos en tu organización deben poder usarlo.

Esto significa que los representantes de ventas pueden consultar datos de pedidos para sus clientes y los gerentes de almacén pueden monitorear los niveles de inventario. Elige software que todos en tu equipo puedan aprender rápidamente.

3. Escalabilidad

Tu SGP debe poder escalar a medida que tu negocio crece. Un sistema verdaderamente escalable incluye:

• Arquitectura modular que te permite agregar nuevas funcionalidades sin interrumpir operaciones existentes.
• Infraestructura basada en la nube que puede asignar automáticamente más recursos durante picos de pedidos.
• Integración fácil con nuevos canales de venta o servicios de terceros.

La flexibilidad es esencial. Esto significa que tu SGP debe adaptarse a modelos de negocio cambiantes, ya sea que te estés expandiendo de solo en línea a tiendas físicas, entrando a nuevos mercados, o acomodando fluctuaciones de demanda estacional.

El SGP correcto proporciona esta adaptabilidad sin requerir un reemplazo completo del sistema, ahorrándote tiempo y recursos significativos a medida que tu negocio evoluciona.

4. Rango de capacidades

Las funcionalidades que necesitas de tu SGP dependen de la naturaleza de tu negocio. Si trabajas con dropshippers, puedes necesitar solo un SGP para procesar pedidos de clientes. Si envías tus propios productos, necesitas software de gestión de pedidos que maneje la logística detrás de cada orden de compra, desde envío hasta gestión de inventario.

Tu negocio requerirá funcionalidades como precios negociados, que muestran un rango de precios a usuarios basado en su perfil de cliente y el momento de compra. Puedes necesitar ofrecer precios mayoristas así como minoristas, o diferentes opciones de envío, como USPS para entrega estándar y FedEx para entrega el mismo día.

Tomarse tiempo para pensar en lo que tu negocio realmente necesita te ayudará a elegir un SGP que funcione bien ahora y mientras creces.

5. Precio

Los precios del software de gestión de pedidos varían basados en las funcionalidades, el número de usuarios y el número de pedidos que procesa cada mes. Muchas plataformas ofrecen precios escalonados, lo que te permite hacer coincidir tu suscripción de software con el tamaño de tu negocio. 

Este software típicamente se vende en base a una suscripción mensual. Considera elegir el conjunto de software más robusto que puedas permitirte y actualizar con el tiempo.

Los 5 mejores softwares de gestión de pedidos B2B

El software de gestión de pedidos puede permitir operaciones comerciales más fluidas y ayudar a aumentar la satisfacción del cliente. Aquí hay cinco opciones de software de gestión de pedidos B2B que vale la pena considerar:

1. Shopify

Shopify es una solución de comercio unificado que puede optimizar tu gestión de pedidos B2B y business-to-consumer (B2C). Entre sus muchas funciones, Shopify puede impulsar tu checkout (en línea y en persona), procesamiento de pedidos, confirmaciones por email, cumplimiento y servicio al cliente de seguimiento.

Con Shopify como tu SGP, puedes automatizar todo el ciclo de vida del pedido con flujos de trabajo automatizados, centralizar la gestión de inventario entre canales y acceder a capacidades de seguimiento de pedidos. La plataforma soporta flujos de trabajo de pedidos complejos, incluyendo modificaciones de pedidos, pedidos pendientes y cumplimientos parciales.

B2B en Shopify ofrece perfiles de empresa personalizados que manejan múltiples compradores y ubicaciones con diferentes niveles de acceso, dando a cada cliente B2B una experiencia personalizada. 

Puedes configurar cuentas mayoristas con catálogos de productos personalizados, precios, cantidades de pedido, descuentos por volumen, términos de pago y opciones de autoservicio. Esto ayuda a las empresas a crear experiencias de compra completas mientras hace las operaciones más eficientes con herramientas fáciles de pedidos en lote y gestión de cuentas.

Shopify se integra con una variedad de herramientas de terceros como ERP, plataformas de email marketing y sistemas de gestión de relaciones con clientes, con estas integraciones disponibles en la Shopify App Store.

Puedes usar Shopify para importar pedidos B2B desde plataformas que no son Shopify, centralizando todos tus datos de pedidos en una experiencia de administración única e intuitiva que permite a los equipos crear y analizar reportes fácilmente. 

Shopify también proporciona a los clientes B2B una experiencia completa de compra de autoservicio donde pueden colocar sus propios pedidos, gestionar sus cuentas y revisar y rastrear el historial de pedidos dentro de tu tienda en línea.

El plan Shopify Plus comienza en 2.300 dólares al mes para configuraciones e integraciones estándar en un término de tres años, o 2.500 dólares al mes para un término de un año.

2. Cin7 Omni

Cin7 Omni es un sistema de gestión de pedidos e inventario multicanal. Sus funcionalidades incluyen gestión de inventario y almacén, operaciones minoristas y servicios de punto de venta (POS), facturación, pagos y logística de envío. 

Sus niveles de precios comienzan en $999 por mes y pueden acomodar cualquier negocio desde una operación simple de ecommerce B2C hasta un servicio de distribución multinacional.

3. Brightpearl

Brightpearl by Sage es un sistema operativo minorista. Incluye las funcionalidades distintivas del software de gestión de pedidos B2B, incluyendo gestión de inventario y pedidos, envío y cumplimiento, gestión de almacén y herramientas CRM. 

Se integra con muchas plataformas de ventas de terceros, incluyendo Shopify, y ofrece servicio al cliente para ayudarte a obtener el máximo valor de tu suscripción. Contacta a Brightpearl para una cotización de precio.

4. Pipe17

Pipe17 es una plataforma de integración para empresas que gestionan tanto canales de ventas B2B como DTC, conectando Shopify con ERP, mercados y centros de cumplimiento. Sincroniza automáticamente inventario, enruta pedidos y gestiona el flujo de datos entre todos los sistemas conectados en tiempo real a través de un panel de control fácil de usar.

El software maneja operaciones complejas como división de pedidos, gestión de kits y cumplimiento multi-ubicación sin requerir experiencia técnica. A 24.000 dólares al año para el plan estándar, está posicionado para vendedores de mercado medio y empresariales que procesan hasta 4.000 pedidos mensuales a través de hasta cinco plataformas conectadas.

5. SparkLayer

SparkLayer es una solución mayorista B2B que convierte tiendas Shopify existentes en sitios web mayoristas, ofreciendo precios específicos por cliente, cotizaciones, facturación y colaboración en equipo. Proporciona precios escalonados comenzando en $49 al mes para hasta 50 pedidos, con servicios gratuitos de incorporación y soporte al cliente calificado 4,9 de 5 por usuarios de la Shopify App Store.

La plataforma permite tanto a clientes como a representantes de ventas colocar pedidos fácilmente, se integra perfectamente con temas Shopify existentes y soporta multiidioma y multimoneda para negocios internacionales.

Beneficios de un sistema de gestión de pedidos B2B

Aumenta la eficiencia

Un SGP B2B ayuda a tu negocio a trabajar de manera más inteligente y rápida eliminando pasos innecesarios y poniendo toda tu información en un lugar. Automatiza tareas rutinarias, crea procesos consistentes y crece con tu negocio para que tu equipo pueda manejar más pedidos sin contratar más personas.

Aquí hay algunas formas clave en que hace tu equipo más eficiente:

• Muestra tus niveles de inventario a través de todos los canales de venta en tiempo real.
• Acelera las aprobaciones de pedidos para que los pedidos no se atasquen esperando firmas.
• Hace el procesamiento de pagos más rápido y fácil de rastrear.
• Permite a los clientes colocar pedidos y verificar el estado por sí mismos sin llamarte.
• Reemplaza formularios en papel con registros digitales que son fáciles de encontrar.
• Procesa muchos pedidos a la vez en lugar de uno a la vez.

Con estas mejoras de eficiencia, tu equipo puede enfocarse en servir cuentas mayoristas de alto valor, negociar mejores términos con proveedores y expandir tu red de distribución en lugar de atascarse en procesamiento manual de pedidos.

Mejora el flujo de efectivo

Cuando tus datos de pedidos viven en un sistema, obtienes visibilidad en tiempo real de métricas como valores de pedidos, estado de pagos y límites de crédito de clientes. Permite pronósticos de flujo de efectivo más precisos y ayuda a identificar segmentos de clientes de alto margen. 

También puedes rastrear comportamientos de pago a través de tu base de clientes B2B para refinar políticas de crédito y reducir días de ventas pendientes (DSO).

Automatiza los procesos complejos de cadena de suministro

Un sistema de gestión de pedidos B2B enruta automáticamente pedidos a los centros de cumplimiento correctos basado en niveles de inventario, ubicación del cliente y requisitos de entrega.

Menos coordinación manual entre adquisiciones, almacén y finanzas resulta en mayor eficiencia operacional. Tendrás mejor visibilidad de costos de inventario y puedes optimizar capital de trabajo manteniendo niveles de stock apropiados.

Gestiona tus pedidos B2B con Shopify

Ya sea que estés tratando con compradores B2B directamente o colaborando con distribuidores, necesitas una solución que centralice órdenes de venta, rastree envíos y mejore la eficiencia operacional.

Sin esta centralización, los negocios mayoristas luchan con errores de pedidos, discrepancias de inventario y procesos manuales ineficientes que limitan el crecimiento. Haz crecer y opera tu negocio mayorista en Shopify con herramientas optimizadas para flexibilidad y personalización, para todos tus compradores.