De bonnes pratiques comptables vous permettent de maîtriser votre situation financière et sont indispensables pour obtenir des prêts professionnels, déclarer vos impôts et attirer de nouveaux investisseurs. Dans cet article, nous passerons en revue les meilleures pratiques en matière de comptabilité qui peuvent vous aider à gérer efficacement vos finances et à développer votre entreprise.
Qu'est-ce que la comptabilité ?
La comptabilité consiste à enregistrer toutes les transactions financières d'une entreprise. Ces opérations, qui peuvent inclure les achats, les investissements, les revenus et bien d'autres éléments, sont consignées dans un grand livre général, qui peut être un registre physique ou un tableur numérique. Elles peuvent également être enregistrées dans des livres auxiliaires pour faciliter l'organisation des informations.
La comptabilité présente certains recoupements avec l'expertise comptable, car les deux domaines impliquent la préparation d'états financiers et de documents, mais le travail d'un expert-comptable est beaucoup plus analytique que celui d'un comptable. Les experts-comptables effectuent souvent des calculs mathématiques et analysent les tendances à partir des données enregistrées par le comptable.
Les experts-comptables doivent détenir un diplôme universitaire ou obtenir une licence d'expert-comptable agréé pour exercer, tandis que les comptables n'ont besoin que d'un diplôme d'études secondaires.
Les 10 meilleures pratiques comptables pour les dirigeants de petites entreprises
- Choisir soigneusement vos systèmes comptables
- Séparer les finances personnelles et professionnelles
- Mettre en place les comptes clients et fournisseurs
- Suivre les principes comptables généralement reconnus
- Conserver le même système comptable
- Tenir à jour les rapports financiers essentiels
- Porter une attention particulière à la gestion de trésorerie
- Effectuer des révisions trimestrielles
- Vérifier votre comptabilité avec les relevés bancaires et de carte de crédit
- Faire appel à des professionnels si nécessair
Ces 10 bonnes pratiques en matière de comptabilité peuvent non seulement vous aider à maîtriser vos finances, mais aussi vous fournir des informations précieuses sur la santé financière de votre entreprise.
1. Choisir soigneusement vos systèmes comptables
Lorsque vous choisissez votre méthode de comptabilité d'entreprise, réfléchissez bien, car changer de système peut s'avérer difficile par la suite. Il existe deux options principales :
- Comptabilité manuelle. Elle est effectuée à la main et reste relativement peu coûteuse (à condition de prévoir le temps ou d'avoir la main-d'œuvre nécessaire), mais elle est sujette aux erreurs humaines.
- Comptabilité numérique. Elle s'effectue sur ordinateur, à l'aide de logiciels. Elle peut parfois être coûteuse et demander plus de temps d'apprentissage pour vous ou vos employés. Mais une fois que vous maîtrisez son utilisation, elle peut vous faire gagner beaucoup de temps. Si vous évaluez des logiciels, vous pouvez consulter le guide des logiciels comptables de Shopify pour les petites entreprises.
2. Séparer les finances personnelles et professionnelles
Les dirigeants de petites entreprises doivent être particulièrement vigilants quant à la séparation des finances professionnelles et des comptes personnels. Ne pas le faire peut entraîner des inexactitudes dans vos données financières, ce qui peut conduire les prêteurs et investisseurs potentiels à refuser de travailler avec vous. Il est recommandé d'ouvrir des comptes bancaires distincts pour vos activités professionnelles et personnelles. Vous pouvez également établir des cotes de crédit distinctes pour votre entreprise afin d'éviter que vos finances personnelles soient négativement affectées par l'entreprise, et vice versa.
3. Mettre en place les comptes clients et fournisseurs
Les comptables doivent suivre les dettes et créances à court terme d'une entreprise. Ils le font en consignant les informations dans deux comptes :
- Comptes clients. Ce compte permet de suivre tout l'argent dû à l'entreprise pour les services fournis ou les biens vendus.
- Comptes fournisseurs. Il permet de suivre tout l'argent que l'entreprise doit à court terme, comme les factures courantes et les paiements aux fournisseurs.
Une petite entreprise peut mettre en place ces comptes en suivant attentivement toutes les factures et tous les paiements. Le comptable doit enregistrer toutes les factures impayées dans les comptes clients tandis que toutes les factures impayées doivent être enregistrées dans les comptes fournisseurs.
4. Suivre les principes comptables généralement reconnus
En France, l'Autorité des normes comptables (ANC) établit les principes comptables généralement admis pour standardiser la comptabilité dans les déclarations gouvernementales pertinentes. Les entreprises cotées en bourse sont légalement tenues de suivre ces normes. Les entreprises privées n'y sont pas obligées, mais beaucoup choisissent de le faire pour minimiser la confusion pour les comptables externes.
Si vous souhaitez développer votre entreprise à l'international, vous pourriez également vouloir suivre les Normes internationales d'information financière (IFRS), qui fournissent un ensemble de principes directeurs aux comptables du monde entier. Ces normes ne sont pas juridiquement contraignantes mais elles sont pratiques pour les entreprises qui souhaitent communiquer avec des clients internationaux.
5. Conserver le même système comptable
Quel que soit le système comptable que vous choisissez d'utiliser, vous devriez vous y tenir. Si vous décidez d'utiliser les principes comptables généralement admis, restez cohérent avec ce système et évitez de changer sauf si nécessaire. Il en va de même pour le logiciel comptable que vous choisissez d'utiliser, ou le comptable que vous embauchez, choisissez celui qui vous convient et essayez de vous y tenir. Cela aidera à réduire les complications et à garantir l'exactitude de vos registres. Si vous devez changer de comptable ou trouver un nouveau logiciel comptable, veillez à transférer vos registres avec soin et prenez le temps de vous assurer qu'aucune erreur ne s'est glissée dans vos livres.
6. Tenir à jour les rapports financiers essentiels
La plupart des entreprises tiennent à jour au moins trois rapports financiers majeurs :
- Compte de résultat. Un compte de résultat présente l'ensemble des sources de revenus, des dépenses et des bénéfices d'une entreprise sur une période donnée (généralement une année ou un trimestre).
- Bilan. Un bilan est un document qui fournit un instantané des actifs et des passifs d'une entreprise à une date donnée.
- Tableau de flux de trésorerie. Un tableau de flux de trésorerie fournit des informations sur les liquidités entrant et sortant d'une entreprise sur une période donnée.
Ensemble, ces trois états peuvent permettre aux comptables et aux investisseurs potentiels d'avoir une meilleure compréhension de la santé financière de votre entreprise.
7. Porter une attention particulière à la gestion de trésorerie
Parmi les trois états financiers ci-dessus, le tableau de flux de trésorerie, qui détaille tous les paiements et revenus en espèces, est particulièrement important. Il peut vous permettre de comprendre la façon dont certaines dépenses d'entreprise et flux de revenus affectent la santé financière de votre entreprise. En analysant les flux de trésorerie, vous pouvez remarquer que certains clients paient constamment les factures en retard ou que certains fournisseurs facturent votre entreprise plus que ce que vous pouvez vous permettre. Connaître ces éléments peut vous aider à décider quand cesser de faire affaire avec certains clients et fournisseurs ou comment fixer vos prix.
8. Effectuer des révisions trimestrielles
Lors d'une révision trimestrielle, un professionnel de la comptabilité passera en revue toutes vos données financières enregistrées par le comptable et les utilisera pour formuler des recommandations concernant la croissance de votre entreprise, la réduction des dépenses, les emprunts, les prêts et d'autres questions financières. Vous pouvez également profiter de ce moment pour élaborer des stratégies et planifier l'avenir de votre entreprise.
9. Vérifier votre comptabilité avec les relevés bancaires et de carte de crédit
Vérifier toutes les transactions enregistrées à l'aide de vos relevés bancaires et de carte de crédit chaque mois est une bonne pratique pour minimiser le risque d'erreurs comptables. Il est toutefois important de garder à l'esprit que les relevés bancaires et de carte de crédit ne remplacent pas une bonne comptabilité. Les banques et les cartes de crédit peuvent aussi parfois faire des erreurs, il est donc important d'avoir votre propre registre de vos factures et reçus.
10. Faire appel à des professionnels si nécessaire
La comptabilité peut représenter beaucoup de travail, surtout si vous êtes déjà un dirigeant de petite entreprise occupé. Procrastiner et ne pas documenter les transactions peut conduire à une accumulation de travail comptable et rendre vos registres très difficiles à gérer. Si vous vous trouvez en retard ou vous sentez dépassé par la comptabilité,il est judicieux de faire appel à un comptable professionnel qui pourra consacrer le temps nécessaire à maintenir vos livres à jour.
FAQ sur les bonnes pratiques en matière de comptabilité
Quelles sont les erreurs comptables courantes commises par les dirigeants de petites entreprises ?
Les dirigeants de petites entreprises échouent parfois à choisir et à s'en tenir à un système comptable, ce qui rend leurs registres sujets à des erreurs. De plus, ne pas tenir à jour des registres importants augmente les chances d'erreurs. Ces erreurs sont plus faciles à éviter si vous embauchez un comptable professionnel.
À quelle fréquence dois-je enregistrer et rapprocher les transactions financières ?
Vous devez enregistrer les transactions aussi fréquemment que possible. Cela peut être tous les jours si c'est la fréquence à laquelle les transactions ont lieu. Vous devez rapprocher les transactions avec les relevés bancaires ou de carte de crédit au moins une fois par mois.
Pourquoi est-il important de conserver les reçus et les factures ?
Les reçus et factures peuvent servir de preuves dans le cas où votre banque ou votre société de carte de crédit commet une erreur, ou si vous faites l'objet d'un contrôle fiscal. Les factures peuvent également vous aider à prévoir vos revenus, même si elles n'ont pas encore été payées.
Comment les rapports financiers peuvent-ils m'aider à prendre de meilleures décisions commerciales ?
Les rapports financiers peuvent vous donner un aperçu des sources de vos dépenses et de vos revenus. Ils peuvent également vous aider à identifier les tendances ou les cycles saisonniers, ce qui peut vous aider à établir votre budget et planifier l'avenir de votre entreprise.
Est-il nécessaire d'embaucher un comptable ou un expert-comptable ?
La plupart des entreprises trouvent utile d'embaucher un expert-comptable au moins une fois par an pour la déclaration fiscale. Vous pouvez également envisager d'engager un comptable si vous avez du mal à suivre l'enregistrement des transactions.
