Comment rédiger un cahier des charges

Vous êtes-vous déjà lancé dans un projet d'envergure pour découvrir que vos collègues avaient des idées différentes sur la façon de l'exécuter ? Alors vous comprenez l'importance d'un cahier des charges. Définir ce qu'implique un projet et les étapes pour y parvenir constitue un élément essentiel du processus de gestion de projet.

Voici comment un modèle de cahier des charges peut vous aider à vous aligner avec vos fournisseurs, partenaires ou employés.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Un cahier des charges est un document qui décrit comment vous allez mener à bien un projet. Un bon cahier des charges favorise l'alignement entre les parties prenantes du projet, afin que chacun comprenne les livrables, les exclusions et les délais.

Ce document de travail peut être interne ou externe. Les chefs de projet rédigent souvent des cahiers des charges internes pour aider l'entreprise à allouer des ressources à plusieurs projets. Un cahier des charges externe garantit que vous êtes sur la même longueur d'onde lorsque vous externalisez des tâches à une autre entreprise.

Cahier des charges vs énoncé des travaux

L'acronyme anglais « SOW » peut désigner à la fois « scope of work » (cahier des charges) et « statement of work » (énoncé des travaux), mais ces deux documents présentent quelques différences clés :

• Un énoncé des travaux est un document juridique décrivant brièvement le travail qu'un fournisseur externe a accepté d'effectuer pour une entreprise, ainsi que les principales conditions générales.
• Un cahier des charges est un outil de gestion de projet, pas un document juridique. Il peut être interne ou externe, et fournit généralement plus de détails concernant les objectifs, les jalons et les délais associés à un projet.

Éléments d'un cahier des charges

• Calendriers
• Livrables
• Exclusions
• Jalons

Un cahier des charges peut différer d'une entreprise à l'autre et même selon les projets, mais la plupart incluent ces trois éléments :

Calendriers

Sans calendrier, un projet peut s'éterniser. Un calendrier de projet réaliste peut aider à définir les attentes dès le départ, évitant les malentendus et les déceptions par la suite.

Livrables

Les livrables sont des produits finis mesurables et quantifiables qui indiquent les progrès vers les objectifs du projet.

Supposons que votre entreprise engage une agence de branding pour développer une identité de marque. Parmi les livrables sur lesquels vous pourriez vous accorder figurent une police personnalisée, la conception du site web, la conception de l'emballage et les directives de marque.

Exclusions

Votre cahier des charges doit également inclure les exclusions, les tâches associées au projet mais qui ne relèvent pas du périmètre convenu. Par exemple, bien que la photographie de produits puisse être essentielle à une refonte de site web, elle peut être exclue du cahier des charges de l'agence de branding externe que vous avez contractée.

Les exclusions aident à définir les attentes du projet et à prévenir la dérive du périmètre (lorsque les attentes augmentent après le début d'un projet).

Jalons

Les jalons de projet divisent les livrables en plus petites parties. Ils consistent généralement en tâches de projet associées à des échéances.

Par exemple, si vous engagez une agence pour concevoir un emballage, vous pourriez décomposer ce processus en jalons. Cela pourrait commencer par une réunion de lancement où l'agence présente différents concepts de design, un design initial et l'approbation du design, et se terminer par la soumission du design final au fabricant.

Bien que le livrable principal soit le design final de l'emballage, ces jalons agissent comme des mini-livrables et peuvent aider à maintenir un projet sur la bonne voie. Si vous dites simplement à votre designer de produire un design avant l'échéance de votre fabricant, vous pourriez ne pas l'obtenir à temps pour passer par votre processus de retour interne.

Conseils pour rédiger un cahier des charges

Le défi de la rédaction d'un bon cahier des charges consiste à le garder à la fois concis et spécifique. Voici quelques conseils :

Soyez précis

Évitez les malentendus futurs en étant aussi précis que possible dans votre cahier des charges. Exposez exactement ce que vous attendez pour éviter toute mauvaise interprétation. Ne présumez pas que la personne ou l'entreprise avec laquelle vous travaillez sait ce que vous voulez, mettez-le par écrit, même si vous avez déjà discuté du projet verbalement.

Par exemple, « nettoyer la salle de bain » pourrait signifier un rangement rapide pour une personne et un nettoyage complet pour une autre.

Utilisez un modèle

Si vous vous sentez dépassé en essayant de définir le périmètre d'un projet, utilisez un modèle comme notre modèle gratuit de cahier des charges. Un modèle peut organiser vos idées et s'assurer que vous incluez tous les éléments nécessaires.

De plus, vous n'avez pas à vous soucier du design.

Demandez des retours

La création d'un cahier des charges devrait être un processus collaboratif. Une fois que vous avez un premier brouillon solide, demandez à un collègue ou un ami de le relire, idéalement quelqu'un qui n'est pas proche du projet.

Y a-t-il des ambiguïtés ? Un cahier des charges ne devrait laisser aucune place à l'interprétation, alors assurez-vous que votre lecteur peut dire exactement ce que vous attendez de toutes les parties impliquées.