Comment utiliser un système de point de vente ?

Un système de point de vente (PDV, ou parfois POS en anglais) est le cœur de toute entreprise de vente au détail. Il s’agit d’une combinaison de logiciels et de matériel physique qui alimente tous les aspects de vos opérations commerciales.

Un système PDV unifie les données de vente, des clients et des stocks provenant de tous les canaux de vente. Il vous offre un point de référence unique associant plusieurs fonctions au sein d’un seul système. Les coûts d’exploitation sont ainsi réduits et l’efficacité améliorée. Par exemple, Shopify PDV offre un coût total de possession 22 % meilleur par rapport à l’ensemble du marché étudié par EY.

Sans un tel système, vous aurez du mal à traiter les paiements numériques, à enregistrer rapidement les commandes et à suivre vos stocks. Il devient également beaucoup plus difficile de personnaliser l’expérience de vente au détail à grande échelle.

Cependant, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver dans le processus de configuration d’un système PDV, surtout si vous êtes novice en la matière. Ce guide explique comment configurer un système PDV, avec des cas d’utilisation et des exemples pour accélérer le processus de mise en œuvre du système.

Les composants d’un système PDV

Un système PDV comprend deux composants distincts : le matériel et le logiciel.

Le matériel

Le matériel PDV est l’équipement physique qui vous permet de gérer les aspects de votre magasin de détail depuis le système PDV. Vous pouvez enregistrer des commandes, accepter des paiements et scanner des produits avec du matériel compatible avec votre système.

La pile technologique d’un système PDV comprend le plus souvent des terminaux PDV, un écran tactile, un scanner de code-barres, une imprimante de reçus, un tiroir-caisse et un lecteur de cartes.

Le logiciel

Le logiciel PDV est le système d’exploitation qui sous-tend votre matériel. Les employés de vente l’utilisent pour traiter les transactions, trouver les produits, consulter les niveaux de stock, référencer les données client et générer des rapports de vente depuis l’appareil PDV.

Certains logiciels PDV ne peuvent être installés que sur le matériel du fournisseur. Ce n’est pas le cas chez Shopify, qui propose une application PDV compatible avec la plupart des smartphones. Vous pouvez même traiter les paiements en utilisant la technologie Tap to Pay : astucieux pour remiser la caisse enregistreuse traditionnelle et utiliser votre appareil existant comme un système PDV pour petites entreprises.

La configuration d’un système PDV

Configurer un nouveau système PDV n’est pas une mince affaire. Mais si vous utilisez un système PDV qui unifie les données client, les commandes et les ventes à travers plusieurs canaux, le processus n’en sera que plus simple.

Shopify, par exemple, est conçu pour les commerçants qui vendent en ligne et en personne. Il extrait les données d’inventaire d’un système de gestion des stocks centralisé et fusionne les données client pour créer des profils unifiés qui vous donnent une vue à 360 degrés de vos clients.

Le meilleur dans tout ça ? Shopify PDV est jusqu’à 20 % plus rapide à mettre en œuvre que d’autres fournisseurs, ce qui permet aux détaillants de lancer des magasins rapidement avec un minimum de perturbations.

1. Connectez-vous à votre interface administrateur Shopify et installez l’application Shopify PDV – Avant de commencer à utiliser Shopify PDV, vous devez configurer l’application Shopify PDV et mettre à jour les paramètres de point de vente dans votre interface administrateur Shopify.
2. Configurez les emplacements – Cela vous permet de gérer efficacement vos stocks sur plusieurs emplacements et de personnaliser l’interface PDV par magasin. Vous pouvez le faire dans votre interface administrateur Shopify en allant dans Paramètres > Emplacements. Répétez ce processus pour chaque magasin que vous gérez.
3. Configurez les méthodes de paiement – Activez Shopify Payments dans l’application PDV pour accepter les paiements par carte bancaire, sans contact et portefeuille numérique de la part des clients en magasin. Vous pouvez également bénéficier de frais de traitement des paiements réduits en utilisant Shopify Payments au lieu de processeurs de paiement tiers.
4. Connectez le matériel – Si vous disposez de matériel PDV (comme des lecteurs de cartes ou de code-barres), connectez-les à votre application Shopify PDV. Trouvez l’icône des paramètres dans l’interface PDV, choisissez « Configurer le matériel » et suivez les instructions à l’écran.
5. Testez votre configuration – La dernière étape est d’effectuer une transaction test pour vous assurer que votre solution PDV fonctionne correctement. La méthode la plus simple consiste à créer un code de réduction qui ne vous facture que 0,01 € pour une commande. Enregistrez la commande, appliquez la réduction et payez. Confirmez que le paiement est effectué et que votre matériel fonctionne comme prévu. N’oubliez pas de mettre les stocks à jour après la commande test.

Comment utiliser votre système PDV

Vendez partout

Les clients omnicanaux dépensent 1,5 fois plus que les acheteurs en canal unique. La logistique de gestion de ces ventes omnicanales devient beaucoup plus facile lorsque vous travaillez à partir d’un système PDV unifié.

Shopify, par exemple, propose les fonctionnalités suivantes pour offrir des expériences d’achat omnicanales :

• Options alternatives de traitement des commandes. Des options de traitement des commandes comme l’achat en ligne, le retrait en magasin, la livraison à domicile et la livraison en point relais permettent aux acheteurs de passer d’un canal en ligne à un canal hors ligne en une seule transaction.
• Retours omnicanaux. Permettez aux clients de retourner des articles achetés en ligne en magasin (et vice versa) avec un système PDV unifié qui combine les données de vente et de clients dans un tableau de bord centralisé.
• Paniers par e-mail. Incitez les clients en magasin à acheter même s’ils quittent votre boutique les mains vides. Ajoutez les produits qui les intéressaient à votre panier PDV, puis envoyez ce panier par e-mail aux clients. Ils peuvent finaliser leur achat chez eux avec un lien de paiement personnalisé.
• Codes QR des produits. Les visiteurs en boutique peuvent pointer leur caméra vers le code QR d’un produit pour localiser sa page consacrée sur votre boutique en ligne. C’est une solution idéale pour la haute saison, lorsque vous n’avez pas assez d’employés de vente disponibles, ou pour les clients qui préfèrent faire leurs achats seuls sans poser de questions aux vendeurs.

« Shopify nous permet une expansion internationale rapide », déclare Rohit Nathany, directeur numérique chez Mejuri. « Avec Shopify, nous pouvons traiter les commandes en ligne depuis un magasin physique, ce qui réduit considérablement les délais de livraison et les coûts, et améliore la satisfaction client. C’est gagnant-gagnant. »

Gérez vos stocks

La gestion des stocks est un véritable casse-tête pour de nombreux détaillants. Vous devez avoir suffisamment de références à disposition pour les vendre aux clients et éviter les ruptures de stock. Cependant, détenir trop de produits augmente les coûts de stockage et accroît la probabilité d’invendus.

Un système PDV résout ce problème en fournissant des rapports de stocks en temps réel. Vous serez en mesure de :

• Mettre automatiquement les quantités de stock à jour lorsque vous enregistrez une vente sur le système PDV
• Voir exactement combien de quantités de chaque SKU vous détenez
• Identifier les produits à faible et à forte rotation pour prendre des décisions de réapprovisionnement plus intelligentes
• Recevoir des notifications lorsqu’un SKU spécifique atteint une valeur plancher prédéterminée
• Créer des commandes d’achat pour les fournisseurs

De plus, vous pouvez éviter les comptages manuels lorsque vous disposez de matériel compatible (comme des scanners de code-barres). Il suffit de pointer le scanner vers une étiquette de produit et les quantités seront automatiquement mises à jour dans votre système PDV.

Offbeat Bikes est un vendeur de vélos qui a migré vers Shopify après avoir utilisé un système de gestion des stocks fragmenté. Mandalyn Renicker, la gérante, explique : « Je devais utiliser un logiciel tiers pour synchroniser les stocks entre le site Squarespace et le PDV de Square, ce qui était compliqué à gérer. En plus, je devais toujours compter manuellement les niveaux de stocks, car nous rencontrions des erreurs sur les deux systèmes. »

L’entreprise a migré vers Shopify PDV dans le but de rationaliser la gestion des stocks et d’améliorer l’expérience client. Cela a porté ses fruits : l’équipe de vente retail d’Offbeat Bikes économise maintenant plus de quatre heures par mois sur la gestion de ses stocks.

Gérez votre personnel

Il est impossible de gérer un magasin de détail tout seul. Que vous ayez embauché des employés de vente, des étalagistes ou des responsables de magasin, votre système PDV peut vous aider à gérer le personnel et à respecter les budgets consacrés à la main-d’œuvre.

Avec le système PDV de Shopify, vous pouvez :

• Attribuer des ventes à chaque membre du personnel si vous fonctionnez avec un système de commissions
• Attribuer des rôles personnalisés au personnel, assortis des niveaux de permission appropriés
• Permettre au personnel de vente de pointer à l’entrée et à la sortie de leur service
• Donner au personnel un code PIN unique pour se connecter au système PDV et renforcer la sécurité
• Exiger l’approbation d’un responsable pour certaines actions
• Intégrer les rapports du personnel avec des logiciels de comptabilité et des applications de paie comme Gusto pour des paiements rapides

Imaginons que vous formez un nouvel employé de vente à utiliser le dispositif PDV. Vous ne voulez pas donner à cette personne un accès illimité à vos systèmes PDV. Utilisez plutôt le rôle « Formation » de Shopify. Sans l’approbation d’un responsable, cela limitera leur capacité à traiter des transactions de vente, à mettre à jour les quantités de stock et à modifier les paramètres du système PDV.

Concluez vos ventes

L’expérience de vente au détail est corrélée à celle de la caisse. De longues files d’attente peuvent décourager les acheteurs d’acheter les articles dans leur panier. Plus vous pouvez enregistrer une commande et traiter le paiement rapidement, mieux c’est.

Les systèmes PDV modernes disposent de toute une panoplie de fonctionnalités qui font de ce rêve une réalité.

• Les scanners de code-barres ajoutent des produits au paiement PDV lorsqu’ils sont scannés
• Les codes de réduction s’appliquent manuellement ou automatiquement, selon le contenu du panier
• Les règles sur la taxation calculent automatiquement votre responsabilité fiscale et facturent les clients en conséquence
• Les clients ont le choix entre un reçu papier et un e-mail
• Des pourboires peuvent être intégrés si le client le souhaite

Que se passe-t-il lorsque les clients retournent des produits achetés en ligne ou en magasin ? Le système PDV de Shopify traite ce retour de A à Z. Initiez un retour, générez un avoir en magasin ou envoyez un remboursement vers la méthode de paiement d’origine depuis le système PDV.

Par exemple, RUDSAK, détaillant de vêtements, a délaissé Microsoft Dynamics 365 pour Shopify PDV afin d’améliorer son expérience omnicanale. Il a eu accès à une base de clients unifiée et la possibilité d’offrir des options d’achat fluides, ce qui a entraîné un temps de transaction en magasin 50 % plus rapide.

Acceptez une multitude de paiements

Les paiements en espèces sont en déclin. Les transactions numériques, par exemple en sans contact ou via un portefeuille numérique, représentent désormais plus de la moitié de toutes les ventes au détail en France.

Un système PDV vous permet de traiter ces paiements électroniques sans avoir besoin de passer par des passerelles de paiement tierces. Une fois que vous avez configuré Shopify Payments pour PDV, vous pouvez :

• Accepter plusieurs méthodes de paiement, comme les cartes bancaires, le sans contact et les portefeuilles numériques
• Bénéficier de frais de traitement des paiements avantageux pour réduire les coûts du système PDV
• Émettre des remboursements vers la méthode de paiement d’origine du client, peu importe où il a effectué son achat
• Déclencher un paiement automatique sur votre compte bancaire professionnel
• Gérer et faire le rapprochement comptable des rétrofacturations

Ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas de matériel PDV en magasin, comme un lecteur de cartes ou un terminal de paiement. La fonctionnalité Tap to Pay de Shopify transforme votre smartphone en lecteur de cartes. Les acheteurs peuvent approcher leur carte sans contact de votre appareil pour payer leurs achats en magasin.

Organisez vos produits

Votre assortiment de produits grandit à mesure que votre entreprise se développe, ce qui présente son lot de défis. Les employés de vente peuvent avoir du mal à localiser les produits dans votre système PDV lors de l’enregistrement des commandes des clients. Il peut également être difficile de visualiser les niveaux de stocks lorsque la liste des produits est difficile à trouver.

Le système PDV de Shopify vous permet d’ajouter un nombre illimité de produits et de variantes, chacun avec son propre SKU, son poids et ses quantités en stock. Vous pouvez ensuite catégoriser chaque produit pour faciliter sa localisation dans le PDV.

• Type : un vendeur d’articles de mode pourrait étiqueter chaque référence par matériau, comme « coton » et « polyester »
• Saison : une marque d’articles de sport pourrait regrouper les produits par sports d’hiver ou d’été
• Promotion : une marque de meubles pourrait regrouper les produits pour lesquels elle propose la livraison gratuite

Gérez vos clients

Votre système PDV est l’assistant parfait pour les employés de vente qui sont encouragés à personnaliser l’expérience d’achat.

Au lieu de demander à votre équipe de se souvenir de chaque détail sur les personnes qui visitent votre magasin, ils peuvent se référer au profil client unifié sur Shopify PDV. Ce profil combine chaque élément de données que vous avez sur l’acheteur, y compris :

• Sa date de naissance
• Les boutiques physiques visitées
• Les produits achetés
• La teneur des conversations avec les employés de vente
• Les campagnes par e-mail lues
• Les points de fidélité cumulés
• Les produits retournés
• Sa valeur vie client

« Avec Shopify, nous pouvons facilement consulter les commandes précédentes d’un client et faire en sorte que notre service en magasin soit comme une extension naturelle de son expérience en ligne », déclare Gosia Piatek, fondatrice et directrice créative de Kowtow.

Imaginons qu’un employé de vente aille à la rencontre d’un client qui regarde des articles de football. L’employé demande le nom du client et consulte son profil client sur le dispositif PDV.

Ce qu’il y apprend est intéressant. C’est l’anniversaire du client ce mois-ci. Il a 500 points de fidélité à échanger. La dernière fois qu’il était en magasin, il a parlé avec votre collègue de sa prochaine compétition de football. Il est semi-professionnel et joue pour l’équipe locale.

L’employé utilise ces informations pour personnaliser son expérience. Au lieu de promouvoir des produits d’entrée de gamme, il propose un article plus cher, typiquement utilisé par les footballeurs de l’équipe adverse. Pour l’inciter à acheter, vous lui rappelez qu’il a des points de fidélité à utiliser (équivalents à 50 € d’avoir en magasin) et vous ajoutez un accessoire gratuit en cadeau d’anniversaire.

Générez des rapports de vente

Un suivi régulier est le seul moyen de savoir si votre magasin s’améliore. Cela s’applique à tous les aspects des opérations commerciales, du trafic piétonnier et des ventes à la performance des produits et aux rapports sur les stocks.

Contrairement aux rapports manuels, vous n’avez pas à perdre de temps à effectuer des inventaires ou à additionner les ventes. Votre système PDV garde une trace de toutes les transactions et génère des rapports basés sur les données collectées.

Voici à quoi pourraient ressembler ces rapports PDV :

• Rapports de vente. Suivez des indicateurs tels que la valeur moyenne des commandes, le taux de conversion et les ventes nettes. Ce sont des repères utiles pour repérer les tendances de vente et surveiller l’efficacité des campagnes marketing. Par exemple, vous pourriez constater que les ventes diminuent lorsque le temps est mauvais. Contrebalancez cette situation avec une promotion « jour de pluie » qui offre aux acheteurs une réduction de 10 % sur les achats en magasin.
• Rapports de produits et de stock. Quels sont vos produits les plus vendus ? Lequel contribue le moins aux revenus de votre magasin ? En plus de répondre à ces questions essentielles, les rapports de produits PDV aident à prendre des décisions marketing plus intelligentes. Par exemple, si les clients ont tendance à acheter deux produits ensemble, pourquoi ne pas les proposer sous forme de pack ?
• Rapports client. Surveillez vos performances de fidélisation client en suivant des indicateurs tels que le taux de clients récurrents, la fréquence d’achat et la valeur vie client. Ici aussi, il s’agit de métriques utiles pour jauger de l’efficacité du marketing. Les indicateurs en hausse indiquent que vos campagnes post-achat font revenir les clients.

Faites du marketing

Les meilleurs systèmes PDV ne sont pas seulement des machines servant à enregistrer des commandes, à accepter des paiements et à consulter des rapports. Ce sont de véritables outils de marketing unifié, qui vous évitent de passer par une montagne d’outils marketing en silo.

Shopify, par exemple, vous permet d’effectuer les tâches suivantes une fois que vous avez configuré le système PDV :

• Recueillir des adresses e-mail lors du paiement pour un reciblage futur – une fonctionnalité qui aide déjà les commerçants Shopify à augmenter les transactions de vente au détail de 5,5 %
• Envoyer un e-mail automatisé encourageant les clients à laisser un avis
• Créer et échanger des codes de réduction pour des achats en ligne et en magasin
• Appliquer et échanger des récompenses via votre programme de fidélité PDV
• Proposer des ventes incitatives ou croisées par e-mail en fonction de l’historique d’achats

Ce qui est particulièrement intéressant avec ces outils marketing, c’est qu’ils tirent des données de votre profil client unifié.

Si quelqu’un visite votre boutique physique et achète une bougie parfumée, par exemple, vous pourriez lui envoyer une séquence d’e-mails automatisés qui propose des diffuseurs d’huile et des parfums d’ambiance fabriqués avec le même parfum. Le client finit par acheter l’un de ces produits sur votre boutique en ligne. Lorsqu’il finalise son achat, le client est retiré de la séquence originale pour basculer sur une autre automatisation par e-mail qui les incite à revenir en magasin pour échanger les points de fidélité qu’ils ont gagnés sur leur commande en ligne.

Personnalisez votre interface PDV

Chaque détaillant utilise son système PDV d’une manière légèrement différente. Certains commerçants jouent à fond la carte des réductions, tandis que d’autres ont un vaste catalogue de produits qui couvre plusieurs catégories.

Les extensions d’interface PDV vous permettent de personnaliser l’interface pour accomplir des tâches plus efficacement. Si l’on revient à l’exemple du commerçant très axé sur les réductions, il pourrait ajouter une fonctionnalité à la Shopify Smart Grid en ce sens pour que ses employés de vente y aient un accès plus rapide. Quant aux détaillants avec un large assortiment de produits, ils pourraient personnaliser la Smart Grid pour afficher leurs différentes catégories de produits. Les utilisateurs du PDV peuvent toucher la catégorie pour localiser le produit au lieu d’utiliser des scanners de code-barres.

La particularité unique de Shopify est que les détaillants peuvent créer des extensions d’interface non seulement pour les fonctions PDV natives, mais aussi pour toute application intégrée : fidélité client, gestion du personnel, gestion des stocks, regroupement de produits, planification de retrait et de livraison, etc.

Si vous êtes un détaillant omnicanal qui accepte les commandes passées en ligne et récupérées en magasin, les clients peuvent choisir leur créneau de retrait via l’application Zapiet intégrée à votre site. En ajoutant cette application à votre interface PDV, les employés de vente peuvent cliquer sur la fonctionnalité et voir les commandes à venir, afin de pouvoir les préparer avant l’arrivée du client.

« Avec les extensions d’interface PDV, nous sommes maintenant capables d’intégrer des informations de manière native », explique Kevin Harwood, CTO de Tecovas. « L’expérience client est améliorée sans qu’ils sachent même que cela a été activé par des extensions d’interface PDV. Mais c’est un moment de vente mémorable pour les clients et je pense que cette expérience va renforcer l’affinité pour la marque. »

Vendez plus avec Shopify PDV

Configurer le bon système PDV est un processus fastidieux, mais qui en vaut la peine une fois que vous avez trouvé le bon pour votre entreprise. Les détaillants qui utilisent Shopify PDV ont signalé une augmentation moyenne de 8,9 % du volume brut de marchandises grâce à ses données client unifiées et à ses capacités omnicanales.

Le PDV de Shopify dispose de fonctionnalités qui vous permettent de vous concentrer sur ce que vous savez faire le mieux : vendre. Des capacités de gestion des stocks intelligentes aux ventes omnicanales et aux profils client unifiés, il n’a jamais été aussi facile de mettre en place un système PDV qui fonctionne avec votre ensemble d’outils commerciaux existants.