Expédition en entrepôt : avantages, coûts et conseils

Un entrepôt d’expédition est un lieu de stockage pour les invendus, qu’il s’agisse de restes après une saison ou de produits qui n’ont pas encore été vendus. Plutôt que d’encombrer l’inventaire physique de votre magasin ou de submerger vos clients avec trop de produits sur place, l’entrepôt est conçu tout spécialement pour abriter votre excédent.

Les entrepôts d’expédition jouent également un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement en servant de mini-centres de distribution. Si un client passe une commande sur votre boutique en ligne (ou paie pour sa commande en magasin et choisit une livraison à une date ultérieure), vous n’avez pas besoin de traiter les commandes dans votre point de vente. Votre équipe en entrepôt peut gérer la logistique de l’expédition, laissant à votre équipe de vente plus de temps pour faire ce qu’elle fait le mieux : aider les clients en magasin.

Si vous ne savez pas comment intégrer l’expédition en entrepôt dans votre stratégie de vente au détail, ne vous inquiétez pas : ce guide est là pour vous aider. Découvrez comment fonctionne l’expédition en entrepôt et comment la gérer, y compris une liste de caractéristiques à étudier si vous souhaitez externaliser l’ensemble du processus.

Pourquoi l’expédition en entrepôt est-elle si importante ?

Augmenter la satisfaction client

Les entrepôts d’expédition sont l’endroit où votre inventaire est stocké avant d’arriver dans vos points de vente. C’est également un lieu où les produits achetés en ligne sont préparés, emballés et expédiés au client une fois la commande passée.

La manière dont vous gérez votre entrepôt a un impact significatif sur l’expérience que les clients ont de votre marque. Les consommateurs s’attendent à une livraison express, et des détaillants comme Amazon ont ouvert la voie à des délais de livraison encore plus courts (parfois le jour même). L’expédition en entrepôt vous permet de traiter rapidement les commandes et de collaborer avec des transporteurs pour livrer vos commandes rapidement, ce qui incite les clients satisfaits à passer des commandes répétées.

Réduire les coûts

La livraison représente un peu moins de 9 % des premières dépenses annuelles d’une entreprise moyenne, mais une stratégie d’expédition en entrepôt bien pensée peut aider à réduire ces coûts. Les économies seront d’autant plus importantes si votre entrepôt est situé à proximité de grands centres de transport ou de villes où se trouvent vos clients.

Les fournisseurs offrent souvent un prix unitaire plus bas lorsque vous achetez en gros. Bénéficier de remises sur les achats en gros et disposer d’un espace sécurisé peut rapidement compenser les coûts supplémentaires pour l’exploitation de l’entrepôt.

Limiter la perte d’inventaire

La perte d’inventaire coûte aux détaillants environ 142 milliards de dollars par an (article en anglais). Au lieu de stocker et d’expédier des articles depuis vos magasins, un entrepôt permet une plus grande sécurité. Vous pouvez engager une équipe dédiée pour surveiller l’inventaire dans votre entrepôt, effectuer des comptages réguliers et limiter le vol à l’étalage. Seuls les employés autorisés de l’entrepôt pourront accéder à votre stock.

Comment fonctionne l’expédition en entrepôt

Il y a beaucoup d’éléments dans l’expédition en entrepôt, et la plupart ont lieu avant que vos colis ne quittent l’installation. Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Préparation des expéditions en entrepôt. Un client passe sa commande depuis votre système de point de vente (POS) ou votre boutique en ligne.
2. Regroupement et gestion des informations de commande. Votre système de gestion d’entrepôt (WMS) détermine quel entrepôt est le plus adapté pour traiter la commande en fonction de l’inventaire disponible et de la destination.
3. Préparation et emballage de la commande. Votre WMS crée un bon de livraison, une liste des produits commandés par le client, des quantités et leur emplacement dans l’entrepôt. Votre équipe de préparation de commandes sélectionne ces produits et les emballe dans un colis adapté.
4. Choix d’un transporteur et étiquetage. L’équipe de l’entrepôt utilise les informations d’expédition du WMS pour choisir un transporteur. Elle achète l’étiquette et l’imprime avec l’adresse du client.
5. Expédition du colis. Le colis quitte l’entrepôt et se dirige vers votre client grâce au transporteur.

Problèmes d’expédition courants

L’industrie de l’expédition est notoirement imprévisible. Prenez par exemple le conteneur qui s’est retrouvé bloqué dans le canal de Suez en 2021. Cet incident a perturbé environ 15 millions de dollars de commerce mondial pour chaque jour d’immobilisation (source en anglais).

Bien qu’il soit peu probable que ce scénario se reproduise, cela prouve que des facteurs échappant à votre contrôle peuvent affecter la probabilité que votre client reçoive ses colis à temps. C’est là qu’une stratégie de gestion des risques est essentielle. Vous devez avoir un plan d’action pour résoudre tout problème qui pourrait survenir, que ce soit en utilisant plusieurs entrepôts de traitement ou en comptant sur différents transporteurs selon l’évolution de vos besoins.

Il existe également des problèmes d’expédition que vous pouvez contrôler et qui valent la peine d’être anticipés. Limitez les dégâts que les problèmes d’expédition peuvent causer à votre entreprise et à sa réputation en évitant :

• Inexactitude des commandes. Les clients qui reçoivent des articles différents de ceux qu’ils ont commandés devront retourner l’article et attendre un remplacement.
• Retards dans le traitement des commandes. Près de deux tiers des acheteurs en ligne s’attendent à ce que leur commande arrive dans les 24 heures. Cependant, les pénuries de main-d’œuvre et une disposition inefficace de l’entrepôt peuvent entraîner des retards avant même que leur commande ne quitte votre entrepôt.
• Pénuries d’inventaire. En parlant de retards, il est probable qu’il y ait un blocage si vous attendez que le stock soit réapprovisionné. Un système de gestion des stocks peut éviter cela, surtout si vous mettez en place des alertes qui vous informent lorsque vous approchez de la rupture.

Centre de traitement vs entrepôts d’expédition

Un centre de traitement est un lieu où les détaillants préparent, emballent et expédient les commandes des clients. Les mêmes tâches peuvent avoir lieu dans un entrepôt d’expédition, mais les entrepôts ont tendance à être plus grands que les centres de traitement de commandes. Ils ont également un taux de rotation des stocks plus faible car les articles peuvent y être stockés pendant plus longtemps.

Types d’entrepôts

Public

Un entrepôt public est accessible à tous. Le plus souvent, ils sont détenus par des entreprises de logistique tierces. Ils ne sont pas limités à une entreprise spécifique : toute personne qui paie pour les services d’un 3PL peut stocker et expédier son inventaire depuis l’entrepôt public.

La plupart des 3PL offrent des conditions de stockage flexibles, permettant aux détaillants de louer de l’espace à court ou à long terme. Il s’agit donc souvent de l’option la moins coûteuse pour les détaillants qui ne stockent ou n’expédient pas suffisamment de produits pour justifier l’exploitation de leur propre entrepôt.

Privé

Un entrepôt privé est détenu ou loué par une seule entreprise. Seul votre inventaire y sera stocké, ce qui le rend plus sûr qu’un entrepôt public. Il y a également moins de risques que vos articles soient mélangés avec celui d’une autre marque.

Cependant, il est beaucoup plus coûteux d’exploiter un entrepôt privé, et vous ne récupérerez peut-être pas toujours cet argent, surtout en période de faible demande. Ils sont le plus souvent utilisés par des fabricants, des grossistes ou de grands détaillants avec plusieurs points de vente, qui ont des besoins de stockage constants tout au long de l’année.

Coopératif

Un entrepôt coopératif est une installation de stockage qui représente un juste milieu entre public et privé. Dans ce scénario, l’entrepôt d’expédition est détenu et géré par plusieurs entreprises ou membres d’une organisation.

Admettons que vous vendiez des produits alimentaires. Vous aurez donc besoin de systèmes de réfrigération. Si vous ne souhaitez pas investir dans votre propre entrepôt privé ni rejoindre un entrepôt public générique, vous pourriez trouver un entrepôt coopératif spécifiquement conçu pour d’autres détaillants dans l’alimentaire.

Douanier ou hors taxes

Un entrepôt douanier est un lieu où l’inventaire peut être stocké temporairement sans payer de droits ou de taxes d’importation. Également connu sous le nom d’entrepôts hors taxes, ils sont généralement détenus et gérés par les autorités douanières.

Les entrepôts douaniers valent la peine d’être envisagés si vous prévoyez d’importer des produits de l’étranger, mais souhaitez étaler les frais de douane pour améliorer votre flux de trésorerie. Ils peuvent rester dans l’entrepôt pendant une certaine période. Ce n’est qu’au moment de leur retrait qu’ils sont soumis au tarif douanier.

Services d’expédition en entrepôt pour les détaillants

L’inflation et le manque d’espace font grimper les tarifs des entrepôts. Les services d’expédition en entrepôt contribuent à répartir le coût de l’espace de stockage tout en externalisant le traitement des commandes. La plupart louent de l’espace dans leurs entrepôts à des détaillants qui ne stockent ou n’expédient pas suffisamment d’inventaire pour justifier les frais d’un entrepôt entier. Et pour une petite commission sur chaque commande, leurs employés d’entrepôt peuvent préparer, emballer et expédier les articles à vos clients sans intervention de votre part.

Conseils pour l’expédition en entrepôt

L’expédition en entrepôt est un moyen efficace de livrer des produits à vos clients rapidement et à moindre coût. Voici huit conseils pour vous garder sur la bonne voie :

• Optimisez la disposition de l’entrepôt. Il doit être aussi facile que possible de localiser un produit spécifique et de l’emballer pour une commande client. Optimisez votre disposition pour avoir des postes d’emballage bien indiqués et placez les produits les plus vendus sur des étagères organisées près de ces stations. Cela limitera la distance que votre équipe de traitement doit parcourir, ce qui les aidera à emballer les commandes plus efficacement.
• Utilisez un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS). Les entrepôts peuvent être de grands espaces, il n’est pas toujours facile d’y trouver un produit spécifique. Un outil WMS peut gérer tous les aspects des opérations d’expédition en entrepôt : il peut vous indiquer où se trouvent les produits, attribuer des tâches à chaque membre du personnel et gérer la manière dont vous recevez de nouveaux stocks.
• Automatisez autant que possible. Toutes les tâches de l’entrepôt n’ont pas besoin d’être effectuées manuellement. Vous pouvez réduire les erreurs humaines et augmenter la productivité en automatisant des processus tels que la création de bons de livraison ou le réapprovisionnement.
• Utilisez des systèmes de gestion des stocks en temps réel. L’inventaire peut se vendre rapidement, en particulier si vous expédiez des produits achetés par divers canaux de vente. Un système de gestion des stocks peut aider à la planification de la demande, montrer combien de produits votre entrepôt détient et vous informer de toute incohérence dans l’inventaire.
• Mettez en œuvre des procédures de contrôle de qualité. Les entrepôts ne sont pas seulement des lieux pour stocker des stocks invendus : ce sont des endroits idéaux pour gérer les retours clients et recevoir des livraisons de la part de vos fournisseurs. Mettez en place une zone désignée pour l’inventaire non approuvé, séparée des biens approuvés. Cela empêchera les produits de qualité inférieure, comme les articles endommagés renvoyés, de se retrouver sur vos étagères.
• Pensez aux risques pour la santé et la sécurité. Les entrepôts d’expédition disposent de machines pour transporter ou soulever l’inventaire. Les produits peuvent également tomber des étagères verticales. Assurez-vous que chaque employé de l’entrepôt a reçu une formation sur la santé et la sécurité pour empêcher les accidents.
• Obtenez des étiquettes d’expédition à prix réduit. La dernière étape du processus d’expédition en entrepôt consiste à transmettre les colis aux transporteurs pour livraison. Travaillez avec des services comme Shopify Shipping pour profiter de réductions allant jusqu’à 88 % sur les étiquettes d’expédition de transporteurs comme UPS et DHL Express.
• Choisissez des matériaux d’emballage appropriés. Optez pour des options légères qui sont plus durables et rentables, comme le carton ondulé, lors de l’emballage et de l’expédition des commandes depuis l’entrepôt.

Envisagez l’expédition en entrepôt pour votre entreprise de vente au détail

L’expédition en entrepôt est un excellent moyen de conserver des stocks avant qu’ils n’arrivent dans votre magasin. Et si vous gérez des commandes en ligne en plus de celles traitées en magasin, vous n’aurez pas besoin de détourner des ressources de votre équipe de vente pour s’en charger : ce sera la responsabilité de votre équipe en entrepôt.