Gestion des stocks ERP : définition et fonctionnement

Les propriétaires de magasins de détail n'ont jamais eu autant de données à leur disposition. Cela représente à la fois un avantage concurrentiel et un défi : bien que la technologie puisse suivre chaque aspect du processus de gestion des stocks, le véritable enjeu réside dans l'identification des indicateurs clés, l'assurance de l'exactitude des données et la comparaison avec d'autres processus commerciaux.

Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) peuvent résoudre ces défis de gestion des stocks pour les détaillants. Ils permettent de transférer les données d'inventaire vers un tableau de bord centralisé qui regroupe d'autres informations commerciales. Vous pouvez même automatiser des processus fastidieux pour gérer un magasin de détail plus efficace et rentable. Ce guide explique comment les utiliser.

Qu'est-ce que la gestion des stocks avec un ERP ?

Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) aident les détaillants à gérer leurs stocks. Vous pouvez les utiliser pour regrouper différents logiciels, outils et applications. Cela est particulièrement utile pour la gestion des stocks, car vous pouvez centraliser les données d'inventaire, communiquer avec les fournisseurs et exécuter les commandes plus efficacement, le tout depuis un tableau de bord ERP.

Comment fonctionne la gestion des stocks avec un ERP

Un système ERP est une base de données centralisée pour toutes les opérations de votre entreprise de détail. Il vous permet de combiner les informations sur les stocks avec des données provenant de plusieurs sources telles que la comptabilité, les finances, la chaîne d'approvisionnement, la logistique et les canaux de marketing. Cela se fait grâce à des intégrations, qui permettent un transfert fluide des données entre le canal d'origine et le logiciel ERP.

Avantages de la gestion des stocks ERP

Intégrations e-commerce intégrées

Il y a de fortes chances que le logiciel ERP que vous avez choisi dispose déjà d'intégrations avec votre fournisseur e-commerce, vous faisant ainsi gagner du temps et de l'argent. Vous n'avez pas besoin de configurer la technologie vous-même, ni d'investir dans de nouvelles compétences en codage.

Shopify dispose notamment de son propre programme ERP mondial qui permet aux partenaires ERP d'intégrer leur logiciel avec des applications dans la boutique d'applications Shopify. Il vous suffit d'installer l'ERP, d'intégrer les applications e-commerce que vous utilisez, et de voir toutes vos données en un seul endroit centralisé.

Économie de coûts

Le coût initial d'un système ERP est un petit prix à payer compte tenu des économies potentielles à long terme. Grâce à son tableau de bord, vous pouvez automatiser des processus liés aux stocks comme la commande de nouveaux produits, ce qui vous fera économiser des ressources que vous auriez dépensées à effectuer ces tâches manuellement.

De plus, lorsque votre ensemble d'outils communique avec d'autres technologies dans votre ERP, vous pouvez améliorer l'exactitude de l'inventaire. Il n'y a aucun risque que des erreurs de copie manuelle perturbent vos niveaux de stock. L'ERP est une source d'information centralisée qui est toujours exacte et mise à jour en temps réel en fonction de vos sources de données d'inventaire.

Mise en œuvre rapide

La gestion manuelle des stocks prend du temps. Vous devez passer en revue votre inventaire et effectuer des vérifications manuelles des stocks pour chaque entrepôt ou emplacement de stockage, puis comparer cela avec les données d'autres systèmes (comme votre logiciel de comptabilité). Lorsque vos données sont enfin à jour, il est déjà temps de recommencer, ce qui vous laisse peu de temps pour transformer vos données d'inventaire en informations exploitables.

Imaginons que des données en temps réel extraites de votre logiciel de gestion des stocks (IMS) montrent que votre inventaire sera épuisé dans six semaines. L'intégration ERP avec votre plateforme de gestion des fournisseurs indique que le délai de réapprovisionnement est de quatre semaines. Vous avez pris conscience de cette information avec deux semaines d'avance—suffisamment de temps pour passer une nouvelle commande auprès de votre grossiste et éviter les ruptures de stock.

Évolutivité

Les entreprises en pleine croissance ont plus de stocks que le mois précédent. Vous pouvez compiler les niveaux de stock dans un ERP et les comparer à d'autres indicateurs (tels que les coûts de stockage et les délais de livraison des fournisseurs) afin d'optimiser les niveaux de stock.

Les systèmes ERP peuvent également prendre en charge les aspects financiers et de conformité liés à l'exploitation d'une grande entreprise. Vous pourrez suivre les expéditions, les contrats avec les fournisseurs, les registres de stock et les reçus à partir d'un seul tableau de bord.

Fonctionnalités clés à rechercher dans un système de gestion des stocks ERP

Gestion de la chaîne d'approvisionnement

Savoir où se trouve votre inventaire ne suffit pas. À mesure que votre entreprise de détail se développe, vous aurez besoin d'une visibilité de bout en bout sur l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement, depuis les commandes que vous avez passées auprès des fournisseurs jusqu'aux ventes de produits.

Vérifiez que votre système de gestion des stocks ERP peut s'intégrer à vos outils de chaîne d'approvisionnement. Cela peut inclure des logiciels de gestion des relations fournisseurs (SRM), des outils de suivi des expéditions et des applications de signature électronique.

Automatisation

Les automatisations concernent les tâches qui s'effectuent automatiquement sans que vous ayez besoin de le faire vous-même. Vérifiez que votre système ERP vous permet de configurer ces automatisations pour économiser des ressources — en particulier le temps et l'argent que vous dépenseriez à les effectuer manuellement.

Pour illustrer cela, disons que votre IMS montre que la quantité d'un SKU particulier est tombée en dessous de votre niveau de stock de sécurité prédéterminé. Créez une automatisation dans votre ERP qui génère une commande d'achat et contacte vos fournisseurs une fois que la quantité tombe en dessous de 50. Il n'est pas nécessaire que vous vérifiiez manuellement le stock et que vous envoyiez un e-mail à votre fournisseur pour le réapprovisionnement—l'ERP s'en charge pour vous.

Analyse et reporting

Le commerce de détail n'est pas le seul canal de vente que vous pouvez utiliser pour vendre des produits. La plupart des marques mélangent les ventes hors ligne avec leur propre site web, les annonces sur les places de marché et les vitrines sur les réseaux sociaux pour vendre aux clients sur les canaux qu'ils préfèrent.

Sans un ERP, il est incroyablement difficile de gérer cela. Vous pourriez vendre un produit à un client en magasin, alors qu’une autre personne est en train d’acheter le même en ligne. Vous ne réalisez que le produit est en rupture de stock qu’après avoir encaissé leur paiement. Que faire maintenant ?

Au lieu de décevoir l'un ou l'autre client, un système de gestion des stocks ERP affiche les niveaux d'inventaire en temps réel dès que les produits quittent vos étagères. Lorsque le produit est épuisé en magasin et qu'il n'y a plus d'unités restantes, une intégration ERP peut mettre à jour votre boutique en ligne pour indiquer que le produit est indisponible. Elle peut également vous envoyer une notification pour réapprovisionner l'inventaire une fois que la quantité tombe en dessous d'un certain niveau pour un reporting précis.

Comptabilité

Vous aurez besoin de données d'inventaire pour tenir des registres financiers précis. Cela inclut les achats, les revenus des ventes, le coût des biens vendus (COGS), les évaluations d'inventaire et les ajustements — tous ces éléments apparaissent sur des documents financiers importants tels que votre bilan et vos déclarations fiscales.

Les intégrations ERP comptables permettent de garantir l'exactitude de ces données par rapport aux données d'inventaire que vous avez collectées. Elles facilitent également la mise en conformité, car vous pouvez clairement montrer d'où proviennent et où vont votre argent (et vos stocks).

CRM

Le service client peut faire ou défaire une entreprise. Cela peut entraîner la perte définitive de clients fidèles.

Le logiciel de gestion de la relation client (CRM) est l'arme secrète de tout marketeur. Il stocke des données sur chaque client, y compris ses achats précédents, ses interactions avec le service client et la valeur à vie du client, afin que vous puissiez personnaliser toute interaction future avec lui.

Si votre système ERP propose une intégration CRM, toute personne en charge du service client peut accéder à ces profils tout en recherchant d'autres données pour traiter leur demande.

Imaginons qu'un client se plaint d'une commande manquante, par exemple. Vous pouvez consulter son historique de commandes et analyser le suivi d'expédition pour la localiser. Avant de proposer d'envoyer un remplacement, vous pourriez trouver des produits à vendre en complément et les inclure dans la prochaine expédition en guise d'excuse. Avant de le faire, utilisez le système de gestion des stocks ERP pour vérifier que vous avez suffisamment d'unités en stock.

Gestion d'entrepôt

Il y a beaucoup d'éléments à gérer dans un entrepôt, de l'organisation des stocks à la préparation et l'expédition des commandes. Votre ERP doit fournir des informations sur tous ces processus afin que vous puissiez localiser précisément l'inventaire, confirmer que les niveaux de stock sont exacts et mettre en évidence les problèmes d'inventaire (comme les risques de rupture de stock pour les produits populaires).

Si vous avez externalisé cet aspect de votre entreprise de détail à une entreprise de logistique tierce, vérifiez que leur technologie de gestion d'entrepôt fonctionne avec votre ERP. Cela vous donnera une meilleure visibilité sur la gestion de votre stock dans l'entrepôt sans avoir à demander des mises à jour régulières au 3PL.

Code-barres et numérisation

Au lieu de compter manuellement et d'enregistrer l'inventaire, les systèmes de code-barres vous permettent d'utiliser des scanners portables ou des appareils mobiles pour mettre à jour rapidement les détails de l'inventaire et trouver des informations sur les produits.

Avant de choisir votre système, confirmez que l'ERP s'intègre à la technologie de code-barres que vous utilisez. Tenez compte de toutes les étapes du cycle de vie du produit. Le système de code-barres doit afficher les données dans votre ERP dès que vous avez marqué la réception d'une livraison de votre fournisseur dans votre entrepôt, jusqu'à l'enregistrement d'une commande dans votre système de point de vente (POS) à la caisse.

Quelles sont les limites de la gestion des stocks via ERP ?

Malgré les avantages que les systèmes de gestion des stocks ERP peuvent offrir, certains détaillants sont découragés par les aspects suivants :

• Complexité. Le logiciel ERP est généralement réservé aux grandes entreprises disposant d'équipes techniques dédiées, ce qui rend difficile la mise en place d'un tel système pour les détaillants de petite ou moyenne taille.

• Coûts supplémentaires. L'avantage est qu'il est hautement personnalisable, mais n'oubliez pas de prendre en compte le coût de chaque application ou logiciel que vous intégrez à votre ERP. Celui-ci peut être considérablement plus élevé que les frais d'abonnement à l'ERP.

• Risques de cybersécurité. Chaque fois que vous déplacez des données d'un endroit à un autre, il y a un risque que des hackers interceptent la connexion et accèdent à vos données sensibles. Les intégrations entre votre ERP et d'autres logiciels doivent être cryptées et sécurisées.
• Changements technologiques. Vous dépendez des intégrations entre les fournisseurs et la plateforme ERP. Si un fournisseur de technologie (comme une application de gestion des stocks) décide de retirer son logiciel de l'ERP, vous devrez en trouver un autre. Cela peut être complexe et long à résoudre.

Avez-vous besoin d'un ERP pour gérer les stocks ?

Bien qu'un système de gestion des stocks ERP offre une pléthore d'avantages, il existe également des inconvénients notables. Vous seul pouvez décider s'il vaut la peine d'investir dans un tableau de bord centralisé pour la gestion des stocks qui tire également des données des logiciels de finance, de logistique et de CRM.

Si vous gérez les stocks à petite échelle et ne prévoyez pas d'expansion significative dans les années à venir, il est probable que ce ne soit pas une priorité d'investir dans un système ERP. Des applications de gestion des stocks comme Stocky peuvent faire la plupart du travail pour vous.

Cependant, si vous prévoyez de gérer des stocks plus importants et souhaitez combiner les indicateurs d'inventaire avec d'autres données commerciales, il pourrait être judicieux d'investir dans un système de gestion des stocks ERP.

Connectez votre solution de gestion des stocks ERP à Shopify

Vous avez décidé qu'un système ERP vous aidera à mieux gérer vos stocks ? Le programme ERP mondial de Shopify vous aide à connecter votre boutique et vos données d'inventaire avec des ERP populaires comme Netsuite, Acumatica et Microsoft Dynamics 365 Business Central, afin que vous puissiez laisser les données circuler librement de votre administration Shopify vers votre nouvel ERP.