Tout savoir sur l’intégration ERP : définition, avantages et conseils

L'intégration d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) joue un rôle central dans la modernisation et l'optimisation des processus de gestion d'une entreprise.

Mais qu'est-ce qu'une intégration ERP ? Pourquoi est-ce crucial pour votre entreprise ? Et comment s'y prendre pour garantir une mise en place efficace et pérenne ?

Découvrez notre guide complet sur l'intégration ERP et ses avantages.

Définition d'un progiciel de gestion intégré (ERP)

Un ERP, ou « Enterprise Resource Planning » est un progiciel de gestion intégré, c'est-à-dire un système conçu pour centraliser et harmoniser la gestion des informations et des processus opérationnels d'une entreprise.

L'ERP joue un rôle crucial dans toute entreprise, permettant de générer une plateforme unique où toutes les données essentielles de celle-ci sont stockées, traitées et consultées.

Les fonctionnalités d'un ERP sont vastes et englobent de nombreux domaines d'activité. Parmi les plus courantes, on retrouve :

• la gestion des stocks, permettant un suivi précis des entrées et sorties de marchandises ;
• la comptabilité, offrant une vision claire de la santé financière ;
• la gestion des ressources humaines, centralisant les informations relatives aux employés, à leur carrière et à leurs formations.

Le principal atout d'un logiciel ERP réside donc dans sa capacité à centraliser l'ensemble des données. Plus besoin de systèmes disparates engendrant des pertes de données constantes, l'ERP offre une vue d'ensemble avantageuse. Chaque service de l'entreprise a ainsi un accès instantané à des données réelles et fiables, ce qui améliore leur prise de décision et la cohérence dans leurs actions. Un indispensable pour un e-commerce !

Qu'est-ce qu'une intégration ERP ?

L'intégration ERP est le processus qui consiste à connecter un système de planification des ressources d'entreprise avec d'autres applications logicielles, bases de données ou systèmes externes. Elle permet un flux de données fluide, une synchronisation et une automatisation entre différentes fonctions commerciales, améliorant ainsi l'efficacité, la visibilité et les capacités de prise de décision au sein d'une organisation.

En termes simples, c'est un moyen d'automatiser les processus métier et d'améliorer la productivité dans toute l'entreprise.

Beaucoup d’entreprises considèrent qu'il est très ou extrêmement important de briser les silos de données et de favoriser une meilleure communication et collaboration internes. L'intégration ERP aide à créer une source unique de vérité dans votre entreprise, ce qui signifie que les informations pertinentes peuvent être partagées entre les départements rapidement et facilement.

Les méthodes d'intégration les plus courantes incluent :

• Les intégrations personnalisées, qui font référence à une entreprise construisant sa propre intégration principale. Les programmeurs peuvent faire correspondre le code API d'un logiciel avec le système ERP qu'ils souhaitent intégrer. Elles nécessitent des ressources techniques et prennent du temps.
• Les intégrations natives ou construites par le fournisseur, qui font référence aux intégrations prêtes à l'emploi qui vous permettent de connecter des applications spécifiques. Par exemple, de nombreux outils se connectent aujourd'hui directement avec Shopify. Elles couvrent les cas d'usage populaires et n'ont généralement pas de coûts d'abonnement supplémentaires.
• La plateforme d'intégration en tant que service (iPaaS), qui est une solution basée sur le cloud qui construit et déploie des intégrations. Avec iPaaS, les organisations peuvent créer des flux de travail qui connectent les applications basées sur le cloud et les déployer sans installer ou gérer de matériel.

L'évolution de l'ERP : du local au cloud

Les logiciels ERP ont bien évolué depuis leur toute première apparition. Au départ, les premières solutions ERP étaient des systèmes locaux, également connus sous l'appellation « on-premise ». Ceux-ci nécessitent la présence de serveurs physiques au sein de l'entreprise, e-commerce ou non, ainsi qu'une installation et une maintenance exigeantes.

Heureusement, avec la montée en puissance de la digitalisation des entreprises, et le développement du cloud, les ERP ont progressivement migré vers des solutions basées sur le cloud, justement.

Les avantages des ERP basés sur le cloud sont nombreux :

• Ils réduisent la nécessité d'investissements dans du matériel coûteux ;
• Les mises à jour et la maintenance sont généralement prises en charge par le fournisseur ;
• La flexibilité offerte par le cloud permet aux entreprises d'évoluer rapidement ;
• La possibilité d'accéder à l'ERP de n'importe où, tant qu'une connexion internet est disponible.

Cependant, passer au cloud comporte aussi quelques défis, comme celui de la sécurité des données, même si de nombreux fournisseurs investissent massivement dans la sécurisation de leurs plateformes.

L'importance de l'intégration ERP

L'intégration ERP ne se limite pas à la simple mise en œuvre d'un logiciel. L'intégration est ce qui permet de rendre ce logiciel efficace, en harmonisant et en synchronisant les différents processus de votre organisation. Sans une intégration adéquate, même le système le plus performant peut s'avérer inefficace.

Il existe plusieurs méthodes pour une intégration ERP réussie qui permettent d'assurer une bonne communication entre les divers modules et d'éviter les doublons ou incohérences de données. Une bonne intégration optimise la collaboration entre les équipes, la prise de décision, la réactivité et l'efficacité opérationnelle. Elle met fin aux organisations unilatérales et favorise une vision globale et unifiée de l'entreprise.

Par exemple, si une entreprise adopte un ERP sans avoir pensé à ses besoins d'intégration, elle peut se retrouver avec des départements fonctionnant en décalage, avec des stocks mal synchronisés par rapport aux commandes en cours, ou avec une comptabilité décalée, voire erronée. Ainsi, la simple possession d'un ERP ne garantit pas le succès. Il faut absolument passer par un intégrateur ERP.

Enfin, l'intégration ERP permet d'optimiser les postes de travail de votre business. En intégrant toutes les composantes de l'entreprise, de la chaîne d'approvisionnement à la relation client, elle garantit que chaque processus est calibré pour opérer de manière optimale.

Les avantages de l'intégration ERP pour un e-commerce

Pour rester compétitif dans le secteur de l'e-commerce, il faut être rigoureux, organisé, et avoir une infrastructure solide et agile, d'où la nécessité de se tourner vers un intégrateur ERP, qui offre de nombreux avantages :

Modernisation des systèmes existants

Dans l'environnement commercial concurrentiel d'aujourd'hui, les organisations découvrent qu'elles n'ont d'autre choix que d'ajouter un système ERP moderne. Les logiciels achetés il y a des années peuvent ne plus supporter le modèle commercial de l'entreprise et peuvent entraver l'innovation.

Centralisation des données

Les intégrations ERP permettent de centraliser les données d'entreprise et d'améliorer la communication dans toute l'organisation. Elles aident à créer un hub central où tous les départements peuvent accéder aux données en temps réel et tirer parti de solutions flexibles et agiles dans un environnement en constante évolution.

Automatisation des processus

Les intégrations ERP facilitent la vie des organisations qui déplacent d'énormes quantités de données chaque minute. Ces intégrations facilitent l'échange de données automatisé et bidirectionnel entre vos systèmes et applications, éliminant les erreurs humaines coûteuses.

Amélioration de l'expérience client

Une excellente expérience client avec personnalisation est au premier plan depuis un certain temps maintenant. En 2023, 74 % des entreprises (en anglais) ont augmenté leurs dépenses d'expérience client. Les intégrations ERP peuvent aider les entreprises à acquérir une compréhension approfondie des préférences et intérêts des clients.

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle. L'intégration ERP simplifie et automatise de nombreux processus de votre organisation, réduisant ainsi les erreurs humaines et permettant une meilleure efficacité.
• Réduction des coûts et du temps de traitement. L'automatisation et l'optimisation des processus de votre boutique en ligne permettent de gagner du temps et donc de réduire les coûts opérationnels.
• Amélioration de la productivité et de la précision des informations. Grâce à la visibilité d'ensemble qu'il offre, l'ERP garantit que toutes les données, des stocks aux commandes clients, sont à jour et précises, éliminant les risques de surstock ou de rupture.
• Amélioration de la prise de décision. Avec un accès à des données fiables et en temps réel, les dirigeants peuvent prendre des décisions rapidement, répondant ainsi efficacement aux besoins du marché.
• Précision des prévisions et des analyses. Les capacités analytiques d'un ERP permettent de prévoir avec précision les tendances des ventes, aidant ainsi à mieux anticiper les demandes.
• Amélioration de la communication interne. En éliminant les silos d'information, l'ERP facilite la communication en temps réel entre les départements, assurant un meilleur flux de travail.
• Facilité d'accès aux informations. Grâce à la plateforme d'intégration, les équipes, qu'elles appartiennent aux services marketing, vente ou logistique, ont un accès uniforme aux informations, favorisant une collaboration efficace.
• Amélioration de la transparence et du partage d'informations. L'ERP offre une vue exhaustive des opérations, renforçant la confiance et la cohésion au sein de l'entreprise.

Les défis de l'intégration ERP

L'intégration d'un projet ERP dans une entreprise ne présente pas que des avantages, mais aussi quelques défis à ne pas négliger.

Dépassement de budget

Les implémentations ERP peuvent coûter trois à quatre fois ce qui était initialement budgété. Les coûts associés à un projet ERP ne se limitent pas au prix du logiciel, de la plateforme d'intégration, ou à la souscription. Cela implique des coûts directs, comme ceux de la mise en œuvre technique, et indirects, comme ceux de la formation des employés aux diverses applications. De plus, une intégration ERP peut prendre plusieurs mois, voire années, ce qui s'ajoute aux coûts globaux. Mais les avantages l'emportent sur les coûts. Les meilleurs partenaires ERP sont essentiels pour créer un bon système ERP pour votre organisation.

Connexions non sécurisées

Votre système ERP abrite les informations commerciales les plus critiques, y compris les données clients sensibles et l'intelligence propriétaire. Elles doivent être protégées à tout prix. L'ajout de plus de complexité à votre système par l'intégration ERP augmente les chances de connexions non sécurisées, ce qui met votre organisation à un niveau de menace plus élevé.

Complexité

Les implémentations ont également tendance à prendre plus de temps que prévu. Les échecs sont souvent le résultat d'une mauvaise communication et planification. Les entreprises doivent souvent surmonter la résistance interne aux nouveaux systèmes, les problèmes d'intégration logicielle et la mauvaise qualité des données.

En effet, un ERP est plus complexe qu'un simple back-office et requiert non seulement une bonne compréhension de l'architecture des différentes fonctionnalités du logiciel, mais aussi des compétences techniques spécialisées, ce qui peut nécessiter le recrutement ou la formation d'experts.

De plus, la mise en place d'un ERP modifie inévitablement les routines et les processus établis. Un changement organisationnel qui peut être compliqué pour vos employés habitués à des processus manuels. Il faut prendre le temps de les former et de tester des méthodes d'intégration ERP en douceur.

Enfin, un projet ERP exige une attention particulière à la sécurité des données. Vous devez veiller non seulement à protéger ces informations, mais aussi à garantir que vos systèmes sont en conformité avec les diverses réglementations en vigueur.

Types d'intégrations ERP

Le type d'intégration ERP que vous choisissez dépend de vos ressources informatiques et de vos besoins commerciaux spécifiques.

Intégration e-commerce

L'intégration e-commerce implique de connecter votre système e-commerce (comme Shopify) avec une solution ERP basée sur le cloud. Ensemble, ils aident à étendre les fonctionnalités de votre boutique e-commerce et à créer de meilleures expériences d'achat pour les clients.

Les données incluant les prospects, les clients, les commandes, les délais d'expédition, les taxes et le support client sont toutes suivies grâce à une intégration ERP e-commerce.

Gestion de la relation client (CRM)

Chaque entreprise e-commerce a besoin d'un moyen standardisé de gérer les prospects et les clients. Les systèmes CRM gèrent les données clients comme les achats et les informations de contact, qui peuvent être utilisées par les équipes de vente et de marketing.

Business Intelligence (BI)

Les logiciels de business intelligence sont conçus pour récupérer, analyser et rapporter des données. Les logiciels BI sont importants pour les entreprises en transformation numérique car ils offrent une visibilité sur les données d'une entreprise.

Ressources humaines

Aucun autre département n'a plus de tâches administratives que les ressources humaines. Entre la paie, le recrutement, les évaluations et les offres d'emploi, la gestion des données RH peut rapidement devenir écrasante.

Gestion de projet

Comme les logiciels BI, certains systèmes ERP peuvent inclure des solutions de gestion de projet. Pourtant, de nombreuses entreprises qui commencent à construire leurs systèmes ERP utilisent déjà des logiciels de gestion de projet plus complexes.

La relation entre ERP, CRM et API

Si vous recherchez une solution ERP, vous avez peut-être entendu parler également de CRM et d'API. Trois systèmes bien distincts qu'il est indispensable de comprendre pour la mise en place d'un système d'information efficace, et bien intégré.

Un CRM, ou Customer Relationship Management, comprend l'ensemble des outils, techniques et méthodes destinés à capter, traiter et analyser les informations relatives à divers clients ou prospects. Le but est de les fidéliser et d'offrir le meilleur service possible. Contrairement à un ERP, qui est centré sur un processus internet, un CRM est un outil de gestion des relations externes avec les clients existants ou potentiels.

L'API, ou Application Programming Interface, désigne un ensemble d'outils qui permettent à différentes applications logicielles de communiquer entre elles. L'API joue un rôle d'interprète entre deux systèmes, qui, sans elle, auraient des difficultés à échanger et à comprendre les données de l'autre. C'est pourquoi une API est souvent utilisée dans les méthodes d'intégration ERP.

L'interaction entre l'ERP, le CRM et les API est une synergie qui donne naissance à un système d'information intégré. Un ERP peut gérer des aspects comme la comptabilité, les ressources humaines et la chaîne d'approvisionnement, tandis que le CRM s'occupe de la gestion de la relation client. Les API interviennent pour assurer que ces systèmes puissent partager et échanger des informations sans souci.

L'importance des API dans l'intégration ERP

Les systèmes ERP ont radicalement modifié la façon dont les entreprises gèrent et automatisent leurs processus internes. Néanmoins, les complexes besoins d'intégration d'un système ERP nécessitent bien généralement l'intervention d'une autre plateforme, les API (Application Programming Interface).

En effet, les API agissent comme un traducteur numérique, permettant à différentes applications de communiquer entre elles. Concrètement, lorsqu'une entreprise souhaite que son ERP communique avec un autre système, que ce soit un CRM, un outil de gestion de la chaîne logistique ou toute autre plateforme, les API traduisent et transmettent ces requêtes d'une manière que les deux systèmes peuvent comprendre.

Prenons un exemple concret : une entreprise d'e-commerce souhaite que chaque nouvelle vente sur son site web déclenche une mise à jour de ses stocks dans son ERP. Grâce à l'API, l'ERP et la plateforme e-commerce peuvent échanger des informations en temps réel et ainsi garantir que les stocks et les ventes sont synchronisés.

Les avantages de l'utilisation des API dans l'intégration ERP sont nombreux. Cela permet une intégration plus fluide de l'ERP, mais aussi une meilleure flexibilité, en permettant aux entreprises d'ajouter ou de modifier des fonctionnalités sans perturber le fonctionnement global. De plus, une API renforce la sécurité des données contre les accès non autorisés.

Intégration du CRM dans le système ERP

De nombreuses entreprises, particulièrement dans le secteur e-commerce, fonctionnent avec un logiciel CRM, qu'il faudra donc intégrer à votre système ERP choisi.

Il existe de nombreux avantages à cette intégration qui apporte une meilleure visibilité sur les données clients en créant une seule source pour tous les départements, de la vente à la finance. Cette centralisation favorise la prise de décision et améliore le service client, qui se retrouve avec un accès rapide et complet aux informations des clients. Enfin, cette intégration optimise les efforts de vos équipes de vente et de marketing, en leur permettant de mieux cibler les campagnes et de suivre les retours sur investissement.

Malgré ces nombreux avantages, l'intégration CRM-ERP présente également certains défis par sa complexité technique, notamment si les deux systèmes proviennent de différents fournisseurs. De plus, garantir que vos employés s'adaptent à ce nouveau système peut nécessiter une formation, et donc un investissement en temps et en ressources.

Pour que cette fusion CRM-ERP soit un succès, il est essentiel de choisir le bon CRM compatible avec votre ERP, ou vice versa. Veillez à bien planifier l'intégration et à anticiper les éventuels obstacles techniques et organisationnels. Enfin, offrir une formation continue à vos employés garantira que le système intégré est utilisé de façon efficace.

Conseils pour une intégration ERP réussie

Une bonne intégration ERP est une étape cruciale pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus. Pour cela, il est important de suivre quelques étapes clés :

Avoir un plan d'intégration en place

Avant de chercher à intégrer un ERP, créez un plan avec votre équipe. Ayez une personne qui comprend vos objectifs commerciaux et vos processus internes pour diriger le projet. Travaillez avec les parties prenantes pour planifier tous les obstacles qui peuvent survenir.

Informer les employés, partenaires et fournisseurs du changement

Les entreprises utilisant des systèmes plus anciens rencontreront probablement des changements et de la résistance lors de l'intégration d'un ERP. Les processus métier, les rôles et d'autres éléments centraux au fonctionnement d'une entreprise pourraient être affectés.

Pratiquer une bonne gestion des données

Une gestion solide des données est l'épine dorsale de l'intégration ERP. Avoir des données propres et fiables qui donnent un aperçu solide de vos processus métier aura un impact sur votre résultat net.

1) Procédez à une évaluation préalable et à une planification soignée

Avant même de penser à l'intégration, il vous faut analyser vos besoins pour sélectionner l'ERP le plus adapté pour votre entreprise. Ensuite, définissez des objectifs mesurables d'intégration, ainsi que la mise en place d'un calendrier précis pour vous aider à atteindre votre but.

2) Mettez en œuvre des tests rigoureux

Veillez à ne pas précipiter le processus d'intégration, et à procéder étape par étape. À chaque étape mise en place, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu et que le système est stable. Cela vous permettra d'identifier rapidement les éventuelles failles dans votre système.

3) Formez vos équipes en continu

Même si vous parvenez à intégrer votre ERP de façon efficace, il restera des obstacles pour vos employés qui n'ont pas l'habitude d'utiliser ce système. D'où l'importance de la formation continue, qui vous permettra d'assurer une bonne prise en main de la part de toutes vos équipes.

Intégration de Shopify avec les principaux systèmes ERP

Pour qu'une entreprise puisse tirer pleinement parti de la puissance de Shopify, l'intégration avec un système ERP s'impose. Elle constitue la passerelle essentielle vers une gestion efficace et harmonieuse des opérations commerciales sur la plateforme.

Il est clair que l'intégration ERP est le fondement d'une entreprise e-commerce réussie. C'est pourquoi 72 % des entreprises ont déjà une plateforme de commerce SaaS entièrement intégrée dans leurs opérations commerciales.

Avec le Programme ERP Global de Shopify, vous pouvez connecter votre ERP à votre boutique avec un partenaire de planification des ressources d'entreprise via l'App Store Shopify. De plus, Shopify s'est associé avec Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica et Brightpearl pour rendre l'intégration ERP simple.

Intégration de Shopify avec SAP

Shopify est l'une des plateformes e-commerce les plus populaires du marché pour les petites et les grandes entreprises, et peut être intégrée de façon fluide avec SAP, l'un des leaders mondiaux en ERP.

Cette intégration permet d'unifier les opérations commerciales et d'optimiser les processus. Par exemple, intégrer l'ERP SAP à Shopify vous permet de synchroniser les données de vos produits en temps réel, et garantit que toutes les informations affichées sur Shopify reflètent l'état actuel de vos stocks. Cela minimise les erreurs et les incohérences.

Ainsi, lorsqu'un produit est vendu sur Shopify, les niveaux de stock dans SAP sont automatiquement ajustés, évitant ainsi les surventes ou les ruptures de stock. De même, la gestion des commandes devient plus fluide, assurant que toutes les commandes passées sont rapidement traitées et suivies dans SAP.

L'intégration a également un impact sur la gestion de la relation client en permettant une meilleure compréhension et interaction avec les consommateurs, ainsi que sur la gestion financière, puisque toutes les transactions sur Shopify peuvent être automatiquement enregistrées dans la comptabilité de SAP.

Intégration de Shopify avec Oracle

Oracle est un autre géant des bases de données et des solutions ERP, particulièrement apprécié de nombreuses entreprises à travers le monde.

L'un des principaux avantages de l'intégration Shopify-Oracle est l'automatisation des processus d'affaires, qui, plutôt que de s'appuyer sur des interventions humaines, souvent source d'erreur, facilitent les tâches répétitives.

La combinaison Shopify-Oracle permet aussi d'obtenir une plus grande précision des données. En effet, lorsque les informations sont transmises de Shopify à Oracle, les risques d'incohérence ou d'erreurs de saisie sont considérablement réduits, garantissant ainsi la fiabilité des données sur lesquelles l'entreprise s'appuie.

Enfin, un autre avantage est la réduction des délais de traitement. Les commandes, les mises à jour de stock ou toute autre transaction sont traitées quasi instantanément, permettant aux entreprises de répondre plus rapidement aux besoins de leurs clients et d'optimiser la gestion de leurs ressources.

Intégration de Shopify avec NetSuite

L'alliance de Shopify à NetSuite, l'une des solutions ERP les plus complètes, crée une synergie impressionnante pour toute entreprise d'e-commerce.

La capacité d'intégration directe de Shopify à NetSuite ouvre tout d'abord la voie à une excellente visibilité des données. Les entreprises peuvent avoir un aperçu instantané de leurs performances, de leurs ventes, de leurs stocks, et bien plus encore.

Cette transparence des données permet par la suite l'amélioration de l'efficacité opérationnelle. En effet, lorsque les informations circulent sans encombre entre Shopify et NetSuite, les entreprises peuvent réagir plus rapidement, prendre de bonnes décisions et adapter leurs stratégies en conséquence.

De plus, cette intégration permet une gestion centralisée des opérations. Plutôt que de jongler entre plusieurs systèmes, tout peut maintenant être géré depuis une seule interface.