Avis de confidentialité des candidats
Cet avis fournit des informations sur la manière dont Shopify traite les informations personnelles qu'il reçoit lorsque vous postulez à un poste, recommandez un candidat ou êtes considéré(e) pour un poste chez Shopify.
Quelle est l’entité Shopify responsable de vos informations personnelles ?
L'entité Shopify responsable de vos informations personnelles est l'entité Shopify qui serait responsable de votre emploi si vous recevez une offre.
Quelles informations collectons-nous à votre sujet ?
Les informations que vous fournissez
Cette politique couvre les types d'informations personnelles que Shopify peut recevoir directement de vous (qui peuvent inclure des informations personnelles sensibles, selon la juridiction dans laquelle vous résidez), notamment :
| Type d’informations | Exemple |
|---|---|
| Coordonnées | Nom, adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone. |
| Antécédents professionnels | Copie du CV, références des employeurs précédents, lettre de motivation, détails des réalisations professionnelles et des rôles actuels ou antérieurs. |
| Documents de vérification de l’identité | Acte de naissance ou passeport, historique de résidence. |
| Informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche | Copie du passeport et/ou d'autres documents d'identité nationaux, numéro d'identification gouvernemental tel que le numéro de sécurité sociale aux États-Unis, documents d'autorisation de travail ou visas. |
| Antécédents scolaires | Copie des diplômes ou certificats d'études obtenus, relevés de notes d'université ou d'autres établissements d'enseignement et adhésion à des organismes professionnels. |
| Préférences | Vos préférences concernant la possibilité d'être contacté(e) à l'avenir concernant d'autres postes susceptibles de vous intéresser. |
| Tout besoin particulier ou problème de santé et informations relatives à l'hébergement | Besoins d'assistance auditive ou visuelle |
| Informations personnelles fournies lors des entretiens | Antécédents professionnels, antécédents scolaires |
Informations que Shopify peut collecter à partir d’autres sources
La liste suivante énumère les types d'informations personnelles que Shopify peut recevoir depuis d’autres sources (qui peuvent inclure des informations personnelles sensibles, selon la juridiction dans laquelle vous résidez), notamment :
| Type d’informations | Exemple | Source |
|---|---|---|
| Informations sur la vérification des antécédents | Emplois antérieurs, examen approfondi de la formation, vérification des sanctions, antécédents de faillite, antécédents criminels et profils publics (y compris tous les médias sociaux ou autres plateformes en ligne, qu'ils soient professionnels ou personnels, sur lesquels vous avez un profil accessible au public). | Les organismes chargés de l’application de la loi, les établissements d’enseignement, les prestataires de services tiers et les médias sociaux ou autres plateformes en ligne sur lesquels vous disposez d’un profil accessible au public. |
| Lorsqu'elles sont fournies volontairement à un tiers par le candidat, les coordonnées, les antécédents professionnels et les antécédents scolaires | CV du candidat, notes des recruteurs lors de l'entretien initial avec un candidat. | Agences de recrutement |
| Informations relatives à la sélection et à l'évaluation des candidats | Résultats et extrants de toutes les évaluations que vous pourriez effectuer au cours du processus | Prestataires de services agissant au nom de Shopify |
| Informations accessibles au public, telles que les informations sur l'expérience professionnelle et d'autres données en ligne | Informations sur l'expérience professionnelle et autres informations, telles que votre activité sur des comptes de médias sociaux professionnels ou personnels ou sur d'autres sites accessibles au public | Sites publics |
| Informations de parrainage | Si vous êtes parrainé(e), nous traitons les informations que la personne qui vous recommande fournit à votre sujet. | Référent(e) |
Comment utilisons-nous ces informations ?
Dans le tableau ci-dessous, nous expliquons les finalités commerciales pour lesquelles Shopify traite vos informations personnelles, les informations traitées et la base légale sur laquelle Shopify s'appuie pour le faire (dans la mesure où la loi applicable exige une base légale pour traiter les informations personnelles).
| Type d’informations | Comment nous les utilisons | Justification légale (le cas échéant) |
|---|---|---|
| Coordonnées, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, préférences. | Pour communiquer avec vous pendant le processus de recrutement | Nécessité précontractuelle ; Intérêt légitime à communiquer avec des candidats potentiels. |
| Coordonnées, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, préférences. | Pour communiquer avec vous au sujet de postes vacants susceptibles de vous intéresser | Intérêt légitime à communiquer de nouvelles opportunités aux candidats potentiels. |
| Coordonnées | Pour organiser l'envoi d'un ordinateur portable et/ou d'un téléphone portable à un candidat avant son premier jour | Intérêt légitime à fournir aux employés potentiels l’équipement de travail essentiel pour accomplir leurs tâches. |
| Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents scolaires, informations relatives à la sélection et à l'évaluation des candidats. | Pour évaluer vos attributs, qualifications et compétences afin de déterminer si vous êtes éligible pour le poste et évaluer l'efficacité de la sélection des candidats | Intérêt légitime pour déterminer les compétences et les qualifications d’un candidat. |
| Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents scolaires, informations relatives à la sélection et à l'évaluation des candidats. | Pour se préparer aux entretiens ou aux discussions de sélection | Intérêt légitime pour identifier les candidats qualifiés pour les postes vacants. |
| Coordonnées, documents de vérification d'identité, date de naissance, numéro d'identification nationale/numéro d'identification fiscale, antécédents scolaires et toute information ou activité sur les profils de médias sociaux (qu'ils soient professionnels ou personnels) qui sont accessibles au public. | Pour effectuer une vérification des antécédents lorsque cela est légal et lorsque ces vérifications sont considérées comme pertinentes pour le poste | Intérêts légitimes (ou consentement dans la mesure où la loi l'exige) |
| Informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche. | Pour vérifier l'autorisation/l'éligibilité à l'emploi dans le pays d'embauche | Conformité à une obligation légale (c'est-à-dire garantir qu'un employé a le droit de travailler en vertu des lois applicables) |
| Informations personnelles traitées par Shopify comme indiqué ici | Pour faciliter la recherche interne, l'analyse et les rapports internes, y compris la recherche/l'analyse/les rapports relatifs aux besoins en talents de l'entreprise, la planification de l'entreprise et l'amélioration des processus de recrutement | Intérêt légitime pour le reste des informations discutées dans le présent avis de candidature ; Consentement dans la mesure où la loi l'exige. |
| Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents scolaires, informations relatives à la sélection et à l'évaluation des candidats. | Pour enregistrer les entretiens et améliorer nos processus de recrutement | Consentement dans la mesure où la loi l'exige |
Les candidats peuvent choisir d’indiquer eux-mêmes leur race/origine ethnique, leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur âge et leur handicap. Ces réponses nous aideront à évaluer nos pratiques de recrutement et d’embauche. Vous n’êtes pas obligé(e) de répondre à ces questions. Si vous le faites, vos réponses ne seront pas liées à votre nom ou à votre candidature, ne seront pas visibles par le responsable du recrutement qui examine votre candidature et n’auront aucune incidence sur votre candidature. Si vous avez des questions sur la collecte ou l'utilisation de ces informations, veuillez contacter shopify-applicant-privacy@shopify.com .
Quand et avec qui partageons-nous vos informations ?
Shopify utilise un certain nombre d'outils et de prestataires de services tiers pour nous aider à exploiter et à réaliser les objectifs commerciaux énumérés ci-dessus. Nous pouvons partager vos informations avec ces prestataires de services pour soutenir ces efforts, ainsi qu'avec d'autres tiers. Par exemple, nous pouvons partager vos informations avec :
| Prestataire de services | Objectif | Types de données |
|---|---|---|
| Autres entités du groupe Shopify | Pour fournir des services et une assistance à l'ensemble du groupe Shopify à des fins de recrutement et d'intégration. | Coordonnées, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche |
| Ashby | Lorsque vous postulez à un poste, recommandez un candidat ou êtes considéré(e) pour un poste chez Shopify, vos informations sont stockées chez Ashby, conformément à notre accord avec eux. Nous utilisons ces informations pour évaluer votre candidature au poste affiché. Nous pouvons également stocker ces informations et les utiliser en relation avec de futurs postes auxquels vous postulez ou que nous pensons pouvoir vous intéresser compte tenu de votre parcours. | Coordonnées, antécédents professionnels, informations sur le droit de travailler dans le pays d'embauche, antécédents scolaires, potentiel des attentes salariales, notes de référence, notes d'entretien, historique des candidatures (candidats internes/externes), informations démographiques, informations relatives à la sélection et à l'évaluation des candidats |
| Autres tiers | Shopify peut également partager vos informations décrites dans la section « Informations que Shopify peut collecter à votre sujet » ci-dessus avec les régulateurs, les forces de l'ordre, d'autres agences gouvernementales, des partenaires du secteur, nos conseillers si nous pensons de bonne foi qu'il est nécessaire de : répondre conformément à la loi ou aux réglementations applicables, aux ordonnances des tribunaux, aux procédures judiciaires ou aux demandes gouvernementales. Par exemple, le partage avec les régulateurs, les forces de l'ordre ou d'autres agences gouvernementales en réponse à des demandes légales ou le partage avec des plaideurs civils conformément à des ordonnances judiciaires ; protéger les droits, la propriété et la sécurité de notre entreprise, de nos employés ou d'autres personnes, notamment pour prévenir la mort ou des dommages corporels imminents. Par exemple, en partageant avec les forces de l’ordre, dans des situations d’urgence où nous apprenons que la vie d’une personne est en danger. | Coordonnées, antécédents professionnels, antécédents scolaires, NAS, historique d'adresses (fournis pour les vérifications des antécédents via Certn) - Collectés et consultés par des tiers, mais non reçus par Shopify |
| Formstack, Docusign | Pour préparer des offres d'emploi pour les candidats. | Coordonnées (Nom) - Conservées uniquement dans Formstack pendant 7 jours. |
| Helpdesk | Pour envoyer des offres d'emploi aux candidats. | Coordonnées (e-mail) |
| Bot d’offre | Pour préparer des offres d'emploi pour les candidats. | Coordonnées (Nom). Conservé dans iHub pendant 30 jours. |
| Slack | Pour préparer des offres d'emploi pour les candidats. | Coordonnées (Nom). Durée de conservation de deux mois. |
Lorsque nous partageons vos informations avec des prestataires de services externes, nous prenons des mesures pour nous assurer, à la fois techniquement et contractuellement, qu’ils protégeront vos informations comme nous le faisons.
Nous pouvons également être juridiquement contraints, dans certaines circonstances, de communiquer des informations à des tiers, par exemple si nous recevons une ordonnance du tribunal ou une assignation à comparaître nous obligeant à partager des informations.
Shopify ne vend pas les informations personnelles des candidats et ne les partage pas à des fins de publicité comportementale inter-contexte.
Transferts internationaux
Shopify compte des employé(e)s et des sous-traitant(e)s dans le monde entier, y compris en Europe. Si vous avez postulé à un poste en Europe, au Royaume-Uni ou en Suisse, vos informations personnelles sont contrôlées par l'entité Shopify auprès de laquelle vous avez postulé à un poste. Nous pouvons transférer vos données au Canada et aux États-Unis afin que nous puissions traiter toutes les informations sur nos candidats de manière centralisée, afin de faciliter le processus de recrutement et d'intégration. Lorsque vos données traversent les frontières, nous prenons des mesures pour les protéger.
Vos informations sont envoyées à d’autres emplacements Shopify et à des prestataires de services, qui peuvent être situés dans d’autres régions, y compris le Canada (où nous sommes basés) et les États-Unis. Lorsque nous envoyons vos informations personnelles en dehors de l'Europe, nous le faisons conformément au droit européen, y compris les garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types.
Si vous êtes en Europe, au Royaume-Uni ou en Suisse, lorsque nous envoyons vos informations personnelles au Canada, celles-ci sont protégées par la loi canadienne qui, selon la Commission européenne, protégera adéquatement vos informations.
Enfin, même si nous faisons de notre mieux pour protéger vos informations personnelles, nous pouvons parfois être légalement tenus de les divulguer (par exemple, si nous recevons une ordonnance judiciaire valide). Pour en savoir plus sur la manière dont nous répondons à ces ordonnances, veuillez consulter nos directives pour les requêtes juridiques.
Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?
Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour les raisons soulignées dans la présente politique de confidentialité, notamment afin d’exécuter nos obligations contractuelles envers vous, pour respecter nos obligations légales et dans les cas où il est dans notre intérêt légitime de procéder ainsi. Lorsque nous n’avons aucun objectif commercial légitime et continu pour traiter vos informations, nous les supprimerons ou les anonymiserons.
Vos droits en matière de confidentialité
En fonction de votre pays de résidence, vous pouvez avoir le droit de :
- demander une correction/mise à jour et l’accès à vos informations personnelles et des informations sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles ;
- Vous avez le droit de demander la rectification de vos informations personnelles dont nous disposons.
- Vous avez le droit de demander l’arrêt ou la suspension du traitement de vos informations personnelles.
- Vous avez le droit de demander la suppression de vos informations personnelles.
- Vous avez le droit de demander le transfert de vos informations personnelles vers un(e) autre prestataire de services.
- Vous avez le droit de demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles (y compris la limitation de l’utilisation d’informations personnelles sensibles, le cas échéant).
- Vous avez le droit de vous opposer à certaines activités de traitement (par exemple, les activités de profilage sur la base de notre intérêt légitime et la prise de décision automatisée).
- Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente en matière de protection des données dans votre juridiction.
Une fois que Shopify a obtenu votre consentement pour traiter vos informations personnelles, conformément à la loi applicable, votre consentement peut être retiré à tout moment avec effet futur. Si cela s'applique et que vous retirez votre consentement, cela n'invalidera pas (1) la légalité de tout traitement effectué par Shopify avant le retrait, ou (2) le traitement continu par Shopify de tout ou partie de vos informations personnelles sur d'autres bases juridiques, le cas échéant.
Veuillez noter que nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité avant de faciliter ou de vous permettre d'exercer vos droits en matière d'informations personnelles, et pouvons donc vous demander certaines informations lorsque vous soumettez de telles demandes. En vertu de la loi applicable, vous pouvez également soumettre des demandes d’informations personnelles par l’intermédiaire d’un agent autorisé, auquel cas nous pouvons demander des informations supplémentaires pour vérifier l’authenticité de la demande et l’autorisation de l’agent à agir en votre nom.
Si vous avez des questions sur la manière dont nous utilisons ou traitons vos informations, ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière d'informations personnelles (le cas échéant), veuillez contacter l'équipe de confidentialité de Shopify via l'assistance Shopify ou notre portail de demande de données personnelles.
Si vous résidez dans l'Espace économique européen, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle principale de Shopify, de la Commission de protection des données ou de votre autorité de contrôle locale.
Comment pouvez-vous nous contacter ?
Si vous souhaitez poser une question, faire une demande relative à ou vous plaindre de la manière dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez contacter shopify-applicant-privacy@shopify.com ou nous envoyer un courrier à l'une des adresses ci-dessous. Si vous souhaitez soumettre une demande juridiquement contraignante pour exiger les informations personnelles d'une autre personne (par exemple, si vous avez une assignation à comparaître ou une ordonnance du tribunal), veuillez consulter nos Lignes directrices pour les demandes juridiques.
ATTN: Privacy Officer
151 O’Connor Street
Ground floor,
Ottawa (Ontario) K2P 2L8
Canada
Si vous êtes situé en Europe, au Moyen-Orient, en Amérique du Sud ou en Afrique :
ATTN: Data Protection Officer
c/o Intertrust Ireland
2nd Floor 1-2 Victoria Buildings
Haddington Road
Dublin 4, D04 XN32
Irlande
Si vous êtes situé en Asie, en Australie ou en Nouvelle-Zélande :
ATTN: Data Protection Officer
77 Robinson Road,
#13-00 Robinson 77,
Singapore 068896