Btw-vrij dropshippen: heb je een btw-nummer nodig voor dropshipping?

Is btw-vrij dropshippen mogelijk, of heb je een btw-nummer nodig voor dit bedrijfsmodel? Ontdek het in dit artikel over dropshipping en de btw-regels. 

Je bent begonnen met dropshipping, of staat op het punt te beginnen. De droom is helder: een succesvolle webshop, minimale voorraadrisico’s en de vrijheid om overal ter wereld te ondernemen. Maar zodra de eerste euro's binnenkomen, doemt die ene grote, onvermijdelijke vraag op: hoe zit het met de belasting, en meer specifiek, met de btw?

Voor ambitieuze ondernemers die willen schalen, is het essentieel om deze fiscale knoop direct goed te ontwarren. Spoiler: het antwoord is namelijk niet zo simpel als een volmondig 'ja' of 'nee'.

De basis: btw en de verplichte registratie bij de KvK

Voordat we de diepte ingaan, is de fundering helder: in Nederland ben je verplicht om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK) zodra je structureel en met een winstoogmerk goederen of diensten aanbiedt. Dropshipping valt hier onbetwist onder.

Zodra je je inschrijft bij de KvK, word je automatisch ook geregistreerd als ondernemer bij de belastingdienst. Dit betekent dat je, tenzij er uitzonderingen gelden, te maken krijgt met twee belangrijke identificatienummers: het KvK-nummer en het btw-identificatienummer.

Met andere woorden: ja, als dropshipper in Nederland heb je in de regel een btw-nummer nodig. Zonder deze nummers kun je geen zakelijke facturen versturen of ontvangen, wat essentieel is voor je administratie. Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde, en het is een verbruiksbelasting die jij als ondernemer in principe int namens de belastingdienst.

Moet je btw in rekening brengen bij dropshipping?

De verplichting om een btw-nummer te hebben staat los van de vraag of je btw moet berekenen en afdragen. De kern van dropshipping is dat jij als verkoper optreedt. Ook al zie je het product fysiek nooit en verstuurt jouw leverancier het direct naar de klant, in de ogen van de wet heb jij de levering aan de consument (b2c) gedaan.

Omdat je optreedt als verkoper, gelden de normale btw-regels voor de verkoop van goederen. Je moet, tenzij je gebruik maakt van een vrijstelling, het geldende btw-tarief van het land van verkoop in rekening brengen bij je klant.

Echter, dit is waar de fiscale complexiteit van dropshipping om de hoek komt kijken. De btw-plicht is sterk afhankelijk van twee factoren:

1. Jouw totale jaaromzet (voor de kleineondernemersregeling).

2. De locatie van je leverancier en je klant (voor internationale btw-regels).

We beginnen met het 'gouden vangnet' voor startende ondernemers: de kleineondernemersregeling, kortweg de KOR.

De kleineondernemersregeling (KOR) en de btw-vrijstelling

De kleineondernemersregeling (KOR) is dé route naar 'btw-vrij dropshippen' voor beginners. Deze regeling is sinds 2020 vernieuwd en biedt een vrijstelling van de btw-plicht als je omzet niet meer bedraagt dan € 20.000 per kalenderjaar.

Als je als startende dropshipper verwacht onder deze omzetgrens te blijven, kun je de belastingdienst vragen om de KOR toe te passen. Dit heeft de volgende, zeer aantrekkelijke, consequenties voor je dropshipping business: geen btw-aangifte (je hoeft geen btw-aangiftes meer te doen, wat veel administratief werk scheelt), geen btw op facturen (je hoeft geen btw in rekening te brengen bij je klanten, maar vermeldt de KOR-regeling op je facturen), en een potentieel concurrentievoordeel (omdat je geen btw in rekening brengt, kun je je producten goedkoper aanbieden dan btw-plichtige concurrenten).

Dit klinkt als de perfecte deal, maar de KOR kent een cruciaal nadeel dat je marges kan schaden: je mag de btw die jij hebt betaald over je zakelijke aankopen (de zogenaamde voorbelasting) niet terugvragen. Dit geldt voor alle kosten die je maakt, zoals je shopify-abonnementskosten, advertentiekosten (zoals bij Facebook en Google Ads) en natuurlijk de inkoopkosten van je dropshipping-producten.

Juist in een dropshipping-model, waarbij je vaak hoge advertentiekosten hebt en strakke marges hanteert, kan het niet kunnen terugvorderen van btw op deze kosten een serieuze impact hebben. Je moet dus goed doorrekenen of het voordeel van de administratieve eenvoud en de lagere verkoopprijs opweegt tegen het nadeel van de gemiste btw-teruggave.

De KOR in de praktijk: voor- en nadelen voor de startende dropshipper

De KOR is ideaal voor de dropshipper die in de testfase zit, met lage volumes en een beperkte investering in marketing.

De voordelen van de KOR (tot € 20.000 omzet) zijn onder meer maximale eenvoud (direct klaar met btw-administratie, geen aangiftes), een potentieel lagere verkoopprijs die de conversie kan verhogen, en minder foutrisico omdat je niet met btw-berekeningen werkt.

Daartegenover staan de nadelen: gemiste voorbelasting (je kunt de btw op je shopify-abonnement of marketingsoftware niet terugkrijgen, wat je netto winst verlaagt), een internationale drempel (btw op buitenlandse advertenties mislopen) en een potentieel verlies bij groeispurt (bij overschrijding van de € 20.000 omzet val je direct uit de KOR, wat een schok is voor prijsstelling en administratie).

We gaan er vanaf nu vanuit dat je ambities hebt om de € 20.000 ruimschoots te overschrijden. Vanaf dat moment wordt dropshipping fiscaal pas écht interessant, maar ook een stuk ingewikkelder.

Btw bij inkoop buiten de EU

Het overgrote deel van de dropshippers werkt samen met leveranciers die gevestigd zijn buiten de Europese Unie (EU), meestal in China of andere Aziatische landen. In dat geval koop je goederen die in de EU nog moeten worden ingevoerd.

Vroeger was de afhandeling van de btw bij import een nachtmerrie: het product kwam aan bij de grens, de klant moest de btw plus inklaringskosten betalen, wat leidde tot vertraging en boze klanten.

Sinds 1 juli 2021 zijn de regels aangescherpt en ben jij als dropshipper verantwoordelijk voor de btw op deze invoer. Er zijn twee situaties:

• Waarde onder € 150
  Dit is de meest voorkomende dropshipping-situatie. Voor deze zendingen is het gebruik van het import one-stop shop (IOSS) systeem de meest efficiënte oplossing om de btw te regelen.

• Waarde boven € 150
  In dit geval moeten de btw en eventuele douanerechten worden afgerekend bij de grens, waarvoor je de vervoerder (bijvoorbeeld DHL of Fedex) machtigt om dit namens jou te doen. Dit wordt vaak doorbelast aan de consument, maar leidt tot een slechte klantervaring. De focus van de moderne dropshipper ligt daarom op zendingen onder € 150 via IOSS.

Het belang van IOSS: import one-stop shop en de btw-afhandeling

De import one-stop shop (IOSS) is de sleutel tot een soepele klantervaring bij dropshipping. IOSS is een speciale regeling voor ondernemers die goederen met een intrinsieke waarde van maximaal € 150 invoeren in de EU en deze rechtstreeks aan consumenten verkopen.

Hoe werkt IOSS? Het begint bij het afrekenen, waar je het btw-tarief van het land van de klant berekent (bijvoorbeeld 21% voor Nederland, 19% voor Duitsland). Vervolgens deel je jouw unieke IOSS-identificatienummer met je leverancier of logistieke partner buiten de EU. De leverancier vermeldt dit nummer op de zending, wat zorgt voor douanevrijstelling — de klant hoeft bij de grens niets meer te betalen. Ten slotte declareer en betaal jij als verkoper alle verzamelde btw uit alle EU-landen in één keer, maandelijks, aan de Belastingdienst in Nederland via een collectieve afdracht.

Zonder IOSS is jouw klant in het buitenland degene die de btw en vaak hoge afhandelingskosten betaalt bij de deur. Dit is een conversie-killer en een klantenservice-nachtmerrie. Door IOSS te gebruiken, bied je een 'delivered duty paid' (ddp) ervaring, wat cruciaal is voor klanttevredenheid en herhaalaankopen.

Let op: de btw-tarieven zijn verschillend per EU-land. Shopify en andere platforms kunnen de btw-tarieven automatisch voor je instellen en berekenen.

Btw bij de verkoop: de EU-drempel van € 10.000 en de OSS-regeling

Naast de import-btw (via IOSS) heb je te maken met de btw op je verkopen binnen de EU. Als je alleen aan Nederlandse klanten verkoopt, is dit simpel: je rekent het Nederlandse btw-tarief (meestal 21%) en draagt dit af in de Nederlandse btw-aangifte.

Maar zodra je begint met schalen en aan consumenten in andere EU-landen levert — bijvoorbeeld Duitsland, België, Frankrijk — gelden de regels voor afstandsverkopen.

De drempel van € 10.000 

Voor alle afstandsverkopen die je vanuit Nederland naar consumenten in andere EU-landen doet, geldt een totale drempel van  € 10.000 per kalenderjaar.

• Onder € 10.000

Je mag het Nederlandse btw-tarief blijven hanteren en afdragen in Nederland.

• Boven € 10.000
  Zodra je totale omzet aan buitenlandse EU-consumenten boven deze drempel komt, moet je het btw-tarief van het land van de klant in rekening brengen.

Zodra dat laatste gebeurt, explodeert je administratie, want je zou je dan in elk EU-land waar je klanten hebt moeten registreren voor de btw. Dit is gelukkig niet nodig dankzij de one-stop shop (OSS)-regeling.

De OSS-regeling

De OSS-regeling is de verkooptegenhanger van de IOSS-regeling. Met OSS kun je je registreren bij de Belastingdienst in Nederland. Dit stelt je in staat om alle btw die je verschuldigd bent aan andere EU-lidstaten (denk aan de 19% btw uit Duitsland en de 20% btw uit Frankrijk) gezamenlijk aan te geven in één kwartaalaangifte in Nederland. De Nederlandse Belastingdienst verdeelt vervolgens de btw over de verschillende EU-landen.

Dit systeem is ontworpen om schaalbare e-commerce, inclusief dropshipping, binnen de EU fiscaal beheersbaar te houden. Als serieuze dropshipper is de OSS-regeling na het overschrijden van de drempel van € 10.000 een absolute must.

Btw en importheffingen voor dropshippen buiten de EU

Als je goederen vanuit de EU exporteert naar een consument buiten de EU, hoef je geen Nederlandse btw in rekening te brengen (exportvrijstelling). Je verkoopt tegen het 0%-tarief. Je moet wel kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten.

Maar ook al hoef jij geen btw rekening, het kan wel zo zijn dat het land van bestemming lokale belastingen of importheffingen oplegt. Voor het Verenigd Koninkrijk moet je je voor zendingen tot £ 135 registreren voor de VAT en deze afdragen, terwijl de Verenigde Staten werken met een complexe sales tax die per staat verschilt en registratie kan vereisen afhankelijk van je omzet en nexus.

Voor dropshipping naar markten buiten de EU is de gouden regel: wees 100% transparant over eventuele invoerkosten of heffingen die de klant moet betalen. Dit voorkomt vervelende verrassingen bij levering.

De overstap: wanneer de KOR echt niet meer past

De kleineondernemersregeling (KOR) is een uitstekende start, maar op een gegeven moment groeit je business hier overheen. Er zijn twee duidelijke momenten waarop je definitief afscheid moet nemen van de btw-vrijstelling:

1. Zodra je jaaromzet boven de € 20.000 uitkomt, vervalt je btw-vrijstelling en ben je verplicht om per direct de reguliere btw-regels toe te passen (met inachtneming van IOSS en OSS).

2. Zelfs al zit je nog onder de € 20.000 omzet, als je structureel hoge bedrijfskosten met btw maakt (denk aan € 5.000 aan advertenties per kwartaal), is het btw-voordeel van de KOR vaak kleiner dan het nadeel van de gemiste voorbelasting. € 5.000 aan kosten tegen 21% btw is € 1.050 die je kunt terugkrijgen als je in het normale btw-regime zit.

In dit laatste geval is het slim om vrijwillig afstand te doen van de KOR en over te stappen op de reguliere btw-aangifte. Je krijgt dan de btw over je inkoop en kosten terug, wat een directe boost is voor je cashflow.