Net als je reguliere maandelijkse kalender, is een contentkalender een planningsinstrument dat de communicatie tussen leden van je contentteam kan stroomlijnen. Waar contentideeën tussen ontwerpers, copywriters en social media managers worden gedeeld, kan ieder teamlid de contentkalender raadplegen voor informatie over een idee, waaronder de bijbehorende deadline en gerelateerde creatieve middelen.
Hieronder lees je hoe je een contentkalender kunt maken om een naadloze samenwerking en efficiënte uitvoering van je contentstrategie te waarborgen.
Wat is een contentkalender?
Een contentkalender is een digitale kalender die wordt gebruikt om processen te plannen voor het produceren en publiceren van content in je marketingplan, waaronder blogcontent, social media berichten, video's, advertentiecampagnes en andere content die door jouw merk wordt geproduceerd.
Je kunt contentkalenders gebruiken om nieuwe ideeën te brainstormen, creatieve middelen op te slaan en te coördineren met andere teams. Een contentkalender kan ook belangrijke data uit je marketingkalender en wereldgebeurtenissen zoals feestdagen bevatten.
Geen twee contentkalenders zijn hetzelfde; sommige teams gebruiken een eenvoudige spreadsheet, terwijl anderen gespecialiseerde software voor contentkalenders gebruiken. Minimaal gezien is een contentkalender een plek om publicatiedata voor aankomende berichten te noteren en bevat het basisinformatie zoals de titel van het bericht en het platform waar het gepubliceerd zal worden.
Voordelen van een contentkalender
Het creëren en gebruiken van een contentkalender helpt je team om het meeste uit je contentmarketingstrategie te halen. Werken met een kalender kan je helpen om:
- Publicaties bij te houden. Het organiseren van al je content op één plek kan je helpen om een consistent publicatieschema voor elk platform vast te stellen. Een snelle blik op de kalender laat zien hoeveel social posts en blogposts er per week zijn gepland, waardoor het makkelijk is om eventuele gaten in publicatieschema’s op te sporen. Contentkalenders met geautomatiseerde meldingen kunnen ook belanghebbenden verantwoordelijk houden voor hun rol in het productieproces.
- Fouten te verminderen. Het creëren en publiceren van content op een gehaaste manier kan leiden tot typefouten of ontbrekende links. Het van tevoren plannen van content geeft je team de kans om doordacht met de content om te gaan en voldoende tijd te hebben om de tekst te controleren en te bewerken om de nauwkeurigheid voor publicatie te waarborgen.
- Consistente berichtgeving te creëren. Afhankelijk van de grootte van je marketingteam, heb je mogelijk meerdere contentmanagers die publiceren op je website en social media kanalen. Het team kan afstemmen op timing en berichtgeving voor alle kanalen in de contentkalender. Op deze manier eindig je niet met een Instagram-story getiteld “7 redenen waarom we van vanille houden” dat op dezelfde dag wordt gepubliceerd als een Facebook-bericht dat verklaart: “We kunnen niet zonder chocolade.”
- Een enkele bron voor content te hebben. Een goed georganiseerde contentkalender is een one-stop-shop die veelgestelde vragen over aankomende berichten kan beantwoorden die iedereen in het bedrijf kan hebben. In plaats van wanhopig naar links te zoeken, kunnen leden van het contentteam de kalender raadplegen om de aankomende content te vinden die ze nodig hebben. Andere teams, zoals je verkoop- of productteams, kunnen ook naar je contentkalender kijken als ze willen weten welke blog- of social media berichten al zijn gepland.
- Creatieve middelen te centraliseren. Naast het plannen van toekomstige social media berichten en blogcontent, kan een kalender een centrale plek zijn om creatieve middelen op te slaan. Als het social media marketingteam bijvoorbeeld een afbeelding wil gebruiken die eerder in een blogpost is opgenomen, weten beide teams waar ze de afbeelding kunnen vinden.
- Duidelijke archieven bij te houden en duplicatie te vermijden. Bij consistent gebruik kan je contentkalender dienen als een archief van eerder gepubliceerde content. Een helder overzicht van wat je al hebt gepubliceerd kan helpen ervoor te zorgen dat je geen blogposts dupliceert.
Hoe maak je een contentkalender?
Tijd investeren om een duidelijke, functionele contentkalender te maken kan op de lange termijn moeite besparen door je workflow efficiënter te maken en het risico op fouten en duplicatie te verminderen. Gebruik de volgende stappen om aan de slag te gaan:
- Bepaal de reikwijdte
- Bepaal welke details je opneemt
- Stel richtlijnen op
- Verzamel feedback van je contentteam
1. Bepaal de reikwijdte
Een contentkalender kan content voor meerdere kanalen en platforms bevatten of zich richten op een enkel sociaal netwerk. Beslis of je team een aparte social media contentkalender gaat gebruiken, of dat deze kan worden gecombineerd met een contentkalender voor blogs. Als je een klein contentteam hebt met niet meer dan één persoon op ieder kanaal, overweeg dan om een enkele kalender te gebruiken om de communicatie tussen kanaaleigenaren simpel te houden en een centrale plek te creëren om het algemene publicatieschema te bekijken.
Voor grote teams met diepgaande planningsstrategieën die op verschillende platforms zijn afgestemd, zullen individuele kalenders meer gedetailleerde planning en analyse mogelijk maken. Als je kalender meerdere platforms omvat, stel dan een systeem in (zoals een kleurcode) om verschillende soorten content van elkaar te onderscheiden.
2. Bepaal welke details je opneemt
Contentkalenders bevatten vaak de belangrijkste details die nodig zijn om een stuk content te publiceren, waaronder de beoogde publicatiedatum, de titel van het bericht, de tekst voor het bijschrift, links naar andere pagina's op je website en ontwerpmiddelen, enzovoort. Om te bepalen welke details je in de kalender van je team moet opnemen, denk je na over wie deze zal gebruiken, welke informatie ze nodig hebben en hun ideale workflow.
Als je contentkalender bijvoorbeeld bijhoudt welke blogposts op social media worden gepromoot, voeg dan een veld toe in de invoer voor individuele social media berichten waar ze de link naar het artikel kunnen vinden, evenals instructies over waar ze de afbeeldingen kunnen vinden die in het bericht zijn opgenomen. Op die manier weet de social media manager precies hoe hij de content kan vinden en delen.
3. Stel richtlijnen op
Stel duidelijke richtlijnen op voor hoe de contentkalender gebruikt moet worden. Deze richtlijnen moeten uiteenzetten hoe vaak de kalender moet worden bijgewerkt, hoe elke kalenderinvoer eruit moet zien, en hoe middelen moeten worden opgeslagen. Zorg ervoor dat elk lid van je team begrijpt voor welke aspecten van de kalender ze verantwoordelijk zijn.
4. Verzamel feedback van je contentteam
Deel je nieuwe contentkalender met je team en zorg ervoor dat iedereen weet welke rol ze spelen in het onderhouden van de planning. Zodra het proces op gang is en iedereen de contentkalender gebruikt, vraag dan om doorlopende feedback om ervoor te zorgen dat deze voor iedereen goed werkt. Pas de vorm of de workflow aan indien nodig.
Tools voor contentkalenders
Een digitale kalender maakt het eenvoudiger om je publicatieschema te plannen en bij te werken. Bekijk tools voor contentkalenders die merken en social media marketeers gebruiken om georganiseerd te blijven:
- Gratis sjablonen. Downloadbare sjablonen voor contentkalenders zijn online beschikbaar. Je kunt deze sjablonen bijwerken en bewerken om aan de specifieke behoeften van je team te voldoen. Deze sjablonen zijn compatibel met Excel of Google Sheets (Engelstalig).
- Google Sheets. Google Sheets is een gratis, cloudgebaseerde app waarmee teams samen aan een enkele spreadsheet kunnen werken. Dit maakt het makkelijk om content te filteren op elk veld dat je instelt, wat bijvoorbeeld een publicatiedatum, platform en andere categorieën kan zijn.
- Google Calendar. Google Calendar is een andere gratis Google-app waarmee je evenementen kunt creëren, taken kunt plannen en herinneringen kunt instellen. Maak een apart evenement voor elk stuk content om Google Calendar als contentkalender te gebruiken. Omdat je een kalender met anderen kunt delen, maakt deze software het mogelijk voor iedereen in je organisatie om toegang te krijgen tot het publicatieschema.
- Projectmanagement-software. Projectmanagement-platforms en software voor contentkalenders zoals Trello of Asana bieden nuttige functies zoals de mogelijkheid om taken aan specifieke teamleden toe te wijzen.
- Social media managementtools. Naast het functioneren als digitale kalender, kunnen veel social media managementtools, zoals Sprout of Hootsuite, verbinding maken met je social media-accounts en content rechtstreeks naar je social media-kanalen publiceren.
Veelgestelde vragen over contentkalenders
Hoe ver van tevoren moet ik mijn contentkalender plannen?
Vind een balans tussen het ver van tevoren plannen en openstaan voor nieuwe ideeën die op kunnen komen. Voor de creatie van social media content geeft het van tevoren plannen van content je social media team voldoende tijd om de content te creëren; maar social media beweegt zo snel dat er misschien een nieuwe trend is voordat je je content publiceert. Of je ideale doorlooptijd een maand of een kwartaal is hangt af van je contentstrategie, de capaciteit van je team en je publicatie-output.
Wat zijn enkele veelvoorkomende fouten die je moet vermijden bij het maken van een contentkalender?
Het niet regelmatig bijwerken van de kalender, te veel van één type content meerdere dagen achter elkaar inplannen, en het creëren van een rigide schema dat ver in de toekomst reikt zijn allemaal veelvoorkomende fouten bij contentkalenders.
Je kunt deze valkuilen vermijden door eerst richtlijnen vast te stellen en te onderhouden die bepalen wie verantwoordelijk is voor het bijwerken van de kalender en hoe vaak ze dat moeten doen. Creëer een publicatieschema dat meerdere platforms en soorten content omvat. Plan content van tevoren, maar laat ruimte voor last-minute toevoegingen, zoals actuele social posts die inspelen op een internettrend.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn contentkalender aansluit bij mijn algemene bedrijfsdoelen?
De beste manier om een contentkalender te creëren die je bedrijf ondersteunt, is door je te richten op de content waar je doelgroep naar op zoek is en die ze consumeren. Brainstorm over content met de behoeften van je consumenten in gedachten en vind een balans tussen content die vermaakt, educatief is en je bedrijf promoot.
Hoe vaak moet ik mijn contentkalender beoordelen en bijwerken?
Update je kalender elke keer dat er een wijziging is in je publicatieschema, je social media strategie of je overkoepelende contentstrategie. Voor planningsdoeleinden beoordeel je geplande content en voeg je aanvullende content toe wanneer het bedrijf nieuwe marketinginitiatieven of social media campagnes heeft.
Kan ik een contentkalender ook voor social media content gebruiken?
Ja. Het creëren van social media content kan tijdrovend zijn en vereist aanzienlijke redactionele planning. Het gebruik van een contentkalender om bij te houden welke content je publiceert op je sociale platforms helpt het social media team georganiseerd te blijven en biedt andere teams inzicht in aankomende content.
