Waarom E-commerce ERP-integratie essentieel is voor succes op enterprise-niveau

Retailbedrijven hebben altijd meerdere processen tegelijk moeten managen: verkoop, marketing, productie, supply chain management, voorraadbeheer, financieel beheer en klantrelatiebeheer. Tot voor kort werden deze processen vaak afzonderlijk uitgevoerd, waarbij cruciale informatie vastzat in geïsoleerde datasilo’s. Als de marketingdirecteur bijvoorbeeld productiegegevens nodig had van de werkvloer, moest die daar vaak lang op wachten (als die informatie al gedeeld werd).

Enterprise resource planning (ERP) heeft deze inefficiënties grotendeels opgelost. ERP-systemen verzamelen bedrijfsbrede gegevens en slaan deze op in één gedeelde database, toegankelijk voor alle relevante belanghebbenden. Daarmee zijn ze ideaal voor e-commerce bedrijven met meerdere afdelingen. Uit een onderzoek van International Data Corporation blijkt dat 73% van de bedrijven het doorbreken van datasilo’s en het verbeteren van interne communicatie en samenwerking als zeer of extreem belangrijk beschouwt. Een ERP-systeemintegratie kan je helpen dat doel te bereiken.

Wat is ERP e-commerce integratie?

Enterprise resource planning (ERP) e-commerce integratie is het proces waarbij je ecommerce-platform wordt verbonden en gesynchroniseerd met een enterprise resource planning-systeem. E-commerce ERP-integratie geeft je team toegang tot alle data die je verzamelt tijdens het runnen van je online bedrijf, waaronder productontwerpen, leveranciersinformatie, branding-richtlijnen, klantervaring-richtlijnen, marktonderzoek, klantgegevens en verkooprapportages. Met andere woorden: ERP-systemen huisvesten al je gegevens onder één digitaal dak.

Door uitgebreide toegang tot waardevolle data mogelijk te maken, maakt ERP-systeemintegratie het eenvoudiger voor teams om samen te werken over afdelingen heen en gezamenlijke strategieën te ontwikkelen.

Hoe werkt een ERP e-commerce integratie?

ERP e-commerce integratie werkt door gegevens van al je e-commerce bedrijfsprocessen, zoals productontwerp, verkoop, marketing, voorraadbeheer en klantrelatiebeheer (CRM), te bundelen in één centrale, overzichtelijke database.

Deze integraties vervangen veel van de handmatige gegevensinvoer die voorheen nodig was bij de dagelijkse bedrijfsvoering. Voorheen moesten verkoopgegevens bijvoorbeeld vaak handmatig worden gedeeld met andere afdelingen, via kopieën of e-mails. Dankzij automatische synchronisatie levert een ERP-systeem nu altijd de meest actuele informatie aan je hele organisatie.

Dat betekent niet dat alle gegevens automatisch bij iedereen terechtkomen. Elk teamlid kan toegang krijgen tot een gepersonaliseerde ERP-omgeving met alleen de informatie die relevant is voor zijn of haar functie en toegangsrechten. Zo voorkom je dat bijvoorbeeld een externe freelancer bedrijfsgevoelige informatie ziet, terwijl een product ingenieur wel eerdere ontwerpen kan raadplegen.

Voordelen van ERP-integraties

Real-time voorraadtellingen in front- en back-end systemen
Geautomatiseerde processen voor orderplaatsing
Ordertracking
Leveranciersbeheer
Dynamische, klantspecifieke prijsopties
Geautomatiseerde financiële audits
Vervanging van handmatige processen

Het integreren van je e-commerce platform met een ERP-systeem helpt je bedrijfsvoering te optimaliseren door tijdige en accurate gegevens te leveren aan de juiste belanghebbenden. Voordelen van deze integratie zijn onder andere:

1. Real-time voorraadtellingen in front- en back-end systemen

Een ERP-systeem verbetert het beheer van je e-commerce voorraad door continu de meest actuele voorraadtellingen te leveren voor al je winkels en magazijnen. Dit geldt zowel voor de gebruikersgerichte front-end als de back-end systemen zoals servers en databases.

2. Geautomatiseerde processen voor orderplaatsing

Wanneer klanten een bestelling plaatsen in je e-commerce winkel, helpt het ERP-systeem om automatisch de volgende stappen in het fulfilmentproces te activeren. Denk aan het genereren van verzendlabels of het versturen van bevestigingsmails.

3. Ordertracking

E-commerce bedrijven moeten zowel inkomende als uitgaande bestellingen kunnen volgen. Een ERP-systeem biedt accurate verzendgegevens in real-time, wat zorgt voor betere zichtbaarheid in het hele proces.

4. Leveranciersbeheer

Een ERP-systeem helpt je met het organiseren van alle leveranciers en partners die je gebruikt. Je kunt gegevens opslaan en snel raadplegen, van contactinformatie tot prestaties bij order fulfillment.

5. Dynamische, klantspecifieke prijsopties

Als je een dynamisch prijsmodel gebruikt, waarbij prijzen veranderen op basis van real-time factoren, kunnen je prijzen wisselen. Een ERP kan prijzen automatisch aanpassen.. Nieuwe tarieven verschijnen automatisch in je webshop dankzij de geïntegreerde datasets.

6. Geautomatiseerde financiële audits

ERP-systemen kunnen financiële gegevens automatisch synchroniseren tussen afdelingen, locaties of zelfs dochterondernemingen. Dit maakt het mogelijk om audit processen te automatiseren en consistentie te waarborgen.

7. Vervanging van handmatige processen

ERP-integraties nemen repetitieve en foutgevoelige handmatige taken uit handen. Teamleden krijgen zo meer ruimte om zich te richten op creatieve of strategische werkzaamheden, en het risico op menselijke fouten in je data neemt af.

Soorten ERP-integraties

Integration platform as a service (IPaaS)
Andere ERP-integratie mogelijkheden voor e-commerce

Je ERP-integratie bepaalt hoe de ERP-software gegevens ontvangt van andere e-commerce systemen. ERP-integraties hebben traditioneel drie vormen aangenomen, waarvan “integration platform as a service” (IPaaS) het populairst is. Zo kun je je e-commerce- en ERP-platforms integreren:

1. Integration platform as a service (IPaaS)

Een IPaaS-oplossing vormt een centraal platform voor het integreren van verschillende applicaties en databronnen binnen je e-commerce bedrijf. Je team kan hiermee bestaande systemen koppelen zonder aangepaste code te schrijven.

IPaaS draait in de cloud en integreert gegevens van meerdere e-commerce platforms, zoals je webshop en marktplaats accounts. De gegevens die naar IPaaS-cloud servers worden gestuurd, doorlopen meerdere beveiligingslagen. Dit helpt om je bedrijfsinformatie veilig te houden.

Het cloud-based karakter van IPaaS sluit goed aan op de behoeften van moderne e-commerce bedrijven, die hun gegevens zelden op één fysieke locatie bewaren. Als je al gebruikmaakt van cloud software zoals Shopify, is een IPaaS-oplossing vaak een logische keuze.

Veel IPaaS-leveranciers bieden flexibele prijsmodellen, gebaseerd op het aantal gebruikers en de hoeveelheid opgeslagen gegevens binnen hun cloudomgeving.

2. Andere ERP-integratie mogelijkheden voor e-commerce

Voor de opkomst van IPaaS gebruikten veel bedrijven een enterprise service bus (ESB) als middleware tussen hun ERP en e-commerce systemen. Deze oplossing wordt soms nog steeds gebruikt, bijvoorbeeld om meerdere apparaten te koppelen met verschillende databronnen, zoals verkoop- en klantgegevens.

Een andere optie is een punt-tot-punt integratie, waarbij één e-commerce platform direct wordt gekoppeld aan één ERP-systeem via een rechtstreekse gegevensverbinding. Zie dit als een rechtstreekse datalijn tussen twee systemen.

Zowel een ESB als een punt-tot-punt integratie betekent dat gegevens op aparte apparaten worden opgeslagen. Dit verschilt van cloud oplossingen, waarbij data gedeeld worden via een centrale online omgeving. Voor cloud-based e-commerce bedrijven is een ESB vaak minder efficiënt, en biedt een IPaaS-platform meestal meer flexibiliteit en functionaliteit.

Bij het zoeken naar een ERP-oplossing voor je ecommerce-bedrijf, geef je prioriteit aan de volgende functies.

1. Cloud-based systemen

De meeste e-commerce bedrijven maken gebruik van cloud computing, wat betekent dat je een cloud-gebaseerd ERP-systeem nodig hebt dat werkt met een IPaaS-integratiemodel. Je kunt ook kiezen voor een punt-tot-punt integratie of een enterprise service bus (ESB), maar deze opties sluiten minder goed aan bij cloud-based e-commerce.

2. Geautomatiseerde financiën

Kies een ERP-systeem dat automatisch financiële gegevens kan synchroniseren tussen al je afdelingen en bankrekeningen. Deze gegevens veranderen vaak van minuut tot minuut, dus je hebt een systeem nodig dat real-time updates biedt.

3. Voorraadbeheer

De beste ERP-oplossingen bieden functies voor voorraadbeheer waarmee je inkomende bestellingen, magazijnvoorraad en openstaande orders van leveranciers kunt volgen en beheren.

4. Ordervervulling

Je kunt je ERP gebruiken om alle stappen rond klantorders te coördineren: facturering, het verzenden van bevestigingsmails, het aanmaken van verzendlabels en het versturen van follow-up enquêtes voor feedback.

5. Klantrelatiebeheer

Een ERP-systeem kan CRM-integratie bevatten. Hiermee geef je je salesteam en andere belanghebbenden toegang tot klantinformatie en aankoopgeschiedenis.

6. Marketinggegevens

Gebruik je ERP om marketing data op te slaan, zoals scripts, promoties en prestatiegegevens van campagnes.

7. Business intelligence

De toonaangevende ERP-platforms verzamelen niet alleen data, maar leveren ook business intelligence waarmee je deze gegevens kunt analyseren en strategisch inzetten. Elke ERP-leverancier biedt hierbij eigen tools, van Oracle en SAP tot Microsoft Dynamics.

8. Prijsstelling

ERP-software is duur. De prijs kan oplopen tot zes cijfers, en enterprise-grade systemen kunnen miljoenen euro's kosten. De uiteindelijke kosten hangen af van het aantal gebruikers, het aantal integraties en de mate van aanpassing. Houd bij je keuze altijd rekening met je bedrijfsbehoeften en budget.

Verbind je ERP met commerce-mogelijkheden op Shopify

Nu het commerce-landschap snel blijft veranderen, zoeken handelaren in elke sector naar manieren om wendbaar te blijven en hun bedrijfsvoering flexibel aan te passen. In de afgelopen jaren is duidelijk geworden dat bedrijven behoefte hebben aan eenvoudigere toegang tot real-time inzichten uit naadloos gekoppelde apps om hun voorsprong te behouden.

Als reactie hierop kondigde Shopify in 2021 het Global ERP Program aan, waarmee geselecteerde ERP-partners directe integraties konden ontwikkelen binnen de Shopify App Store. Het was de eerste keer dat Shopify rechtstreeks samenwerkte met toonaangevende ERP-aanbieders, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica en Brightpearl.

Shopify's Global ERP-programma geeft merchants toegang tot ERP-oplossingen die direct integreren met Shopify, waardoor ingewikkelde third-party implementaties overbodig worden. De voordelen hiervan zijn onder andere:

Naadloze koppelingen tussen workflows. Apps binnen het Global ERP Program verbinden rechtstreeks met de ERP-accounts van handelaren en leveren accurate, actuele informatie over voorraad, producten, bestellingen en klantgegevens.
De macht om hun gegevens te controleren. Apps in Shopify’s Global ERP Program zorgen ervoor dat eigendomsgegevens veilig en soepel stromen tussen de Shopify-admin en het ERP-systeem, zonder dat er verbinding nodig is met een externe partij.
De mogelijkheid om tijd en geld te besparen. Het Global ERP Program helpt handelaren om tijdrovende en kostbare maatwerk implementaties te vermijden. Met minder vereisten om hun bedrijfsvoering draaiende te houden, hebben ze meer flexibiliteit om automatiseringen toe te passen die hun processen efficiënter maken.

Wil je meer leren over Shopify's Global ERP-programma? Ontdek de volgende stappen voor koppelen van je ERP-systeem met Shopify.