Wat is idee management en hoe ondersteunt het innovatie?

Je weet wat ze zeggen over meningen: Iedereen heeft er één. Wat ze echter niet vaak genoeg zeggen, is dat meningen pas nuttig zijn als je ze op een georganiseerde en transparante manier verzamelt en analyseert.

Het adviesbureau McKinsey rapporteert dat 84% van de CEO's gelooft dat innovatie cruciaal is voor groei. Ondertussen zegt professor Clayton Christensen van de Harvard Business School dat 95% van de zakelijke innovaties faalt. Een conclusie die je uit deze twee statistieken kunt trekken, is dat innovatie een gebied is dat het waard is om in te investeren, maar dat je dit met de nodige voorzichtigheid moet doen.

Hier komt idee-management om de hoek kijken. Effectief gebruikt, verandert idee-management meningen over wat jouw bedrijf zou kunnen of moeten doen in een haalbaar pad naar innovatie.

Wat is idee management?

Idee management is een gestructureerd proces waarmee bedrijven nieuwe ideeën genereren, opslaan, evalueren, testen en implementeren. Besluitvormers zijn zich waarschijnlijk bewust van de hoeveelheid meningen die binnen het bedrijf leven over hoe het wordt geleid, sommige waardevol, andere minder.

Een goed idee-managementsysteem verzamelt input over een bedrijf van medewerkers, klanten en zelfs sociale gesprekken. Idee management biedt richtlijnen voor het evalueren en implementeren van ideeën, evenals rapportage over hun relatieve succes. Iedereen slaapt iets beter, wetende dat oplossingen niet alleen worden vastgelegd, maar ook worden overwogen en soms worden vastgelegd als beleid of productkenmerk.

Idee management versus innovatie-management

De term "idee-management" wordt vaak in verband gebracht met innovatie-management, maar het zijn verschillende concepten. Innovatie-management is een overkoepelende term die de manier omvat waarop alle innovaties binnen de organisatie tot leven komen; het wordt geleid door een innovatiestrategie die nauw aansluit bij de bredere bedrijfsstrategie.

Idee management is een specifieke praktijk binnen het veld van innovatie-management, die de processen en tools begeleidt waarmee nieuwe ideeën worden verzameld, opgeslagen, geëvalueerd en geïmplementeerd.

Waarom is idee-management belangrijk?

1. Gerichte probleemoplossing
2. Veerkracht in tijden van verandering
3. Grotere klanttevredenheid
4. Medewerkerbehoud
5. Een innovatievere cultuur
6. Strategische afstemming

Idee-management is meer dan een oefening in organisatie. Een goed idee-managementproces kan leiden tot:

1. Gerichte probleemoplossing

Effectieve idee-managementprocessen stellen teams in staat om zich te concentreren op een specifiek probleem, zodat ze snel kunnen werken aan nieuwe oplossingen.

2. Veerkracht in tijden van verandering

Wanneer ideeën voortdurend worden geëvalueerd en geïmplementeerd binnen het bedrijf, is het bedrijf beter gepositioneerd om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden op de markt.

3. Grotere klanttevredenheid

Ideeën kunnen, en moeten, worden verzameld van klanten, hetzij via ondersteuningsverzoeken, verkoopgesprekken of één-op-één interacties met belangrijke klanten. Idee-managementprocessen helpen bij het taggen en volgen van terugkerende zorgen, zodat deze snel kunnen worden opgelost (of op zijn minst beoordeeld).

4. Medewerkerbehoud

Idee-management is een transparant proces dat het beste werkt met brede betrokkenheid, waardoor medewerkers verzekerd zijn dat hun ideeën waardevol zijn. Luisteren naar de ideeën van medewerkers kan leiden tot een grotere emotionele investering in het bedrijf en tot werktevredenheid.

5. Een innovatievere cultuur

Idee-management bevordert een werkomgeving waarin mensen weten dat innovatie vanuit elke hoek kan komen, wat creatieve benaderingen van allerlei problemen inspireert.

6. Strategische afstemming

Het idee-management van een organisatie moet afgestemd zijn op de bredere bedrijfsstrategie. Voortdurende idee-generatie en evaluatie helpen om die bedrijfsstrategie aan alle medewerkers te verduidelijken.

Wat is het idee-managementproces?

1. Idee-generatie
2. Idee-opslag
3. Evaluatie
4. Implementatie
5. Rapportage

Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie kan het idee-managementproces verschillende vormen aannemen. Zelfs kleine bedrijven kunnen profiteren van het volgen van het idee-managementproces. Ongeacht de grootte van jouw bedrijf, het proces is in wezen hetzelfde:

1. Idee-generatie

Ideeën kunnen continu worden gegenereerd of via een tijdelijke campagne. De klassieke brainstormsessie, waarbij een groep mensen samenkomt in een kamer en spontaan oplossingen bedenkt voor een probleem, is een voorbeeld van een tijdelijke campagne gericht op een zeer specifiek probleem. Maar het is verre van het enige voorbeeld van idee-generatie. Individuen of kleine groepen kunnen idee-uitdagingen aangaan en zich vervolgens weer verenigen om hun beste en meest ontwikkelde concepten aan het bredere team voor te stellen, waarbij ze deze verder ontwikkelen.

Alternatief kan een suggestiebox in de pauzeruimte een doorlopende bron van ideeën zijn. In een digitale wereld kun je dat klassieke idee-generatieproces implementeren via een anonieme digitale suggestiebox of een platform voor medewerkersbetrokkenheid.

Je kunt creativiteit ook op grote schaal implementeren. 3M kent beroemd 15% van de tijd van alle medewerkers toe aan projecten die hen interesseren. Hoewel de projecten uiteindelijk moeten aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen, biedt deze tijd een kader voor voortdurende innovatie.

2. Idee-opslag

Idee-opslag is waar het idee-managementsysteem een nuttig proces wordt. Alle ideeën moeten worden opgeslagen op een centrale locatie en in een vergelijkbaar formaat. Op kleinere schaal kan dit een spreadsheet zijn met enkele kolommen, waaronder het onderwerp, het idee en de persoon die het heeft voorgesteld.

Grotere idee-managementtools kunnen meer velden vereisen voor een goede evaluatie. Hoe dan ook, het doel van idee-opslag is volledigheid (alle ideeën worden vastgelegd binnen de organisatie) en duurzaamheid (ideeën blijven opgeslagen als onderdeel van een kennisbank voor de toekomst).

3. Evaluatie

Bepaal een regelmatige frequentie om de ideeën die je hebt gegenereerd en opgeslagen te evalueren. Filter eerst irrelevante ideeën eruit zonder ze volledig te verwijderen. Dit kunnen ideeën zijn voor een dure kantoorverbouwing waarvoor je nog niet het budget hebt, of een idee dat je al hebt geprobeerd. Verplaats deze ideeën naar een aparte map en tag ze met terugkerende thema's, zoals "al geprobeerd" of "mogelijk op een later tijdstip."

Vervolgens evalueer je wat overblijft met behulp van een stevig, reproduceerbaar meetinstrument. Beoordeel elk idee met velden zoals haalbaarheid, kosten, impact en nieuwheid. Na een brainstormsessie kun je bijvoorbeeld de suggesties organiseren in een matrix, waarbij de X-as de haalbaarheid en de Y-as de impact is. De zeer haalbare en zeer impactvolle initiatieven kunnen dan snel worden getest.

Deze evaluatiestap hoeft niet de definitieve, objectieve determinant te zijn voor de ideeën die doorgaan naar de implementatieroadmap. Maar een evaluatiekader kan helpen om die discussie vorm te geven. Uiteindelijk zijn de belangrijkste ideeën diegene die betekenisvol aansluiten bij en bijdragen aan de strategische prioriteiten van de bredere organisatie.

4. Implementatie

Als je de meest innovatieve ideeën hebt geëvalueerd, ontwikkel dan plannen voor implementatie. Dit kan veel verschillende dingen betekenen, afhankelijk van het bedrijf en de afdeling. Misschien wil een marketingafdeling grappigere onderwerpregels voor hun e-mails proberen. Ze kunnen een A/B-test uitvoeren op onderwerpregels, waarbij meer traditionele als controlegroep worden gebruikt tegen enkele grappigere. Aan de andere kant kan een belangrijke productinnovatie, zoals het herontwerpen van een handvat voor een draagtas op basis van klantklachten, vereisen dat je de scope, tijdlijnen en middelen analyseert.

Het is over het algemeen verstandig om iemand van het idee-managementproces te raadplegen tijdens het implementatieproces. Dit helpt ervoor te zorgen dat het voldoet aan het ontwerp en de projectomvang die tot de goedkeuring hebben geleid. Natuurlijk kunnen ideeën evolueren tijdens het ontwerp- en implementatieproces, maar deze evoluties moeten worden bijgehouden om betere rapportage te faciliteren.

5. Rapportage

Zodra het idee is geïmplementeerd, gaat het idee-managementproces verder. Houd in de gaten hoe het geïmplementeerde idee invloed heeft op relevante key performance indicators (KPI's) door vragen te stellen zoals: Hebben de nieuwe onderwerpregels het openingspercentage verhoogd? Heeft het nieuw ontworpen handvat het aantal klantenserviceverzoeken verminderd?

Je kunt alle feedback die je verzamelt gebruiken om niet alleen het huidige idee, maar ook het hele idee-managementproces te verbeteren. Misschien kwam er een overvloed aan waardevolle ideeën uit één afdeling of workflow. Profiteer van deze successen terwijl het idee-managementproces doorgaat.

Het is cruciaal dat de transparantie gedurende het rapportageproces behouden blijft. Medewerkers die de meest veelbelovende ideeën hebben gegenereerd, moeten worden erkend en beloond, waar passend binnen de bedrijfscultuur. Dit heeft als neveneffect dat het de bredere organisatie laat zien dat bijdragen van medewerkers serieus worden genomen en kunnen leiden tot echte veranderingen binnen de organisatie.

Tools voor idee management

Software voor idee-management kan het proces stroomlijnen voor bedrijven die een geest van innovatie willen bevorderen. Ze bevatten vaak portalen om ideeën in te dienen, samen te brainstormen en ideeën te volgen.

Overweeg deze tools om je te helpen ideeën te beheren:

• IdeaScale is een idee-managementplatform dat crowdsourced innovatie faciliteert door organisaties in staat te stellen ideeën van medewerkers, klanten en belanghebbenden te verzamelen, evalueren en implementeren.
• Ideanote stelt gebruikers in staat om ideeën eenvoudig in te dienen, te categoriseren en te ontwikkelen. Je kunt het gratis uitproberen zonder creditcardinformatie in te voeren.
• Brightidea is een innovatie-managementplatform dat helpt bij het organiseren van idee-generatie, selectie en uitvoering. Vraag een demo aan om te begrijpen hoe de tools kunnen helpen bij het evalueren, volgen en implementeren van innovatieve ideeën.
• Qmarkets biedt functies zoals idee-indiening, evaluatie en samenwerkingsruimtes om innovatie te stimuleren en de besluitvorming te verbeteren. Ze hebben aanvullende tools om trends te herkennen en nieuwe technologieën te verkennen.
• Idea Drop richt zich op het snel vastleggen en delen van ideeën door teams in staat te stellen gemakkelijk ideeën in te dienen, erop te reageren en te stemmen.