Jak zacząć biznes import-eksport? Poznaj 6 kroków

Przeciętny dom w Polsce pełen jest produktów pochodzących z innych krajów. Mogą to być gobeliny z Indii, obuwie z Indonezji czy elektronika z Chin. Produkty te trafiają do konsumentów za pośrednictwem firm zajmujących się importem i eksportem. To swego rodzaju pośrednicy w globalnym handlu, łączący producentów z zagranicznymi nabywcami i odwrotnie.
Wyobraź sobie producenta mebli, który chce rozpocząć sprzedaż swoich wyrobów za granicą. Firma importowo-eksportowa może pomóc mu dotrzeć do rynków międzynarodowych i znaleźć odpowiednich klientów.

Czym jest firma zajmująca się importem i eksportem?

Firma działająca w branży importu i eksportu skupia się na transakcjach kupna i sprzedaży towarów poza granicami kraju. Aby działalność przebiegała sprawnie, niezbędna jest znajomość regulacji handlowych, analiza potrzeb rynku oraz sprawna logistyka. Kluczem do sukcesu w tym biznesie jest umiejętne korzystanie z międzynarodowych sieci kontaktów, co pozwala przezwyciężać trudności i wykorzystywać pojawiające się szanse rynkowe.

Rodzaje firm zajmujących się importem i eksportem

Firmy działające w obszarze importu i eksportu odgrywają kluczową rolę w ułatwianiu handlu międzynarodowego. Wyróżnia się trzy główne typy takich firm, różniące się zakresem działalności, sposobami rozliczeń oraz poziomem podejmowanego ryzyka:

Eksportowa firma handlowa (ETC)

Tego typu firma śledzi aktualne trendy rynkowe i koncentruje się na zagranicznych odbiorcach zainteresowanych konkretnymi produktami. ETC wyszukuje krajowych producentów gotowych na eksport i łączy ich z odpowiednimi partnerami za granicą. Często przejmuje tymczasową własność towarów na czas transportu i po ich dostarczeniu pobiera prowizję za pośrednictwo.

Firma zarządzająca eksportem (EMC)

EMC działa w imieniu producenta lub dostawcy. Zazwyczaj specjalizuje się w konkretnej branży lub kategorii produktów. Na przykład, jeśli polski producent mebli chce dotrzeć do klientów za granicą, może zatrudnić EMC do znalezienia dystrybutorów i dealerów na wybranych rynkach. Firma zarządzająca eksportem odpowiada również za organizację transportu i kwestie formalne. Wynagrodzenie otrzymuje w formie prowizji lub ustalonej opłaty.

Handlowcy importowo-eksportowi

To samodzielni przedsiębiorcy lub małe firmy, które samodzielnie wyszukują towary – zarówno na rynku krajowym, jak i zagranicznym – a następnie kupują je i odsprzedają z zyskiem. W tym modelu całość ryzyka związanego z transakcją ponosi handlowiec, ale w zamian może on liczyć na większy potencjalny zysk.

Jak założyć firmę zajmującą się importem i eksportem?

1. Znajdź swoją niszę i stwórz biznesplan
2. Sfinansuj i zarejestruj firmę
3. Znajdź rynek docelowy i opracuj strategię marketingową
4. Znajdź dobrze sprzedające się produkty i nawiąż kontakty z dostawcami
5. Ustal ceny i sprzedawaj swoje usługi
6. Zadbaj o dokumenty przewozowe

Rozpoczęcie działalności importowo-eksportowej może wydawać się trudne ze względu na skomplikowane przepisy związane z handlem międzynarodowym. Poniżej znajdziesz kilka podstawowych wskazówek, jednak konieczne będzie przeprowadzenie własnych analiz i dostosowanie szczegółów do specyfiki Twojego biznesu.

1. Znajdź swoją niszę i stwórz plan biznesowy

Jakie branże lub produkty najbardziej Cię inspirują? Zacznij od:

Badania rynku

Aby określić, czy produkty, którymi się interesujesz, mają szansę na sprzedaż, możesz skorzystać z narzędzi takich jak Google Trends, raporty branżowe, GlobalEDGE’s Market Potential Index, analizy w mediach społecznościowych oraz dane i analizy publikowane przez Międzynarodową Administrację Handlu.

Wybór odpowiedniego typu działalności

Dopasuj model swojej firmy importowo-eksportowej do wizji, jaką masz na jej temat – może to być ETC, EMC lub niezależny handlowiec działający w obszarze importu i eksportu. Wybierz formę działalności, która najlepiej odpowiada Twoim celom i możliwościom.

Napisz biznesplan

Biznesplan określa, w jaki sposób planujesz spełnić zagraniczne wymogi formalne, takie jak rejestracja firmy w innych krajach, aby móc legalnie prowadzić tam działalność. Dokument ten powinien również zawierać informacje na temat niezbędnych licencji, ubezpieczeń oraz pozwoleń. W uporządkowaniu tych kwestii mogą pomóc prawnicy i doradcy specjalizujący się w handlu międzynarodowym, a wsparcie często oferują również instytucje rządowe.

2. Sfinansuj i zarejestruj firmę

Koszty rozpoczęcia działalności będą się różnić w zależności od rodzaju oferowanego produktu, sposobu przechowywania zapasów, lokalizacji firmy, budżetu na działania marketingowe oraz wydatków na podróże służbowe. Należy również uwzględnić koszty związane z wynagrodzeniami pracowników, wynajmem przestrzeni biurowej, ubezpieczeniami, wyposażeniem biura, codziennymi operacjami, dystrybucją, a także logistyką, w tym pakowaniem, magazynowaniem i wysyłką towarów. Aby firma mogła funkcjonować, zanim zacznie generować zyski, potrzebny będzie odpowiedni kapitał początkowy. Gdy już to zabezpieczysz, możesz przejść do kolejnych kroków:

Zarejestruj firmę

Pierwszym krokiem jest rejestracja działalności gospodarczej w Polsce. W zależności od formy prawnej możesz to zrobić w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – dla osób fizycznych) lub w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy – dla spółek). Konieczne będzie również zgłoszenie firmy do urzędu skarbowego, ZUS oraz ewentualnie do GUS, jeśli planujesz działalność o większym zakresie.

Zarejestruj działalność za granicą

Jeśli chcesz prowadzić działalność importowo-eksportową na rynkach zagranicznych, może być konieczne zarejestrowanie firmy lub oddziału w danym kraju. Wymaga to złożenia odpowiednich dokumentów, często również wyznaczenia przedstawiciela lokalnego (agenta) oraz uiszczenia stosownych opłat administracyjnych, zgodnie z przepisami obowiązującymi w danym państwie.

Uzyskaj licencje biznesowe

Wiele produktów można importować lub eksportować bez dodatkowych zezwoleń, jednak niektóre, takie jak artykuły rolno-spożywcze, wyroby medyczne, chemikalia czy produkty objęte ograniczeniami celnymi, mogą wymagać uzyskania specjalnych licencji. W Polsce pozwolenia te wydają odpowiednie organy, m.in. Ministerstwo Rozwoju i Technologii, Inspekcja Sanitarna, Inspekcja Weterynaryjna czy Krajowa Administracja Skarbowa. Upewnij się, że Twoje produkty spełniają obowiązujące normy sanitarne, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

Zarejestruj się jako importer w Polsce (lub UE)

Jeśli planujesz importować towary spoza Unii Europejskiej do Polski, musisz zarejestrować się jako importer w systemie EORI (Economic Operators’ Registration and Identification), który jest obowiązkowy dla wszystkich firm dokonujących odpraw celnych na terenie UE. Numer EORI uzyskuje się bezpłatnie, składając wniosek do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).

Jako importer jesteś odpowiedzialny za odprawę celną towarów, opłacenie należnych ceł, VAT-u importowego oraz przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa, norm technicznych i ochrony konsumentów. W niektórych przypadkach może być konieczne przedstawienie dodatkowych dokumentów (np. świadectwa pochodzenia, certyfikatów zgodności, faktur handlowych).

Uzyskaj zabezpieczenie celne (gwarancję celną)

Jeśli regularnie importujesz towary o znacznej wartości (np. powyżej równowartości 1000 euro w przypadku wartości celnej lub 150 euro w przypadku zakupów prywatnych), możesz zostać zobowiązany do ustanowienia zabezpieczenia celnego. Jest to forma gwarancji finansowej dla urzędu celnego. Pokrywa potencjalne należności celno-podatkowe, jeśli importer nie wywiąże się ze swoich zobowiązań.

Zabezpieczenie może mieć formę gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej lub depozytu gotówkowego i jest wymagane np. przy procedurze uproszczonej, składaniu wniosku o status upoważnionego przedsiębiorcy (AEO), czy przy korzystaniu z procedur czasowego składowania.

Zakup ubezpieczenie

Firmy zajmujące się importem i eksportem, oprócz standardowego ubezpieczenia działalności gospodarczej, powinny rozważyć także ubezpieczenie kredytu eksportowego oraz ubezpieczenie ładunku. Ubezpieczenie kredytu eksportowego, oferowane w Polsce m.in. przez KUKE, chroni przed ryzykiem, że zagraniczny kontrahent nie ureguluje płatności. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne oferowanie sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Z kolei ubezpieczenie ładunku zabezpiecza towary w transporcie przed uszkodzeniem, zagubieniem lub kradzieżą, a także może obejmować opóźnienia i inne nieprzewidziane zdarzenia. Takie zabezpieczenia finansowe zwiększają bezpieczeństwo operacji handlowych na rynkach międzynarodowych.

3. Znajdź rynek docelowy i opracuj strategię marketingową

Badania rynku polegają na analizie docelowego odbiorcy, do którego chcesz dotrzeć. Ponieważ firmy importowo-eksportowe współpracują zarówno z eksporterami, jak i importerami, obie strony transakcji mogą być potencjalnymi klientami. Możesz również skoncentrować się na obsłudze międzynarodowego rynku w określonej niszy, na przykład w branży opieki zdrowotnej.

Aby przyciągnąć klientów, zadbaj o silną obecność online i nawiąż bezpośredni kontakt z producentami, dystrybutorami lub detalistami. W rozmowach telefonicznych lub kampaniach mailingowych przedstaw swoją firmę, omów potencjał rynków zagranicznych i pokaż, że potrafisz osiągać konkretne rezultaty.

4. Znajdź dobrze sprzedające się produkty i nawiąż kontakty z dostawcami

To jedna z najbardziej satysfakcjonujących części działalności importowo-eksportowej. Poszukiwanie atrakcyjnych produktów do handlu i budowanie relacji z producentami, zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi.

Poszukiwanie produktów

Aby znaleźć ciekawe i rokujące towary, możesz podróżować za granicę, odpowiadać na zapytania od zagranicznych producentów, brać udział w targach branżowych, kontaktować się z wydziałami handlowymi przy ambasadach, przeglądać specjalistyczne publikacje i wykorzystywać informacje znalezione online.

Nawiązywanie kontaktów z nabywcami

Aby znaleźć odbiorców na towary importowane lub eksportowane, korzystaj z różnych źródeł – internetowych platform B2B, katalogów branżowych, portali rządowych, a także targów, spotkań branżowych, rozmów telefonicznych czy kontaktów przez izby gospodarcze i stowarzyszenia.

5. Ustal ceny i sprzedawaj swoje usługi

Określenie stawek za swoje usługi oraz sposobu dostarczania produktów od producenta do odbiorcy może być złożone. Trzeba wziąć pod uwagę najlepsze opcje transportu, pakowania, magazynowania oraz dostaw na początku i końcu łańcucha logistycznego. Firmy zajmujące się importem i eksportem najczęściej stosują dwa modele rozliczeń: prowizję lub stałą opłatę.

Prowizja

W tym modelu wynagrodzenie zależy od liczby sprzedanych jednostek i ustalonej prowizji, zazwyczaj w wysokości od 10% do 15%. Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy produkt dobrze się sprzedaje i cieszy się dużym popytem.

Stała opłata

Model oparty na stałej stawce oznacza gwarantowane wynagrodzenie niezależnie od wyników sprzedaży. Jej wysokość ustala się na podstawie przewidywanego czasu pracy, stawek godzinowych, kosztów badań rynku, kosztów operacyjnych, świadczeń oraz zakładanego zysku.

W trakcie procesu handlu międzynarodowego płatności mogą być realizowane na różne sposoby w zależności od umowy, rodzaju towaru i ustalonych warunków współpracy.

Płatność z góry

Eksporter otrzymuje zapłatę przed wysyłką towaru do klienta, czasami oferując zniżkę lub inne zachęty. Dla importera taki model wiąże się z ryzykiem, ponieważ musi zapłacić za produkt, którego jeszcze nie otrzymał.

Listy kredytowe (LC)

To zobowiązanie banku działającego w imieniu nabywcy, które gwarantuje, że eksporter otrzyma zapłatę po spełnieniu określonych warunków sprzedaży. Listy kredytowe są szczególnie przydatne w przypadku współpracy z nowymi kontrahentami, którzy nie mają jeszcze historii kredytowej – to bank zabezpiecza transakcję.

Inkaso dokumentowe

W tej formie eksporter zleca swojemu bankowi przekazanie dokumentów do banku kupującego z instrukcjami dotyczącymi zapłaty. Inkaso dokumentowe jest zazwyczaj tańsze niż list kredytowy, ale nie obejmuje procesu weryfikacji i nie daje takich samych gwarancji. W przypadku braku płatności możliwości dochodzenia roszczeń mogą być ograniczone.

Otwarte konta

Ten model pozwala importerowi zapłacić za towar po jego dostawie, zazwyczaj w ciągu 30, 60 lub 90 dni. Jest to korzystne dla importera, ale wiąże się z większym ryzykiem po stronie eksportera. Aby je ograniczyć, eksporter może wykupić ubezpieczenie kredytu kupieckiego, które zabezpiecza przed ewentualnym brakiem płatności.

Sprzedaż w komis

W tym przypadku eksporter nie otrzymuje zapłaty, dopóki nabywca nie sprzeda towarów. Eksporter formalnie zachowuje prawo własności do produktów do momentu zakończenia sprzedaży. Taki model może być atrakcyjny dla eksportera, który chce zwiększyć obecność swoich produktów na rynku bez ponoszenia kosztów magazynowania po stronie importera.

6. Zadbaj o dokumenty przewozowe

Poniżej znajdziesz podstawowe dokumenty, z którymi firmy importowo-eksportowe w Polsce mają do czynienia na co dzień. Ich stosowanie zależy od rodzaju towaru, środka transportu i kierunku handlu (UE lub poza UE). W przypadku bardziej złożonych transakcji konieczne mogą być dodatkowe dokumenty – ich pełna lista dostępna jest m.in. na stronach Ministerstwa Rozwoju i Technologii lub Krajowej Administracji Skarbowej.

Pro forma faktura

To dokument handlowy stosowany głównie jako oferta lub podstawa do ubiegania się o finansowanie, uzyskania pozwolenia importowego lub wystawienia listu kredytowego. Zawiera opis towaru, cenę, warunki dostawy i termin realizacji, ale nie służy do rozliczeń podatkowych.

Faktura handlowa

Obowiązkowy dokument przy odprawie celnej w imporcie i eksporcie poza UE. Zawiera m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru, wartość transakcji, warunki płatności i dane bankowe. Na jej podstawie organy celne naliczają należności celno-podatkowe.

Lista pakunkowa

Załącznik do przesyłki, który szczegółowo opisuje zawartość ładunku: ilość, sposób pakowania, wymiary i wagę. Ułatwia kontrolę towaru podczas transportu i odprawy celnej, ale nie zawiera danych wartościowych.

List przewozowy (BOL)

To dokument potwierdzający zawarcie umowy przewozu między nadawcą towaru a przewoźnikiem. W transporcie drogowym stosuje się list CMR, natomiast w transporcie morskim – konosament (bill of lading, B/L). Dokument zawiera dane nadawcy, odbiorcy, opis towaru i trasę przewozu, a także stanowi dowód przyjęcia ładunku przez przewoźnika.

List przewozowy lotniczy

To odpowiednik listu przewozowego w transporcie lotniczym. Zawiera informacje identyfikacyjne o przesyłce, nadawcy, odbiorcy oraz trasie lotu i służy do śledzenia towaru podczas transportu.

Świadectwo pochodzenia

Ten dokument potwierdza kraj, w którym wyprodukowano dany towar. Czasami wymagają go kontrahenci zagraniczni lub instytucje finansowe przy realizacji listów kredytowych. Świadectwo pochodzenia wystawiane jest przez właściwe instytucje, np. Krajową Izbę Gospodarczą lub regionalne izby handlowe. W przypadku braku umów handlowych stosuje się ogólne świadectwo pochodzenia. Natomiast świadectwa wystawiane w ramach umów o wolnym handlu (np. UE–Kanada CETA, UE–Korea) pozwalają na obniżenie lub zniesienie ceł.

Licencja eksportowa

Przed dokonaniem wysyłki należy sprawdzić, czy towar nie podlega ograniczeniom eksportowym. W Polsce listę towarów objętych kontrolą określa m.in. ustawa o obrocie towarami o znaczeniu strategicznym. Licencje eksportowe wydaje Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Dotyczy to w szczególności tzw. towarów i technologii podwójnego zastosowania, które mogą być użyte zarówno w celach cywilnych, jak i wojskowych. Ograniczenia te obejmują m.in. wyroby związane z bezpieczeństwem narodowym, technologią rakietową, bronią chemiczną i biologiczną czy urządzeniami o potencjalnym zastosowaniu militarnym.

Licencja importowa

W Polsce większość towarów można importować bez konieczności posiadania licencji. Istnieją jednak grupy produktów, które podlegają szczególnym regulacjom i wymagają dodatkowych zezwoleń. Należą do nich m.in. artykuły rolno-spożywcze, rośliny i zwierzęta, broń i amunicja, materiały wybuchowe, substancje chemiczne i radioaktywne, leki na receptę, a także towary objęte ochroną własności intelektualnej (np. markowa odzież, obuwie, kosmetyki czy nośniki multimedialne). Szczegółowe informacje na temat wymagań dotyczących licencji importowych dostępne są na stronach Ministerstwa Rozwoju i Technologii oraz Krajowej Administracji Skarbowej.

Składanie elektronicznych informacji eksportowych

Przy eksporcie z Polski poza Unię Europejską, jeśli towar podlega ograniczeniom lub konieczne jest posiadanie licencji eksportowej, należy złożyć zgłoszenie celne w systemie AES (Automated Export System), funkcjonującym w ramach unijnego systemu celnego. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie za pośrednictwem platformy PUESC, a dane wykorzystywane są przez administrację celną m.in. do celów statystycznych i kontroli zgodności z przepisami.