Integração de ERP: o que é e como funciona

O planeamento de recursos empresariais (ERP) é um dos pilares das marcas de e-commerce mais bem-sucedidas. O ERP reúne num único sistema todos os processos fundamentais de uma organização como as finanças, produção, cadeia de abastecimento, vendas, aprovisionamento, recursos humanos, entre outros - permitindo que operem de forma coordenada e eficiente.

Um ERP, por si só, não está pronto a usar sem adaptação. Precisa de ser integrado com os sistemas, fluxos de trabalho e objetivos específicos da empresa. É essa integração que centraliza dados financeiros, logísticos, operacionais e humanos, e os transforma numa estrutura única de suporte à operação diária e ao planeamento estratégico.

Para empresas de e-commerce de grande escala, ter um ERP centralizado é essencial. E as integrações que escolhem determinam diretamente a sua capacidade de crescer, escalar e operar com eficiência. Este guia oferece uma visão completa sobre o que é integração ERP, como funciona e como começar a construir um sistema integrado.

O que é uma integração ERP?

A integração ERP é o processo de ligar um sistema de planeamento de recursos empresariais a outras aplicações, bases de dados ou sistemas externos. Essa ligação permite que a informação flua de forma contínua e automática entre departamentos, garantindo sincronização, eficiência e uma tomada de decisão mais informada.

Em termos simples, é a forma mais eficaz de automatizar processos empresariais e aumentar a produtividade em toda a organização.

Não é por acaso que 73% das empresas classificam a eliminação de silos de dados como muito importante. A integração ERP cria uma única fonte de verdade, onde dados relevantes são partilhados rapidamente entre equipas sem duplicação, erro ou trabalho manual desnecessário.

Métodos mais comuns de integração

Integrações personalizadas
São construídas internamente por programadores, que ligam APIs externas ao ERP. Oferecem flexibilidade máxima, mas exigem recursos técnicos e tempo de desenvolvimento.

Integrações nativas (do fornecedor)
Integrações prontas a usar, criadas para ligar aplicações específicas sem configuração complexa. Muitas ferramentas já se conectam diretamente à Shopify. Normalmente não têm custos adicionais.

iPaaS (Integration Platform as a Service)
Plataformas na nuvem que permitem criar integrações e fluxos de trabalho sem instalar hardware. Conectam múltiplos sistemas de forma rápida e escalável.

Como funciona na prática

No e-commerce, uma integração ERP pode automatizar todo o processo desde a encomenda até ao fulfillment.

Exemplo: Ao integrar o NetSuite com uma loja Shopify, pode:

• importar automaticamente encomendas e dados de clientes da Shopify;
• sincronizar níveis de inventário entre sistemas;
• enviar informação diretamente para um parceiro 3PL.

Isto reduz trabalho manual, evita erros e pode aumentar drasticamente o volume de encomendas cumpridas no mesmo dia, poupando dezenas de horas de trabalho por mês.

Sem integração ERP, tarefas como atualizar inventário ou reconfirmar stock seriam feitas manualmente, tornando-se impraticáveis à medida que o negócio cresce.

E é precisamente aqui que a integração ERP se torna essencial: à medida que o negócio escala, a complexidade operacional também aumenta, e soluções isoladas deixam de ser suficientes.

Funções como gestão de stock, compras, CRM, cadeia de abastecimento, cumprimento, pagamentos e vendas dependem de informação centralizada. Uma abordagem fragmentada cria inconsistências e compromete a eficiência.

Benefícios da integração ERP

Pense nas operações do seu negócio como um motor em funcionamento. Ter a possibilidade de olhar “debaixo do capô” enquanto tudo está a acontecer dá-lhe uma vantagem enorme: consegue antecipar necessidades, evitar falhas e decidir o momento certo para agir. As integrações ERP fazem exatamente isso, oferecem uma visão unificada e em tempo real da sua empresa.

Ajudam a acompanhar métricas críticas, garantem a integridade dos dados e tornam os processos mais consistentes. Estes são os principais benefícios.

Atualização de sistemas legados

No panorama empresarial atual, sistemas antigos tornam-se rapidamente um travão à inovação. Muitas empresas percebem que o software comprado há anos já não acompanha:

• a expansão internacional,
• novas exigências operacionais,
• ou a necessidade de decisões rápidas baseadas em dados.

Não é surpresa que 94% das organizações afirmam que inovar atempadamente é essencial, e um ERP moderno ajuda precisamente nisso.

Exemplo prático: Se o inventário estiver num sistema legado que não comunica com a loja online, fica impossível prever stock disponível antes de aceitar encomendas. Isto cria atrasos, falhas de reposição e problemas na cadeia de abastecimento.

As integrações ERP modernas oferecem:

• análises avançadas;
• sincronização em tempo real;
• atualizações frequentes;
• melhor previsão de inventário;
• redução de ruturas de stock.

Ou seja: decisões mais rápidas, mais precisão e processos muito mais eficientes.

Dados centralizados

Integrar o ERP significa transformar dados dispersos em informação clara, organizada e acessível por todos os departamentos.

Sem integração, cada equipa mantém:

• as suas próprias bases de dados,
• relatórios duplicados,
• versões inconsistentes da mesma informação.

Isto obriga a verificações constantes, aumenta o risco de erro e sobrecarrega quem funciona como “guardião” dos dados. Com integrações ERP:

• existe uma única fonte de verdade;
• toda a empresa trabalha com os mesmos dados em tempo real;
• é mais fácil analisar, comparar e agir;
• reduz-se o trabalho manual e os conflitos de informação.

Ter muitos dados é simples. Ter dados fiáveis, acessíveis e acionáveis é o que realmente transforma um negócio, e isso só acontece com um ERP bem integrado.

Processos automatizados

Para empresas que lidam com grandes volumes de dados, automatizar tarefas é essencial. Não é por acaso que 67% das organizações valorizam plataformas fáceis de usar, e o ERP ajuda a simplificar o que antes era manual e moroso.

As integrações ERP permitem a troca automática e bidirecional de informação entre sistemas, reduzindo erros humanos e acelerando operações. Esta automatização pode acontecer em praticamente qualquer ponto da cadeia operacional:

• dados de encomendas;
• perfis e histórico de clientes;
• detalhes de envio e tracking;
• contabilidade e faturação;
• informação de produtos e preços;
• níveis de inventário;
• ordens de compra e reposição.

O ERP liga departamentos. A automatização, quando combinada com tecnologias como IA e cloud, permite escalar e inovar sem aumentar a complexidade.

Resultado: processos mais rápidos, menos erros, custos reduzidos e uma empresa muito mais eficiente.

Melhores experiências de cliente

A personalização já está no centro da experiência do cliente há anos. Em 2023, 74% das empresas aumentaram o investimento nesta área. Mas oferecer uma boa experiência num único canal já não basta para criar vantagem competitiva. Hoje, as empresas precisam de experiências holísticas, omnicanal e consistentes.

As integrações ERP ajudam a consolidar dados, preferências e comportamentos dos clientes. Com uma integração ERP para e-commerce, por exemplo, as empresas conseguem aceder rapidamente a todas as ferramentas necessárias para acelerar o go-to-market e melhorar a experiência em cada ponto da jornada.

O modo como cada marca usa integrações ERP para envolver clientes determinará a sua competitividade nos próximos anos. Quem utilizar o ERP para criar envolvimento inteligente e consistente terá uma vantagem clara.

Desafios e riscos comuns da integração ERP

Recordando: o objetivo de um ERP é automatizar processos e tornar a empresa mais eficiente. E 28% das empresas já viram benefícios significativos ao integrar profundamente uma plataforma de comércio SaaS no negócio. Mas integrar um ERP com sistemas existentes não é trivial. 

Estes são os desafios mais frequentes.

Ultrapassar o orçamento

As implementações de ERP podem acabar por custar três a quatro vezes mais do que o valor inicialmente orçamentado. Ainda assim, não entre em pânico, normalmente, os benefícios superam os custos. Os melhores parceiros de ERP são essenciais para garantir que a solução final faz sentido para a sua organização. Eles fornecem serviços completos para:

• gerir integrações e implementação
• definir objetivos claros
• configurar o sistema certo para a sua empresa

Conexões não seguras

O ERP armazena as informações mais críticas do seu negócio: dados sensíveis de clientes, finanças e propriedade intelectual. Tudo isto precisa de estar protegido.

Adicionar mais complexidade ao sistema através de integrações ERP aumenta o risco de conexões não seguras, colocando a organização numa posição mais vulnerável, especialmente quando cibercriminosos estão a direcionar ataques para software ERP.

Complexidade

Implementações ERP costumam demorar mais do que o previsto. Os problemas mais comuns surgem devido a:

• má comunicação
• falta de planeamento
• resistência interna a novos processos
• dificuldades de integração entre softwares
• dados incompletos ou de baixa qualidade

Além disso, as equipas precisam de ser treinadas para utilizar o sistema. Sem adoção interna, documentação de fluxos de trabalho e um “campeão” interno, a implementação pode falhar mesmo após o lançamento. Empresas com um plano claro de integração ERP e entendimento sólido dos seus requisitos reduzem dramaticamente o risco de fracasso.

Tipos de integrações ERP

O tipo de integração ERP depende dos recursos de TI disponíveis e das necessidades específicas da empresa.

E-commerce

A integração de e-commerce consiste em ligar a sua plataforma de e-commerce (como a Shopify) a uma solução ERP baseada na nuvem. Em conjunto, estes sistemas expandem a funcionalidade da loja online e ajudam a criar experiências de compra melhores para os clientes.

Dados como:

• leads
• clientes
• encomendas
• tempos de envio
• impostos
• interações de apoio ao cliente

São todos acompanhados através da integração ERP de e-commerce. O objetivo é simples: tornar estes dados acessíveis a todas as equipas que gerem a loja.

Principais benefícios:

• dados precisos e relevantes no front-end disponíveis em todos os departamentos
• contagens de inventário em tempo real no front-end e back-end
• opções de preços dinâmicas e específicas por cliente
• auditorias financeiras automatizadas

Formas de integrar um ERP com a sua plataforma de e-commerce:

1. Usar a API da plataforma e desenvolver a integração internamente.
   Tem controlo total, mas também responsabilidade total pela manutenção.
   
2. Usar uma solução de terceiros, pronta a usar.
   É mais rápida de implementar, mas qualquer personalização extra é paga e feita por outra equipa.
   
3. Usar integrações nativas entre ERP e plataforma de e-commerce.
   Um ERP com integrações nativas, como Shopify–NetSuite, é normalmente a opção mais flexível. O fornecedor ERP desenvolve uma integração certificada, suficientemente ágil para acompanhar as necessidades da empresa e as mudanças do mercado.

As marcas de e-commerce podem ainda integrar o ERP com outras plataformas para reforçar eficiência e reduzir custos, como:

• sistemas de gestão do ciclo de vida do produto (PLM)
• soluções de gestão da cadeia de abastecimento
• sistemas de gestão de armazém (WMS)
• sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Toda empresa de e-commerce precisa de uma forma padronizada de gerir leads e clientes. Os sistemas CRM registam dados como:

• histórico de compras
• informações de contacto
• interações de suporte

Estes dados são usados pelas equipas de vendas e marketing para compreender melhor os clientes e tomar decisões mais informadas sobre como interagir com eles.

Exemplo: uma integração entre Salesforce e Oracle NetSuite (ERP + CRM) permite que os dois sistemas troquem dados entre si, dando à empresa uma visão de 360° do cliente.
Quer seja vendas, apoio, marketing ou dados de comportamento de compra, tudo passa a estar num só lugar, e pode ser usado para criar experiências que fortalecem o relacionamento com os clientes.

Inteligência empresarial (BI)

O software de inteligência empresarial é feito para recolher, analisar e apresentar dados de forma clara. Para empresas em fase de transformação digital, o BI é essencial porque dá visibilidade total sobre o negócio e facilita a descoberta de insights que podem melhorar resultados.

Alguns ERPs já incluem módulos básicos de BI, mas muitas vezes ficam aquém para organizações que lidam com grandes volumes de dados. Quando a empresa liga um sistema de BI externo ao ERP, todos os colaboradores autorizados passam a ter acesso imediato a análises avançadas, relatórios completos e visualizações que ajudam a extrair o máximo valor de cada dado recolhido.

Recursos humanos

O departamento de RH é um dos mais exigentes em tarefas administrativas, desde folha de pagamento a recrutamento, avaliação e gestão de contratos. Lidar com tanta informação, especialmente dados sensíveis, pode rapidamente tornar-se caótico e gerar custos ou riscos de segurança.

Um módulo de RH dentro do ERP ajuda a centralizar tudo: armazena dados de funcionários de forma segura, simplifica processos como pagamentos e compensações, melhora o controlo de horários e presença e apoia iniciativas de formação. Além disso, permite ações mais estratégicas, como enviar inquéritos internos, automatizar relatórios ou implementar ciclos de avaliação de desempenho em toda a empresa.

Gestão de projetos

Tal como acontece com o BI, alguns sistemas ERP já incluem funcionalidades básicas de gestão de projetos. Porém, muitas empresas optam por integrar ferramentas mais avançadas que já utilizam no dia a dia. Ainda assim, acompanhar o estado dos projetos diretamente no ERP continua a ser útil porque permite:

• compreender os custos associados a cada projeto
• acompanhar atualizações, etapas e processos em curso
• avaliar se as metodologias de trabalho estão a funcionar
• cruzar informação com RH e folha de pagamento

Quando a empresa adiciona um módulo de gestão de projetos ao ERP, toda a equipa ganha visibilidade sobre quem está a trabalhar em quê e quais são os prazos de entrega. Esta clareza melhora a responsabilidade entre departamentos e ajuda a identificar e resolver pequenos problemas antes que se tornem grandes obstáculos.

Como integrar um ERP com o seu software atual

No e-commerce, “integração” pode significar várias coisas. Na prática, sempre que dois sistemas têm APIs sólidas, conseguem se comunicar entre si. Muitas vezes, quando alguém fala em integração, está a referir-se a um conector pré-construído - aquilo que a Shopify, por exemplo, chama de aplicações.

Hoje, uma das abordagens mais comuns é o iPaaS (Integration Platform as a Service). É uma solução baseada na nuvem que permite sincronizar aplicações com muito mais rapidez, sem código e com menos complexidade. As ferramentas iPaaS já vêm com grande parte do trabalho feito e só precisam de pequenos ajustes por um programador ou parceiro de integração.

Ao usar um iPaaS para ligar o seu ERP a outras aplicações, normalmente terá de:

• configurar o token API do ERP e dos sistemas que quer integrar
• definir os fluxos de interação (como os dados viajam e como funcionam as operações CRUD)
• ligar os “pipes” entre sistemas
• mapear campos e aplicar modificadores (ex.: criar um novo cliente no CRM e empurrar a etiqueta para o software de e-mail)
• configurar a cadência de sincronização, sobretudo se quiser sincronização em tempo real

A Shopify trabalha com vários parceiros iPaaS e integra com os principais ERPs do mercado, como NetSuite, Acumatica, Brightpearl e Microsoft. Uma loja Shopify, por exemplo, pode instalar a aplicação Shopify ERP NetSuite, sincronizar dados, e depois pedir a uma equipa certificada que personalize a implementação.

Melhores práticas para integrar um ERP

Independentemente de ser a sua primeira integração ou a décima quinta, algumas regras ajudam sempre:

1) Comece com um plano
Defina objetivos, fluxos, quem lidera o projeto, que dados sobem para o ERP, que dados descem para a loja e que sistemas adicionais (ex.: armazém, 3PL) têm de ser incluídos.

2) Prepare as equipas para a mudança
Sistemas legados costumam gerar resistência. Processos mudam, rotinas mudam, e tudo o que está ligado a operações, logística e atendimento ao cliente precisa de alinhamento para evitar confusão quando as encomendas começarem a fluir.

3) Pratique boa gestão de dados
Integrações só funcionam quando os dados são limpos e consistentes. É importante rever formatos, validar informações, garantir acessos corretos e eliminar duplicados.

Informe funcionários, parceiros e fornecedores sobre mudanças

Quando uma empresa trabalha com sistemas legados, a integração de um ERP quase sempre traz resistência. Processos, funções e rotinas podem mudar, e qualquer mudança organizacional tende a gerar dúvidas ou obstáculos. Mesmo empresas que já usam ERPs modernos, como NetSuite, vão sentir ajustes: processos existentes podem precisar de ser adaptados aos novos fluxos de e-commerce.

Por isso, a comunicação é crítica durante todo o projeto. Se equipas como armazenamento e logística não forem informadas, podem surgir problemas quando as primeiras encomendas começarem a chegar ao ERP. O mesmo vale para atendimento ao cliente: se não compreenderem os novos fluxos, a experiência do cliente pode ser afetada.

Pratique boa gestão de dados

A integração ERP só funciona bem quando os dados são confiáveis. Dados limpos, coerentes e atualizados tornam as operações mais rápidas e reduzem erros. Algumas práticas essenciais incluem:

• limpar e padronizar formatos
• validar dados para garantir precisão
• rever quem tem acesso e porquê
• remover entradas duplicadas ou incorretas

Uma boa gestão de dados simplifica a integração e evita atrasos ao longo do processo.

Como a Shopify pode ajudar com a integração ERP

A integração ERP é um dos pilares para que um negócio de e-commerce funcione de forma eficiente. Não é por acaso que 72% das empresas já usam uma plataforma SaaS totalmente integrada dentro das suas operações. Para facilitar esse processo, a Shopify criou o Programa ERP Global. Através da Shopify App Store, pode ligar o seu ERP diretamente à sua loja com a ajuda de parceiros certificados, sem processos longos, caros ou integrações improvisadas. 

A Shopify trabalha com alguns dos principais sistemas ERP do mercado, incluindo:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Oracle NetSuite
• Infor
• Acumatica
• Brightpearl

Depois de ligar o seu ERP à Shopify, a operação torna-se mais fiável e previsível. A integração permite:

• aceder a inventário, produtos, encomendas e dados de clientes em tempo real
• automatizar tarefas que antes exigiam esforço manual
• evitar integrações personalizadas demoradas e difíceis de manter
• garantir um fluxo de dados seguro e consistente entre o admin Shopify e o ERP

Resumindo: conectar o ERP à Shopify significa operar com mais clareza, menos erros e muito mais eficiência.