As empresas de retalho sempre tiveram de gerir várias operações em simultâneo: vendas, marketing, produção, gestão da cadeia de abastecimento, controlo de inventário, finanças e relacionamento com clientes. Durante muitos anos, estas funções eram tratadas de forma isolada, com informações críticas mantidas em silos separados. Se um diretor de marketing precisasse de dados de produção, normalmente teria de aguardar que outra equipa os enviasse, e nem sempre isso acontecia.
O planeamento de recursos empresariais (ERP) veio transformar esta realidade. Os sistemas ERP agregam dados de toda a organização numa única base de dados partilhada, acessível a todas as equipas relevantes, tornando-os especialmente adequados para empresas de e-commerce que operam com múltiplos departamentos.
De acordo com um relatório da “International Data Corporation”, que entrevistou líderes globais, 73% das empresas consideram extremamente importante eliminar silos de dados e melhorar a comunicação interna. Uma integração ERP pode desempenhar um papel decisivo nesse objetivo.
O que é a integração ERP de e-commerce?
A integração ERP de e-commerce é o processo de conectar e sincronizar uma plataforma de e-commerce com um sistema de planeamento de recursos empresariais. Esta integração permite que a empresa centralize todos os dados gerados pelas operações online, como designs de produtos, informações de fornecedores, diretrizes de marca, padrões de experiência do cliente, estudos de mercado, dados de clientes e relatórios de vendas.
Em essência, um sistema ERP reúne todos esses dados num único ambiente digital. Ao disponibilizar acesso abrangente a informações essenciais, a integração ERP facilita a colaboração entre equipas de diferentes áreas e melhora a coordenação estratégica entre departamentos.
Como funciona uma integração ERP de e-commerce?
A integração ERP funciona ao consolidar dados provenientes de todas as funções de e-commerce, design de produtos, vendas, marketing, inventário, CRM e outras, e ao armazená-los numa base de dados única, estruturada e facilmente consultável.
Este processo substitui grande parte da introdução manual de dados que, historicamente, consumia tempo e aumentava o risco de erros. Antes da automação, era comum distribuir relatórios de vendas ou inventário manualmente entre departamentos. Com uma integração ERP, toda a informação é sincronizada automaticamente, garantindo que a organização trabalha sempre com dados atualizados.
Isto não significa, porém, que todos os colaboradores acedem a todos os dados. Cada utilizador recebe permissões específicas dentro do ERP, com acesso apenas às informações relevantes para as suas funções. Isto evita, por exemplo, que contratados externos vejam informações confidenciais, ao mesmo tempo que permite que equipas autorizadas, como engenharia ou produto, consultem dados históricos ou designs anteriores.
Benefícios das integrações ERP
- Contagens de inventário em tempo real nos sistemas front-end e back-end
- Processos automatizados para colocação de encomendas
- Rastreamento de encomendas
- Gestão de fornecedores
- Opções de preços dinâmicos específicos do cliente
- Auditorias financeiras automatizadas
- Substituição de processos manuais
Integrar uma plataforma de e-commerce com um sistema ERP otimiza operações ao fornecer dados precisos, atualizados e acessíveis às equipas certas. Entre os principais benefícios estão:
1. Contagens de inventário em tempo real nos sistemas front-end e back-end
Um ERP melhora significativamente a gestão de inventário ao disponibilizar, de forma contínua, as quantidades mais recentes em lojas, armazéns e sistemas internos. Tanto o front-end (visível para os clientes) como o back-end (bases de dados e servidores) passam a operar com informação sincronizada.
2. Processos automatizados para colocação de encomendas
Quando uma encomenda é efetuada, o ERP pode acionar automaticamente as etapas seguintes do cumprimento, como gerar etiquetas de envio ou enviar notificações ao cliente. Isto reduz atrasos e minimiza intervenção manual.
3. Rastreamento de encomendas
Empresas de e-commerce precisam de monitorizar encomendas provenientes de fornecedores e encomendas enviadas aos clientes. Um ERP centraliza estes dados e disponibiliza rastreamento atualizado em tempo real.
4. Gestão de fornecedores
Sistemas ERP ajudam a organizar e monitorizar fornecedores, permitindo acesso rápido a contactos, histórico de desempenho, tempos de entrega e outras métricas essenciais para compras e operações.
5. Opções de preços dinâmicos específicos do cliente
Para empresas que utilizam preços dinâmicos, um ERP automatiza ajustes de preços com base em fatores de mercado. Assim que os valores são atualizados no sistema, refletem-se automaticamente na loja de e-commerce.
6. Auditorias financeiras automatizadas
Sistemas ERP sincronizam dados financeiros entre departamentos, armazéns e subsidiárias, facilitando auditorias internas e garantindo consistência. A automatização reduz riscos e elimina reconciliações manuais.
7. Substituição de processos manuais
Ao eliminar a necessidade de introdução e sincronização manual de dados, o ERP liberta as equipas para tarefas de maior valor estratégico e reduz erros humanos que poderiam comprometer operações ou relatórios.
Tipos de integrações ERP
A forma como um ERP recebe dados da plataforma de e-commerce determina o tipo de integração utilizada. Tradicionalmente, existem três abordagens, sendo a mais comum a plataforma de integração como serviço (iPaaS). Estas integrações permitem que sistemas distintos se comuniquem entre si de forma automatizada e segura.
1. Plataforma de integração como serviço (IPaaS)
Uma solução ERP baseada em plataforma de integração como serviço (iPaaS) funciona como um hub central que integra diversas aplicações e fontes de dados dentro de um negócio de e-commerce. Esta abordagem permite que equipas conectem sistemas existentes sem necessidade de código personalizado.
Operando na nuvem, um sistema iPaaS integra dados provenientes de múltiplas plataformas de e-commerce, como a loja online principal ou mercados online externos como eBay. As informações enviadas para os servidores de nuvem passam por múltiplas camadas de segurança, ajudando a proteger dados empresariais sensíveis contra compromissos.
A natureza cloud desta solução reflete as necessidades atuais da maioria das empresas de e-commerce, que raramente armazenam todos os seus dados em infraestruturas locais. Para negócios que já utilizam software empresarial baseado na nuvem, como a Shopify, uma solução iPaaS é frequentemente uma escolha natural.
Além disso, os fornecedores iPaaS tendem a oferecer modelos de preços flexíveis, ajustados ao número de utilizadores e ao volume de dados armazenados na rede.
2. Outros métodos de integração ERP de e-commerce
Antes da adoção generalizada das soluções iPaaS, muitas empresas recorrem a um barramento de serviços empresariais (ESB) como middleware para conectar múltiplas plataformas de e-commerce a sistemas ERP. Esta abordagem ainda pode ser útil para organizações que necessitam de integrar dispositivos distintos que armazenam diferentes conjuntos de dados, como um servidor dedicado a vendas e outro dedicado a perfis de clientes.
Outra opção é a integração ponto a ponto, que estabelece uma ligação direta entre uma única plataforma de e-commerce e um sistema ERP específico. Em termos simples, funciona como um canal direto e exclusivo de transferência de dados entre dois sistemas.
Tanto o ESB como a integração ponto a ponto dependem de armazenamento local em dispositivos individuais, o que os distingue das soluções baseadas na nuvem, onde os dados não residem numa única máquina. Por este motivo, empresas de e-commerce que operam na nuvem podem considerar o ESB menos eficiente para integrações ERP, encontrando no iPaaS uma alternativa mais flexível, moderna e adequada às suas necessidades.
Caraterísticas ERP importantes para e-commerce
- Sistemas baseados na nuvem
- Finanças automatizadas
- Gestão de inventário
- Cumprimento de encomendas
- Gestão de relacionamento com clientes
- Dados de marketing
- Inteligência empresarial
- Preços
Ao selecionar um sistema ERP para operações de e-commerce, é essencial priorizar funcionalidades que suportem processos digitais complexos, garantam eficiência operacional e melhorem a experiência do cliente. As caraterísticas mais relevantes incluem:
1. Sistemas baseados na nuvem
Empresas de e-commerce trabalham maioritariamente na nuvem, por isso precisam de um ERP também baseado na nuvem e compatível com integrações IPaaS. Embora integrações ponto a ponto ou ESB ainda existam, tendem a ser menos eficientes para operações digitais modernas.
2. Finanças automatizadas
Um ERP deve sincronizar automaticamente dados financeiros de todos os departamentos e contas bancárias. Como as informações mudam constantemente, é essencial que ofereça atualizações em tempo real para manter a precisão e reduzir o trabalho manual.
3. Gestão de inventário
Soluções ERP robustas permitem rastrear encomendas de entrada, níveis de stock e encomendas pendentes. Isto reduz as ruturas de stock, melhora previsões e organiza melhor o fluxo logístico.
4. Cumprimento de encomendas
O ERP pode automatizar todo o processo pós-encomenda: faturação, e-mails de confirmação, criação de etiquetas e notificações. Isto reduz erros, acelera o cumprimento e melhora a experiência do cliente.
5. Gestão de relacionamento com clientes
ERPs com integração CRM permitem armazenar históricos de compra e perfis de clientes, facilitando o trabalho de vendas e apoio ao cliente com informações completas e acessíveis.
6. Dados de marketing
O ERP pode centralizar scripts, campanhas e métricas de marketing, permitindo analisar desempenho e ajustar estratégias com base em dados.
7. Inteligência empresarial
Além de recolher dados, plataformas ERP fornecem ferramentas analíticas que ajudam a interpretar tendências e apoiar decisões estratégicas. Fornecedores como Oracle, SAP e Microsoft Dynamics destacam-se neste aspeto.
8. Preços
O ERP representa um investimento elevado: muitas vezes chega aos seis dígitos, e soluções empresariais completas podem custar milhões. O preço varia conforme utilizadores, módulos e integrações, por isso é importante alinhar necessidades com orçamento.
Conecte o ERP com capacidades de comércio na Shopify
À medida que o panorama do e-commerce evolui rapidamente, empresas de todas as indústrias têm sido obrigadas a adaptar operações com agilidade. Os comerciantes têm deixado claro que precisam de acesso imediato a informação em tempo real provenientes de aplicações totalmente integradas, para manter vantagem competitiva.
Em resposta a esta necessidade, a Shopify lançou em 2021 o Programa ERP Global, permitindo que parceiros selecionados de sistemas ERP construam integrações diretas listadas na “Shopify App Store”. Esta iniciativa marcou a primeira colaboração oficial do Shopify com fornecedores ERP líderes, como Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica e Brightpearl.
O Programa ERP Global fornece aos comerciantes soluções ERP que se conectam diretamente ao Shopify, evitando implementações complexas ou dependência de integrações de terceiros. Entre os principais benefícios encontram-se:
- Conexões perfeitas entre fluxos de trabalho: As aplicações do Programa ERP Global ligam-se diretamente à conta Shopify do comerciante, oferecendo dados precisos e atualizados sobre inventário, produtos, encomendas e informações de clientes.
- Controlo total sobre os dados: As integrações oficiais garantem que dados empresariais fluem de forma segura entre o admin Shopify e o ERP, sem intermediários externos. Isto reforça segurança, privacidade e fiabilidade das operações.
- Redução de custos e poupança de tempo: Ao eliminar implementações personalizadas demoradas e dispendiosas, o Programa ERP Global permite que comerciantes simplifiquem operações, automatizem tarefas e escalem mais rapidamente.
Para explorar como integrar um ERP ao Shopify, os comerciantes podem consultar os próximos passos através da documentação oficial e aplicações disponíveis no programa.
