O que é um sistema de gestão de encomendas? (2026)

Para muitas empresas (especialmente comerciantes com um crescimento acelerado) gerir e processar encomendas através de múltiplos canais de venda e localizações de distribuição é uma tarefa complexa. Entre a colocação da encomenda e a entrega há um mar de desafios como visibilidade de inventário, perfis de encomendas e devoluções.

Mas qual a solução para estes problemas? Um sistema de gestão de encomendas (SGE) que acompanha os níveis de stock em armazéns, combina os dados de encomendas de múltiplos canais de venda, otimiza o processamento, expede encomendas rapidamente, gere devoluções e trocas, e centraliza relatórios.

Neste guia, abordaremos uma vasta gama de detalhes, desde as tarefas que um SGE deve executar até aos benefícios de ter um painel centralizado. E ajudá-lo-emos a avaliar o tipo de SGE que o seu negócio precisa.

O que é um sistema de gestão de encomendas?

Um sistema de gestão de encomendas é uma ferramenta digital utilizada para acompanhar as vendas, encomendas, inventário e processamento. Otimiza o ciclo de vida da encomenda, desde a receção até à entrega, com precisão e eficiência. Inclui processos como entrada de encomendas, alocação de recursos e acompanhamento do estado das encomendas.

Por exemplo, a Shopify, uma plataforma líder de e-commerce, oferece um SGE integrado como parte do seu serviço. Com o sistema da Shopify, as empresas de e-commerce podem processar encomendas multicanal — incluindo compras em loja, vendas da loja online e outros mercados — e geri-las todas numa única plataforma.

Funcionalidades do sistema de gestão de encomendas

Um SGE é uma solução abrangente que serve para otimizar o processamento de fio a pavio, desde o pedido da encomenda até à entrega. Alguns sistemas, como o da Shopify, também fornecem gestão distribuída de encomendas para coordenar o processamento através de múltiplos armazéns e localizações.

As principais funcionalidades incluem:

• Painel de gestão de encomendas: um centro para a supervisão de encomendas. Filtre, ordene, pesquise, etiquete e adicione notas às encomendas. Acompanhe o estado de entrega, para acompanhar com facilidade entregas atrasadas ou em falta. Visualize e organize facilmente todas as encomendas numa interface personalizável por destino de entrega, estado de processamento, códigos de produto e mais para uma melhor visibilidade e priorização.
• Encaminhamento inteligente de encomendas: prioriza e aloca encomendas às localizações de processamento ideais utilizando vários critérios. Funciona com as suas instalações ou fornecedores de logística terceirizados para processar encomendas de forma mais eficiente.
• Automatizações: use o Shopify Flow para automatizar e otimizar processos de processamento, inventário e devoluções. Reduza a intervenção manual, minimize erros e poupe tempo ao automatizar tarefas repetitivas.
• Operações em massa: crie, compre e imprima múltiplas etiquetas de envio, guias de remessa e formulários num só local. Execute ações em massa para processar, gerir pedidos e efetuar cancelamentos, acelerando assim todo o fluxo de trabalho.
• Capacidade de edição de encomendas: modifique qualquer encomenda antes do envio para melhorar a experiência do cliente e reduzir erros. Forneça flexibilidade na gestão de pedidos e correções sem interromper o processamento.
• Criação de rascunhos de encomendas: permita gerir encomendas e faturas a partir de qualquer lugar e enviá-las por e-mail aos clientes para pagamento online ou presencial. Suporta vários cenários de venda e oferece maior flexibilidade na criação de encomendas.
• Controlo unificado de inventário: sincroniza níveis de stock nas suas localizações e canais de venda para prevenir excesso de stock ou ruturas.
• Análises de encomendas em tempo real: aceda a insights instantâneos sobre todas as encomendas — colocadas, abertas, processadas, entregues e devolvidas. Use dados em tempo real para uma tomada de decisões informada e para identificar áreas de melhoria.
• Integração com logística terceirizada: faça integrações com parceiros e sistemas 3PL líderes através de centenas de aplicações prontas a usar criadas e mantidas por parceiros de sistema e integração de confiança.
• Integração ERP: faça a ligação com sistemas de back-office para uma supervisão financeira e operacional abrangente.
• Personalize com APIs: utilize APIs de processamento que lhe dão a flexibilidade necessária para criar fluxos de trabalho personalizados, permitindo modelar e automatizar processos de gestão únicos e complexos.

O que faz um sistema de gestão de encomendas?

Um SGE acompanha níveis de inventário por canal, automatiza o processamento de encomendas, gere logística reversa, gere informações de clientes e combina dados de encomendas e financeiros. Em suma, garante que o cliente recebe o que encomendou e permite que ambos saibam quando é que a encomenda é entregue.

Acompanhar níveis de inventário por canal

A beleza dos negócios modernos é que as marcas podem alcançar clientes numa variedade de canais. Os clientes podem comprar artigos em loja fazendo uso de um software de ponto de venda (POS), em modo self-service através da loja de e-commerce DTC da marca, em mercados online ou canais de redes sociais, ou até combinar a atividade online e offline com opções de entrega como comprar online, levantar na loja (BOPIS).

Um SGE ajuda os retalhistas a gerir e sincronizar inventário nas várias localizações onde processam artigos, seja numa loja física ou centro de processamento, ou armazém. É uma ferramenta desenhada para ajudar as marcas de e-commerce que planeiam investir no seu processo de gestão de inventário nos próximos dois anos.

Com um SGE, pode:

• Atualizar níveis de inventário em todas as lojas e localizações de processamento.
• Transferir inventário entre lojas e localizações de processamento.
• Ser automaticamente notificado quando os códigos de produto estão com um stock baixo e reabastecer em conformidade.
• Compreender quais os códigos de produto que vendem melhor por região ou canal de venda.

As soluções SGE como a Shopify oferecem gestão de inventário multilocalização, permitindo às empresas acompanhar stock em até 1 000 armazéns, centros de processamento e lojas. Estes sistemas também permitem criar ordens de compra para fornecedores e transferir inventário entre localizações, para uma visão abrangente dos níveis e movimento de stock.

Automatizar o processo de processamento de encomendas

Um SGE moderno trata a cadeia de abastecimento como um ecossistema interligado, permitindo aos comerciantes automatizar os seus processos internos desde a encomenda até ao processamento.

Para acelerar o processamento, a preparação e o envio das encomendas, os comerciantes de e-commerce podem recorrer a um SGE para:

• Aceitar pagamentos independentemente do destino de envio ou moeda da encomenda.
• Encaminhar encomendas para a melhor localização de processamento, incluindo armazéns geridos pelo comerciante, localizações de retalho ou 3PL.
• Imprimir automaticamente etiquetas de envio e guias de remessa se estiver a processar encomendas internamente.
• Acompanhar o estado de processamento e entrega de encomendas com fornecedores de envio que estejam ligados.

Um bom SGE deve encaminhar encomendas para a melhor localização, não só em termos de proximidade do cliente ao seu armazém, mas também para priorizar encomendas dentro do mesmo mercado de destino, minimizar processamentos divididos ou classificar localizações prioritárias.

Gerir logística reversa

O SGE ajuda a evitar frustrações para os seus clientes e a garantir uma experiência de devoluções simples e sem complicações para todas as partes envolvidas. Pode também suportar devoluções self-service na sua loja online, permitindo aos clientes iniciar devoluções quando lhes for mais conveniente, sem o incómodo de contactar um representante por telefone ou e-mail.

Pode imprimir automaticamente etiquetas de devolução caso um cliente precise de devolver artigos. O endereço de devolução diferirá com base na localização do cliente, permitindo-lhe receber e processar reembolsos no menor tempo possível. Os clientes também podem verificar o estado da sua devolução com o acompanhamento online.

Além disso, as equipas de atendimento ao cliente obtêm informação imediata sobre qualquer produto que um cliente tenha enviado para devolução. Todos os clientes recebem o mesmo nível de serviço independentemente do que compraram e como ou onde compraram.

Gerir informações de clientes

Um SGE pode atuar como uma plataforma de gestão de relacionamento com clientes (CRM), permitindo aos comerciantes aceder a toda a informação que têm sobre um cliente, incluindo encomendas anteriores, valor vitalício e a sua localização.

Com os insights sobre dados de clientes que obtêm de um SGE, os comerciantes têm a capacidade de hiperpersonalizar qualquer mensagem de marketing que enviem aos clientes sempre que tentam fazer outra venda.

Por exemplo, uma marca de e-commerce pode extrair dados do seu SGE para criar os seguintes segmentos de clientes:

• Clientes localizados na Europa.
• Clientes de elevado valor com um valor médio de encomenda superior a 50 €.
• Pessoas que compraram um artigo e ainda não regressaram ao site.

A marca desenvolve então uma estratégia de marketing distinta para cada segmento de clientes. Quem está na Europa não recebe os mesmos e-mails de marketing que a sua audiência chinesa. Os artigos caros só são recomendados a clientes com um valor médio de encomenda médio a elevado — aqueles que têm maior probabilidade de comprar. Os mais vendidos são colocados em destaque nos e-mails enviados para clientes de compra única.

A personalização de e-mail que reconhece o que foi previamente comprado e acrescenta valor provou gerar taxas de conversão de 10% a 15% superiores — e é facilitada ao fazer uso dos relatórios de clientes automaticamente gerados com um SGE.

Combinar dados de encomendas e financeiros

É muito bom ver todos os seus dados de encomendas numa localização central. Mas uma parte essencial de gerir um negócio de e-commerce é avaliar se está realmente a ter lucro — e se sim, onde e como se pode concentrar para o aumentar.

A maioria dos SGEs tem a capacidade de se integrar com outras funções de back-office — em particular com o seu software financeiro. A plataforma pode extrair informação do seu software de contabilidade para a combinar com dados de inventário e vendas. Pode obter insights sobre contas a pagar e a receber, bem como automatizar a produção de faturas e ordens de compra, sem colocar dados manualmente.

O melhor software de gestão de encomendas

Quer esteja à procura do seu primeiro SGE ou a substituir o seu, aqui estão quatro ótimas opções a considerar.

Shopify

A Shopify é uma plataforma de e-commerce tudo-em-um para marcas em crescimento. A nossa plataforma inclui um sistema de gestão de encomendas integrado, que lhe permite processar encomendas provenientes da loja física, da loja online ou de outros canais de venda e marketplaces.

Também pode acompanhar, gerir e processar encomendas a partir de um painel central. A Shopify também encaminha automaticamente encomendas para a melhor localização de processamento com base nas regras de encaminhamento de encomendas definidas pelo comerciante.

O SGE da Shopify também oferece:

• Integração com transportadoras de topo
• Atualizações de inventário em tempo real em todos os canais de venda.
• Apoio para opções de entrega local e levantamento em loja.
• Capacidade de gerir até 1 000 localizações de processamento.
• Soluções de gestão de devoluções e trocas.

Uma história de sucesso é a Snarky Tea, um negócio que transformou as suas operações de processamento usando o SGE integrado da Shopify.

A Snarky Tea, fundada por Jenni-Lyn Williams, cresceu de um pequeno negócio para uma empresa DTC com centenas de produtos. Com o rápido crescimento e destaque mediático na Vogue, nos Óscares e no Shark Tank, a empresa começou a enfrentar desafios na gestão eficiente do inventário, no processamento das encomendas e no envio.

Ao integrar a solução de gestão de encomendas da Shopify, a Snarky Tea conseguiu:

• Acompanhamento preciso de inventário nas instalações de produção e centros de processamento.
• Processamento de encomendas ágil com impressão automática de etiquetas.
• Menos erros durante a impressão em lote, o que melhorou a satisfação do cliente.
• 360 horas poupadas, anualmente, reduzindo tarefas manuais e evitando verificações em vários sistemas.

A Jenni-Lyn descreve o SGE da Shopify como revolucionário, diz que: "Quanto mais posso fazer dentro do ecossistema da Shopify, melhor. Poupa-me dores de cabeça desnecessárias e ajuda-me a manter a organização.".

ShipHero

O ShipHero é outra solução de gestão de encomendas para marcas de e-commerce em crescimento. Criada na nuvem, esta plataforma é desenhada para ajudar as empresas a gerir mais facilmente o seu inventário, otimizar processos de processamento, reduzir erros e aumentar a sua eficiência operacional geral.

Também é conhecida pela sua interface amigável, que permite a empresas de e-commerce de qualquer tamanho personalizar facilmente os fluxos de trabalho e adaptá-los às suas necessidades únicas. Além disso, a ShipHero disponibiliza um conjunto robusto de ferramentas para gerir múltiplos canais de venda, otimizar o encaminhamento de encomendas e automatizar tarefas — libertando tempo e recursos para que as empresas se concentrem noutros projetos.

ChannelApe IOMS

A ChannelApe IOMS é uma plataforma poderosa para operações estratégicas de inventário, ajuda as empresas a unir as suas vendas, processamento, finanças e atendimento ao cliente. É apresentada como o “controlo das operações” de uma empresa, oferece uma abordagem otimizada com painéis intuitivos, que consolidam métricas em tempo real, para proporcionar uma visão completa do desempenho do negócio.

Ajuda as empresas a obter maior visibilidade sobre a sua cadeia de abastecimento, facilita o dimensionamento das operações e a redução de erros. Para além disso, disponibiliza ferramentas avançadas de gestão de inventário e encomendas, incluindo regras para retenções, encaminhamento, edições, deteção de fraude e muito mais.

Os benefícios de um bom SGE

Um bom SGE oferece várias vantagens:

• Melhora a precisão das encomendas: automatiza o processamento de encomendas e reduz erros humanos que podem levar a erros de envio e devoluções dispendiosas.
• Recolhe, embala e envia mais rapidamente: identifica o melhor centro de processamento com inventário disponível, ou seja, otimiza o processo para oferecer tempos de entrega mais rápidos.
• Reduz custos de envio: integra-se com as principais transportadoras a nível global, oferecendo tarifas com desconto já negociadas e simplificando a impressão de etiquetas.
• Centraliza a gestão de canais: consolida encomendas de todos os canais num painel, minimiza encomendas perdidas ou duplicadas e melhora os tempos de resposta do atendimento ao cliente.
• Atende às expectativas do cliente: faculta páginas de acompanhamento integradas para atualizações de encomendas, melhora a transparência e reduz as avaliações negativas resultantes de uma comunicação deficiente.
• Previne ruturas de stock e prevê inventário: oferece dados abrangentes sobre as tendências de vendas e produtos populares, dá uma previsão precisa do inventário para evitar excesso de stock ou ruturas.

Um SGE automatiza a seleção do método de processamento mais eficiente, garantindo entregas mais rápidas e aumentando a satisfação do cliente.

Desafios de um sistema de gestão de encomendas

Apesar de todas as suas vantagens, um sistema de gestão de encomendas também tem as suas desvantagens. Aqui estão três problemas comuns que os retalhistas enfrentam:

• Integração: a integração complexa com sistemas legados pode levar a dados não sincronizados e a atrasos.
• Dimensionamento: os sistemas básicos podem não acompanhar o crescimento do negócio, sendo necessárias soluções mais robustas para lidar com volumes de encomendas elevados e transações internacionais.
• Personalização: adaptar processos específicos do negócio pode ser difícil e prejudicar a eficiência. Por exemplo, os fabricantes de mobiliário personalizado podem enfrentar dificuldades quando utilizam sistemas pouco preparados para gerir encomendas personalizadas complexas.

Como escolher um sistema de gestão de encomendas?

Há vários fatores a ter em conta ao escolher um sistema de gestão de encomendas, incluindo os fluxos de trabalho que pode automatizar e as plataformas existentes com as quais precisa de fazer a integração.

Eis um processo passo a passo para escolher um SGE, com as funcionalidades a procurar nas plataformas que fazem parte da sua lista restrita.

1. Definir os seus objetivos e prioridades

Tal como em qualquer outro investimento de software, a primeira fase é compreender quais são as suas necessidades. Faça uma reunião com os seus stakeholders internos para compreender quais são as funcionalidades fundamentais e opcionais.

Não se esqueça de considerar o crescimento e onde se vê no futuro. Os seus planos para dinamizar o negócio desempenham um papel importante na sua tomada de decisão. O ideal é ter um SGE que cresça com o negócio.

2. Redigir um pedido de proposta (RFP)

Os fornecedores de soluções de gestão de encomendas irão apresentar-lhe propostas para o ajudar a tomar uma decisão. O objetivo de cada proposta é colocá-lo a si e ao fornecedor na mesma página em termos dos requisitos técnicos e limitações do sistema que espera implementar.

O seu RFP deve incluir detalhes específicos sobre o funcionamento esperado do SGE. Dê as informações que se seguem aos seus fornecedores, para que lhe possam elaborar uma proposta adaptada ao seu negócio:

• Volumes de encomendas.
• Número de códigos de produto.
• Qualquer software ou hardware existente que use.
• Um cronograma para o processo de aquisição de sistemas.
• Detalhes sobre a formação e capacitação.

3. Avaliar as suas opções

É improvável que encontre o ajuste perfeito para o seu negócio à primeira tentativa, por isso, faça uma lista de quatro a seis fornecedores para avaliar. Contacte cada fornecedor para marcar uma demonstração ou teste ao produto.

Através deste processo, avalie cada fornecedor de SGE use esta lista de verificação para tomar a decisão certa:

• O seu SGE permite-lhe eliminar processos manuais (como criar ordens de compra) através da automatização de fluxo de trabalho?
• Permite-lhe gerir vendas em vários canais, moedas e geografias?
• Suporta múltiplas localizações de armazém?
• Fornece atualizações de inventário em tempo real?
• Fornece relatórios e previsões que lhe permitem identificar melhor problemas e antecipar mudanças?
• Dá acesso a uma API que lhe permite inovar ao seu próprio ritmo?
• Suporta integrações nativas e de terceiros no ecossistema mais amplo da cadeia de abastecimento (i.e., contabilidade, gestão de armazém, processamento, 3PL, etc.)?
• A plataforma está estagnada ou continuamente a adicionar novas funcionalidades?

É pouco provável que encontre um fornecedor que seja 100% perfeito. A sua escolha dependerá de vários critérios de compromisso.

A funcionalidade e as capacidades não devem ser os únicos critérios de seleção, pois é importante considerar toda a relação comercial que irá estabelecer. A equipa do fornecedor é prestável? Possuem experiência no seu sector? Estão sempre a evoluir para oferecer aos clientes oportunidades de expansão e crescimento?

O SGE certo para o seu negócio será aquele que consegue satisfazer o maior número possível de requisitos.

Encontre o SGE certo para o seu negócio

Escolher um novo SGE não é uma decisão a tomar de ânimo leve. Um bom SGE pode poupar tempo, reduzir custos e proporcionar experiências superiores aos seus clientes, incentivando-os a regressar.

Elabore uma lista das opções mais adequadas para o seu negócio, avalie se oferecem as funcionalidades essenciais para a sua equipa e peça aos fornecedores orientações para implementar o SGE.

Pode demorar algum tempo a entrar no ritmo. Mas em breve verá o impacto positivo de armazenar todos os dados relacionados com encomendas, processar automaticamente encomendas e fornecer aos clientes atualizações de envio em tempo real numa plataforma centralizada.