小企业电商记账入门：分步指南

你开电商，为的是把货卖出去、把客户服务好、把钱赚回来，而不是天天跟账本和报表较劲。可要把生意做得长久，记账是绕不开的“健康指标”。

所谓电商记账，就是把所有“钱进钱出”——销售、进货、平台扣点、物流费、广告费——一条不落记录下来。记得清楚，才能一眼看清成本在哪、利润在哪，下一步往哪走。

好的记账能给出三张“体检表”：现在赚不赚钱、哪里可以多收钱、哪里应该少花钱。看懂资金流向，现金流自然越管越活。

即便你以前做过账，电商也有它独特的“坑”：平台结算周期、库存变动、跨境税费、退款纠纷……每一步都可能把利润悄悄吃掉。接下来，本文就带你从零开始，把电商记账的完整流程、必备工具和常见错误一次讲透，让你把时间省下来，继续专心卖货。

电商平台与记账

电商的魅力在于有众多平台可供你销售产品。无论你使用哪个电商平台，都需要平衡账目。无论是Shopify、BigCommerce、WooCommerce，还是Adobe Commerce，你都必须跟踪收入、支出和相关税费。

许多电商平台提供功能，帮助你跟踪记账所需的重要信息，比如库存和销售税。虽然它不会为你报税，但可以帮助你跟踪税务义务并收取正确的金额。这使得报税时的管理变得更加轻松。

电商平台通常会收取商户费用，这是在线卖家需要跟踪的独特记账要素。

商户费用会根据你使用的平台而有所不同，但这些细节在使用电商平台时需要牢记。幸运的是，有许多记账软件可以与电商平台集成，使管理销售和支出变得更加容易。

电商平台记账的最佳实践

无论你在哪个平台上销售产品，电商记账都是业务的重要组成部分。以下是一些值得考虑的最佳实践：

• 将商店与会计软件集成： 大多数电商平台可以与专用会计软件集成，或提供插件以协助跟踪。这在提交销售税或报税时非常有帮助，因为你的软件和商店将保持一致。
• 配置税务规则： 在商店中设置税务位置，以便平台知道何时需要对销售加税，何时不需要。这将帮助你自动化订单，并确保你在需要时收取税款 。
• 定期对账： 无论你使用哪个平台，都会保存所有销售的可下载日志。定期下载这些报告、审查并进行对账非常重要。
• 管理退货和退款： 密切关注退货和退款，因为它们会影响你记账账户中的数字。
• 跟踪其他费用： 你使用的电商平台不会跟踪员工成本、生产或广告等外部费用，因此你需要在其他地方跟踪这些费用或手动添加。
• 自动化工作流程： 通过自动化记账过程来简化你的工作。

销售税与记账

销售税会加到每笔在线销售的零售价格上，并在结账时结算。

如果你的企业在中国境内的某个省市运营或有业务存在，收取销售税是至关重要的。根据中国的税法，企业需要在有业务存在的地方收取销售税。

如何在电商记账中处理销售税

• 确定你的业务存在在哪里： 如果你在某个省市销售、存储库存或有员工，或者你居住在该地，你的电商业务就被视为在该省市有业务存在。如果你在该省市的客户中达到销售阈值，也会被视为有业务存在。
• 确定哪些产品需要缴税： 不同省市对产品的税率不同。请查看各省市的官方网站，以确定哪些产品需要缴税及其税率。有些产品根本不需要缴税，或者仅在特定时期或季节征税。
• 注册你的企业： 确保在你有经济业务存在的每个省市注册销售税许可证。你可能还需要购买营业执照，以便在该省市向客户销售。
• 收取销售税： 在每次购买中加上销售税——如果你设置得当，电商平台应会在结账时自动应用。
• 提交税务申报： 在你需要收取销售税的省市，务必在截止日期之前创建并提交税务申报 。

如何计算销售税并在记账记录中报告？

要确定需收取并上缴的销售税金额，必须先锁定你的销售税率。  

把省、市、县各级税率相加，再把得出的总百分比乘以销售额，即可算出销售税。  

公式：  

销售价格×销售税率＝销售税  

示例：  

一件商品售价100元，城市税2%、省税5%，总税率7%。  

0.07×100＝7  

销售税为7元，最终售价107元。  

在账簿中，务必把销售税单独列示，清楚区分银行存款里哪些属于货款、哪些属于待缴税款。  

记账分录可把已收税额从现金账户借记，同时分别贷记销售收入与应付销售税账户，一目了然。

库存管理与记账

库存管理是记账过程中的关键部分，因为你的库存被视为具有价值的资产。

对库存的有效管理可以让你清晰了解现有库存、所需库存及新兴的销售趋势。这也使你能够预测何时需要补货、订购供应品，并在必要时调整定价策略。

如何在电商记账中跟踪库存

每月或每季度跟踪库存，以确保其保持最新。这在处理退货或在多个地点存储库存时尤为重要。

你的库存将在电商记账中根据销售成本（COGS）记录，可以通过几种不同的方式计算：

先进先出法（FIFO）

先进先出法假设最早买进或生产的商品最先被售出或使用。采用此法，最旧的库存会先于新库存被记作销售。计算销售成本时，以最旧库存的成本为准，从而确定盈利水平。

后进先出法（LIFO）

后进先出法假设最新入库的库存最先售出。最后购进的商品被优先确认为销售成本。在计算利润时，采用最新库存的成本。随着原材料成本上涨，最新进货价格更高，导致利润降低。

平均成本法

此方法取所有销售库存商品的平均成本，无论它们何时被获得，并将此平均成本应用于所有库存。

如何计算销售成本并对账库存

你可以通过将库存成本与特定时间段内的采购相加来计算销售成本 。从时间段结束时剩余的库存成本中减去，以计算你的销售成本。

以下是简单计算的公式：

(期初库存 + 采购) – 期末库存 = 销售成本

需要注意的是，销售成本与运营费用不同，后者是与产品生产无直接关系的支出。虽然这两者都从企业的总销售额中扣除，但应单独记录。

支付处理费用与记账

在线销售要求你通过集成支付供应商或外部软件处理付款。每笔处理的付款通常会收取费用，需要跟踪和记录。

你使用的支付供应商应保留每笔付款产生的费用日志。如果你为不同地区的购物者使用多个支付供应商，重要的是将所有费用进行对账，以创建总金额。

请注意，支付处理费用是可扣除的商业支出。

如何分类支付处理费用

大多数电商企业将支付处理费用分类为销售成本，因为它们与销售成本直接相关。你需要从收入中扣除这些费用，以计算你的毛利。

公式如下：

收入 - (销售成本 + 支付处理费用) = 毛利

财务报表与记账

财务报表提供了公司收入、支出、盈利能力和债务的快照，是电商记账的重要组成部分。

财务报表很重要，因为它们帮助你了解企业的财务健康状况。你可以看到有多少资金可用于再投资、可以支付给自己的薪水以及其他应付账款。

它们也是潜在投资者的重要资源，能够看到你企业的财务状况随时间的变化。

电商记账是一种存储和组织财务交易的方法。它提供了对借贷和企业整体健康状况的洞察。收集和存储的信息可以转化为关键财务报表，如损益表和资产负债表。

损益表突出显示了企业在特定期间内的收入、成本和支出，而资产负债表显示了你在任何给定时刻的资产和负债。

电商记账中的常见错误

当你开始时，电商记账可能看起来很复杂。需要记住很多事情，还要使用复杂的公式。这往往会导致疏忽和错误。小企业常犯的一些常见错误包括：

• 试图手动完成所有工作： 手动输入数据可能导致重复和不可避免的人为错误。定期进行所有计算既耗时又繁琐。
• 未能满足国际税务标准： 税法在全球各地各不相同，许多电商企业未能检查其合规性，因为它们基本上是在网上运营。
• 不准确的库存水平： 在库存估值中犯一个错误可能会导致后续出现其他问题，影响你的资产负债表、损益表和现金流预测。
• 未能将交易同步到会计软件： 当你未将电商平台与会计软件同步时，交易可能会遗漏，使得更难看到整体财务状况。
• 错误处理销售税： 销售税是经营在线业务中最复杂的部分之一，因此品牌在正确时间提交正确金额时常常会遇到困难。
• 保持记录不规范： 当有太多人处理账户时，账户容易变得不规范。这可能导致重复条目、疏忽和错失机会。
• 不定期对账： 记账不是一项有趣的任务，这就是为什么许多企业最终会推迟这项工作。

如何避免这些错误并保持记账记录的准确性

• 使用专用会计软件： 集成能够自动收集、存储和报告你财务状况的软件将节省大量时间并减少错误的可能性。
• 聘请会计师： 如果数字不是你的强项，可以雇用专业人士来为你处理。值得信赖的会计师将随时解答你的问题并保持你的记账最新。
• 定期对账： 确保你的账目定期更新——理想情况下是每季度，最好是每月。
• 了解销售税： 这是一个复杂的话题，但了解销售税将确保你遵守法规，避免罚款和费用。
• 使用账户分类表： 账户分类表是一种组织会计文件的系统。它是高效记录的基础，将帮助你掌握预算，尤其是在企业成长时。
• 保持记账的一致性： 无论你使用复式记账法,还是单式记账法，确保保持一致。

电商记账工具

有许多电商记账工具可供你使用，帮助你平衡账目并掌握财务状况，无论你的经验如何。

最佳电商记账工具

如果你在寻找简化在线记账的方法，可以考虑以下几种工具，具体取决于你的业务需求：

• A2X： 此应用程序会自动将Shopify商店的销售数据发布到Xero或QuickBooks，并对你的付款进行对账，以便你可以查看所有数据是否正确入账。A2X得到了数百家领先的电商会计公司的信任。
• FreshBooks： 这款云记账软件帮助你根据三种对象（商品、发票和付款）管理Shopify订单。它还利用你的Shopify库存进行所有库存管理 ，自动更新财务信息。
• QuickBooks： 将Shopify与QuickBooks集成后，你的订单、库存、客户和运输信息将自动更新并保持准确。你可以使用QuickBooks将电商订单信息作为批量分录或逐项发布，并与其他电商市场（如Etsy和Amazon）同步。
• Bench： Bench提供负担得起的外包记账服务，专为你的Shopify商店设计。该应用程序直接与商户和银行账户同步。然后，虚拟记账团队会平衡你的月度账目并准备财务报告。

记账是小企业成长的关键

不论你亲自做账，还是聘请持证记账员，弄懂资金怎样在企业里流动永远是头等大事。即便记账经验为零，如今也能随时调取全部财务数据，让你在拍板未来方向时占据主动。求助专家固然明智，可不管最终谁来管账，你都必须对自己的数字了然于胸。