采购订单管理：步骤和工具（2025）

提前囤货总是让人心动，尤其担心“卖断货”。可不少企业正卡在“卖一块钱、压一块四库存”的泥潭里，根源常常是：给供应商下了多少单、什么时候到货，心里没数，库位越堆越高，仓储费跟着水涨船高。

把采购订单建起来、跟下去，是最直接的破解法。好的采购订单系统让你一眼看清该订多少，现金不再被多余库存绑架，错单漏单也大幅减少。继续读下去，你会知道采购订单到底是什么、怎么三下两下开出一张标准单、怎样从头到尾管好它。

什么是采购订单？

采购订单（PO）是零售门店向供应商作出的具有法律效力的书面购货承诺。文件载明买卖双方全称、公司信息及拟购商品的具体数量。举例而言，若你的公司拟为服装门店购入五百件T恤，即可向制造商签发采购订单，以正式确认该项采购义务。

虽然这听起来像是订购流程中的一个不必要的步骤，但为即将购买的商品创建采购订单有助于跟踪即将到来的库存。你不仅会知道从每个供应商那里订购了哪些SKU数量，还可以利用你的采购订单信息来了解现金流。你未结采购订单的总和是你承诺在未来几个月内支付给供应商的金额。

供应商也利用采购订单来安排交付，以确保在特定日期交付买方所订购的商品的质量和数量。

如何创建采购订单？

每个采购订单需要以下信息：

• 采购订单日期
• 采购订单编号
• 交货日期
• 运输方式
• 买方信息（公司名称、电子邮件地址、送货地址）
• 供应商信息（公司名称、电子邮件地址、账单地址）
• 订购的商品（SKU或商品编号、描述、商品数量和价格）
• 总价格
• 税务信息

采购订单示例

以下是零售店采购订单的示例。该文件概述了供应商的信息、订购的商品、数量和运输条款。

采购订单的类型

标准或单次使用采购订单

标准采购订单是最常见的采购订单类型。它用于一次性购买。例如，如果你从供应商那里订购500支笔以备临时商店使用，你将使用单次使用的采购订单。

计划采购订单

计划采购订单是在你与供应商有重复或定期订单时创建的。假设你计划从制造商那里购买1200个单位，但不打算一次性购买，而是分成每月200个单位的订单，持续六个月。你将有六个计划采购订单。

框架采购订单

框架采购订单是最模糊的类型。它是买方和卖方之间的一项协议，交换商品以换取付款，但具体细节尚待确认。你可能会与可信赖的制造商使用框架采购订单。

合同采购订单

合同采购订单不一定是正式的采购订单；它不包含与所购买产品相关的具体信息。它更像是买方和卖方之间的一项框架协议，明确未来订单的交付、税务和付款条款。之后会有另一种类型的采购订单，无论是计划、单次使用还是框架采购订单。

如何管理和跟踪采购订单？

现在你知道如何创建采购订单，一起看看如何管理和跟踪它们以适应你的零售店。

采购订单流程

1. 决定购买新库存。
2. 起草一份采购订单，说明你想购买的产品、每种产品的数量、交货日期和预算。
3. 将采购订单发送给理想的供应商。
4. 供应商接受履行采购订单中列出的订单（如果无法履行则取消）。
5. 供应商根据你的采购订单详情创建装箱单，并通过制造和运输将订单履行到你的商店。采购订单编号会列在运输包裹上，以便你知道它何时到达。
6. 供应商将采购订单转换为发票。
7. 根据发票上详细的付款条款支付给供应商。

💡专业提示：如果你还需要创建和发送发票，请查看Shopify的免费发票生成器。

谁负责发出采购订单？

买方负责发出采购订单。例如，如果你为你的零售店订购库存，那么创建采购订单的责任在于你。如果你为其他企业履行订单，则由他们负责发出采购订单。

根据商店的规模，你可能会有财务部门、采购部门或应付账款团队负责发出采购订单。如果没有，通常由企业或店长承担这一责任。

谁批准采购订单？

供应商，无论其为制造商、承包商抑或其他主体，均负有核准采购订单之责。若你的公司就拟购库存已向供应商发出采购订单，则核准义务自归供应商一方。  

待供应商核准后，该采购订单即构成具法律约束力之合同，你的公司亦正式承诺按订单所载金额向供应商支付货款。

如何跟踪采购订单？

跟踪采购订单有多种方法。Excel电子表格通常是初次接触采购订单的企业的首选。然而，问题在于它们笨重、混乱，且容易迅速失去准确性——尤其是如果你忘记在采购订单发出、批准或转换为发票后更新电子表格。

抛弃电子表格，选择采购订单管理系统。像Stocky这样的应用程序可以与你的Shopify商店同步，以便你可以从后台创建和跟踪采购订单。

上传你正在合作的每个供应商的公司信息。当你需要创建新的采购订单时，选择供应商。Stocky将创建一份预填其联系信息的采购订单。只需复制并粘贴采购订单的条款——订购的商品、数量和交货日期。

最棒的是？你永远不会被困住而不知不觉中超支。使用采购订单报告仪表板实时查看你欠每个供应商的金额。

💡 专业提示：不确定从供应商那里订购多少库存？使用Shopify POS的商家可以利用Stocky的需求预测功能，该功能利用历史销售数据建议重新订购哪些产品及数量。

使用采购订单的好处

• 跟踪即将到来的订单
• 避免重复
• 防止订单错误
• 法律文件
• 提高效率
• 支持扩展

跟踪即将到来的订单

库存补充计划很困难，尤其是当你存储大量SKU时。“我是否忘记为下个月补充这个产品？”可能是你在商店内徘徊时脑海中反复出现的问题。

如果补充太晚，你可能面临畅销品库存短缺的风险。如果补充太早，你则会面临库存过剩和存储产品过多的问题。这两者都是代价高昂的错误。

💡 专业提示：为了防止缺货，在Shopify后台设置补货点以获取低库存通知。这确保你有足够的提前时间在库存数量降至零之前补充产品。

然而，使用采购订单系统可以显示所有即将到来的订单，因此你确切知道你正在支付的费用以及你已订购的商品。在Stocky内部，采购订单报告详细说明：

• 你已发送采购订单的供应商
• 总费用
• 你已订购的产品
• 预计产品到达的时间
• 你是否支付了供应商提供的发票

你甚至可以在Stocky内部为每个供应商设置库存水平限制。例如，如果你尝试为80个商品创建采购订单，但你的供应商有100个的最低订单要求，那么采购订单将更新以反映这一点。无需反复沟通，避免延误。

避免重复

你是否已经为下个月的库存下了订单？通过将采购订单纳入你的采购流程，只需查看你的采购订单系统就能得到答案——防止你重复购买相同的商品。

防止订单错误

若仅凭电话下单，误解与听错迟早难免。制造商可能以为你要九十件T恤，而你说的其实是十九件；结果大批货涌进门店，昂贵发票也随之而来。

正如Skuuudle的SEO经理丹尼尔·卡特（Daniel Carter）所言：“为了准确解释所有采购事实，采购订单记录了你订购的确切内容和价格。这种文书工作保护你免受任何订单错误的影响，比如有人误解了通过电话下的订单。”

“当出现关于什么应被订购的争议时，你的团队可以参考采购订单。拥有这些文件为解决内部错误以及你与供应商之间出现的问题提供了宝贵的工具。”卡特补充道。

法律文件

一旦采购订单获得供应商的批准，你就有法律义务支付他们所列产品的金额。虽然这听起来可能有些可怕，但对你作为买方来说是有利的，因为你可以在不立即付款的情况下订购新商品。现金流立即改善。你有更长的周期来产生足够的利润以支付未来的库存。

同样的法律保护也适用于你发送采购订单的供应商。他们对交付你所订购的产品充满信心，因为他们知道发票和付款会随之而来。

提高效率

库存管理是一个耗时的过程。这也是保持你的零售店运转的活动。没有库存就意味着没有可销售的商品，总收入为0。

采购订单使库存管理流程更加高效。在你的采购订单工作流程中，你将了解库存水平并跟踪从供应商那里订购商品的成本。随着时间的推移，模式会逐渐显现。

假设在你实施采购订单之前，你每月订购200个单位。有些月份你会售罄；而其他月份你则会滞销更久。新的采购订单系统显示现有库存水平以及你的新订单数量。因此，如果你发现上个月剩下150个单位，可以将本月的采购订单改为50个单位。你将防止库存膨胀和积压大量库存，后者越来越难以处理。

支持扩展

对小型零售店而言，进货看似举手之劳，但若计划随客群扩大而延伸品类，采购订单就能把杂事化繁为简。自此，不必再由你一人扛起整理在途单、去重、纠错的全部责任。

建立采购订单，并配套一套归档流转机制，等于为扩张打下地基：新人入职，直接按表培训；爆款库存跌破安全线，系统自动抛单；日后财务团队到位，只需按单核批，即可锁住预算。基础既固，规模越大，反而越省心。

采购订单适合你的零售店吗？

采购订单帮助零售商跟踪即将到来的订单，提前承诺库存，并防止订单差异。如果在你的供应链过程中出现问题，它们还提供法律文件。

确定你业务所需的采购订单类型，然后使用像Stocky这样的采购订单系统来创建它们。这将使你的零售店扩展变得更容易，并有助于保持库存水平的平衡。