Armazém de expedição: vantagens, custos e dicas

Um armazém de expedição é um local para armazenar estoque não vendido. Em vez de encher sua loja com produtos em excesso e confundir os clientes, o armazém funciona como um espaço exclusivo para guardar produtos extras.

Os armazéns de expedição também desempenham um papel fundamental na cadeia de suprimentos, operando como mini centros de distribuição. Se um cliente faz um pedido pela sua loja virtual (ou paga pelo pedido na loja e aceita receber em uma data posterior), você não precisa processar esse pedido no seu local de varejo. A equipe do armazém cuida da logística de envio, liberando sua equipe de varejo para se concentrar no atendimento aos clientes na loja.

Se você não tem certeza de como incluir um armazém de expedição em sua estratégia de varejo, não se preocupe. Este guia explica o que eles são, como funcionam e como gerenciá-los — além de trazer uma lista de serviços para quem deseja terceirizar todo o processo.

Vantagens dos armazéns de expedição

Aumento da satisfação do cliente

Os armazéns de expedição são responsáveis por armazenar os produtos antes de serem enviados às lojas físicas. Eles também funcionam como o ponto de separação, embalagem e envio de pedidos feitos online assim que a compra é confirmada.

A forma como esse processo é conduzido influencia diretamente a experiência do cliente com a marca. Hoje, os consumidores esperam entregas cada vez mais rápidas, com gigantes como a Amazon estabelecendo novos padrões — em alguns casos, oferecendo envio no mesmo dia. Utilizar o armazém de expedição permite agilizar os pedidos, otimizar a parceria com transportadoras e garantir entregas rápidas. Isso aumenta a satisfação dos clientes e cria oportunidades para que eles voltem a comprar.

Redução de custos

Uma pesquisa revelou que 34% dos varejistas subestimam os custos de envio ao abrir seus negócios. O envio representa, em média, pouco menos de 9% das despesas anuais iniciais de uma empresa, mas uma estratégia bem estruturada de armazém de expedição pode ajudar a reduzir esses gastos — especialmente quando a instalação está próxima de grandes centros de transporte ou de cidades onde estão seus clientes.

Além disso, fornecedores costumam oferecer preços mais competitivos por unidade quando o pedido é feito em grandes quantidades. Embora manter um armazém envolva custos adicionais de operação, essa opção pode ser mais vantajosa, já que permite aproveitar descontos por volume e garante um espaço seguro para armazenar o estoque.

Redução da perda de estoque

As perdas de estoque custam aos varejistas cerca de US$ 142 bilhões por ano. Em vez de armazenar e enviar produtos diretamente das lojas físicas, utilizar um armazém pode ser mais seguro. Com uma equipe dedicada ao controle do estoque, é possível realizar contagens cíclicas regulares, monitorar entradas e saídas e diminuir os riscos de furtos. O acesso restrito apenas a funcionários autorizados garante maior proteção e preserva o valor dos produtos.

Como funciona o processo de expedição de um armazém

Grande parte do trabalho de expedição acontece antes mesmo de os pacotes saírem da instalação. Veja como o processo geralmente funciona do início ao fim:

1. Preparação do envio. O cliente faz um pedido pelo sistema de ponto de venda (PDV) ou pela loja virtual.

2. Organização e gestão do pedido. O sistema de gerenciamento de armazém (WMS) identifica qual unidade está mais preparada para atender ao pedido, considerando o estoque disponível e o destino da entrega.

3. Separação e embalagem. O WMS gera um comprovante de embalagem, ou seja uma lista de produtos indicando os itens comprados, suas quantidades e a localização no armazém. A equipe de separação coleta os produtos e os embala para envio.

4. Definição da transportadora e emissão da etiqueta. Com base nas informações do pedido, o armazém escolhe a transportadora. A etiqueta é gerada e impressa com os dados do cliente.

5. Envio ao cliente. O pacote deixa o armazém e segue para a entrega através da transportadora escolhida.

Problemas comuns no envio

O setor de logística é conhecido pela sua imprevisibilidade. Basta lembrar do contêiner que ficou encalhado no Canal de Suez: em apenas seis dias de bloqueio, o comércio global sofreu prejuízos de cerca de US$ 15 milhões de dólares por dia.

Embora situações desse porte sejam raras, elas mostram como fatores fora do seu controle podem comprometer a entrega dos pedidos no prazo. Por isso, é essencial adotar uma estratégia de gerenciamento de riscos. Ter um plano de contingência — como operar com múltiplos centros de processamento ou contar com diferentes transportadoras — pode minimizar os impactos de imprevistos.

Existem também problemas de envio que estão diretamente sob seu controle e que devem ser prevenidos para proteger tanto o seu negócio quanto a sua reputação:

• Erros de separação de pedidos. Quando o cliente recebe um produto diferente do que comprou, será necessário acionar um processo de devolução e substituição.
• Atrasos no processamento. Quase dois terços dos consumidores online esperam receber seus pedidos em até 24 horas. Falta de mão de obra ou um layout ineficiente no armazém podem atrasar a saída do pedido.
• Falta de estoque. Atrasos também podem ocorrer quando o estoque precisa ser reabastecido. Um sistema de gestão de estoque ajuda a evitar que essas faltas comprometam os pedidos, especialmente se você configurar alertas de estoque mínimo para ser notificado quando os níveis estiverem baixos.

Centro de processamento vs. armazém de expedição

Um centro de processamento é um local onde os varejistas podem separar, embalar e enviar pedidos de clientes. As mesmas atividades também acontecem em um armazém de expedição, mas esses armazéns costumam ser maiores que os centros de processamento e ter uma rotatividade de estoque mais baixa, pois os itens podem ser armazenados por um período mais longo.

Tipos de armazéns

Público

Um armazém público está disponível para qualquer empresa que queira utilizá-lo. Geralmente, esses armazéns são operados por empresas de logística terceirizada (3PL). Eles não são exclusivos de uma única empresa: qualquer cliente que pague pelos serviços da 3PL pode armazenar e enviar seu estoque a partir desse armazém.

A maioria das 3PLs oferece contratos flexíveis, permitindo que os varejistas aluguem espaço por períodos curtos ou longos. Por isso, essa costuma ser a opção mais econômica para quem não possui volume de produtos suficiente para justificar a operação de um armazém próprio.

Privado

Um armazém privado é de propriedade, arrendado ou alugado por uma única empresa. Somente o estoque dessa empresa é armazenado, o que o torna mais seguro que um armazém público e reduz o risco de confusão com produtos de outras marcas.

No entanto, operar um armazém privado é muito mais caro, e nem sempre o investimento se paga, especialmente em períodos de baixa demanda. Esse tipo de armazém é mais utilizado por fabricantes, distribuidores ou grandes varejistas com múltiplas lojas e necessidades de armazenamento constantes ao longo do ano.

Cooperativo

Um armazém cooperativo é uma opção intermediária entre o público e o privado. Nesse modelo, a instalação é de propriedade e operada por várias empresas ou membros de uma mesma organização.

Por exemplo, se você é um varejista de alimentos e bebidas que precisa de sistemas de refrigeração, mas não quer investir em um armazém privado próprio nem utilizar um armazém público genérico, pode optar por um armazém cooperativo projetado especificamente para atender outros varejistas do mesmo setor.

Alfandegado ou livre de impostos

Um armazém alfandegado é um local onde mercadorias podem ser armazenadas temporariamente sem a necessidade imediata de pagar impostos ou taxas de importação. Também chamados de armazéns duty-free, normalmente são operados sob fiscalização da Receita Federal.

Esse tipo de armazém é interessante para empresas que importam produtos do exterior e desejam postergar o pagamento dos tributos, ajudando a melhorar o fluxo de caixa. As mercadorias podem permanecer no armazém alfandegado por um período determinado e só passam a ser tributadas no momento em que são retiradas para circulação.

Serviços de armazém de expedição para varejistas

Os serviços de armazém de expedição permitem distribuir os custos de armazenamento e, ao mesmo tempo, terceirizar o processamento de pedidos. A maioria desses serviços oferece espaço para varejistas que não possuem volume suficiente de produtos para justificar a operação de um armazém próprio. Por uma taxa por pedido, a equipe do armazém pode separar, embalar e enviar os produtos diretamente aos clientes, sem que você precise se envolver em cada etapa do processo.

Dicas para usar o armazém de expedição

O armazém de expedição é uma forma eficiente de entregar produtos aos clientes de maneira rápida e econômica. Veja sete dicas para otimizar seu funcionamento:

• Otimize o layout do armazém. O ideal é que seja rápido e fácil de localizar um produto e embalá-lo para envio. Organize o layout do armazém com estações de embalagem bem definidas e coloque os produtos mais vendidos em prateleiras próximas a essas estações. Isso reduz a distância percorrida pela equipe e torna o processo de separação e embalagem muito mais eficiente.
• Use um software de gerenciamento de armazém (WMS). Armazéns podem ser grandes e nem sempre é fácil localizar um produto específico. Um sistema WMS ajuda a gerenciar todas as operações de expedição: indica onde os produtos estão, atribui tarefas a cada membro da equipe e controla a entrada de novos estoques.
• Automatize o máximo possível. Nem todas as tarefas no armazém precisam ser realizadas manualmente. Você pode reduzir erros humanos e aumentar a produtividade automatizando processos como a criação de comprovantes de embalagem ou o reabastecimento de produtos com estoque baixo.
• Use sistemas de gestão de estoque em tempo real. O estoque pode girar rapidamente, especialmente quando você envia produtos adquiridos por múltiplos canais de vendas. Um sistema de gestão de estoque como o Stocky ajuda a planejar a demanda, mostra a quantidade de produtos armazenados e alerta sobre possíveis discrepâncias no estoque.
• Implemente procedimentos de controle de qualidade. Os armazéns não servem apenas para armazenar estoque não vendido; eles também são ideais para processar devoluções de clientes e receber remessas de fornecedores. Crie uma área específica para produtos não aprovados, separada dos itens prontos para venda. Isso evita que mercadorias de qualidade inferior, como produtos danificados em devoluções, cheguem às prateleiras.
• Pense em riscos à saúde e à segurança. Armazéns de expedição contam com equipamentos para movimentar e levantar produtos, e itens podem cair de prateleiras verticais. Garanta que todos os colaboradores recebam treinamento adequado em saúde e segurança para prevenir acidentes na instalação.
• Aproveite descontos na emissão de etiquetas de envio. A etapa final no processo de expedição é entregar os pacotes às transportadoras. Obtenha descontos em etiquetas de transportadoras, garantindo economia ao enviar suas encomendas.
• Escolha materiais de embalagem apropriados. Opte por opções leves que sejam mais sustentáveis e econômicas, como papelão ondulado, ao embalar e enviar pedidos do armazém.

Considere usar o armazém de expedição para seu negócio de varejo

O armazém de expedição é uma excelente maneira de manter o estoque não vendido antes de chegar à sua loja de varejo. Se você recebe pedidos online além das vendas na loja, não será necessário desviar a equipe de varejo para atendê-los. Essa responsabilidade passa a ser da equipe do armazém.