O que é gerenciamento de armazém: dicas e vantagens (2025)

As compras online crescem rapidamente. Até o fim de 2025, especialistas estimam que 26% de todas as vendas de varejo (artigo em inglês) serão feitas pela internet. Essa transformação exige que os varejistas disponham de mais espaço para armazenamento e adotem formas mais eficientes de gerenciar o estoque.

Desde o modo como armazenam o estoque até o processo de separação dos pedidos, sistemas robustos de gerenciamento de armazém ajudam os varejistas a operar seus armazéns com eficiência e precisão. Este guia mostra como alcançar um bom resultado.

O que é gerenciamento de armazém?

O gerenciamento de armazém é um conjunto de processos operacionais que garantem o funcionamento eficiente de um armazém. Uma solução eficaz inclui o rastreamento dos níveis de estoque, a localização das mercadorias, o gerenciamento das escalas de funcionários, o processamento de pedidos e a otimização do espaço disponível.

Um bom sistema de gerenciamento de armazém (WMS) ajuda os varejistas a:

• Controlar todos os produtos
• Maximizar o uso do espaço limitado do armazém
• Enviar pedidos com mais rapidez
• Economizar recursos ao reduzir erros
• Aumentar os lucros

Com o sistema certo, os varejistas conseguem acompanhar o crescimento das compras online e transformar desafios logísticos em vantagem competitiva.

Aspectos do gerenciamento de armazém

• Gestão de estoque
• Processamento de pedidos
• Otimização do layout do armazém
• Manuseio de materiais
• Gestão de mão de obra
• Segurança e proteção
• Integração tecnológica
• Previsão de demanda
• Envios e recebimentos
• Armazenamento
• Gestão de devoluções

Um processo de gerenciamento de armazém bem estruturado abrange essas áreas-chave para garantir que as operações fluam de forma eficiente e sem contratempos. A seguir, explore esses componentes essenciais, que atuam juntos para otimizar o desempenho do seu armazém.

Gestão de estoque

Diferentemente do sistema de gerenciamento de armazém, que administra toda a operação do espaço, o sistema de gestão de estoque é focado exclusivamente no controle do estoque dentro do armazém.

Os varejistas podem usar essa tecnologia para:

• Registrar o recebimento de mercadorias
• Monitorar os níveis de estoque em múltiplos armazéns
• Acompanhar as taxas de processamento de pedidos

A gestão de estoque é uma parte do processo de gerenciamento de armazém e, por isso, deve estar integrado ao seu WMS. Utilize o software de estoque para rastrear dados e prever a demanda dos clientes. O WMS usará essas informações para otimizar como a equipe acessa o estoque e exibir a localização exata de um SKU, mesmo em um armazém de mil metros quadrados.

Processamento de pedidos

Os consumidores modernos têm uma lista extensa de exigências que as marcas precisam atender. Para muitos, a entrega rápida é a prioridade máxima.

Envios rápidos e gratuitos tornaram-se o novo padrão para os clientes. Um WMS agiliza o processo de processamento de pedidos, auxiliando a equipe do armazém na separação, empacotamento e envio dos pedidos no menor tempo possível.

Essa tecnologia permite:

• Imprimir o comprovante de embalagem com os detalhes do pedido
• Indicar a localização exata onde o item está armazenado
• Gerar a etiqueta de envio com o endereço do cliente

O processamento eficiente garante que os produtos cheguem aos clientes rapidamente, atendendo aos prazos para envios no mesmo dia e proporcionando à equipe do armazém mais tempo para processar os pedidos seguintes.

Otimização do layout do armazém

Um bom layout de armazém ajuda as equipes a armazenar, localizar e movimentar produtos de forma rápida e precisa. Ele cria um fluxo eficiente que economiza tempo e reduz o manuseio desnecessário.

Parte desse processo envolve o slotting inteligente, que define onde cada produto deve ser alocado com base na frequência de retirada, no tamanho e no fluxo dentro do armazém. Quando bem executado, o slotting diminui o tempo de deslocamento, evita congestionamentos e facilita a rápida localização do estoque pela equipe.

Um bom WMS contribui para:

• Rastrear em tempo real os movimentos e identificar os itens mais vendidos que devem ocupar os melhores espaços
• Alocar cada produto na posição ideal para reduzir o tempo de deslocamento
• Analisar padrões de separação e identificar problemas no layout do armazém

O sistema de gerenciamento coleta automaticamente dados importantes sobre o desempenho dos produtos e as previsões de venda. Com essas informações, os gerentes podem tomar decisões fundamentadas sobre a melhor localização dos itens, como posicionar produtos de alta rotatividade próximos às áreas de embalagem ou agrupar itens relacionados para facilitar a separação.

Manuseio de materiais

O manuseio de materiais refere-se ao transporte seguro, pontual e preciso dos produtos dentro do armazém. Isso envolve o uso adequado de equipamentos, como empilhadeiras e paleteiras, além da adoção de processos padronizados que minimizam danos e desperdícios.

Os gerentes de armazém podem utilizar um WMS para:

• Coordenar o uso dos equipamentos, monitorando cargas de trabalho e recursos disponíveis
• Fornecer instruções claras para o deslocamento dos produtos, evitando confusões e erros
• Acompanhar as taxas de danos e identificar pontos onde os processos de manuseio podem ser aprimorados

Gestão de mão de obra

Para os armazéns, gerentes de logística apontam que a maior dificuldade é atrair e reter uma equipe qualificada.

Manter os funcionários atuais é fundamental. Com um sistema de gerenciamento de armazém, os varejistas podem planejar recursos para garantir o fluxo contínuo de estoque e manter os colaboradores desempenhando suas funções.

Procure um sistema que ofereça recursos de gestão da força de trabalho para:

• Planejar horários e turnos respeitando as normas vigentes
• Avaliar se a equipe recebeu o treinamento necessário — seja em saúde e segurança ou na operação de máquinas — para executar as tarefas
• Definir KPIs e acompanhar o desempenho em relação a esses indicadores

Segurança e proteção

Proteger tanto os trabalhadores quanto o estoque é fundamental em qualquer armazém. Desde o cumprimento das normas de segurança até a prevenção de furtos, garantir um ambiente seguro mantém as operações eficientes e reduz incidentes custosos.

Você pode enviar lembretes automáticos para a equipe, como verificações de equipamentos ou reabastecimento de materiais de segurança. Além disso, o registro em tempo real da localização de cada item ajuda a diminuir significativamente as perdas e os furtos de mercadorias.

Integração tecnológica

A gestão moderna de armazém integra-se a um ecossistema de varejo mais amplo. O comércio unificado conecta sua loja de e-commerce, PDV, ERP, dados de clientes e WMS em uma única plataforma. A troca de dados em tempo real garante que os níveis de estoque, o status dos pedidos e os perfis dos clientes estejam sempre atualizados, independentemente do canal onde a compra for realizada.

Com uma estratégia de comércio unificado, os varejistas podem:

• Sincronizar automaticamente o estoque entre lojas físicas, plataformas de e-commerce e armazéns
• Atualizar instantaneamente no WMS os pedidos realizados online ou na loja física
• Evitar vendas excessivas ou falta de produtos graças à visibilidade em tempo real do estoque
• Oferecer aos clientes opções flexíveis de fulfillment, como comprar online e retirar na loja (BOPIS)

💡 Dica: Conecte-se a outros sistemas (como a solução de comércio unificado da Shopify) para centralizar informações de estoque, pedidos e dados de clientes em uma única fonte confiável.

Previsão de demanda

Antecipar a demanda dos clientes permite manter o nível ideal de estoque, evitando gastos desnecessários com produtos de baixa rotatividade.

Uma boa previsão de demanda garante que os produtos populares estejam sempre disponíveis e evita o custo elevado do excesso de estoque, que pode ocupar espaço desnecessário e resultar em reduções de preço.

Ao combinar essas ferramentas de previsão com um WMS, as equipes de armazém podem planejar com mais segurança o reabastecimento, reduzir desperdícios e assegurar que os produtos certos estejam sempre à disposição.

Envios e recebimentos

Seus processos de gerenciamento de armazém não terminam quando um produto sai do estoque. Um bom WMS oferece funcionalidades de rastreamento de pedidos que mostram:

• Quando o pacote foi enviado
• Sua localização atual
• A transportadora utilizada
• A data estimada de entrega

A transparência no rastreamento é fundamental para os consumidores. Utilize um portal de autoatendimento, como o disponível no app Shop, que permite acompanhar o pedido em tempo real. É o WMS que fornece esses dados assim que o pedido é marcado como processado no centro de distribuição.

Armazenamento

Após os produtos serem recebidos e verificados no armazém, o próximo passo é posicioná-los nos locais de armazenamento designados. Um processo eficiente de armazenagem reduz o tempo necessário para guardar as mercadorias e garante que o estoque fique organizado e fácil de localizar posteriormente.

Um WMS pode automatizar e otimizar esse processo ao:

• Sugerir os locais ideais de armazenamento com base no tipo de produto, taxa de rotatividade e espaço disponível
• Rastrear em tempo real a localização dos produtos para facilitar a separação futura
• Minimizar congestionamentos, guiando os funcionários pelos trajetos mais eficientes
• Auxiliar a equipe a evitar a colocação incorreta de itens frágeis ou de alto valor

A eficiência na armazenagem impacta diretamente a velocidade de processamento dos pedidos. Quanto mais rápido e preciso for o armazenamento, mais fácil será separar os itens quando os pedidos chegarem.

Gestão de devoluções

É inevitável que alguns produtos enviados do seu armazém retornem. Pesquisas indicam que a taxa média de devolução é de 16,9%. Utilize um software de gerenciamento de armazém para processar essas devoluções, aprová-las para reembolso, reetiquetar o estoque e reinseri-lo nas prateleiras.

A melhor parte é que os dados do seu WMS podem ajudar a prever devoluções que impactem o seu armazém.

Como explica Kurt Ellis, presidente da GLF E-Commerce Fulfillment: “Insights baseados em dados de sistemas de gerenciamento de armazém e estoque podem identificar padrões de comportamento do cliente e auxiliar na adaptação de políticas, como limitar a quantidade de itens que um cliente pode comprar em diferentes tamanhos ou cores, reduzindo a taxa de devoluções e evitando a necessidade de descontos em produtos indesejados.”

Dicas paro gerenciamento de armazém

A tecnologia de gerenciamento de armazém oferece vantagens claras para operações movimentadas. Para maximizar a eficiência no seu armazém, siga estas boas práticas:

Escolha um sistema de separação de pedidos

Para aumentar a velocidade, facilite o processamento dos pedidos dos clientes com um sistema eficiente de separação. Essa estratégia define a ordem em que os itens são retirados do estoque, reduzindo o deslocamento e otimizando a coleta dos produtos vendidos.

As opções mais comuns são:

• Separação em lote: o WMS imprime uma lista de embalagem para cada pedido, agrupando aqueles com SKUs semelhantes ou próximos. O separador coleta o estoque de vários pedidos ao mesmo tempo.
  
• Separação em ondas: os comprovantes de embalagem são organizados por zona de estoque, data de envio ou similaridade de SKU. Os funcionários coletam os itens em “ondas” periódicas, por exemplo, a cada 30 minutos durante o turno.
  
• Separação por zona: ideal para armazéns maiores, essa estratégia divide o espaço em zonas, cada uma com um conjunto específico de produtos. Um separador atende a uma zona, passando os pacotes para a próxima etapa, em uma espécie de linha de montagem.

Localize o estoque em diferentes armazéns

Qualquer marca de e-commerce com ambição global precisa contar com armazéns internacionais. Ao estocar produtos em pontos estratégicos, que são centros de comércio global como São Paulo ou Londres, você amplia sua presença geográfica.

Os pedidos internacionais podem ser enviados a partir do armazém mais próximo, já liberados pela alfândega — uma estratégia que pode reduzir custos de envio. Além disso, os clientes recebem os produtos no menor tempo possível.

Como destaca Jason Wong, CEO e fundador da Doe Lashes: “A nossa resposta foi posicionar o estoque próximo a grandes centros para reduzir a distância percorrida pelos pacotes. Atualmente, estocamos produtos fora dos Estados Unidos para atender clientes internacionais com mais rapidez. Temos um armazém na China, o que nos ajuda a alcançar a Austrália e toda a região do Sudeste Asiático.”

Essa estratégia de localização de estoque não só acelera os pedidos e diminui as emissões de carbono, como também fortalece a cadeia de suprimentos. A fórmula da Doe Lashes para minimizar a distância entre produtos e clientes contribui para uma operação mais resiliente a interrupções.

Automatize onde for possível

O mercado de robótica para armazéns deve atingir US$ 9,5 bilhões até 2025. Esse crescimento está relacionado aos benefícios da automação no e-commerce, uma estratégia que elimina tarefas repetitivas da rotina dos funcionários do armazém.

A corrida intensa para armazenar, separar, embalar e enviar pedidos pode gerar erros. Problemas como colocar o produto errado em um pacote prejudicam a experiência do cliente.

Automatizar os fluxos de trabalho reduz a chance de erro humano, liberando a equipe para focar em tarefas de maior impacto. Por exemplo, se o sistema de gerenciamento de armazém indicar que 500 unidades estão disponíveis para venda, mas 400 ainda estão na área de recebimento, o Shopify Flow pode mostrar automaticamente uma mensagem de estoque baixo para aquele SKU na loja virtual.

Nick Malinowski, cofundador da OTW Shipping, recomenda: “Se o orçamento permitir, invista em leitores de código de barras. Isso acelera a gestão de estoque e torna a separação e o empacotamento mais precisos. Mais precisão significa menos devoluções e correções de pedidos, resultando em clientes mais satisfeitos e mais avaliações cinco estrelas.”

Meça o desempenho do armazém

Seu armazém é uma máquina com muitas partes móveis. Para garantir que ele opere em seu melhor nível, monitore regularmente estas métricas de desempenho:

• Taxa de atendimento de pedidos: percentual de pedidos realizados que foram efetivamente enviados.
• Pedidos enviados no prazo: percentual de pedidos despachados dentro do prazo prometido ao cliente.
• Precisão dos pedidos: percentual de pacotes embalados corretamente, conforme o comprovante de embalagem.
• Pedidos atendidos por hora: compare esse número com a precisão dos pedidos. Aumentar a produção de 40 para 75 pacotes por hora é ótimo, desde que a precisão não seja comprometida.
• Horas sem acidentes reportáveis: um armazém bem-sucedido mantém mínimas violações de segurança. Quanto mais tempo sem incidentes, melhor.

Procure um sistema de gerenciamento de armazém com recursos avançados de relatórios, como Easyship ou ShipBob. Quanto mais dados você coletar, mais embasadas serão suas decisões para operar um armazém movimentado.

Vantagens de trabalhar com um 3PL para gerenciamento de armazém

Um provedor de logística terceirizada (3PL) é uma empresa externa responsável por gerenciar sua logística e cadeia de suprimentos.

Você entrega o estoque ao armazém do 3PL, transferindo para eles toda a operação de gerenciamento do estoque. Assim que os pedidos são processados em sua loja virtual, eles recebem os detalhes e cuidam da separação, embalagem e envio diretamente aos seus clientes — sem necessidade de intervenção da sua parte.

Processamento de pedidos mais rápido e preciso

A tecnologia de armazém tem impacto direto na eficiência de um centro de distribuição. No entanto, investir em toda a infraestrutura tecnológica é um compromisso significativo.

Todo o negócio de um 3PL gira em torno do gerenciamento de armazém. Eles assumem os custos das tecnologias que agilizam a separação, embalagem e envio de pedidos com maior precisão, como:

• Leitores RFID
• Leitores de código de barras
• Robôs colaborativos, como o Chuck

Redução de custos operacionais e de envio

Os provedores de logística terceirizada (3PL) enviam grandes volumes de pacotes mensalmente. Por isso, muitas transportadoras oferecem tarifas de envio com desconto para esses parceiros, geralmente como incentivo para que continuem utilizando seus serviços.

Muitos 3PLs repassam essas tarifas reduzidas aos seus clientes, tornando os custos de envio mais acessíveis do que seriam se os pacotes fossem enviados diretamente do seu próprio armazém.

Ao usar o armazém de um 3PL, você paga taxas de armazenamento e atendimento pelos serviços prestados. Isso inclui também a gestão da mão de obra, permitindo reduzir custos fixos ao contar com funcionários já contratados pelo parceiro.

Dependendo do volume de vendas, número de colaboradores e níveis de estoque, essa pode ser uma solução muito mais econômica do que arcar com o aluguel e gestão de um armazém próprio.

Crescimento internacional

Confie na rede já estabelecida de armazéns internacionais de um 3PL para alcançar compradores globais com mais agilidade, em vez de abrir seu próprio centro em locais populares, que geralmente têm aluguéis altos.

Como destaca Noelle Taylor, gerente sênior de marketing da Taylor Logistics, “Fazer parceria com um 3PL para gerenciar o armazém permite que as marcas foquem no que realmente importa: escalar seus negócios e oferecer a melhor experiência possível ao cliente.

“3PLs comprometidos veem essa relação como uma parceria de longo prazo. Por isso, eles estão dispostos a investir em espaço, tecnologia e equipamentos para ajudar seu negócio a chegar mais longe.”

Acesso à expertise em armazém

Não há mais nada além da operação eficiente do armazém em que um provedor 3PL precise se concentrar. É seguro presumir que eles possuem vasta experiência na administração, com processos testados e comprovados para:

• Gerenciar erros na separação de pedidos
• Garantir a saúde e segurança dos funcionários
• Embalar itens e reduzir danos durante o transporte
• Gerenciar recursos e oferecer treinamento à equipe

Como destaca Elliott Davidson, consultor de ecommerce da Parcel Master, “Não precisar se preocupar e gerenciar um processo tão complexo quanto o gerenciamento de armazém, e saber que especialistas estão assumindo essas responsabilidades, permite focar em outras áreas para impulsionar seu negócio.”

Redução da pegada de carbono

Qualquer proprietário de negócio consciente sabe que enviar pacotes para o outro lado do mundo gera impactos negativos ao meio ambiente. Infelizmente, esse problema tende a se agravar com o passar dos anos.

Os consumidores estão cada vez mais atentos a essa questão e demonstram isso com suas escolhas de compra, preferindo marcas que atuam ativamente para reduzir sua pegada de carbono.

Procure um 3PL que adote práticas para minimizar esse impacto. Desde o uso de embalagens leves e feitas com materiais sustentáveis até a iluminação LED nos armazéns, os clientes valorizam marcas que apoiam essas iniciativas ecológicas.

Escolhendo um sistema de gerenciamento de armazém baseado em nuvem

Um sistema de gerenciamento de armazém pode trazer diversas vantagens, mas é importante lembrar que nem todos funcionam da mesma forma. Para encontrar o software WMS ideal, que acompanhe o crescimento da sua marca de e-commerce, faça estas perguntas aos fornecedores em potencial:

• Como é o processo de processamento de pedidos deles? Os armazéns e centros de distribuição mais eficientes usam tecnologia para acelerar o atendimento e garantir precisão.
• Ele oferece as funções essenciais que seu negócio precisa? Converse com sua equipe de armazém para identificar o que é imprescindível em um novo software, seja automação de tarefas repetitivas ou sincronização imediata de dados.
• Com que frequência o estoque é contado? Se você usar um 3PL, pergunte sobre o processo de contagem física deles. Quanto mais frequente a comparação entre estoque registrado e real, mais rápido serão corrigidas eventuais divergências.
• Qual é o custo? Fornecedores geralmente cobram taxas mensais pelo uso do WMS, que podem incluir custos de implementação, licenciamento, suporte e treinamento. Solicite um panorama completo dos valores envolvidos.
• O WMS se integra ao seu conjunto de ferramentas? Simplifique a operação escolhendo uma ferramenta que sincronize com sua plataforma de e-commerce, 3PL, sistema ERP e software de gestão de estoque. Algumas plataformas oferecem módulos personalizáveis para adaptar o sistema às necessidades do seu armazém, como rastreamento de estoque, planejamento de mão de obra ou contagem cíclica.
• Quais são suas limitações? Considere fatores como o espaço físico do armazém e os níveis de estoque. Escolha um WMS que cresça junto com seu negócio para evitar transtornos futuros na migração para outro sistema.

Elimine o estresse do gerenciamento de armazém

Gerenciar um armazém manualmente é uma tarefa complexa. Ao investir em um WMS, você remove tarefas repetitivas da carga de trabalho da equipe, melhora a precisão dos pedidos, agiliza o envio dos pacotes e obtém os dados necessários para operar o armazém com máxima eficiência — mesmo em processos de expansão internacional.