Controlar os custos e planejar bem os impostos é um dos maiores desafios para pequenos negócios no Brasil. É justamente nesse ponto que entram as deduções fiscais para pequenas empresas. Quando aplicadas corretamente, elas permitem reduzir a base de cálculo do imposto de renda, diminuindo a carga tributária e liberando recursos que podem ser reinvestidos no crescimento do negócio.
Mas é importante ter atenção: diferentemente dos Estados Unidos e de outros países, onde quase todo pequeno negócio pode lançar despesas como dedutíveis, no Brasil as regras são mais rígidas. Nem toda empresa pode usufruir desse benefício. Dependendo do regime tributário escolhido, você terá ou não acesso às deduções.
Neste guia, você verá em detalhes como funcionam as deduções fiscais no Brasil, em quais situações elas são aplicáveis e uma lista das principais despesas aceitas pela Receita Federal. Se você tem uma pequena empresa, seja um comércio físico, uma prestadora de serviços ou até mesmo um e-commerce, este conteúdo vai ajudá-lo a entender como usar a legislação a seu favor.
O que são deduções fiscais para pequenas empresas
As deduções fiscais são despesas que a Receita Federal permite descontar da base de cálculo dos tributos, reduzindo o valor final do imposto a pagar. Isso significa que, ao registrar corretamente certos custos ligados à atividade da sua empresa, você pode diminuir a carga tributária de forma totalmente legal.
No entanto, a aplicação prática dessas deduções varia de acordo com o regime tributário. Empresas enquadradas no Simples Nacional ou no Lucro Presumido não podem, em regra, deduzir despesas do lucro para reduzir impostos. Nesses casos, a tributação ocorre sobre a receita bruta ou sobre margens presumidas pela Receita Federal.
Já no Lucro Real, a lógica é diferente: os impostos são calculados sobre o lucro líquido contábil, ou seja, sobre a receita total menos as despesas operacionais. É aqui que as deduções fiscais ganham relevância, pois permitem que pequenas empresas com altos custos — como folha de pagamento, marketing, logística ou tecnologia — paguem menos tributos, de acordo com a sua realidade.
👉 Em resumo: no Brasil, as deduções fiscais só são aplicáveis para empresas que optam pelo Lucro Real. Para quem está no Simples ou no Lucro Presumido, não há esse tipo de benefício.
Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real: qual permite deduções?
Escolher o regime tributário é uma das decisões mais importantes para qualquer pequena empresa no Brasil. Ele define não só quanto de imposto você vai pagar, mas também se poderá ou não usar deduções fiscais para reduzir a carga tributária.
No Simples Nacional, o cálculo é feito sobre a receita bruta, de acordo com as tabelas progressivas da Receita Federal. Esse modelo é o preferido da maioria das pequenas empresas e e-commerces porque simplifica o recolhimento em uma guia única (chamada de DAS). Porém, não há possibilidade de deduzir despesas: mesmo que sua empresa tenha altos custos com aluguel, funcionários ou marketing, isso não altera o valor do imposto devido.
O Lucro Presumido também limita bastante o planejamento. Nele, a Receita presume a margem de lucro da sua empresa com base em percentuais fixos sobre a receita bruta (8% para comércio, 32% para serviços, por exemplo). Ou seja, ainda que sua empresa tenha margem menor, os impostos serão calculados sobre a margem presumida. Assim como no Simples, não há deduções reais de despesas.
Já no Lucro Real, o imposto é calculado sobre o lucro líquido ajustado pela contabilidade, ou seja, receitas menos despesas operacionais. É aqui que entram as deduções fiscais: gastos com pessoal, infraestrutura, marketing, juros de empréstimos, tecnologia e outros custos ligados à atividade podem ser abatidos da base de cálculo. Isso significa que, quanto mais custos necessários (e comprovados) sua empresa tiver, menor será o imposto a pagar.
Ou seja, apenas no Lucro Real é possível aproveitar deduções fiscais. Para empresas que já cresceram, têm custos operacionais relevantes e margens apertadas, pode ser vantajoso migrar para esse regime — mesmo com a burocracia maior.
Deduções fiscais para pequenas empresas no Lucro Real
Ao optar pelo regime de Lucro Real, sua empresa pode reduzir a base de cálculo do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) utilizando despesas que a Receita Federal considera necessárias à atividade. Confira as principais:
- Despesas com pessoal e encargos trabalhistas
- Aluguel e manutenção de imóveis
- Contas de consumo (água, luz, internet, telefone)
- Despesas financeiras e juros de empréstimos
- Honorários contábeis, jurídicos e de consultoria
- Marketing e publicidade
- Softwares, tecnologia e hospedagem de sites
- Seguros empresariais
- Viagens e deslocamentos a trabalho
- Educação e treinamentos corporativos
- Previdência privada empresarial
- Depreciação de bens e equipamentos
- Custos com insumos e mercadorias para revenda
1. Despesas com pessoal e encargos trabalhistas
Envolvem salários pagos aos funcionários, férias, 13º salário e encargos como INSS patronal e FGTS. Benefícios como vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde também são dedutíveis, desde que concedidos de maneira formalizada. Para um pequeno comércio eletrônico, por exemplo, isso pode incluir desde a equipe administrativa até funcionários responsáveis por logística e atendimento ao cliente.
2. Aluguel e manutenção de imóveis
Aluguéis de escritórios, lojas físicas, centros de distribuição ou galpões de estoque podem ser deduzidos, assim como taxas de condomínio e IPTU. Além disso, gastos com manutenção, como reparos elétricos, pintura ou reformas necessárias, também são considerados. Se você mantém um espaço físico para armazenar produtos vendidos online, todos esses custos podem ser aproveitados como dedução.
3. Contas de consumo (água, luz, internet, telefone)
São despesas comuns a praticamente qualquer empresa, desde pequenos escritórios até operações de e-commerce com estrutura maior. Gastos com energia elétrica, serviços de internet, telefonia fixa e móvel, e até água, quando vinculados ao local da empresa, são dedutíveis. É importante manter as contas em nome do CNPJ para garantir o abatimento.
4. Despesas financeiras e juros de empréstimos
Juros pagos em financiamentos, empréstimos empresariais e até capital de giro podem ser deduzidos, desde que os recursos tenham sido usados para fins relacionados ao negócio. Tarifas bancárias, como manutenção de conta empresarial, TEDs e boletos, também entram nessa lista. Para quem vende online, isso inclui ainda taxas de antecipação de recebíveis de cartões.
5. Honorários contábeis, jurídicos e de consultoria
O acompanhamento contábil é indispensável para empresas no Lucro Real, e os honorários pagos ao contador são dedutíveis. O mesmo vale para serviços jurídicos (como elaboração de contratos) e de consultoria (como assessoria de marketing ou logística). Ou seja, terceirizar serviços essenciais para o funcionamento do negócio pode gerar economia tributária.
6. Marketing e publicidade
Campanhas em redes sociais, anúncios pagos no Google, influenciadores digitais e até materiais gráficos, como embalagens personalizadas, podem ser deduzidos. Essa é uma das áreas mais relevantes para quem tem um e-commerce, já que boa parte do investimento é destinada à aquisição de clientes por meio do marketing digital.
7. Softwares, tecnologia e hospedagem de sites
Licenças de sistemas de gestão (ERP), softwares de contabilidade, hospedagem de sites, plataformas de e-commerce como a Shopify e ferramentas digitais de produtividade são exemplos claros de despesas dedutíveis. Para empresas digitais, esse costuma ser um dos maiores custos recorrentes.
8. Seguros empresariais
Seguros contratados para proteger a empresa contra riscos diversos, como incêndio, roubo de estoque, quebra de equipamentos ou mesmo seguros de responsabilidade civil, podem ser deduzidos. Esse gasto ajuda a proteger o patrimônio e, ao mesmo tempo, reduz a base de cálculo dos tributos.
9. Viagens e deslocamentos a trabalho
Despesas com viagens ligadas à atividade empresarial, como passagens aéreas, hospedagens e transporte local, são dedutíveis quando o deslocamento é feito em nome do negócio. Por exemplo, participar de uma feira de moda para fechar fornecedores de um e-commerce de roupas pode gerar custos dedutíveis.
10. Educação e treinamentos corporativos
Investimentos em capacitação, como cursos de especialização, workshops ou treinamentos voltados à equipe, podem ser deduzidos. No caso de um e-commerce, isso pode incluir cursos de marketing digital, gestão de tráfego ou logística de entregas.
11. Previdência privada empresarial
Planos de previdência privada oferecidos aos funcionários como benefício adicional podem ser abatidos, desde que coletivos. Além de representar um incentivo ao time, essa prática gera vantagem fiscal para a empresa.
12. Depreciação de bens e equipamentos
A Receita Federal permite deduzir, de forma gradual, a depreciação de bens usados no negócio, como computadores, móveis de escritório, veículos e máquinas. Isso significa que o valor investido em equipamentos não é perdido para fins tributários, mas reduzido da base de cálculo ao longo do tempo.
13. Custos com insumos e mercadorias para revenda
Para empresas comerciais ou e-commerces, essa é uma das deduções mais relevantes: os valores gastos na compra de produtos para revenda ou insumos usados na produção são totalmente dedutíveis. Quanto maior o volume de vendas, maior a importância desse abatimento para reduzir impostos.
💡Por se tratar de um assunto muito particular de cada empresa, pode ser que sua empresa tenha uma despesa que não foi mencionada aqui neste guia. Se tiver dúvidas, não deixe de consultar a página oficial da Receita Federal ou um contador especializado no assunto.
Vantagens e desvantagens das deduções fiscais para pequenas empresas
Optar pelo regime de Lucro Real e aproveitar todas as deduções fiscais listadas acima pode trazer ganhos significativos para pequenas empresas, mas também exige uma atenção redobrada na hora da contabilidade.
Dito isso, vale a pena entender os prós e contras para decidir se esse é o caminho mais adequado para o seu negócio.
Vantagens
A principal vantagem, obviamente, é a redução da carga tributária. Como o cálculo é feito sobre o lucro líquido, quanto mais despesas operacionais a empresa tiver, menor será o valor de IRPJ e CSLL a pagar.
Para negócios com margens de lucro apertadas ou custos relevantes — como empresas de logística, indústrias e até e-commerces que investem pesado em marketing e frete — isso pode representar uma economia importante.
Outro benefício é a possibilidade de fazer um planejamento tributário mais eficiente, aproveitando todas as despesas legalmente permitidas. Isso dá mais previsibilidade ao fluxo de caixa e permite reinvestir na expansão do negócio. Além disso, empresas que escolhem o Lucro Real geralmente transmitem mais credibilidade a investidores, bancos e fornecedores, pois sua contabilidade é mais detalhada e auditada.
Desvantagens
Por outro lado, o Lucro Real exige uma contabilidade extremamente organizada. Toda despesa precisa ser documentada e justificada, caso contrário, pode ser barrada pela Receita Federal. Isso significa custos maiores com escrituração, consultoria e até auditorias.
Outro ponto é a burocracia. Comparado ao Simples Nacional ou ao Lucro Presumido, o Lucro Real tem mais obrigações acessórias, como entrega de ECF (Escrituração Contábil Fiscal), ECD (Escrituração Contábil Digital) e outros relatórios. Para pequenas empresas que ainda estão em fase inicial, isso pode se tornar um peso.
Por fim, há o fator do custo contábil. Os honorários de contadores e especialistas tendem a ser mais altos nesse regime, justamente pela complexidade de manter a conformidade fiscal.
Como declarar corretamente as deduções fiscais
Aproveitar as deduções fiscais exige mais do que apenas registrar as despesas. Ou seja, é preciso comprovar cada gasto de forma adequada e manter a contabilidade em dia.
O primeiro passo é garantir que todas as despesas estejam documentadas com notas fiscais, recibos ou contratos. Gastos sem comprovação ou sem relação direta com a atividade da empresa podem ser desconsiderados e, em casos mais graves, gerar multas.
Outro ponto essencial é a escrituração contábil. Vale a pena reforçar que a empresa precisa manter um controle rigoroso de entradas e saídas, além de enviar obrigações acessórias como a ECD e a ECF. Esses documentos são analisados pela Receita e cruzados com outras informações, o que torna a transparência indispensável.
Também é importante que o empresário conte com o apoio de um contador que entenda bem o regime do Lucro Real — um especialista. Esse profissional não apenas garante que todas as deduções sejam registradas corretamente, como também orienta sobre quais despesas podem ou não ser aproveitadas, ajudando no planejamento tributário.
Para negócios digitais e e-commerces, isso pode incluir atenção especial a despesas como hospedagem de site, marketing online e custos logísticos, que são recorrentes e, muitas vezes, representam uma fatia significativa do orçamento.
Deduções fiscais como aliadas do crescimento
As deduções fiscais para pequenas empresas podem parecer um detalhe burocrático, mas, quando bem aproveitadas, fazem diferença real no caixa do negócio. Para quem está no Lucro Real, cada despesa devidamente registrada pode significar menos imposto pago e mais recursos disponíveis para investir em expansão, tecnologia ou marketing.
Embora o processo exija a organização e o acompanhamento minucioso de um contador, as deduções fiscais são, na prática, uma forma de tornar sua empresa mais eficiente e competitiva. Para pequenos negócios e até e-commerces em crescimento, planejar a tributação com inteligência é um passo importante para garantir fôlego financeiro e construir um futuro sólido.
AVISO: Este guia é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico ou profissional. Consulte um especialista, instituições e autoridades para obter informações específicas sobre seu local e circunstâncias. A Shopify não se responsabiliza pelo uso desses guias.
Perguntas frequentes sobre deduções fiscais para pequenas empresas
Quem está no Simples Nacional pode aproveitar deduções fiscais?
Não. No Simples Nacional, os impostos são calculados sobre a receita bruta, sem considerar despesas. As deduções só são possíveis para empresas que optam pelo Lucro Real.
Vale a pena migrar para o Lucro Real só para usar deduções fiscais?
Depende. Para empresas com custos elevados e margens de lucro apertadas, o Lucro Real pode reduzir significativamente os impostos. Mas a decisão deve ser feita com apoio de um contador, já que esse regime exige mais organização e aumenta a burocracia.
Quais despesas não podem ser deduzidas?
Despesas pessoais dos sócios, doações não autorizadas por lei, multas de trânsito e gastos que não estejam diretamente ligados à atividade da empresa não são dedutíveis.
Empresas digitais e e-commerces podem aproveitar deduções fiscais?
Sim, desde que estejam no Lucro Real. Custos com marketing online, hospedagem de sites, softwares de gestão, logística e até embalagens podem ser considerados dedutíveis se forem relacionados à atividade empresarial (e comprovados).
