Os cartões de crédito, as carteiras digitais e, principalmente, o Pix tornam a compra e venda de produtos e serviços mais fácil do que nunca. Mesmo com esses métodos de pagamento substituindo notas e moedas, cerca de 68,9% dos brasileiros ainda usam dinheiro em espécie, segundo uma pesquisa do Banco Central.
Como dono de um negócio, é gratificante ver seu caixa crescer à medida que as vendas aumentam; no entanto, todo esse dinheiro em espécie pode acabar gerando complicações. Porém, com os procedimentos corretos, lidar e processar pagamentos em dinheiro pode ser simples e seguro. A seguir, você vai aprender tudo o que precisa sobre fechamento de caixa e como equilibrá-lo de forma rápida e eficiente.
O que é fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é o processo de conferir e organizar todo o dinheiro e pagamentos recebidos durante o dia de operação do seu negócio.
O caixa, ou caixa registradora, é o compartimento usado para armazenar dinheiro em papel, moedas e cheques. Normalmente, ele é dividido em seções para separar as diferentes denominações de notas (como R$1, R$5, R$10 e R$20) e compartimentos menores para moedas. Algumas empresas também utilizam o caixa para guardar recibos de cartão de crédito e cartões-presente de forma segura.
Dependendo da configuração do seu sistema, o caixa pode ser aberto pelo software do PDV ou por uma chave. Ele é projetado para ser liberado facilmente, seja manualmente ou pelo próprio sistema, facilitando a contagem e o fechamento no fim do dia.
Por que é importante fazer o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é fundamental para muitos sistemas de gestão de varejo e para manter a documentação precisa do fluxo de caixa. Fechar o caixa ajuda a prevenir, identificar e corrigir faltas de dinheiro ou outras discrepâncias causadas por contagens incorretas ou erros operacionais, garantindo registros precisos das vendas em dinheiro. Caso haja algum desfalque, o processo de fechamento permite reconciliar as diferenças entre os recibos de vendas e o dinheiro disponível, além de assegurar que haja troco suficiente para os clientes.
O dinheiro em espécie se diferencia de outros métodos de pagamento por ser tangível: ele precisa ser contado, o troco precisa ser fornecido, e notas e moedas devem ser armazenadas com segurança até o depósito bancário. Em qualquer uma dessas etapas, erros podem ocorrer, com risco de perdas ou até furtos.
Procedimentos de manuseio de dinheiro bem estruturados e aplicados rotineiramente ajudam a prevenir erros e furtos, distribuindo a responsabilidade entre todos os funcionários que lidam com pagamentos. Falhas nesse processo podem gerar perdas financeiras, enquanto sistemas ineficientes aumentam o tempo e o esforço necessários para processar e reconciliar o caixa, afetando diretamente os resultados do negócio.
Mesmo que as transações em dinheiro representem uma parcela menor das vendas em comparação com o Pix, elas continuam sendo parte importante da saúde financeira da empresa. Por isso, controles internos, como o fechamento e o equilíbrio do caixa, são essenciais para um gerenciamento eficaz do fluxo de caixa.
Com que frequência você deve fazer o fechamento de caixa?
Para manter um controle financeiro preciso e atualizado da sua loja física, é recomendável realizar o fechamento de caixa pelo menos uma vez por dia.
Em muitos estabelecimentos — especialmente os que operam com apenas um caixa — esse processo costuma ser feito ao final do expediente. Já em empresas com vários caixas e/ou diferentes turnos de trabalho, pode ser mais eficiente fazer o fechamento de cada caixa ao término de cada turno.
Boas práticas para realizar o fechamento de caixa
Você pode garantir que o fechamento de caixa seja feito de forma ágil e eficiente adotando as seguintes boas práticas:
Defina um valor inicial adequado
Também conhecido como “fundo de troco”, esse valor garante que haja dinheiro suficiente para realizar transações em espécie durante o dia ou o turno. Para reduzir riscos de segurança, estabeleça um valor que seja suficiente para dar troco aos clientes, mas que não deixe grandes quantias no caixa desnecessariamente. O valor ideal do fundo de troco depende do porte do seu negócio, do ticket médio e da quantidade usual de vendas em dinheiro. Consultar o histórico de vendas pode ajudar a determinar esse valor com mais precisão.
Atribua um responsável para cada caixa
Permitir que vários funcionários utilizem o mesmo caixa aumenta as chances de erros ou desvios e dificulta identificar a origem de eventuais diferenças no fechamento. Ter um responsável por caixa torna mais fácil apurar excessos ou faltas e reforça a responsabilidade individual no manuseio do dinheiro.
Faça depósitos de dinheiro
Se o seu estabelecimento movimenta grandes quantias em dinheiro em espécie, é comum que o caixa acumule valores altos durante o turno. Para reduzir riscos de perdas ou furtos, transfira o excesso de dinheiro do caixa para o cofre em operações chamadas de “sangrias”. Elas devem ser feitas, de preferência, em momentos de menor movimento para não prejudicar o atendimento.
Estipule um local seguro para contagem
Garanta um local seguro e reservado para que os funcionários contem o dinheiro no início e no fim do turno.
Como fazer o fechamento de caixa
- Conte o dinheiro do caixa no início do turno
- Gere um relatório de vendas ao final do turno
- Conte o dinheiro em espécie
- Reconcilie eventuais diferenças
- Registre as transações em dinheiro
- Retorne o saldo inicial ao caixa
Embora o fechamento de caixa possa parecer demorado no início, com prática e familiaridade o processo se torna rápido e simples — deixando o caixa organizado e pronto para o próximo dia de trabalho ou turno.
Siga estas etapas para realizar o fechamento de caixa de forma eficiente.
1. Conte o dinheiro do caixa no início do turno
Planeje um saldo inicial apropriado para cada caixa, tomando as boas práticas deste guia como referência. Dependendo do porte do seu negócio, pode ser necessário utilizar mais de um caixa ao longo do dia ou do turno. Peça que cada funcionário conte o valor inicial assim que iniciar o turno, certificando-se de que ele corresponde ao saldo planejado.
2. Gere um relatório de vendas ao final do turno
A maioria das caixas registradoras utilizadas no varejo hoje está integrada a um sistema de PDV, que permite gerar relatórios detalhados das vendas, seja de um único turno ou de todo o dia.
Ao final do turno ou expediente, extraia o relatório de vendas do seu software de PDV. Esses relatórios normalmente apresentam a divisão de todas as formas de pagamento da loja, incluindo cartões de crédito, débito, Pix, cartões-presente e dinheiro em espécie, entre outros detalhes. O sistema de PDV da Shopify oferece recursos intuitivos de controle de caixa, criando registros históricos de todas as transações em dinheiro e fornecendo relatórios diários do caixa, facilitando o fechamento ao final de cada turno ou dia de trabalho.
3. Conte o dinheiro em espécie
Remova a gaveta da caixa registradora e leve-a a um local seguro para uma contagem física.
Se você estiver lidando com grandes quantias de dinheiro, pode optar por fornecer aos seus funcionários uma máquina de contagem para as notas. Considere o saldo inicial e quaisquer depósitos de dinheiro que foram feitos durante o turno, caso não tenham sido registrados através do seu sistema de PDV e incluídos no relatório de vendas. Esse processo é frequentemente supervisionado e verificado por um gerente.
4. Reconcilie eventuais diferenças
Após contar o saldo atual em dinheiro, subtraia o saldo inicial e adicione os depósitos realizados durante o turno. O total em caixa deve corresponder às vendas em dinheiro registradas no relatório de vendas. Caso haja excesso ou falta, conte o dinheiro novamente. Se ainda assim não for possível reconciliar a diferença, consulte o relatório do PDV em busca de possíveis explicações.
É comum ocorrerem pequenas diferenças, geralmente causadas por erros humanos, como fornecer troco errado ou utilizar o método de pagamento incorreto, como processar pagamentos em dinheiro como se fossem cartões de crédito (que podem ter atraso no registro). Crie uma política clara para lidar com essas discrepâncias e comunique-a aos funcionários, incorporando-a ao seu sistema de gestão de caixa.
5. Registre as transações em dinheiro
A contagem final do dinheiro em caixa, assim como eventuais excessos ou faltas, geralmente é registrada junto com transações de cartão, reembolsos e cartões-presente resgatados durante o dia.
Dependendo do método de gestão contábil da empresa, os gerentes podem anotar os dados básicos de vendas — como compras, dinheiro em caixa e devoluções — em um relatório diário manual, que é anexado ao relatório impresso do PDV e enviado ao contador para lançamento. Alternativamente, esses números podem ser inseridos diretamente no software de contabilidade.
6. Retorne o saldo inicial ao caixa
Certifique-se de devolver o saldo inicial ao caixa para o próximo turno, deixando-o pronto para o atendimento.
Perguntas frequentes sobre fechamento de caixa
O que significa reconciliar o caixa?
Reconciliar o caixa, ou equilibrar o caixa, é o processo de contar o dinheiro disponível no final de um turno ou do dia e compará-lo com as vendas registradas no sistema de PDV. O valor em caixa de cada gaveta deve corresponder exatamente às transações em dinheiro registradas pelo sistema durante aquele período.
Por que é importante fazer o fechamento de caixa?
Realizar o fechamento de caixa é uma tarefa essencial para qualquer negócio, pois permite acompanhar de perto a saúde financeira diária da empresa. Além disso, ajuda a prevenir perdas de dinheiro causadas por erros ou desvios, protegendo tanto o negócio quanto os funcionários.
O que devo fazer se o caixa não fechar?
Se na primeira contagem o caixa não fechar, conte o dinheiro novamente. Caso a discrepância persista, consulte o relatório do PDV para tentar identificar a origem do problema. Estabeleça uma política clara para lidar com diferenças no caixa e comunique-a a todos os funcionários, incorporando-a ao sistema de gestão financeira do seu negócio.
Posso confiar em um PDV para fazer o fechamento de caixa?
Sim, sistemas modernos de ponto de venda (PDV), quando configurados e usados corretamente, fornecem um registro preciso das transações em dinheiro de cada turno ou dia. Esses dados costumam ser incluídos em um relatório de vendas completo, que detalha todas as formas de pagamento recebidas.
Quem deve fechar o caixa?
Cada caixa deve ser operado por apenas um funcionário durante o turno ou dia de trabalho. Esse colaborador é responsável por contar o dinheiro no início e no final do turno, garantindo que o saldo de abertura e fechamento esteja correto e que o dinheiro em caixa corresponda às vendas registradas. O processo costuma ser supervisionado por um gerente.
