O que é um ERP? Saiba como escolher um provedor

As marcas de e-commerce empresarial de hoje têm acesso a mais dados do que nunca.

Existem muitas maneiras de colocar esses dados para trabalhar, e a liderança é esperada para explorar o maior número possível delas. Cada uma oferece oportunidades únicas de vantagem competitiva e lucro, de melhorias na cadeia de suprimentos a novos fluxos de receita e previsões de demanda de mercado.

Uma forma fundamental para uma organização centralizar e dar sentido a esses dados é por meio do planejamento de recursos empresariais (ERP).

Neste artigo, serão abordados os fundamentos do ERP, as melhores soluções de ERP e como escolher o sistema ERP ideal para sua organização.

O que é ERP?

O planejamento de recursos empresariais (ERP) se refere ao software e sistemas que uma empresa usa para gerenciar processos de negócios essenciais. Ele coleta dados de diferentes departamentos, como cadeia de suprimentos, vendas, recursos humanos, manufatura, compras, contabilidade e gestão de projetos.

O ERP capacita toda uma organização com maior visibilidade e dados em tempo real, a qualquer hora, em qualquer lugar.

Como funciona um ERP?

O ERP teve origem na década de 1960 na forma de sistemas de planejamento de necessidades de materiais (MRP). Os fabricantes usavam software MRP para planejar, programar e gerenciar estoque durante o processo de manufatura. Vinte anos depois, os fornecedores desenvolveram um sistema de planejamento de recursos de manufatura (MRP-II), que oferecia novas maneiras de centralizar e processar informações de programação, gestão de estoque e controle de custos na manufatura.

A ideia por trás do ERP é ajudar organizações maiores a se tornarem mais ágeis e eficientes, além de tomar decisões baseadas em dados que resultem em melhores resultados de negócio. Os dados compilados em um sistema ERP são frequentemente apresentados em um painel que os tomadores de decisão podem usar para monitorar e gerenciar seus negócios em tempo real.

Projetado para ser uma indústria de US$ 49,5 bilhões, as empresas estão cada vez mais dependendo do ERP para gerenciar atividades de negócio. Esses sistemas continuam evoluindo para incorporar novas tecnologias e apoiar uma gama de funções. Mas o objetivo permanece o mesmo: melhorar processos de negócio e aumentar a lucratividade.

O que é um sistema ERP?

Um sistema ERP traz todos esses dados para um banco de dados comum para que as partes interessadas estabeleçam linhas de base em toda a empresa, encontrem benchmarks (índices de referência) e definam metas para seguir em frente. Isso é feito por meio de integrações ERP que permitem que as informações fluam entre softwares para que possam ser usados em conjunto.

Mas o que motiva uma organização a criar um sistema de software de planejamento de recursos empresariais em primeiro lugar? Quase todas as empresas (94%) dizem que a inovação oportuna é importante e o ERP pode ajudar com isso.

Outras razões comuns incluem:

• melhorar o desempenho dos negócios;
• posicionar a empresa para crescimento;
• reduzir capital de giro;
• atender melhor os clientes;
• facilitar a vida dos funcionários.

Em uma pesquisa recente da Shopify e IDC, 28% das empresas já obtiveram benefícios significativos, como melhoria na experiência do cliente e tempo mais rápido para o mercado, por meio da integração profunda de uma plataforma de comércio SaaS nos negócios.

Benefícios de um ERP

Pense nas atividades do seu negócio como peças de um motor. A capacidade de olhar sob o capô enquanto o motor está funcionando pode ser inestimável ao tentar decidir se deve parar e fazer uma manutenção preventiva, levá-lo a uma oficina para reparo imediato ou continuar pelo maior tempo possível porque tudo está bem.

O software ERP fornece um sistema de dados centralizado que toda organização precisa. Cerca de 73% das empresas consideram quebrar silos de dados e promover uma melhor comunicação interna e colaboração como muito ou extremamente importante. Uma integração de sistema ERP pode ajudar seu negócio a alcançar isso.

Um sistema de software ERP pode economizar dinheiro para as organizações ao:

• controlar custos de TI;
• fornecer visibilidade financeira;
• proteger todos os dados da empresa em um lugar;
• criar um local único de análise ou relatórios;
• facilitar o rastreamento preciso de estoque e vendas;
• otimizar a colaboração entre funcionários de diferentes departamentos;
• melhorar o atendimento ao cliente;
• aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos;
• fornecer inteligência de negócios (business intelligence ou BI) mais inteligente.

O ERP ajuda a criar uma fonte única da verdade em seu negócio, o que significa que você obtém insights em tempo real em um só lugar. Ajuda você a identificar padrões e prever tendências que não são possíveis sem a ajuda do ERP.

Três tipos de ERP

O ERP ideal pode ajudar você a aumentar a produtividade e melhorar a personalização da experiência do cliente. No entanto, nem todos os ERPs são iguais. Existem três tipos diferentes para conhecer, especialmente se você é iniciante nesse conceito.

1. ERP on-premise

ERP “on-premise” (no local) é quando a organização possui o data center. A maioria dos sistemas legados são considerados on-premise. Ainda é uma prática recomendada para grandes empresas usar ERP on-premise porque elas têm o dinheiro e recursos para gerenciar manutenção e mudanças de infraestrutura.

O software on-premise pode ser adquirido por meio de uma licença perpétua e pode ser hospedado interna ou externamente.

A razão pela qual muitas organizações hesitam em migrar para a nuvem é por causa dos sistemas ERP on-premise. Migrar para uma nova infraestrutura e sistema é desafiador e pode ser caro.

Características dos sistemas ERP on-premise incluem:

• instalação localmente nos computadores e servidores da sua empresa;
• cobrados como taxa de licença única;
• mais lentos para implementar (pode levar meses a anos);
• você é responsável pela hospedagem, manutenção, atualizações de software e custos operacionais;
• requerem um administrador em tempo integral;
• limitados a quais soluções de e-commerce você pode usar;
• dificuldade em fazer mudanças;
• alguns sistemas podem precisar de personalização intensa;
• a segurança dos dados é responsabilidade da empresa.

2. Integração ERP na nuvem

Em 2023, quase 65% das organizações pesquisadas selecionaram software na nuvem em vez de on-premise. Com o crescimento da Internet das Coisas (IoT), não é surpresa que os fornecedores estejam se movendo em direção a ofertas baseadas na nuvem. O software na nuvem é hospedado em data centers com provedores gerenciando a plataforma e se tornou uma solução de negócios comum.

Sistemas ERP na nuvem são acessados pela internet em vez de um computador local ou software instalado. É hospedado na nuvem e pode ser implementado como um modelo hospedado ou software como serviço (SaaS).

A Panorama descobriu que quase 90% das empresas que escolheram sistemas ERP baseados na nuvem optaram por um modelo SaaS. É relativamente mais fácil de usar e é totalmente gerenciado pelo fornecedor, o que equivale a menores custos de manutenção de TI.

Características do ERP na nuvem:

• modelo de preços por assinatura;
• vem com hospedagem, servidor, manutenção e atualizações de software;
• pode custar até 46% menos se comparado ao on-premise;
• desenvolvedores internos ou administradores de TI não são necessários;
• acesso fácil a plataformas de e-commerce como Shopify para empresas;
• tempos de implementação mais rápidos;
• rápido para fazer mudanças de processo ou software;
• escalonável conforme necessário;
• fácil de integrar com sistemas de terceiros via conexões API;
• fornecedores de nuvem têm protocolos de segurança rigorosos para prevenir ataques.

“Após sincronizar milhões de registros ERP com outros sistemas”, diz Todd Earwood, fundador da Integrate IQ, “encontramos três razões principais pelas quais as pessoas escolhem nuvem em vez de on-premise.”

“Primeiro, a remoção de software versionado melhora a adesão e satisfação do usuário com atualizações constantes e recursos adicionais. Versões antigas de software frustram usuários e forçam decisões financeiras difíceis sobre quando atualizar e manter o sistema.”

“Segundo, sistemas baseados na nuvem oferecem planos de suporte ou uma rede de parceiros que podem fornecer suporte de alto nível de qualquer lugar, a qualquer hora. E terceiro, a maturação da nuvem deu conforto aos líderes técnicos em relação a segurança. A maioria das marcas de e-commerce excede os requisitos de segurança ao escolher uma opção de nuvem para sua organização.”

A única desvantagem? Os fornecedores podem alterar fluxos de processo que precisam de treinamento contínuo e atualizações de documentação.

3. Dois níveis (híbrido)

As empresas tradicionalmente implementavam um sistema ERP para toda a organização, da sede a escritórios regionais e subsidiárias. Era uma abordagem custosa e difícil de implementar. Certas subsidiárias tinham requisitos especiais e não precisavam do pacote corporativo completo. Esta abordagem de tamanho único não funciona para muitas organizações.

Um sistema mais novo para o planejamento de recursos empresariais moderno, sistemas ERP de dois níveis permitem que organizações usem sistemas ERP legados atuais (nível 1) enquanto unidades de negócio menores usam uma solução ERP diferente (nível 2), que é frequentemente baseada na nuvem. O objetivo de um sistema de dois níveis é mover dados de forma segura e eficiente entre os dois níveis. Algumas soluções na nuvem agora têm integrações integradas para trabalhar com sistemas ERP corporativos.

Dois benefícios principais de um sistema de dois níveis são:

• mais acessível do que configurar um sistema ERP corporativo para funcionar para todas as unidades;
• mais fácil de implementar soluções de segundo nível baseadas na nuvem.

Como a Gartner afirma, as organizações devem “avaliar se uma estratégia ERP de dois níveis ofereceria mais benefícios de negócio do que uma de nível único, modernizando pequenas unidades de negócio com potencial de crescimento rápido”.

Como escolher o sistema ERP ideal

Acha que um sistema ERP é válido para você? Selecionar o produto e fornecedor certos depende de entender as necessidades da sua organização e avaliar sistemas concorrentes lado a lado.

1. Decidir se seu negócio está pronto para ERP

Construir um sistema ERP leva tempo e dinheiro. Também não é a resposta para todos os seus problemas. Você precisa ter certeza de que está obtendo o máximo do seu investimento.

Cada empresa é diferente. Não há um fator definidor que avise: “Precisamos de um ERP!”, mas existem problemas comuns que a maioria das organizações enfrenta antes de procurar uma solução.

Se você está experimentando os cinco critérios a seguir, um ERP pode ser ideal para você.

• Você tem muitos softwares diferentes para processos diferentes.
• Você não tem acesso fácil a informações essenciais de negócio.
• A contabilidade é um processo longo e difícil.
• A experiência dos seus clientes é menos que ideal.
• Seu departamento de TI é complexo e confuso.

Olhe para sua organização e se pergunte honestamente se ela está tendo dificuldades para avançar. Se esses critérios fazem sentido, pode ser hora de considerar uma solução ERP.

2. Definir objetivos e requisitos de negócio

Por que você tem interesse na implementação de ERP? Que problema você está tentando resolver?

Delinear objetivos específicos ajudará você a identificar requisitos que o software ERP deve atender para ser adquirido. Para evitar ser influenciado pelo marketing do fornecedor, você pode considerar listar seus requisitos antes de começar a pesquisar opções.

Use todos os recursos disponíveis para criar seus requisitos. Converse com gerentes de compras e fornecedores. Converse com a gestão executiva e equipes de contabilidade.

Peça para cada grupo criar uma lista de coisas que eles sentem que o sistema ERP deve ter. Podem ser integrações específicas ou módulos ERP, como automações de fluxo de trabalho ou atualizações em massa e importações CSV para gestão de dados.

Peça às equipes para dividir a lista em itens obrigatórios e desejáveis. Torne os obrigatórios a prioridade máxima. Ajudará você a implementar um sistema ERP que atenda aos requisitos de todos.

Ao identificar suas necessidades, lembre-se de equilibrá-las com sua política de funcionários em relação a dispositivos móveis. Embora o ERP móvel não seja novo, a tendência é e deve ser considerada ao equilibrar as vantagens de usar ERP em movimento e garantir que os dados estejam seguros.

3. Medir o ROI

Quando você começar a pesquisar opções de ERP, notará muitos avisos sobre como é difícil medir o retorno sobre investimento (ROI) do ERP. Felizmente, articular claramente os objetivos específicos, como você já terá feito, ajudará nessa tarefa.

Você pode medir o desempenho do ERP ao:

• reduzir o quadro de funcionários em X% em Y meses;
• aumentar a produtividade dos funcionários em X% em Y meses;
• reduzir estoque em X% que resulta em Y melhoria contábil;
• melhorar a precisão das cotações de custo de manufatura em X% em Y meses.

Ao descobrir como você medirá o desempenho, certifique-se de considerar as diferenças entre ERP interno e na nuvem. Embora o ERP na nuvem seja frequentemente favorável ao usuário e possa exigir menos pessoal interno para manter, também significa que dados sensíveis serão armazenados fora do local.

Por outro lado, um ERP interno pode permitir que você armazene dados sensíveis em um local mais próximo, mas fazer isso pode exigir pessoal adicional para manutenção do sistema. Qualquer decisão pode impactar sua cultura de TI e seu quadro de funcionários.

4. Desmistificar a demonstração

Neste ponto do processo, você está pronto para ver demonstrações de software.

Você pode querer fornecer um roteiro de demonstração que delineia funções de negócio, fluxos de trabalho ou recursos principais que você espera ver durante a demonstração. Dirigir a demonstração com precisão economizará tempo e ajudará você a determinar melhor se o software atende aos seus objetivos.

Uma abordagem alternativa é simplesmente fornecer aos fornecedores um objetivo e ver como eles respondem.

Lembre-se, você forneceu ao fornecedor vários dos objetivos que espera que o ERP ajude você a alcançar:

Os vendedores gastam tempo aprendendo sobre seu negócio, fazendo perguntas de acompanhamento sobre como você usará o ERP, e voluntariamente incorporam seus objetivos na demonstração?

A demonstração que você recebe pode ser reveladora em relação ao tipo de parceiro que o fornecedor será a longo prazo.

5. Verificar referências

Percebendo que você provavelmente não ligará ou obterá cooperação de um concorrente direto, pode ser útil falar com uma referência que tenha objetivos similares aos seus e possa responder perguntas como:

• quais promessas foram cumpridas?
• quais promessas foram quebradas?
• o que surpreendeu você sobre o fornecedor/produto?
• o que o produto não faz que você foi informado que faria?
• você está pagando módulos/ferramentas que não precisa?
• quais prazos foram cumpridos e quais não foram?
• houve custos adicionais ou surpresa?
• que erros você cometeu ou o que gostaria de ter sabido antes?

É ainda mais importante pedir ao fornecedor algo que provavelmente não está propenso a dar: uma lista de empresas que recentemente selecionaram um provedor ERP concorrente. Pode não ser uma prática padrão pedir esse tipo de informação, mas a resposta do fornecedor à sua consulta pode ser reveladora.

6. Obter o preço real

Para selecionar a solução certa para seu negócio, entenda exatamente quanto o projeto custará em cada etapa:

• custo inicial;
• manutenção;
• suporte;
• custos recorrentes.

Ter uma discussão completa sobre preço pode prevenir surpresas e decepções futuras. Também pode ajudar você a moldar um contrato com o qual ambas as partes possam ficar felizes.

A personalização é fundamental para extrair todo valor do software ERP. No entanto, o excesso pode resultar em grandes excedentes de custo e implementação atrasada. A personalização excessiva também pode resultar em custos de upgrade mais altos. A menos que uma personalização específica forneça uma vantagem competitiva ou um benefício mensurável, considere economizar o tempo extra e dinheiro que a codificação personalizada frequentemente requer.

7. Determinar viabilidade do fornecedor

À medida que o espaço de software empresarial se consolida, as empresas podem não desejar apoiar todos os produtos que adquirem perpetuamente. Os adquirentes podem escolher descontinuar um produto específico ou notificar clientes que não apoiarão mais um produto após uma certa data. Este é um risco para qualquer pessoa que está considerando o uso de um software ERP.

É importante tentar entender a visão estratégica do fornecedor.

• O produto foi criado para ser atraente para um potencial comprador?
• Quem controla a empresa e estão procurando vendê-la?
• Os fundadores têm histórico de vender empresas de software?
• Se sim, qual é o horizonte temporal e para quem eles estão tentando vender?
• O fornecedor de ERP tem investidores?
• Se sim, qual tipo de histórico eles têm?
• O produto visa um nicho específico ou resolve um problema único que fornecedores maiores não visaram ou resolveram?

Para provedores de ERP que não parecem ser alvos de aquisição, é importante analisar seus balanços para que você possa avaliar sua força financeira e se eles provavelmente existirão a longo prazo.

As melhores soluções de software ERP

Com mais de 250 fornecedores ERP no mercado, pode ser difícil saber qual é o melhor ajuste para sua organização. Para dar a você uma vantagem inicial, esse número foi reduzido para uma lista dos quatro melhores sistemas de planejamento de recursos empresariais.

Shopify

Com o Programa de ERP global da Shopify, parceiros selecionados de planejamento de recursos empresariais podem integrar diretamente com um app da Shopify App Store. A Shopify fez parceria com Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica e Brightpearl para facilitar a integração de ERP.

Você pode acessar dados precisos e atualizados de estoque, produto, pedido e cliente usando os apps do Programa ERP Global. Seus dados proprietários fluem de forma contínua e segura entre o admin da Shopify e o ERP sem a necessidade de se conectar com terceiros.

Com menos requisitos para executar operações de negócio, você pode implementar automações que tornam suas operações mais eficientes.

Brightpearl

O Brightpearl é um software líder de gestão de negócios para varejistas on-line. O Brightpearl tem uma integração nativa com Shopify construída e mantida internamente.

Permite que comerciantes Shopify gerenciem melhor as operações pós-compra, de atualizações de estoque em tempo real a processos automatizados de gestão de pedidos, gestão de estoque multilocalização, CRM, relatórios financeiros integrados e muito mais.

NetSuite

O NetSuite da Oracle é classificado como a solução ERP na nuvem número um do mundo. Oferece um conjunto de aplicações ERP baseadas na nuvem, do departamento financeiro ao RH, gestão de estoque e funcionalidade de e-commerce omnichannel, e é usado por mais de 24 mil empresas ao redor do mundo.

O NetSuite é uma plataforma robusta e pode fornecer tudo que você precisa. É totalmente personalizável e tem uma API aberta para que você possa se conectar com aplicações de terceiros facilmente. O NetSuite sempre atualiza a versão mais recente dos aplicativos sem custo extra.

Acumatica

Acumatica é um software como serviço (SaaS) projetado para ajudar organizações a escalonarem o planejamento financeiro e de recursos empresariais. Oferece implementação on-premise ou na nuvem com um app baseado em navegador que facilita o uso em dispositivos móveis.

A estrutura de preços do Acumatica é baseada em recursos em vez de números por assento, o que é diferente dos fornecedores ERP tradicionais. Todas as aplicações são integradas ao seu sistema e outras podem ser adicionadas a qualquer momento. Você só compra o que precisa.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

O Microsoft Dynamics 365 Business Central é uma solução completa de gestão de negócios para organizações pequenas a médias. É ideal para marcas que abrangem múltiplos setores e unidades de negócio, oferecendo recursos para finanças, operações, vendas e atendimento ao cliente.

Riscos de um ERP

Se você tem pesquisado ERPs há um tempo, provavelmente encontrou muitas histórias de falha de ERP, como empresas como a Dow Chemical gastando US$ 1 bilhão em um sistema ERP que levou oito anos para construir. Mais recentemente, a empresa de gestão de frotas Leaseplan baixou quase US$ 100 milhões em custos de projeto associados a implementações ERP falhadas.

Considerações que podem impactar custo, tempo de integração e funcionalidade incluem:

• se você está integrando software existente com novo software ERP;
• se você está começando do zero e considerando se deve usar um ERP na nuvem ou um ERP interno;
• se você está integrando um ERP legado interno existente com um novo ERP na nuvem.

Os recursos de TI necessários para os cenários descritos variarão e também impactarão o custo e duração da implementação. O fornecedor que você selecionar pode implementar o software por conta própria, fazer parceria com um consultor terceirizado ou deixar tudo por sua conta.

Há outros desafios adicionais do ERP.

• Estourar o orçamento: a maioria das implementações ERP custa de três a quatro vezes do orçamento inicial.
• Riscos de segurança e migração de dados: suas informações de negócio mais vitais existem em seu sistema ERP. Elas devem ser protegidas. Em uma época em que cibercriminosos estão mirando software ERP, quanto mais complexo seu sistema, maior a chance de ser hackeado.
• Treinamento de funcionários: para aproveitar totalmente o ERP, os funcionários devem usá-lo, o que pode exigir treinamento que pode reduzir a produtividade e aumentar os custos.
• Dependência de um único fornecedor: o fornecedor que você selecionar será responsável por upgrades e personalizações, e deve permanecer no negócio por anos para você obter o benefício total de um sistema ERP.

Para começar dentro do orçamento e cronograma, você precisará:

• identificar exatamente quais são seus objetivos ao implementar ERP;
• avaliar a TI e infraestrutura necessárias para integrar e manter o sistema;
• mapear exatamente como você rastreará e medirá o sucesso.

Entender esses itens bem antecipadamente não apenas ajudará você a selecionar o fornecedor certo, mas também conter custos e melhorar as chances de que a implementação não demore anos.

Construa seu sistema ERP hoje

É evidente que sistemas ERP modernos podem beneficiar sua organização. É por isso que 72% das empresas já têm uma plataforma de comércio SaaS totalmente integrada dentro das operações de negócio. Com a solução ideal, você melhorará o desempenho dos negócios, automatizará tarefas repetitivas, atenderá melhor seus clientes e posicionará sua empresa para obter crescimento. Isso certamente terá impacto na sua receita líquida.

Seja você montando um ERP pela primeira vez ou procurando atualizar seu sistema, as informações que delineamos neste artigo ajudarão você a encontrar o melhor software para atender às necessidades do seu negócio.

Ilustração por Jennifer Tapias Derch