Definição e fórmula de planos Open To Buy para o planejamento de varejo

O Open to Buy (OTB) é uma estratégia de orçamento financeiro utilizada no varejo para calcular a quantia de dinheiro disponível para a compra de novos estoques. Essa abordagem ajuda os varejistas a planejarem os níveis de estoque, controlá-lo e garantir que haja mercadorias suficientes para atender à demanda dos clientes, evitando compras excessivas.

Ter um controle robusto do seu estoque é a melhor maneira de garantir que você sempre tenha produtos suficientes para atender à demanda. O excesso de estoque, ou a compra de produtos errados, pode prejudicar seu fluxo de caixa e reduzir os lucros, especialmente se você for forçado a liquidar itens. Esse desequilíbrio entre oferta e demanda faz com que os varejistas percam cerca de US$ 568,7 bilhões em itens fora de estoque.

Ao mesmo tempo, a compra insuficiente de um produto pode resultar em oportunidades de vendas perdidas, afetar seu lucro e prejudicar a experiência do cliente. Quando os produtos estão fora de estoque, apenas 27% dos consumidores visitam o site de um varejista ou retornam à loja para comprar o item quando este se torna disponível. A maioria procura em outra loja ou desiste da compra completamente.

Criar planos Open to Buy pode ajudar os varejistas a decidir quanto estoque comprar ou fabricar, mantendo um fluxo de caixa positivo. Este guia apresenta como criar um para sua loja de varejo.

O que é Open to Buy?

Open to buy (OTB) é uma estratégia de gestão de estoque que ajuda os varejistas a calcularem quantos produtos precisam comprar. Inclui o estoque físico disponível e em trânsito, bem como qualquer pedido pendente.

Planos OTB podem ser calculados em unidades ou em dinheiro, mas geralmente são feitos em termos de caixa, já que há variações de custos entre os produtos. Os planos OTB também são bem flexíveis (podem ser aplicados a uma única categoria de produto, a um departamento ou a toda a sua operação de varejo).

Quando usar planos Open to Buy

Os planos OTB são uma prática de gestão de estoque utilizada por todos os tipos de negócios, embora seja bem útil para varejistas que vendem grandes quantidades de SKUs (como marcas de moda e vestuário). Você pode planejar orçamentos de merchandising para itens futuros com base em dados históricos de vendas de categorias como camisetas, calçados e outros produtos.

Por causa disso, alguns varejistas gastam apenas uma parte do orçamento OTB para aproveitar compras especiais. Um fabricante pode oferecer descontos em produtos de verão quando a temporada termina, por exemplo. Um orçamento OTB maior significa que você pode capitalizar itens a baixo custo em preparação para o próximo verão.

The Charming Bench Company vende móveis de jardim para clientes durante todo o ano, mas o parceiro Chris Campbell afirma que a principal vantagem de um processo de planejamento de merchandising OTB “é que podemos planejar as tendências de compra sazonais”.

“Em setembro e outubro, sabemos que os preços dos móveis de pátio de verão caem e podemos esperar um aumento de compradores aproveitando essas ofertas em preparação para quando eles estiverem desfrutando do tempo ao ar livre novamente. Portanto, garantimos, mais cedo durante o ano, que teremos estoque suficiente para atender a essas demandas.”

Agora que você tem uma melhor compreensão do conceito por trás de um plano OTB, entenda como calcular o OTB, juntamente com definições de alguns dos termos envolvidos.

A fórmula dos planos Open to Buy

A fórmula dos planos Open to Buy ajudará você a criar previsões. Os valores em seus planos Open to Buy são projeções; podem não ser perfeitamente precisos. Mas uma maneira sensata de verificar seus números é se seu estoque real no final do mês estiver dentro de 5% de sua previsão.

💡 Dica profissional: tudo pronto para deixar suas planilhas para trás? Para ver seu estoque final, consulte o relatório de estoque no final do mês no admin da Shopify.

A seguir, estão as definições dos termos usados na fórmula OTB.

• Inventário planejado no início do mês: o quanto você espera ter em estoque de varejo (em reais) no início do mês.
• Vendas planejadas: o quanto você prevê em vendas de varejo (em reais) durante um determinado mês.
• Descontos planejados: uma projeção de descontos de produtos (em reais).
• Reais planejados para Open to Buy: o valor em reais que você tem disponível para comprar mais estoque no final do mês.
• Inventário planejado no final do mês: uma previsão do saldo de estoque (em reais) no final do mês. O estoque no final do mês é transferido para se tornar o estoque no início do mês seguinte.

A fórmula OTB é a seguinte:

Vendas planejadas+ descontos planejados+ estoque planejado no final do mês- estoque planejado no início do mês= Open to Buy (OTB)

Aqui está um exemplo de planos Open to Buy para um único mês:

US$ 15.000 (vendas planejadas)+ US$ 350 (descontos planejados)+ US$ 25.000 (estoque planejado no final do mês, 31 de outubro)- US$ 30.000 (estoque planejado no início do mês, 1.º de outubro)= US$ 10.350 OTB

Como calcular seu Open to Buy ao custo

A margem inicial (IMU) é o cálculo usado para determinar o preço de varejo de um item em sua loja. Por exemplo, se você tem uma carteira que custa US$ 15 para fazer ou comprar no atacado, então a IMU é a medida de quanto você aumenta o preço da carteira ao vendê-la ao cliente.

Se sua IMU é de 75%, você usaria este cálculo para determinar seu preço de varejo: custo ou preço de atacado / (1 - IMU %) = preço de varejo.

1. Converta a porcentagem de aumento em decimal: 75% = 0,75.
2. Subtraia de 1 (para obter o inverso): 1 - 0,75 = 0,25.
3. Divida o preço de atacado por 0,25.
4. A resposta é seu preço de varejo.

Por exemplo: US$ 15 (custo ou preço de atacado) / (1 - 0,75) = US$ 60 (preço de varejo)

Embora seu preço de varejo inicial deva cobrir o custo do produto e as despesas de venda associadas ao item, lembre-se de considerar custos menos óbvios em seu preço de varejo. Considere cobrir uma parte das despesas gerais do seu negócio, como o custo do seu site a cada mês e marketing. Você quer ter um lucro, certo?

Para descobrir seu OTB ao custo, multiplique o valor do OTB pela margem inicial. Se sua margem inicial for de 75%, por exemplo, seu Open to Buy ao custo é US$ 10.350 x 0,25 = US$ 2.587,50.

Os benefícios dos planos Open to Buy

Níveis de estoque ideais

Gerenciar o estoque é um dos maiores desafios para varejistas de todos os tamanhos. Há um ponto ideal entre…

1. Ter estoque excessivo: com estoque demais, você perde dinheiro mantendo itens em centros de armazenamento ou distribuição caros ou pior: eles se tornam impossíveis de vender se ficarem armazenados por muito tempo. Uma varejista de alimentos que tem carne não vendida armazenada por dois meses é uma receita para o desastre.
2. Ter estoque insuficiente: “desculpe, este produto está fora de estoque” é uma frase que você nunca quer que sua equipe de varejo tenha que dizer aos clientes. Mas faltas de estoque acontecem, com a falta total de estoque custando aos varejistas US$ 1 trilhão todos os anos.

O planejamento OTB, no entanto, ajuda os varejistas a encontrarem o meio-termo entre níveis de estoque excessivos e escassos. Você saberá exatamente quanto estoque tem e quanto precisará para o próximo período, tendo um orçamento claro para gastar em pedidos de compra de novos produtos.

“Se você tem mais estoque do que precisa, está desperdiçando dinheiro, espaço e pessoal dedicado a cuidar desse estoque. Se houver variação, o estoque pode acabar perdido, danificado ou escondido, o que pode resultar em menos estoque e clientes insatisfeitos.”

Edwin Garro, Fundador, PXS School of Excellence

Inventário mais flexível

Diferente do reabastecimento de estoque trimestral ou anual, a maioria dos varejistas faz um planejamento OTB mensal ou semanalmente. Seu orçamento mudará de acordo, com a flexibilidade de pedir mais (ou menos) estoque em qualquer semana ou mês.

Imagine que você está planejando fazer uma loja pop-up de última hora em sua área no próximo mês. Você já fez um planejamento de estoque trimestral sem considerar o estoque extra que espera vender no evento. Ao fazer um plano OTB no mês anterior, você sabe exatamente quanto estoque precisa pedir, tanto em termos de quantidades de SKU quanto do valor em reais que tem para gastar.

Identificar tendências

Ao gerenciar o estoque, é seguro assumir que sempre há mais do que aparenta. O que parece uma tendência óbvia nem sempre é tão preciso quanto você pode pensar.

Isso acontece com lojas de moda. É óbvio que as vendas de camisetas aumentariam pouco antes do verão, certo? Mas pesquisas de planos OTB mostram que essa tendência começa a acelerar antes do que você esperaria; durante abril, você vê um aumento nas vendas de camisetas.

Seguir sem um plano OTB significa que você chegaria em abril e não teria estoque suficiente para atender os compradores que estão adquirindo camisetas mais cedo do que o esperado.

Além disso, criar um plano OTB leva em conta vendas e promoções. As varejistas perdem US$ 40,2 bilhões quando os departamentos de marketing não comunicam vendas ou promoções futuras com a equipe de cadeia de suprimentos. O estoque é insuficiente; as experiências dos clientes são arruinadas. Os compradores não conseguem aproveitar as ofertas incríveis que foram prometidas se não houver estoque disponível para comprar.

Planos OTB levam todos esses fatores em consideração. Você verá vendas-relâmpago e padrões sazonais durante todo o ano, como Black Friday e Cyber Monday, ao planejar seu orçamento de estoque. O resultado? Sem faltas de estoque durante as temporadas de vendas de pico.

Prevenir gastos excessivos

O OTB ajuda você a planejar melhor as compras de estoque, mas também é um orçamento financeiro que pode ajudar você a apertar o cinto.

Por exemplo, você pode ter um total de US$ 100.000 atualmente investidos em seu estoque de varejo. Criar um plano OTB pode ajudar você a gerenciar cuidadosamente o merchandising de varejo em todo o seu negócio durante o ano. Como resultado, esse tipo de planejamento pode ajudar você a encontrar “folgas” em seu orçamento de investimento em estoque. Mesmo uma economia de 10% neste exemplo significa que você teria US$ 10.000 a mais para investir em outras áreas.

As limitações dos planos Open to Buy

Não é ideal para itens essenciais

Itens essenciais são produtos dos quais os clientes dependem que sua loja tenha em estoque. Os itens essenciais de um supermercado são pão, leite e ovos. Para uma loja física que vende decoração para casa, os itens essenciais podem ser as mantas macias pelas quais você é conhecido.

Independente de quais forem esses itens essenciais, é importante tê-los sempre no estoque o tempo todo. O planejamento OTB pode não ser o melhor método para itens essenciais, pois há o risco de perder descontos por quantidade de pedidos. Comprar US$ 300 em estoque mais vendido todo mês não dará a você um desconto por volume. Um pedido de US$ 2 mil a cada seis meses pode dar.

A indústria de cadeia de suprimentos também está em um impasse. Contêineres de transporte estão parados e há uma escassez de motoristas de caminhão em alguns países. Fazer seu pedido de estoque um mês antes (usando o planejamento OTB) deixa você exposto ao risco. Se algo der errado, você não terá muito tempo para corrigir antes que os compradores visitem sua loja em busca de itens essenciais e saiam de mãos vazias.

“O orçamento de estoque deve ser definido com bastante antecedência, pois a compra de estoque deve começar pelo menos um mês antes da abertura para contabilizar adequadamente possíveis atrasos de envio e necessidades de merchandising.”

Modern Retail

Precisa ser complementado com outras métricas

Um plano de varejo OTB considera apenas seis métricas. No entanto, a gestão de estoque e o planejamento financeiro são como uma máquina com várias engrenagens. Você pode enfrentar problemas se não estiver olhando para o quadro geral.

Complemente seu plano OTB com outras métricas que podem impactar aquelas que você está usando na fórmula OTB.

• Tempo de ciclo de pedido: também conhecido como tempo de entrega, mostra quanto tempo leva para um produto ser adquirido, fabricado, enviado e vendido. O planejamento OTB não é o melhor método de orçamento para estoque com ciclos de pedido mais longos devido às suas previsões de curto prazo.
• Custos de manutenção de estoque: quanto custa manter seu estoque armazenado? Se seu estoque planejado no final do mês está custando US$ 3.000 para armazenar, mas vale apenas US$ 3,5 mil em vendas, considere reduzir seu orçamento OTB.
• Precisão da previsão de demanda: você tem dados de vendas para se basear ao prever vendas futuras. Mas coisas imprevisíveis e inevitáveis acontecem (pegue a covid-19 como o exemplo mais extremo). Ao planejar OTB, olhe para previsões anteriores para ver quão precisas foram suas previsões.
• Redução de estoque: o estoque planejado e previsto é totalmente diferente da sua contagem real de estoque. O estoque pode desaparecer por muitos motivos, incluindo roubo por funcionários, fraude de devolução ou erros administrativos. Planos OTB não levam em consideração a redução, o que significa que suas previsões podem ser imprecisas.

Como criar seu próprio plano Open to Buy

Pronto para criar um plano OTB para o reabastecimento de estoque? Aqui está como definir um orçamento OTB que funcione para sua loja de varejo.

1. Conheça sua rotatividade de estoque

Parte da criação de um orçamento OTB envolve planejar a rotatividade de estoque: um cálculo que mede quão rápido você vende o estoque e precisa substituí-lo. Quanto mais rápido um varejista “vira” seu estoque, mais precisará comprar ou fabricar em um ano.

Calcule sua rotatividade de estoque usando a seguinte fórmula: vendas / estoque = taxa de rotatividade.

Por exemplo, se você vendeu US$ 50.000 em produtos e tinha US$ 25.000 em estoque, então sua rotatividade de estoque seria US$ 50.000 / US$ 25.000 = 2. Você rotacionou seu estoque duas vezes durante o período dado.

A maioria das varejistas não define a rotatividade no mesmo nível para cada produto ou categoria, já que é comum que produtos vendam em velocidades diferentes. Com o plano de Open to Buy ideal, você pode gerenciar suas categorias de produtos e níveis de estoque planejando as rotações de estoque para cada uma.

2. Execute os números

O planejamento OTB não precisa ser nada complexo. Muitos varejistas de pequeno e médio porte planejam seu OTB mês a mês, mas para negócios com picos altos em vendas sazonais, tente criar um plano OTB semanal.

Você pode começar criando planos Open to Buy de seis meses em uma planilha. Para cada produto para o qual você está prevendo orçamentos de estoque, adicione as seguintes linhas para cada mês ou semana:

• vendas planejadas;
• descontos planejados;
• inventário planejado no final do mês;
• inventário planejado no início do mês;
• reais OTB.

Retire esse planejamento financeiro da sua responsabilidade com um software de Open to Buy como Inventory Planner. O aplicativo extrai seus dados de e-commerce do Shopify e dados de PDV para prever estoque e criar orçamentos para reabastecimentos.

3. Verifique suas previsões

Com o tempo, você aprenderá e adaptará seu plano OTB a cada temporada ou ano com base nas vendas e no histórico de descontos de seu negócio. Mas independente do método que você escolher, certifique-se de revisar cuidadosamente cada número e perguntar a si mesmo se são dados realistas antes de colocar seu plano OTB em operação.

Exemplo de planos Open to Buy

Não tem certeza de como é um plano OTB? Alexis Damen compartilha um exemplo de plano OTB que uma varejista de moda pode usar durante o período de Natal.

Os meses de compras de pico (dezembro e janeiro) têm vendas planejadas mais altas; razão pela qual o orçamento OTB para esses meses é maior. O orçamento OTB de fevereiro é ainda maior para contabilizar o estoque esgotado nos meses anteriores.

Usando planos Open to Buy para sua loja de varejo

A cada ano, incontáveis varejistas têm que fechar as portas devido a um gerenciamento inadequado de estoque.

Use um plano OTB para evitar ficar abaixo ou acima do orçamento. Conheça sua rotatividade de estoque, execute a fórmula e verifique qualquer previsão comparando-a com dados de vendas anteriores. É um ótimo ponto de partida para criar orçamentos de merchandising de varejo precisos.

Este post foi originalmente escrito por Alexis Damen e atualizado por Elise Dopson.