Se alguém perguntasse quantos produtos há em seu estoque neste momento, seria possível responder com precisão? O controle de estoque é essencial para a gestão de um negócio de varejo e, à medida que as operações crescem, as planilhas podem deixar de ser suficientes para acompanhar os níveis de produtos.
Entenda os principais benefícios e desafios do controle de estoque e descubra como gerenciar seu estoque de forma eficiente.
O que é rastreamento de estoque?
Rastreamento de estoque é o processo de monitorar tanto a quantidade quanto a localização do seu estoque. Muitas pequenas empresas começam rastreando o estoque manualmente por meio de planilhas. À medida que crescem em tamanho e complexidade, elas geralmente fazem a transição para softwares de gestão de estoque e sistemas de estoque perpétuo que monitoram os itens em tempo real.
Rastrear o estoque com precisão pode aumentar a eficiência e garantir que a demanda dos clientes seja atendida.
Benefícios do rastreamento de estoque
Existem algumas razões pelas quais o rastreamento de estoque pode ajudar seu negócio:
Evita desperdício de dinheiro com armazenamento excessivo
Armazenar estoque custa dinheiro. Se você monitorar seus níveis de estoque e tiver um controle rigoroso, conseguirá determinar quantos produtos deve manter para atender à demanda em qualquer momento e evitar gastos excessivos com armazenamento excedente.
Monitora danos, furtos e perdas
Ao manter um olhar atento sobre seus níveis e locais de estoque, você poderá identificar danos, perdas e furtos à medida que ocorrem.
Agiliza o processo de vendas
Ao monitorar a localização dos produtos, é possível encontrá-los e enviá-los com mais agilidade durante o processamento dos pedidos — e um tempo de resposta menor resulta em maior satisfação do cliente.
Identifica padrões de vendas
Monitorar níveis e locais de estoque fornece insights sobre tendências sazonais e regionais, facilitando previsões de demanda mais precisas.
Desafios do rastreamento de estoque
Existem alguns desafios que costumam surgir no rastreamento de estoque:
Precisão
Para que seu sistema de estoque seja vantajoso, ele precisa ser preciso. Embora pequenas discrepâncias sejam comuns, às vezes podem surgir grandes diferenças entre os números do sistema e a contagem real em estoque. Seja por erros de contagem, perdas, danos ou furtos, é essencial identificar e reduzir essas divergências entre o estoque físico e os registros financeiros.
Complexidade
Ao lidar com uma ampla variedade de produtos personalizáveis, manter estoque em vários armazéns ou enviar mercadorias para lojas e clientes, o controle de estoque pode rapidamente se tornar complexo demais para uma simples planilha. Desde o início, tenha em mente que uma planilha não será suficiente como sistema de rastreamento a longo prazo. Para permitir que seu negócio se adapte com agilidade, o ideal é migrar para uma solução mais robusta.
Custo
Embora alguns softwares de gestão de estoque tenham custo relativamente baixo de implementação, recursos físicos adicionais — como códigos de barras — exigem um investimento inicial maior e mais treinamento para a equipe.
4 métodos de rastreamento de estoque
- Sistema de dois compartimentos
- Software de gestão de estoque
- Sistema de código de barras
- Sistema de identificação por radiofrequência (RFID)
Muitas pequenas empresas que trabalham com poucos produtos ainda utilizam métodos manuais para controlar o estoque, como registrar os itens em planilhas, pois é econômico e não exige treinamento avançado. No entanto, à medida que o negócio cresce, é importante pensar em migrar para sistemas automatizados mais robustos.
Confira algumas abordagens comuns:
1. Sistema de dois compartimentos
No sistema de dois compartimentos (também conhecido como sistema de estoque de reserva), as lojas têm dois locais diferentes onde mantêm o estoque: nas prateleiras e no depósito. Quando os produtos das prateleiras são vendidos, a loja os repõe a partir do estoque do depósito e, em seguida, realiza um novo pedido para reabastecer esse estoque.
Como não requer tecnologia ou mão de obra treinada, o sistema de dois compartimentos é uma das maneiras mais baratas de gerenciar o estoque e ajuda a evitar que sua loja faça pedidos excessivos de um determinado produto, já que você não fará novos pedidos até que seu estoque mais antigo seja utilizado. No entanto, o sistema de dois compartimentos não permite acompanhar a quantidade exata de um produto em um determinado momento e pode ter dificuldades para lidar com grandes variações de demanda, como as sazonais ou outras tendências.
2. Software de gestão de estoque
Existem vários serviços digitais que permitem gerenciar o estoque. Muitos softwares oferecem planos gratuitos para empresas com poucos produtos ou locais, tornando-os uma opção popular para pequenas empresas e iniciantes. Alguns desses serviços — incluindo a Shopify — contam com ferramentas integradas de rastreamento de estoque, facilitando o controle e a gestão dos produtos disponíveis.
Se você usa a Shopify, pode acessar a página de estoque para visualizar seu estoque, ajustar seus níveis de produtos e configurar o rastreamento de forma prática.
3. Sistema de código de barras
No sistema de código de barras, as lojas utilizam softwares para escanear cada produto e acompanhar o estoque em tempo real. Esse método fornece muito mais informações sobre os níveis de estoque e tendências de vendas, já que cada item é escaneado duas vezes: na entrega e na venda. Assim, é possível monitorar se a quantidade de produtos disponível está adequada a cada momento. Uma desvantagem é que os códigos de barras podem ser danificados ou removidos, tornando o rastreamento ineficaz.
4. Sistema de identificação por radiofrequência (RFID)
Os chips de identificação por radiofrequência (ou RFIDs) são microchips individuais inseridos em cada produto, permitindo o rastreamento do estoque em tempo real. Essa tecnologia economiza tempo e é mais eficiente que os códigos de barras, pois os chips podem ser incorporados durante a fabricação e são mais duráveis. No entanto, a implementação do RFID exige softwares de rastreamento mais avançados e caros, tornando-o muitas vezes impraticável para pequenas empresas.
Como rastrear estoque
Embora todos os sistemas de rastreamento de estoque sejam um pouco diferentes, existem algumas etapas comuns a seguir para aproveitá-los ao máximo:
1. Escolha um método e uma pessoa responsável
Antes de começar a rastrear seu estoque, é importante se organizar. Determine qual método de monitoramento você usará e quem será responsável por tarefas críticas, como implementar e auditar o sistema.
2. Faça uma contagem inicial
Para começar a rastrear e gerenciar o estoque, é necessário obter uma contagem oficial do estoque atual. Você pode usar o método que preferir — como contagem física, scanner de códigos de barras ou RFID — e registrar esse número no sistema de rastreamento como base para seus dados.
3. Reconte periodicamente
À medida que o sistema é utilizado, é importante realizar auditorias periódicas para garantir a precisão dos dados de rastreamento. No início, considere fazer verificações semanais ou mensais, comparando os níveis de estoque físicos com os registrados no sistema. Caso haja divergências significativas, será necessário investigar a origem das discrepâncias.
Perguntas frequentes sobre rastreamento de estoque
Qual é a diferença entre gestão de estoque e gestão de estoque em armazém?
A gestão de estoque em armazém, ou simplesmente gestão de armazém, é um subconjunto da gestão de estoque em que os produtos rastreados estão armazenados em um armazém, e não em um depósito ou diretamente no piso de vendas. Esse tipo de gestão envolve responsabilidades adicionais, como organização dos produtos, administração da equipe, controle de remessas entre armazéns e atendimento aos pedidos dos clientes.
Com que frequência você deve rastrear o estoque?
O sistema de gestão de estoque ideal é o perpétuo, que permite saber a qualquer momento a quantidade disponível. A maioria dos sistemas de rastreamento acompanha o estoque de forma contínua. Ainda assim, é importante realizar auditorias regulares: mensalmente, se o giro de estoque for rápido, ou trimestralmente, se o ciclo de vendas for mais lento.
Como as empresas podem garantir a precisão do rastreamento de estoque?
A melhor maneira de garantir a precisão do estoque é realizar auditorias regulares, seja contando manualmente seu estoque ou comparando os números de vendas com o estoque que saiu. Se a contagem do seu sistema estiver muito próxima da sua contagem real, pode confiar que seu rastreamento de estoque é eficiente e detalhado. Se, no entanto, você continuar a encontrar grandes discrepâncias nos números, avalie seus processos para identificar possíveis pontos de ineficiência na contagem, danos, perdas ou furtos.
Quais são as consequências de um rastreamento de estoque deficiente?
O rastreamento inadequado do estoque pode levar à falta de produtos, especialmente os de alta demanda. Isso pode causar perda de receita, aumento de despesas operacionais e prejuízos à reputação da marca. Além disso, um controle deficiente pode resultar em custos elevados para armazenar estoque extra ou falta de percepção sobre danos, perdas e furtos recorrentes.
