E-commerce účetnictví: průvodce pro začátečníky (2026)

Cesta k zahájení podnikání má mnoho důležitých milníků.

Jedním z těchto milníků je den, kdy je váš produkt připraven na uvedení na trh, nebo den, kdy otevřete svůj e-shop, anebo také den, kdy uskutečníte svůj první prodej (což je opravdu významný krok, který si zaslouží oslavu). Jako e-commerce podnikateli vám máloco udělá větší radost, než když uvidíte, jak do vašeho bankovního účtu začínají proudit peníze.

Než však otevřete šampaňské, abyste svůj úspěch oslavili, je důležité si připravit plán pro sledování a správu svých příjmů a výdajů. Jinými slovy, potřebujete účetní systém vhodný pro e-commerce podnikání.

Co znamená termín e-commerce účetnictví?

E-commerce účetnictví je proces zaznamenávání, organizování a správy všech finančních dat a obchodních transakcí souvisejících s provozem e-commerce společnosti. Představte si jej jako podmnožinu účetnictví pro malé podniky, která je nastavena tak, aby vyhovovala specifickým potřebám e-commerce podniku.

Na nejzákladnější úrovni je tedy účetnictví proces sledování a zaznamenávání transakcí a jejich kategorizace jako příjmy nebo výdaje. Je to docela jednoduché, že?

Přesto je však snadné se v účetní terminologii ztratit, a to zejména pokud jste v oblasti podnikových financí nováčkem. Abychom vám to zjednodušili, níže jsme uvedli některé z klíčových termínů v e-commerce účetnictví:

• Objednávka: Objednávka je právně závazný dokument zákazníka, na kterém je uvedeno množství a typ položek, které si chce zakoupit, a závazek zaplatit za tyto položky stanovenou cenu. Ačkoliv objednávka není platba, měla by obsahovat platební údaje. Vaše společnost může objednávku použít k vyžádání surovin od dodavatele. Klient vám ji také může zaslat s požadavkem na objednání konkrétního množství zboží nebo služeb.
• Prodejní objednávka: Prodejní objednávka je dokument, který připravuje prodávající (často v reakci na objednávku). Obsahuje všechny podrobnosti o prodeji. Prodejní objednávka by měla obsahovat informace o klientovi, popis a množství prodaného zboží, částku prodeje, platební údaje a dodací adresu a datum.
• Závazky a pohledávky: Tyto termíny se vztahují k neuhrazeným fakturám a účtům, anebo k celkové částce dosud neuhrazených výdajů či dosud nepřijatých příjmů.
• Náklady na prodané zboží: (z angl. Cost of Goods Sold, COGS); Jedná se o celkové náklady na výrobu a distribuci produktu. Často se počítají tak, aby zahrnovaly náklady na dopravu, skladování, poplatky za kreditní karty a veškeré další náklady, které přímo souvisejí s prodejem produktů. Nezahrnují však režijní náklady, jako jsou mzdy, marketing, licence na software nebo pronájem kancelářských prostor.
• Daň z přidané hodnoty pro oblast e-commerce: Jedná se o daň, kterou e-commerce podnik platí státu, ve kterém má kupující bydliště. Pokud mezi prodávajícím a státem existuje daňová vazba, má stát právo podnik zdanit. Obvykle tomu tak je v případě, že podnik vykonává v daném státě ekonomickou činnost.

Co e-commerce účetnictví zahrnuje?

Stejně jako podnikové účetnictví, i e-commerce účetnictví zahrnuje následující funkce:

• Základní účetní funkce pro e-commerce prodej, jako je správa fakturace, mezd a rozvah.
• Sofistikovanější funkce pro plánování a reporting, jako je příprava finančních výkazů a vytváření strategického daňového plánu.

Správa daní, účetnictví a plánování růstu jsou třemi hlavními oblastmi, na které je v e-commerce účetnictví kladen důraz.

Správa daní

Správa daní je složitá a chyby při podávání daňových přiznání nebo interpretaci daňového zákoníku mohou mít pro podnikatele vážné důsledky. Proto je správa daní (včetně daňového plánování a přípravy daní) základní službou mnoha účetních firem.

Správa daní v oblasti e-commerce zahrnuje sledování a odvod DPH, a také výpočet a každoroční podávání daňového přiznání.

Určení, kdy musí provozovatel e-shopu účtovat DPH, může být složité – zejména proto, že v rámci EU platí odlišná pravidla podle lokality prodávajícího a zákazníka. V České republice obecně platí, že pokud má prodejce sídlo, provozovnu nebo jinou významnou ekonomickou činnost v ČR, je povinen uplatňovat a odvádět DPH z uskutečněných prodejů. Více informací relevantních pro ČR naleznete na této stránce. U přeshraničního prodeje v rámci EU se povinnost řídit se českými nebo zahraničními pravidly DPH odvíjí zejména od místa plnění, výše obratu a případného zapojení do režimu OSS (One Stop Shop).

Účetnictví

Přesné účetnictví je základním požadavkem pro veškeré podnikové plánování a provoz. Zahrnuje sledování a kategorizaci příjmů a výdajů, řízení skladových zásob a kontrolu rozvah.

Zahrnuje také sledování vrácených zásilek, což na jednu stranu může zvýšit loajalitu zákazníků, ale na druhou stranu také způsobit potíže s účetnictvím. Pokud není vrácená zásilka správně sledována, může narušit vaše záznamy o prodejích, zásobách a výdajích a také vaše prognózy a záznamy o DPH.

Účetní systém pro e-commerce podnikání by měl proto zohledňovat vrácené zásilky zákazníků a umožnit vám je akceptovat, aniž by to narušilo vaše finanční výkazy.

Plánování růstu

Máloco je tak vzrušující jako rozšiřování podniku. V tomto ohledu je e-commerce účetnictví velice užitečné. Jedná se totiž i o proces shromažďování informací, které potřebujete k dosažení svých podnikatelských cílů.

E-commerce účetnictví vám pomůže zanalyzovat následující oblasti:

• Které produkty nebo služby jsou pro vaši společnost nejziskovější
• Změny ve vašem zisku v průběhu času
• Vaše největší výdaje a závazky
• Příležitosti ke zvýšení ziskových marží

Může vám také poskytnout finanční referenční hodnoty, které můžete použít k měření úspěchu nových projektů (například návratnosti investice, nebo návratnosti investice nové marketingové kampaně). Díky e-commerce účetnictví také můžete strategicky plánovat své další podnikatelské kroky.

Položte si následující otázky: Můžete si dovolit odkoupit konkurenční firmu? Kolik ročně utrácíte za dopravu? Ušetřili byste náklady, pokud byste měli sklad v jiném státě? Kdy bude další rušné období prodeje? Jste na něj připraveni?

E-commerce účetnictví také zahrnuje vytváření finančních zpráv, jako jsou výkazy zisků a ztrát a výkazy peněžních toků. Můžete je považovat za návod k obsluze svého podniku: vaše finanční výkazy a zprávy obsahují všechny potřebné informace o fungování vaší společnosti, shromážděné na jednom jediném místě.

Co musí majitelé e-commerce podniků sledovat?

Podnikové účetnictví vyžaduje sledování všech transakcí, zásob a finančních dat společnosti. Patří sem následující metriky: peněžní toky, hrubé zisky, rozvahy a výkazy zisků a ztrát.

• Peněžní toky. Termín „peněžní tok“ označuje pohyb peněz do (a z) vašeho podniku. Správa peněžních toků vám může pomoci splnit všechny vaše závazky a vyhnout se neúmyslnému zadlužení.
• Hrubý zisk. Hrubý zisk je jedním z klíčových ukazatelů pro řízení podnikání. Označuje celkové příjmy mínus náklady na prodané zboží. Pokud to vyjádříme vzorcem: hrubý zisk = příjmy − náklady na prodané zboží.
• Hrubá marže. Hrubá marže se vypočítává pomocí stejných údajů jako hrubý zisk. Tento ukazatel je vyjádřen jako procento z celkových příjmů. Vzorec pro výpočet hrubé marže je následující: hrubá marže = (příjmy − náklady na prodané zboží) / příjmy. Pokud například vaše společnost vydělá 10 000 Kč prodejem zboží, které vás stálo 4 000 Kč, je váš hrubý zisk 6 000 Kč a vaše hrubá marže 60 %.
• Rozvaha. Vaše rozvaha bude zahrnovat tři hlavní kategorie: aktiva (včetně hotovosti, pohledávek a zásob), závazky (včetně závazků k úhradě, mezd a daně z příjmů) a kombinovaný kapitál všech akcionářů.
• Zisk a ztráty. Výkazy zisků a ztrát poskytují komplexní pohled na ziskovost podniku za určité časové období. Vypočet je následující: celkové příjmy mínus náklady spojené s provozem podniku, včetně COGS, výdajů na marketing, mezd a režijních nákladů. Pokud je toto číslo kladné, dosáhli jste za dané období zisku. Pokud je záporné, utrpěli jste ztrátu.

Účetní metody pro e-commerce prodejce 

Na výběr máte z velkého množství poskytovatelů účetnictví, počínaje účetními softwarovými platformami a konče tradičními účetními firmami. Než však začnete s určitým dodavatelem spolupracovat, musíte si vybrat vhodnou účetní metodu.

Můžete si vybrat ze dvou hlavních účetních metod: hotovostní účetnictví a akruální účetnictví. E-commerce společnost může použít jakoukoliv z těchto metod, ale ne obě najednou. Přechod na jinou metodu vyžaduje odevzdání dokumentace daňovému úřadu.

Hotovostní účetnictví

Hotovostní účetnictví je účetní metoda, která měří pohyb hotovosti.

Níže uvádíme příklad toho, jak hotovostní účetnictví funguje:

Datum	Transakce	Přijatá hotovost	Vyplacená hotovost	Čistý peněžní tok
1. ledna	Zahájení činnosti s 10 000 Kč	10 000 Kč		10 000 Kč
5. ledna	Platba nájmu za leden (2 000 Kč)		2 000 Kč	8 000 Kč
10. ledna	Poskytnutí služeb, fakturováno 5 000 Kč	5 000 Kč		8 000 Kč
15. ledna	Platba za kancelářské potřeby (50 Kč)		50 Kč	7 950 Kč
25. ledna	Přijetí platby za poskytnutí služeb	5 000 Kč		12 950 Kč
30. ledna	Platba zaměstnancům (6 000 Kč)		6 000 Kč	6 950 Kč

Vypadá to jednoduše, že? Podle této metody můžete obdržet objednávku na ručně vyrobený konferenční stůl v hodnotě 800 Kč, poté stůl vyrobit a nakonec jej odeslat zákazníkovi. Podle metody hotovostního účetnictví zaznamenáte příjem z prodeje stolu až ve chvíli, kdy platba od zákazníka dorazí na váš účet.

Totéž platí i pro výdaje. Možná dlužíte kameramanovi 10 000 Kč za sérii produktových videí, která mají být dokončena na začátku druhého čtvrtletí, ale protože je na konci prvního čtvrtletí těchto 10 000 Kč stále na vašem bankovním účtu, budete z nich nakonec platit daně během prvního čtvrtletí. Z účetního hlediska má tento dluh význam až ve chvíli, kdy peníze opustí váš účet.

Akruální účetnictví

Akruální účetnictví, na rozdíl od hotovostního účetnictví, účtuje transakci v okamžiku, kdy jsou prostředky vydělány nebo výdaje vynaloženy (nikoliv, kdy dojde k samotné platbě).

Akruální metodu častěji používají velké společnosti, protože vyžaduje specializovanější znalosti účetnictví a praktičtější přístup k vedení účtů než metoda hotovostního účetnictví.

Tato metoda poskytuje přesnější obraz o finanční situaci společnosti, je ale také složitější než hotovostní účetnictví. Akruální účetnictví je metoda vyžadovaná Všeobecně uznávanými účetními zásadami (z angl. Generally Accepted Accounting Principles, GAAP).

Akruální účetnictví funguje následujícím způsobem:

Datum	Transakce	Příjmy	Výdaje	Čistý zisk
1. ledna	Zahájení činnosti s 10 000 Kč	10 000 Kč		10 000 Kč
5. ledna	Platba nájmu za leden (2 000 Kč)		2 000 Kč	8 000 Kč
10. ledna	Poskytnutí služeb, fakturováno 5 000 Kč	5 000 Kč		13 000 Kč
15. ledna	Platba za kancelářské potřeby (50 Kč)		50 Kč	12 950 Kč
25. ledna	Příjem platby za poskytnutí služeb	5 000 Kč		12 950 Kč
30. ledna	Platba zaměstnancům (6 000 Kč)		6 000 Kč	6 950 Kč

Ačkoli akruální účetnictví může poskytnout přesnější obraz o dlouhodobé finanční situaci vašeho podniku, může také uvést majitele podniku v omyl ohledně aktuálního stavu jejich účtů. Například výše zmíněný výrobce konferenčního stolu by „vydělal“ 800 Kč, jakmile by dokončil svůj stůl, ale jeho podnikatelský účet by mohl být stále prázdný.

Nejlepší software pro e-commerce účetnictví

Pojďme se společně podívat na nejlepší účetní software pro malé podniky, který můžete v rámci svého e-commerce podnikání využít.

QuickBooks Online

QuickBooks

QuickBooks Online je komplexní cloudový účetní software, který nabízí automatizaci napříč celým e-shopem. Integruje se s populárními on-line prodejními kanály, jako je např. Shopify. Tato funkce eliminuje ruční zadávání dat a nutnost kontrolovat prodeje a platby v různých obchodech.

Funkce:

• Hladká integrace: Propojte své e-commerce platformy a tržiště se softwarem QuickBooks, budete tak moci automaticky importovat prodeje a platby a přiřadit je ke správným účtům.
• Inteligentní párování: Software QuickBooks automaticky rozděluje příjmy, daně a poplatky napříč zvoleným prodejním kanálem a přiřazuje platby k bankovním vkladům.
• Analýza trendů: Tento nástroj nabízí přehledy o vašich prodejích, příjmech a nejprodávanějších produktech. Pomocí tohoto nástroje můžete vytvářet podrobné zprávy o výkonnosti svého podnikání napříč různými prodejními kanály.
• Správa daní: Prostřednictvím automatizace podrobných finančních rozpisů vám software QuickBooks pomáhá zmaximalizovat vaše odpočty, což usnadňuje podání daňového přiznání.

Získejte aplikaci QuickBooks Online Shopify Connector.

Xero

Xero

Společnost Xero nabízí cloudový účetní software pro malé a střední podniky. Tento software obsahuje řadu funkcí pro správu financí, včetně neomezeného počtu uživatelů, podvojného účetnictví a podpory přípravy rozpočtu. V rámci tohoto softwaru si také můžete přizpůsobit svůj ovládací panel. Díky tomu budete moci přehledně sledovat všechny e-commerce ukazatele.

Funkce:

• Více než 800 integrací: Software se integruje s různými aplikacemi třetích stran, včetně platformy Shopify a Stripe, aby zvýšil svou funkčnost.
• Neomezený počet uživatelů: Software může používat tolik uživatelů, kolik jen potřebujete (budou mít různé úrovně kontroly).
• Fakturace a nabídky: Software poskytuje přizpůsobitelné šablony pro fakturaci a funkci pro vytváření a zasílání nabídek. Nabízí také možnosti automatických připomínek, opakujících se faktur a možnost posílat a přijímat peníze od dalších uživatelů softwaru Xero.
• Sledování výdajů: Připojte svou kreditní kartu a bankovní účet přímo do této aplikace. Díky tomu budete moci kategorizovat své výdaje, rozdělovat transakce a zapamatovat si předchozí kategorie transakcí, které jste použili.

Získejte aplikaci Xero Shopify.

Zoho Books

Zoho Books

Zoho Books je komplexní platforma pro správu účetních úkonů a organizaci transakcí. Poskytuje centrální bezpečné místo pro správu faktur a účtů vaší společnosti, sladění bankovních výpisů a kontrolu výdajů.

Funkce:

• Import: Máte možnost importovat a organizovat svá stávající data za účelem zjednodušení operací.
• Přizpůsobení: Umožňuje vám přizpůsobit si šablony pro prodejní a nákupní transakce tak, aby vyhovovaly potřebám vašeho podnikání a odrážely identitu vaší značky.
• Automatizace: Umožňuje prioritizaci a správu úkonů pomocí automatizovaných pracovních postupů. Mezi ně patří e-mailová upozornění, aktualizace polí a oznámení v aplikaci.
• Správa dokumentů: Poskytuje centralizované místo pro všechny vaše dokumenty, umožňuje nahrávání a připojování dokumentů (např. účtenek) k záznamům o transakcích. Dokumenty lze také zasílat e-mailem přímo do vaší schránky, kde jsou automaticky kategorizovány a zpracovány.

Jak si vybrat správný software pro e-commerce účetnictví?

Výběr vhodného účetního řešení pro váš e-commerce obchod je důležitým rozhodnutím. Při porovnávání různých možností mějte na paměti následující aspekty:

• Integrace: Když zkombinujete dva systémy, můžete snadno automatizovat přenos dat, udržovat přesné úrovně skladových zásob a zjednodušit dodržování daňových předpisů.
• Škálovatelnost: S tím, jak vaše podnikání poroste, se vaše účetní potřeby změní. Hledejte proto software, který nabízí různé cenové plány nebo balíčky, na které můžete přejít, jakmile se váš podnik rozroste.
• Funkce: Hledejte nástroje, které vám ušetří čas, jako jsou fakturace, sledování výdajů, výpočet DPH, mzdy a podpora více měn, které vám pomohou zefektivnit administrativní úkoly.
• Snadné použití: Ujistěte se, že je vybraný software intuitivní a má přehledné rozhraní. Nechcete přece strávit spoustu času školením svého týmu.
• Zákaznická podpora: Dobrá zákaznická podpora vás zachrání, pokud narazíte na problémy. Proto hledejte software s dobrým zákaznickým servisem (tj. živý chat, telefonická podpora).
• Bezpečnost: Vaše finanční údaje jsou citlivé informace. Ujistěte se proto, že váš vybraný software disponuje následujícími funkcemi: dvoufaktorová autentifikace, šifrování dat a pravidelné zálohování.
• Dobré recenze: Přečtěte si recenze od jiných e-commerce podniků. Přehled o výhodách a nevýhodách daného softwaru naleznete na stránkách G2 nebo v obchodě Shopify App Store.

Obecně platí, že volba vhodného softwaru závisí na vašich konkrétních okolnostech. Předtím, než si software zakoupíte, vyzkoušejte si bezplatnou zkušební verzi, abyste zjistili, zda má všechny funkce, které potřebujete.

Osvědčené postupy v e-commerce účetnictví 

Účetní pravidla a daňové předpisy se liší podle dané země, proto je třeba znát aktuální informace. I když účetnictví není vaší silnou stránkou, stačí dodržovat několik jednoduchých pokynů. Jejich dodržování zajistí hladký provoz vašeho e-commerce podniku.

Ať už provozujete svůj první nebo pátý e-shop, přečtěte si následující osvědčené postupy, které je třeba dodržovat:

1. Prioritizujte dobré vedení účetnictví: Klíčem k efektivnímu e-commerce účetnictví je udržování vyrovnaných účetních knih. Přesně si proto zaznamenávejte všechny finanční transakce, a to včetně prodejů, nákupů, příjmů a výdajů. Díky tomu získáte přehled o své finanční situaci.
2. Automatizujte tam, kde je to možné: Technologie usnadňuje automatizaci mnoha účetních úkonů. Můžete použít kupříkladu software ke sledování prodejů, výpočtu daní a dokonce i k odesílání faktur vaším jménem. Automatizace snižuje riziko vzniku lidských chyb a šetří vám čas.
3. Používejte software pro e-commerce účetnictví: Na trhu je k dostání mnoho účetních softwarových řešení, která se dokážou integrovat s vaší e-commerce platformou. Tyto systémy vám mohou pomoci spravovat a slaďovat vaše prodeje, zásoby a výdaje.
4. Pravidelně slaďujte své účty: Zvykněte si na to, že musíte často slaďovat své finanční záznamy s výpisy z bankovních účtů. Jedině tak budete moci zjistit, zda vše souhlasí. Můžete tak odhalit a opravit případné chyby dříve, než se z nich stanou závažné problémy.
5. Sledujte skladové zásoby: Správa skladových zásob je pro e-commerce podniky naprosto zásadní. Musíte vědět, jaké zboží máte na skladě, jaké produkty se právě prodávají a jaké ne. Váš účetní software může disponovat funkcemi pro sledování zásob. Případně můžete použít specializovaný systém pro správu zásob.
6. Sledujte peněžní toky: Sledujte své peněžní toky (tedy kolik peněz přichází a odchází z vašeho podnikatelského účtu). Kladný peněžní tok znamená, že peníze přicházejí a vaše podnikání je finančně zdravé. Pokud ale odchází více peněz, než do vašeho podnikání přichází, musíte to rychle řešit.
7. Porozumějte DPH: DPH je v oblasti e-commerce prodeje složitou záležitostí, a to zejména pokud prodáváte zákazníkům v různých zemích. Informujte se o svých povinnostech a ujistěte se, že vybíráte a odvádíte správnou částku DPH.