Monatliche Ausgaben für Ladengeschäfte: Betriebskosten 2025

Du bist wahrscheinlich nicht ins Einzelhandelsgeschäft eingestiegen, um eine endlose Liste von Betriebskosten zu verwalten. Aber um ein Geschäft zu eröffnen und Kund:innen zu erreichen, benötigst du solide Tools und ein gutes Team – und das kostet Geld.

Ob Nebenkosten, Lizenzen, Gehälter oder Versicherungen – Finanzmanagement ist ein wichtiger Baustein für ein profitables Unternehmen. Nur wenn du weißt, was es kostet, den Laden am Laufen zu halten, kannst du realistische Umsatzziele setzen.

Du weißt nicht, wo du anfangen sollst, oder möchtest wissen, ob du zu viel für deine Ausgaben zahlst? Dieser Leitfaden zeigt die häufigsten monatlichen Kosten im Einzelhandel und deren durchschnittliche Höhe.

Commerce-Plattformen

Commerce-Plattformen umfassen Software für den Geschäftsbetrieb. Sie betreiben deinen Onlineshop und unterstützen bei Aufgaben wie Lagerverwaltung, Marketing, Zahlungsabwicklung und Kundenverwaltung.

Einzelhändler:innen mit physischer und digitaler Präsenz benötigen zwei Kernsysteme: eine E-Commerce-Plattform für den Onlineverkauf und ein POS-System für Transaktionen im Geschäft. Separate Systeme für beide Bereiche werden jedoch teuer und komplex.

Shopify integriert beide nativ in einem einzigen Abonnement und ermöglicht die Verwaltung des gesamten Geschäfts über ein Dashboard. Diese einheitliche Strategie schafft eine zentrale Datenquelle für alle Produkt-, Bestell- und Kundendaten, eliminiert komplexe Drittanbieter-Integrationen und senkt die Betriebskosten.

Die Vorteile sind belegt. Laut einem aktuellen POS-Marktbericht sparen Händler:innen mit Shopify POS:

• 22 % der Gesamtbetriebskosten (TCO) durch wegfallende teure Integrationen und reduzierte Wartungskosten.
• Über 10 Stunden bei der Lagerverwaltung und über 5 Stunden bei der Datenabstimmung pro Monat.
• Sie verzeichnen bis zu 150 % mehr Omnichannel-Bruttoumsatz.

Apps

Apps erweitern dein Commerce-System um zusätzliche Funktionen. Das macht die Plattform anpassbar – du kannst nach Bedarf skalieren, ohne die Plattform wechseln oder neue Anbieter:innen suchen zu müssen.

Der Shopify App Store bietet über 8000 Apps, viele davon integrieren sich mit dem POS-System. Du kannst zum Beispiel:

• Auf Social Media verkaufen mit den kostenlosen Google-, Facebook- und Instagram-Apps
• Dein Lager mit der kostenlosen, englischsprachigen Stocky-App verwalten
• Ein Treueprogramm mit Apps wie der englischsprachigen Smile starten
• E-Mail-Marketing mit Tools wie Klaviyo personalisieren
• Mit der kostenlosen Shopify Inbox-App mit Kund:innen kommunizieren
• Dienstpläne mit Tools wie dem englischsprachigen EasyTeam erstellen

Die Kosten hängen von den jeweiligen Anbieter:innen und den Preisstufen ab. Plane ein monatliches App-Budget von 50 € bis 200 € ein und nutze kostenlose Testversionen, bevor du dich festlegst.

Betriebsversicherung

Einzelhändler:innen benötigen ein Grundversicherungspaket zum Schutz vor kostspieligen Unfällen, Klagen und Sachschäden. Selbst ein einfacher Sturz im Geschäft kann Tausende Euro an Arzt- und Anwaltskosten verursachen.

In Deutschland variieren die Versicherungskosten je nach Geschäftsgröße und Branche. Hier eine Übersicht der wichtigsten Policen:

• Betriebshaftpflichtversicherung: etwa 100 € bis 300 € jährlich für kleinere Geschäfte, deckt Personenschäden und Sachschäden ab.
• Geschäftsinhaltsversicherung: beginnt bei 90 € bis 300 € jährlich, schützt Inventar und Einrichtung.
• Rechtsschutzversicherung: zwischen 650 € bis 1200 € jährlich für rechtliche Auseinandersetzungen.

Je nach Geschäftstyp benötigst du möglicherweise weitere Versicherungen. Online-Händler:innen sollten eine Cyber-Versicherung gegen Datenschutzverletzungen erwägen. Spezialisierte Versicherungen wie Produkthaftpflicht oder Transportversicherung können zusätzlich erforderlich sein.

Miete

Die Miete ist meist der höchste Fixkostenposten für Einzelhändler:innen. In deutschen Innenstädten liegen die Mieten für Einzelhandelsflächen in Top-Lagen, z. B. in München, bei 320 € pro Quadratmeter.

Einkaufszentren bieten mehr Laufkundschaft, bringen aber zusätzliche Kosten mit sich – wie Nebenkosten für Gemeinschaftsflächen, Sicherheit und Marketing. Einzelne Ladenlokale oder Geschäfte in kleineren Zentren kosten etwa 10 € bis 30 € pro Quadratmeter. Diese haben weniger natürliche Laufkundschaft, bieten aber mehr Kontrolle über den Raum und niedrigere Gesamtkosten.

Fehlt das Budget für einen festen Standort? Erwäge Alternativen wie Pop-up-Shops oder geteilte Verkaufsflächen. Diese haben keine festen monatlichen Kosten und lassen sich flexibel skalieren, während du persönliche Kundenkontakte aufbaust.

Wartung

Dein Umsatz und die Kundenerfahrung hängen davon ab, wie gut dein Geschäft gepflegt wird. Geräteausfälle wie defekte Klimaanlagen oder beschädigte Böden können auch das Unfallrisiko erhöhen.

Es gibt zwei Ansätze für die Wartung:

• Eigenleistung. Beauftrage dein Personal mit grundlegenden Reinigungsaufgaben wie Bodenreinigung, Staubwischen und Toilettenpflege. Baue diese in deine Öffnungs- und Schließungsroutinen ein.
• Outsourcing. Spezialist:innen können Klimaanlagen warten, Elektroprüfungen durchführen und Sanitärprobleme beheben. Warte nicht bis zum Ausfall – ungeplante Ausfallzeiten können dich Tausende Euro pro Stunde an entgangenen Verkäufen kosten.

Plane 1 % bis 2 % deines jährlichen Geschäftsumsatzes für unerwartete Reparaturen und laufende Wartung ein. So hast du immer eine Reserve verfügbar.

Steuern und Lizenzen

Der Betrieb eines Einzelhandelsgeschäfts erfordert verschiedene Lizenzen, Genehmigungen und laufende Steuerverpflichtungen.

Eine Gewerbeanmeldung kostet in Deutschland zwischen 15 € und 65 €, je nach Bundesland. Spezialisierte Einzelhändler:innen – wie Lebensmittel- oder Alkoholhändler:innen – benötigen möglicherweise zusätzliche Genehmigungen.

Die Umsatzsteuer beträgt in Deutschland standardmäßig 19 %, für bestimmte Produkte 7 %. Als Einzelhändler:in musst du diese korrekt ausweisen und an das Finanzamt abführen. Bei grenzüberschreitendem Handel gelten zusätzliche EU-Regelungen.

💡Tipp: Shopify Tax hilft dir, verschiedene Steuergebiete zu verwalten, compliant zu bleiben und Steuern korrekt zu erheben und abzuführen.

Lagerbestand

Lagerverwaltung ist seit jeher eine kostspielige Herausforderung für Einzelhändler:innen. Neben den offensichtlichen Kosten für den Wareneinkauf gibt es weitere monatliche Ausgaben bei den Lagerkosten:

• Lager- und Aufbewahrungskosten liegen in Deutschland bei etwa 4 € bis 9 € pro Quadratmeter monatlich, variieren aber stark basierend auf dem Standort. Für die Skalierung bieten sich Logistikdienstleister:innen (3PLs) an, die Lagerung und Versand übernehmen. Die Kosten liegen zwischen 0,30 € und 8 € pro Artikel.
• Rohstoffe für die Produktion. Die Kosten variieren je nach Branche und unterliegen oft saisonalen Schwankungen. Landwirtschaftliche Zutaten kosten außerhalb der Saison meist mehr. Plane Einkäufe um diese Zyklen herum und finde die optimale Bestellmenge, die Mengenrabatte gegen Lagerkosten abwägt.
• Fertigwaren zum Weiterverkauf. Deutsche Einzelhändler:innen haben durchschnittlich Lagerbestände im Wert von etwa dem 1,2-fachen ihres monatlichen Umsatzes. Eine gute Übersicht über deine Lagerkosten hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden.
• Verpackungsmaterialien kosten etwa 10 % bis 14 % des Verkaufspreises und variieren je nach Verkaufsvolumen, Produktempfindlichkeit und Versandart. Nachhaltige Verpackungen kosten anfangs mehr, können aber langfristig sparen – etwa 60 % der deutschen Verbraucher:innen zahlen mehr für nachhaltige Verpackungen.

Nebenkosten

Nebenkosten umfassen Strom, Gas, Wasser, Abwasser und Abfallentsorgung. Die meisten Vermieter:innen schließen diese nicht in die Miete ein, wodurch sie zu zusätzlichen Ausgaben für Einzelhändler:innen werden.

Stromkosten für kleine Unternehmen liegen typischerweise zwischen 300 € und 1.500 € monatlich. Nebenkosten sind jedoch schwer zu schätzen. Deine Rechnung hängt von Faktoren wie der Ladenfläche, dem Standort, den örtlichen Tarifen, den Öffnungszeiten und der Art und dem Alter deiner Geräte ab.

Falls die Betriebskosten zu hoch sind, gibt es verschiedene Techniken zur Kostensenkung bei Nebenkosten:

• Die Heizung um einige Grad herunterdrehen.
• Auf energieeffiziente Beleuchtung und Klimasysteme setzen.
• Öffnungszeiten reduzieren und nur dann öffnen, wenn Laufkundschaft garantiert ist.
• Beleuchtung ausschalten, wenn Bereiche nicht genutzt werden, wie Umkleiden oder Lagerräume.

Marketing und Werbung

Marketing und Werbung machen auf dein Geschäft aufmerksam. Die Kosten sind schwer zu schätzen – du gibst möglicherweise mehr während Shopping-Events (wie Black Friday) und weniger aus, wenn du einen treuen Kundenstamm aufgebaut hast.

Shopifys Daten zeigen, dass Unternehmen zwischen 7 % und 10 % ihres Umsatzes für Marketing ausgeben. Es gab jedoch eine interessante Korrelation zwischen Unternehmensgröße und Ausgaben: Je weniger Geld ein Unternehmen verdiente, desto mehr gab es für Marketing aus.

Es gibt Wege, diese Ausgaben zu senken und kostenlos zu werben:

• Starte einen E-Mail-Newsletter, um neue Produkte, Aktionen oder Kundengeschichten zu teilen.
• Finde die Social-Media-Kanäle, auf denen deine Zielgruppe aktiv ist, und entwickle eine Content-Strategie.
• Starte ein Mundpropaganda-Programm, das bestehende Kund:innen dafür belohnt, deine Produkte weiterzuempfehlen.
• Schreibe Pressemitteilungen über aufregende Geschäftsneuigkeiten und sende sie an Journalist:innen lokaler Publikationen.
• Erstelle einen Marken-Hashtag, um Kund:innen zu ermutigen, Fotos und Videos deiner Produkte zu teilen.

Internet und Telefon

Internet und Telefon sind Lebensadern für jedes Geschäft. Du benötigst einen starken, zuverlässigen WLAN-Service für dein POS-System und um Kund:innen kostenloses Internet anzubieten. Je nach Anbieter:in und Einführungsrabatten kostet das etwa 30 € bis 80 € monatlich.

Ein Telefonanschluss ermöglicht Kund:innen, dich vor dem Besuch zu kontaktieren – sei es, um die Verfügbarkeit eines Produkts zu prüfen oder eine Wegbeschreibung zu erhalten. Kleine Unternehmen können mit 25 € bis 40 € monatlich für grundlegende internetbasierte Telefonleitungen rechnen.

Für beide Optionen solltest du Mengenrabatte für mehrere Leitungen, die Zusammenlegung von Verträgen und jährliche Abrechnung zur Kostensenkung erwägen.

Gehälter

Personalkosten sind eine der größten monatlichen Ausgaben für Einzelhändler:innen und machen etwa 30 % des Gesamtumsatzes aus, können aber höher sein. Es ist jedoch eine wertvolle Investition – mehr Personal ermöglicht es, mehr Kund:innen zu bedienen, das Geschäft sicher zu halten und mehr Verkäufe zu generieren.

Hier sind die durchschnittlichen Stundenlöhne für gängige Einzelhandelspositionen in Deutschland:

• Verkäufer:innen: ca. 16 €/Stunde
• Kundenservice-Mitarbeiter:innen: ca. 14 €/Stunde
• Filialleiter:innen: ca. 18 €/Stunde
• Lager-Spezialist:innen: ca. 18 €/Stunde
• Einkäufer:innen: ca. 21 €/Stunde

Maximiere dein Personalbudget, indem du Dienstpläne an die Nachfrage anpasst. Wenn der Dienstag dein schwächster Wochentag ist, brauchst du vielleicht nicht das komplette Team. Spare sie für das Wochenende auf – wenn die Laufkundschaft am höchsten ist.

💡Nutze den Vorteil: Shopify POS reduziert nachweislich die Schulungs- und Einarbeitungskosten um 21 % pro Geschäft durch die intuitive Benutzeroberfläche und integrierte Schulungstools.

Weniger ausgeben und mehr verdienen mit Shopify

Die Verwaltung deiner monatlichen Einzelhandelsausgaben bedeutet, strategische Wege zur Senkung der Betriebskosten zu finden – sei es durch bessere Lagerverfolgung oder durch Vereinfachung der Arbeit für dein Team.

Shopify ermöglicht die Verwaltung aller Aspekte des Einzelhandelsbetriebs unter einem Dach, von der Geschäftseröffnung bis zur Verwaltung mehrerer Standorte. Weniger Middleware, niedrigere Gesamtbetriebskosten und erhöhte operative Effizienz – all das bekommst du mit Shopifys einheitlicher Commerce-Lösung.