Centro de distribución: beneficios, costes y consejos

Un centro de distribución es un lugar para almacenar inventario no vendido. En lugar de abarrotar tu almacén o abrumar a los clientes con demasiados productos en la tienda, el centro actúa como un espacio designado para mantener el exceso de inventario.

Los almacenes también juegan un papel clave en la cadena de suministro, funcionando como mini centros de distribución. Si un cliente realiza un pedido a través de tu tienda en línea (o lo paga en la tienda y acepta recibirlo en una fecha posterior), no necesitas cumplir con los pedidos en tu ubicación de venta. Tu equipo de almacén puede gestionar la logística de tus envíos, dejando a tu equipo de ventas más tiempo para hacer lo que mejor se le da: atender a los compradores en la tienda.

Si no estás seguro de cómo incorporar el envío desde el centro en tu estrategia de venta, no te preocupes. Esta guía explica qué son los centros de distribución y cómo gestionarlos, y ofrece una lista de servicios a tener en cuenta si quieres externalizar todo el proceso.

¿Por qué son importantes los centros de distribución?

Aumenta la satisfacción del cliente

Los centros de distribución son lugares donde se almacena tu inventario antes de que llegue a tus puntos de venta. También es donde el inventario comprado en línea se selecciona, empaqueta y envía al cliente cuando este realiza un pedido.

La forma en que operas tu centro de distribución afecta mucho a la experiencia que tiene alguien con tu marca. Los consumidores esperan entregas rápidas, ya que algunos minoristas como Amazon ofrecen tiempos de entrega ultrarrápidos (a veces en el mismo día). 

El envío desde el centro te permite cumplir con los pedidos rápidamente y asociarte con transportistas para que lleguen rápido, lo que abre la puerta a que los clientes satisfechos realicen más pedidos.

Reduce costes

El envío representa un porcentaje bastante bajo de los gastos anuales iniciales del negocio medio, pero una estrategia inteligente de envíos desde un centro de distribución puede ayudar a reducir estos costes, especialmente si están cerca de centros de transporte o ciudades importantes donde se encuentran tus clientes.

Los proveedores también suelen ofrecer un precio más bajo por unidad cuando compras al por mayor. 

Aunque el almacenamiento implica costes adicionales por mantener la nueva instalación en funcionamiento, puede resultar más rentable porque puedes asegurarte descuentos por compras al por mayor con los proveedores y tener un espacio seguro para almacenar inventario.

Limita la merma de inventario

En lugar de almacenar y enviar artículos desde tus tiendas, un centro de distribución ofrece una mayor seguridad. 

Puedes contratar a un equipo para controlar el inventario en tu almacén, realizar recuentos regularmente y asegurarte de que el público en general no robe de tu tienda. Solo el personal autorizado del almacén puede acceder a tu stock.

Cómo funciona el proceso de envío desde un centro de distribución

Hay muchas cosas involucradas en los envíos desde un centro de distribución; la mayor parte ocurre antes de que tus paquetes salgan de la instalación. Aquí verás cómo funciona todo el proceso de principio a fin:

1. Prepara envíos desde el almacén. Un cliente realiza su pedido a través de tu sistema de punto de venta (POS) o tienda en línea.
2. Agrega y gestiona la información del pedido. Tu sistema de gestión de almacenes (WMS) determina qué centro de distribución es el mejor para cumplir con el pedido según el inventario disponible y el destino final del envío.
3. Selecciona y empaqueta el pedido. Tu WMS crea un albarán, una lista de productos en base al pedido de un cliente, las cantidades y en qué parte del centro de distribución se encuentran. Tu equipo de selección de pedidos elige estos productos y los empaqueta en una caja.
4. Elige un transportista y etiqueta. El equipo del almacén utiliza la información de envío del WMS para elegir a un transportista. Compran la etiqueta y la imprimen con la dirección del cliente.
5. Envía el paquete. El paquete sale del centro y se dirige a tu cliente a través del transportista.

Problemas comunes de envío

El sector del envío es impredecible. Solo hay que recordar el contenedor de envío que quedó atascado en el Canal de Suez, por ejemplo. El bloqueo de seis días interrumpió varios millones de dólares en comercio global por cada día que estuvo allí.

Aunque es poco probable que se repita lo que pasó, esto demuestra cómo existen factores fuera de tu control que pueden afectar a la probabilidad de que tu cliente reciba sus paquetes a tiempo. Aquí es donde una estrategia de gestión de riesgos es clave. 

Necesitas un plan de acción para resolver cualquier problema que pueda surgir, ya sea utilizando varios almacenes de cumplimiento o confiando en diferentes transportistas a medida que cambian tus necesidades.

También hay problemas de envío que están bajo tu control y que vale la pena planificar. Limita el daño que pueden causar a tu negocio y reputación controlando:

• La exactitud de los pedidos. Los clientes que reciben artículos diferentes a los que han pedido deberán devolver el artículo y esperar un reemplazo.
• Los retrasos en el procesamiento de pedidos. La escasez de mano de obra y un diseño ineficiente del centro de distribución pueden causar retrasos en los envíos antes de que salgan de tu almacén.
• La escasez de inventario. Es probable que haya un estancamiento si estás esperando que se reponga el stock. Un sistema de gestión de inventario puede prevenir que las faltas de stock causen retrasos, especialmente si creas alertas de stock de seguridad que te notifiquen cuando quede poca cantidad.

Centro de cumplimiento vs. centro de distribución

Un centro de cumplimiento es un lugar donde los minoristas seleccionan, empaquetan y envían pedidos a los clientes. 

Las mismas tareas pueden realizarse en un centro de distribución, pero los almacenes suelen ser más grandes que los centros de cumplimiento de pedidos y tienen una rotación de inventario más baja porque los artículos pueden almacenarse durante períodos más largos.

Tipos de centros de distribución

Público

Un centro de distribución público está disponible para que cualquiera lo use. La mayoría de las veces, son propiedad de empresas de logística de terceros. 

No están limitados a una empresa específica; cualquiera que pague por los servicios del 3PL puede almacenar y enviar inventario desde un centro de distribución público.

La mayoría de los 3PL ofrecen términos de almacenamiento flexibles, permitiendo a los minoristas alquilar espacio a corto o largo plazo. Por ello, suele ser la opción más económica para los minoristas que no almacenan o envían suficientes productos para que valga la pena tener su propio almacén.

Privado

Un centro de distribución privado es propiedad de una persona o empresa, o lo tiene arrendado o alquilado. En un centro de distribución privado, solo se almacena tu inventario, lo que lo hace más seguro que uno público. También hay menos riesgo de que tu inventario se mezcle con el de otra marca.

Dicho esto, tener un centro de distribución privado es mucho más costoso, y puede que no siempre recuperes esa inversión, especialmente en períodos de baja demanda. Los suelen utilizar más los fabricantes, mayoristas o grandes minoristas con varias ubicaciones que tienen requisitos de almacenamiento durante todo el año.

Cooperativo

Un centro de distribución cooperativo es una instalación de almacenamiento que representa un punto intermedio entre los públicos y los privados. En este ejemplo, el centro de distribución es propiedad y está operado por varias empresas o miembros de una organización.

Por ejemplo, si eres minorista de alimentos y bebidas que necesita sistemas de refrigeración pero no quieres invertir en tu propio centro de distribución privado o unirte a uno público genérico, podrías buscar un centro de distribución cooperativo diseñado para otros minoristas de alimentos y bebidas.

De aduana o libre de impuestos

Un centro de distribución de aduana es un lugar donde se puede almacenar inventario temporalmente sin pagar impuestos de importación. También conocidos como almacenes libres de impuestos, suelen ser propiedad y estar operados por las autoridades aduaneras.

Los almacenes de aduana son una opción a tener en cuenta si tienes pensado importar productos del extranjero, pero quieres escalonar la tarifa aduanera para mejorar el flujo de efectivo. Los productos pueden permanecer en el centro de distribución de aduana por un período determinado. Solo cuando los retires estarán sujetos a la tarifa.

Servicios de envío desde un centro de distribución para minoristas

La inflación y la falta de espacio están haciendo que las tarifas de los centros de distribución se disparen. 

Los servicios de envío desde un centro de distribución ayudan a distribuir el coste del espacio de almacenamiento mientras externalizan el cumplimiento. La mayoría alquilan espacio en sus centros de distribución a minoristas que no almacenan o envían suficiente inventario para justificar el pago de su propio espacio de almacén.

Y por una pequeña tarifa, sus empleados pueden seleccionar, empaquetar y enviar pedidos de tus clientes sin necesidad de intervención de tu parte.

Shopify Fulfillment Network es un gran ejemplo. Puedes enviar inventario a almacenes propiedad de Flexport, una empresa de logística. En cuanto se realiza un pedido a través de tu tienda en línea, Flexport lo recibe y solicita la ayuda de su equipo de cumplimiento para seleccionar, empaquetar y enviar pedidos directamente a tus clientes.

Consejos para utilizar envíos desde un centro de distribución

Los envíos desde un centro de distribución son una forma efectiva de entregar productos a tus clientes de manera rápida y rentable. Aquí tienes 7 consejos para seguir el camino correcto:

• Optimiza el diseño del centro de distribución. Localizar un producto y empaquetarlo para hacer un pedido debe ser lo más fácil posible. Optimiza tu espacio para tener zonas de empaquetado claras y coloca el inventario más vendido en estanterías que estén cerca de estas zonas. Esto limitará la distancia que debe recorrer tu equipo de cumplimiento, ayudándoles a empaquetar pedidos de manera más eficiente.
• Utiliza software de gestión de almacenes (WMS). Los centros de distribución pueden ser grandes; no siempre es fácil encontrar un producto específico. Una herramienta WMS puede gestionar todos los aspectos de las operaciones de envío desde el almacén: puede indicar dónde están los productos, asignar tareas a cada miembro del personal y gestionar cómo recibes inventario nuevo.
• Automatiza tanto como sea posible. No todas las tareas del centro de distribución deben completarse manualmente. Puedes reducir errores humanos y aumentar la productividad automatizando procesos como la creación de albaranes o el reabastecimiento de cantidades bajas de inventario.
• Utiliza sistemas de gestión de inventario en tiempo real. El inventario puede venderse rápidamente, especialmente si envías productos desde tu centro de distribución que se hayan comprado a través de varios canales de venta. Un IMS como Stocky puede ayudar con la planificación de la demanda, mostrar cuántos productos tiene tu centro de distribución e informarte sobre cualquier discrepancia del inventario.
• Implementa procedimientos de control de calidad. Los centros de distribución no solo son lugares para almacenar inventario no vendido; también son el lugar ideal para gestionar devoluciones de clientes y recibir envíos de proveedores. Establece un área designada para inventario no aprobado que esté separada de los bienes aprobados. Esto evitará que los productos de calidad inferior, como artículos devueltos, lleguen a tus estantes.
• Piensa en los riesgos para la salud y la seguridad. Los centros de distribución tienen maquinaria para transportar o levantar inventario. Los productos también pueden caer de las estanterías altas. Así que debes asegurarte de que cada trabajador del almacén se forme en salud y seguridad para prevenir accidentes en las instalaciones.
• Busca etiquetas de envío con descuento. La etapa final del proceso de envío desde un centro de distribución es pasar los paquetes a los transportistas para que los entreguen. Trabaja con servicios como Shopify Shipping para conseguir descuentos de hasta el 88 % en etiquetas de envío de transportistas como USPS, UPS y DHL Express.
• Elige los materiales de embalaje apropiados. Selecciona opciones ligeras que sean más sostenibles y rentables, como cartón corrugado, para empaquetar y enviar pedidos desde el almacén.

Plantéate utilizar envíos desde un centro de distribución en tu negocio

Los envíos desde un centro de distribución son una gran forma de guardar el inventario no vendido antes de que llegue a tu tienda minorista.

Y si aceptas pedidos en línea junto con los procesados en la tienda, no necesitarás desviar recursos de tu equipo de venta para cumplir con ellos. Será responsabilidad de tu equipo de almacén.