Cómo usar un sistema POS en 6 sencillos pasos

Un sistema de punto de venta (POS) es el corazón de cualquier negocio minorista. Contiene la combinación de software y hardware que impulsa todos los aspectos de tus operaciones comerciales.

Un sistema POS unifica los datos de ventas, clientes e inventario de cualquier canal de ventas. Te proporciona un único punto de referencia, combinando múltiples funciones dentro de un solo sistema para reducir los costes operativos y mejorar la eficiencia. 

Por ejemplo, Shopify POS ofrece un 22 % mejor coste total de propiedad en comparación con el conjunto de mercado encuestado por EY.

Sin un sistema POS, te resultará difícil procesar pagos digitales, registrar pedidos rápidamente y hacer un seguimiento del inventario. También se vuelve mucho más complicado personalizar la experiencia minorista a gran escala.

Sin embargo, navegar por el proceso de configuración de un sistema POS puede ser abrumador, especialmente si eres nuevo en la tecnología. Descubre en esta guía cómo usar un sistema POS, con casos de uso y ejemplos para agilizar su proceso de implementación.

Cómo usar un sistema POS: componentes

El primer paso para saber cómo usar un sistema POS es conocer sus componentes. En concreto, abarca dos: hardware y software.

Hardware

El hardware de POS es el equipo físico que te permite gestionar aspectos de tu tienda minorista desde el sistema POS. Puedes registrar pedidos, aceptar pagos y escanear productos con hardware compatible con tu sistema.

Así es como suele verse el stack de hardware POS:

• Terminales POS.
• Monitor táctil.
• Lectores de códigos de barras.
• Impresora de recibos.
• Caja de efectivo.
• Lector de tarjetas.
  

Software

El software de POS es el sistema operativo que impulsa tu hardware. Los empleados de tienda lo utilizan para procesar transacciones, localizar productos, ver niveles de inventario, consultar datos de clientes y generar informes de ventas desde el dispositivo POS.

Algunos programas de software de POS son exclusivos del proveedor del sistema POS. Sin embargo, Shopify tiene una aplicación POS que es compatible con la mayoría de los smartphones. Incluso puedes procesar pagos utilizando Tap to Pay, evitando la necesidad de una caja registradora tradicional y utilizando tu dispositivo existente como un pequeño sistema POS para negocios.

Cómo usar un sistema POS: configuración

Uno de los mayores retos de aprender cómo usar un sistema POS está en configurarlo. Sin embargo, utilizar un sistema POS que unifique datos de clientes, pedidos y ventas a través de múltiples canales es mucho más sencillo.

Shopify POS, por ejemplo, está diseñado para minoristas que venden en línea y en persona. Extrae datos de inventario de un sistema de gestión de inventario centralizado y fusiona datos de clientes para crear perfiles unificados que te ofrecen una vista de 360° de tus clientes.

¿La mejor parte? Shopify POS es hasta un 20 % más rápido de implementar que otros proveedores, lo que permite a los minoristas lanzar tiendas rápidamente con una interrupción mínima:

1. Inicia sesión en tu administrador de Shopify e instala la aplicación Shopify POS. Antes de comenzar a usar Shopify POS, necesitas configurar la aplicación Shopify POS y actualizar la configuración de punto de venta en tu administrador de Shopify.
2. Configura ubicaciones: esto te permite gestionar el inventario de manera efectiva en múltiples ubicaciones y personalizar la interfaz del POS por tienda. Puedes hacerlo en tu administrador de Shopify en Configuración > Ubicaciones. Repite este proceso para cada tienda minorista que operes.
3. Configura métodos de pago: activa Shopify Payments en la aplicación POS para aceptar pagos con tarjeta de crédito, sin contacto y billeteras digitales de los compradores en la tienda. También puedes beneficiarte de tarifas de procesamiento de pagos con descuento utilizando Shopify Payments en lugar de procesadores de pagos de terceros.
4. Conecta el hardware: si tienes algún hardware de POS (como lector de tarjetas o escáner de códigos de barras), conéctalo a tu aplicación Shopify POS. Encuentra el icono de Configuración en la interfaz del POS, elige “Configurar hardware” y sigue las instrucciones en pantalla.
5. Prueba tu configuración: antes de ponerlo en marcha, realiza una transacción de prueba para asegurarte de que tu solución POS funcione sin problemas. La forma más sencilla es crear un código de descuento que solo te cobre 0,01 € por un pedido. Registra el pedido, aplica el descuento y págalo. Confirma que el pago se realice y que tu hardware funcione como se espera. Solo recuerda actualizar la cantidad de inventario después del pedido de prueba.

Cómo usar tu sistema POS: funcionalidades y herramientas

Vende en cualquier lugar

Los clientes omnicanal gastan 1,5 veces más que los compradores de un solo canal. La logística de gestionar estas ventas omnicanal se vuelve mucho más fácil cuando trabajas desde un sistema POS unificado.

Shopify, por ejemplo, ofrece las siguientes funcionalidades para brindar experiencias de compra omnicanal:

• Opciones de fulfillment alternativas, como comprar en línea y recoger en la tienda (BOPIS), envío a domicilio y entrega local, permiten a los compradores alternar entre canales en línea y fuera de línea dentro de una sola transacción.
• Devoluciones omnicanal. Permite a los clientes devolver artículos comprados en línea en la tienda (y viceversa) con un sistema POS unificado que combina ventas y datos de clientes en un solo panel centralizado.
• Carritos por correo electrónico. Incentiva a los compradores en la tienda para que compren, incluso si salen de tu tienda con las manos vacías. Agrega los productos que les interesaron a tu carrito POS y luego envíalo por correo electrónico al cliente. Pueden finalizar la compra en casa con un enlace de pago personalizado.
• Códigos QR de productos. Los visitantes de la tienda pueden apuntar su cámara a un código QR de un producto para localizar la página del producto en tu tienda en línea. Esto es excelente para temporadas de compras con gran afluencia, cuando no tienes suficientes dependientes de tienda disponibles, o para clientes tímidos que prefieren comprar por su cuenta.

“Shopify está desbloqueando una rápida expansión internacional para nosotros”, dice Rohit Nathany, director digital de Mejuri. “Con Shopify, podemos procesar pedidos en línea desde esa tienda, lo que reducirá drásticamente los tiempos de entrega, los costes y dará como resultado clientes más felices. Es un win-win”.

Gestiona el inventario

La gestión del inventario es un dolor de cabeza para muchos minoristas. Necesitas suficiente stock disponible para vender a los clientes y prevenir faltantes. Sin embargo, tener demasiado inventario incrementa los gastos de almacenamiento y aumenta la probabilidad de acabar con productos obsoletos.

Entender cómo usar un sistema POS resuelve este problema al proporcionar informes de inventario en tiempo real. Podrás:

• Actualizar automáticamente las cantidades de inventario cuando registres una venta en el sistema POS.
• Ver exactamente cuántas unidades de cada SKU tienes.
• Identificar productos de venta lenta y rápida para tomar decisiones de reabastecimiento más inteligentes.
• Recibir notificaciones cuando un SKU específico caiga por debajo de un umbral predeterminado.
• Crear órdenes de compra para proveedores o distribuidores.

Además, puedes omitir los conteos de ciclo manuales cuando tengas hardware compatible (como escáneres de códigos de barras). Apunta el escáner a una etiqueta de producto y las cantidades se actualizarán automáticamente en tu sistema POS.

Offbeat Bikes es un negocio minorista que se ha trasladado a Shopify después de un sistema de gestión de inventario fragmentado.

“Tuve que usar un software de terceros para sincronizar inventarios entre el sitio web de Squarespace y Square POS, lo que era complicado de gestionar”, dice la propietaria Mandalyn Renicker. “Incluso así, todavía tenía que contar manualmente los niveles de inventario porque seguíamos teniendo errores en ambos sistemas”.

Mandalyn migró a Shopify POS en un esfuerzo por optimizar la gestión del inventario y mejorar la experiencia del cliente. Valió la pena: el equipo minorista de Offbeat Bikes ahora ahorra más de cuatro horas al mes en la gestión del inventario.

Gestiona al personal

Es imposible operar una tienda minorista por tu cuenta. Ya sea que hayas contratado dependientes de tienda, visual merchandisers o gerentes de tienda, conocer cómo usar tu sistema POS de forma efectiva te ayudará a gestionar al personal y ajustarte a los presupuestos laborales.

El sistema POS de Shopify te permite:

• Atribuir ventas a miembros del personal si ofreces una comisión.
• Asignar roles personalizados al personal con los niveles de permiso adecuados.
• Permitir que el personal minorista registre su entrada y salida de su turno.
• Proporcionar al personal un PIN único para iniciar sesión en el sistema POS y reforzar la seguridad.
• Requerir la aprobación del gerente para acciones específicas.
• Integrar informes del personal con software de contabilidad y aplicaciones de nómina como Gusto para pagos puntuales.

Imagina, por ejemplo, que estás formando a nuevos dependientes de tienda para usar el dispositivo POS. No querrás dar a esta persona acceso ilimitado a tus sistemas POS. En su lugar, utiliza el rol de “Capacitación” de Shopify. Sin la aprobación del gerente, limitará su capacidad para procesar transacciones de ventas, actualizar cantidades de inventario y cambiar la configuración del sistema POS.

Completa las ventas

La experiencia minorista vive y muere en la caja. Las largas colas pueden disuadir a los compradores de comprar los artículos de sus carritos. Cuanto más rápido puedas registrar un pedido y procesar el pago de un cliente, mejor.

Los sistemas POS modernos tienen una gran cantidad de funcionalidades que hacen esto posible. Por ejemplo:

• Los escáneres de códigos de barras añaden productos al pago del POS cuando se escanean.
• Los códigos de descuento se aplican manual o automáticamente, dependiendo del contenido del carrito.
• Las reglas fiscales calculan automáticamente tu responsabilidad fiscal y cobran a los clientes en consecuencia.
• Ofrecen a los clientes las opciones de recibir un recibo por correo electrónico o entregarle uno en papel.
• Aceptan propinas para que los clientes muestren su agradecimiento.

¿Qué sucede cuando los clientes devuelven productos que han comprado en línea o en la tienda? Cuando ya sabes cómo usar el sistema POS de Shopify puedes manejarlo. Es muy fácil, inicia una devolución, emite un crédito en la tienda o envía un reembolso a su método de pago original desde el sistema POS.

El minorista de ropa RUDSAK, por ejemplo, hizo la transición de Microsoft Dynamics 365 a Shopify POS para mejorar su experiencia omnicanal. Obtuvo acceso a una base de clientes unificada y la capacidad de ofrecer opciones de compra sin problemas, lo que se tradujo en un tiempo de transacción en tienda un 50 % más rápido que antes de la migración.

Acepta pagos

Los pagos en efectivo están en declive. Las transacciones digitales, como las realizadas con una tarjeta sin contacto o billetera digital, ahora representan alrededor del 38 % del valor de las ventas minoristas en tiendas físicas a nivel mundial, frente al 3 % que sumaban en 2014. 

Un sistema POS te permite procesar estos pagos electrónicos sin la necesidad de pasarelas de pago de terceros. Una vez que configures Shopify Payments para POS, podrás:

• Aceptar múltiples métodos de pago: tarjetas de crédito y débito, sin contacto, billeteras digitales e incluso pagos sin intereses con Shop Pay Installments.
• Beneficiarte de tarifas competitivas de procesamiento de pagos para reducir los costes del sistema POS.
• Emitir reembolsos al método de pago original del cliente, independientemente de dónde lo compraron.
• Activar el pago automático a tu cuenta bancaria empresarial.
• Gestionar y reconciliar contracargos.

No te preocupes si no tienes hardware de POS, como un lector de tarjetas o un terminal de pago, para aceptar pagos en la tienda. La función Tap to Pay de Shopify convierte tu smartphone en un lector de tarjetas. Los compradores pueden acercar su tarjeta sin contacto a tu dispositivo para pagar las compras en la tienda.

Organiza productos

Tu surtido de productos crece a medida que lo hace tu negocio minorista. Esto presenta su propio conjunto de desafíos. Los empleados de tienda pueden tener dificultades para localizar productos en tu sistema POS al registrar pedidos de clientes. 

También puede ser complicado consultar los niveles de inventario cuando la lista de productos es difícil de encontrar.

El sistema POS de Shopify te permite agregar productos y variantes ilimitadas, cada una con su propio SKU, peso y cantidades de inventario.

A partir de ahí, puedes categorizar cada producto para facilitar su localización en el POS:

• Tipo: un minorista de ropa podría etiquetar artículos por material, como “algodón” o “poliéster”.
• Temporada: una marca de artículos deportivos podría agrupar productos por deportes de invierno o verano.
• Promoción: una marca de muebles para el hogar podría agrupar productos con envío gratuito.

Gestiona clientes

Cuando enseñas a tu equipo cómo usar tu sistema POS, se convierte en el asistente perfecto para los dependientes de tienda que están incentivados a personalizar la experiencia de compra.

En lugar de hacer que tu equipo recuerde cada detalle sobre las personas que visitan tu tienda, pueden consultar el perfil unificado del cliente en Shopify POS. Este perfil combina cada dato que tienes sobre el comprador, incluidos:

• Su cumpleaños.
• Tiendas minoristas que han visitado.
• Productos que han comprado.
• Conversaciones que han tenido con dependientes de tienda.
• Campañas de correo electrónico que han abierto.
• Puntos de fidelidad que han ganado.
• Productos que han devuelto.
• Su valor de vida del cliente (CLV).

“Con Shopify, podemos buscar fácilmente los pedidos anteriores de un cliente y hacer que nuestro servicio en la tienda se sienta como una extensión natural de lo que experimentan en línea”, dice Gosia Piatek, fundadora y directora creativa de Kowtow.

Supón que tu dependiente de tienda se acerca a unos clientes que están mirando una colección de palos de hockey. El dependiente pregunta el nombre del cliente y accede a su perfil de cliente en el dispositivo POS.

Lo que encuentra es interesante. Es el cumpleaños del cliente este mes. Tienen 500 puntos de fidelidad para canjear. La última vez que estuvieron en la tienda, hablaron con un compañero sobre su próxima competición de hockey. Son semiprofesionales y juegan para el equipo local.

El dependiente de tienda utiliza esta información para personalizar su experiencia. En lugar de promover palos de hockey de nivel básico, vende un artículo más caro, uno que también es utilizado por los jugadores de hockey de su equipo contrario. Como un empujón adicional para comprar, les recuerda sus puntos de fidelidad (equivalentes a 50 € en crédito en la tienda) y les ofrece un estuche protector gratis como regalo de cumpleaños.

Genera informes de ventas

El seguimiento regular es la única forma de saber si tu tienda está mejorando. Esto se aplica a cada aspecto de las operaciones comerciales, desde el tráfico en tienda y las ventas hasta el rendimiento de productos e informes de inventario.

A diferencia de los informes manuales, no tienes que perder tiempo realizando conteos de inventario o sumando ventas. Tu sistema POS mantiene un registro de todas las transacciones y genera informes basados en los datos que ha recopilado.

Aquí tienes ejemplos de cómo podrían verse esos informes POS:

• Informes de ventas. Realiza un seguimiento de métricas como el valor medio del pedido, tasa de conversión y ventas netas. Estos son puntos de referencia útiles para detectar tendencias de ventas y monitorear la efectividad de las campañas de marketing. Por ejemplo, podrías ver que las ventas disminuyen cuando el clima es malo. Contrarresta esto con una promoción de “día lluvioso” que ofrezca a los compradores un 10 % de descuento en compras en la tienda.
• Informes de productos e inventario. ¿Cuáles son tus productos más vendidos? ¿Cuál aporta menos ingresos a tu tienda? Además de responder a estas preguntas de alto nivel, los informes de productos POS ayudan a tomar decisiones de marketing más inteligentes. Por ejemplo, si las personas tienden a comprar dos productos juntos, ¿puedes convertirlos en un paquete?
• Informes de clientes. Monitoriza tu éxito en retener clientes mediante métricas como la tasa de clientes recurrentes, frecuencia de compra y valor de vida del cliente. Nuevamente, esto es útil para supervisar la efectividad del marketing. Las métricas que tienden a aumentar indican que tus campañas poscompra están impulsando a los clientes de regreso.

Vende a tus clientes

Si estás investigando cómo usar un sistema POS, te habrás dado cuenta de que no es solo una máquina para registrar pedidos, aceptar pagos y ver informes. También te permite llegar a tus clientes sin un conjunto de herramientas de marketing desarticulado que operen en aislamiento.

Con Shopify, por ejemplo, puedes realizar las siguientes tareas una vez que hayas configurado el sistema POS:

• Capturar direcciones de correo electrónico en el pago para futuros retargeting, una función que ya está ayudando a las tiendas de Shopify a incrementar las transacciones minoristas en un 5,5 %.
• Enviar un correo electrónico automatizado que anime a los clientes a dejar una reseña.
• Crear y canjear códigos de descuento para compras en línea y en la tienda.
• Aplicar y canjear recompensas a través de tu programa de fidelidad POS.
• Realizar ventas adicionales o cruzadas a través de correo electrónico según su historial de compras.

Lo que es especialmente útil de estas herramientas de marketing es que extraen datos de tu perfil de cliente unificado.

Si alguien visita tu tienda y compra una vela aromática, por ejemplo, podrías inscribirlo en una secuencia de correo electrónico automatizada que ofrezca difusores de aceite y ambientadores para el hogar hechos con la misma fragancia. 

Cuando compran uno de estos productos en tu tienda online, se eliminan de la secuencia original. Después, se trasladan a otra automatización de correo electrónico que los lleva de regreso a la tienda para canjear los puntos de fidelidad que ganaron en su pedido en línea.

Personaliza la interfaz de usuario de tu POS

Cada minorista tiene sus pequeñas diferencias sobre cómo usar su sistema POS. Una marca podría estar muy enfocada en los descuentos, mientras que otras tienen un catálogo de productos amplio que abarca múltiples categorías.

Las extensiones de UI de POS te permiten personalizar la interfaz para completar tareas de manera más eficiente. Usando el mismo ejemplo, el minorista que se inclina hacia los descuentos podría agregar un bloque al tablero inteligente de Shopify POS. Esto permite a los dependientes de tienda localizar el descuento con facilidad.

Sin embargo, los minoristas con un surtido de productos amplio podrían personalizar el tablero inteligente para mostrar categorías de productos. Los usuarios de POS pueden tocar la categoría para localizar el producto en lugar de usar escáneres de códigos de barras.

Lo que es único de Shopify es que los minoristas pueden crear extensiones de UI no solo para funciones nativas de POS, sino también para cualquier herramienta integrada, como:

• Aplicaciones de fidelidad.
• Aplicaciones de gestión de personal.
• Aplicaciones de gestión de inventario.
• Aplicaciones de empaquetado de productos.
• Aplicaciones de programación de recogida y entrega.

Imagina que eres un minorista omnicanal que acepta pedidos BOPIS. Los clientes que compran online pueden elegir su horario de recogida a través de la aplicación Zapiet. Al agregar esta app a tu interfaz POS, los dependientes de tiendas pueden hacer clic en el bloque y ver los próximos pedidos, para que puedan prepararlos antes de que llegue el cliente.

“Con las extensiones de UI de POS, ahora podemos integrar información de manera nativa”, dice Kevin Harwood, CTO de Tecovas. “Así que eso va a crear una mejor experiencia para el cliente sin que ellos siquiera sepan que fue habilitada por las extensiones de UI de POS. Pero es un momento minorista memorable para los clientes y creo que impulsará más afinidad por la marca para esa experiencia en el futuro”.

Vende más con Shopify POS

Dominar cómo usar un sistema POS y encontrar el adecuado puede ser un proceso tedioso, pero vale la pena si das con el que resulta perfecto para tu negocio. Los minoristas que utilizan Shopify POS han reportado un aumento promedio del 8,9 % en el volumen bruto de mercancía (GMV), gracias a sus datos de clientes unificados y capacidades omnicanal.

El POS de Shopify tiene funcionalidades que te permiten hacer lo que mejor sabes hacer: vender. Desde capacidades inteligentes de gestión de inventario hasta ventas omnicanal y perfiles de clientes unificados, nunca ha sido tan fácil configurar un sistema POS que funcione con tu conjunto de herramientas comerciales.