Gestión de inventario ERP: qué es y cómo funciona

Los propietarios de negocios minoristas nunca han tenido tanto acceso a datos. 

Esto representa tanto una ventaja competitiva como un desafío: mientras que la tecnología puede rastrear cada parte del proceso de gestión de inventario, el verdadero problema radica en encontrar las métricas más importantes, asegurarse de que los datos sean precisos y compararlos con otros procesos empresariales.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden resolver estos desafíos de gestión de inventario para los minoristas. Te permiten transferir datos de inventario a un panel centralizado que alberga otra información empresarial. Incluso puedes automatizar procesos tediosos para operar una tienda minorista más eficiente y rentable. 

¿Qué es la gestión de inventario ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ayudan a los minoristas a gestionar su inventario. Puedes utilizarlos para reunir diferentes software, herramientas y aplicaciones bajo un mismo techo. 

Esto es especialmente útil para la gestión de inventario, ya que puedes centralizar los datos de inventario, comunicarte con proveedores y cumplir con los pedidos de manera más eficiente, todo desde un panel de control ERP.

Cómo funciona la gestión de inventario ERP

Un sistema ERP actúa como una base de datos centralizada para todas las operaciones de tu negocio minorista. Te permite combinar información de inventario con datos de múltiples fuentes, como contabilidad, finanzas, cadena de suministro, logística y canales de marketing. Esto se realiza a través de integraciones, que permiten que los datos se transfieran sin problemas entre el canal original y el software ERP.

Beneficios de la gestión de inventario ERP

Integraciones de comercio electrónico integradas

Es muy probable que el software ERP que elijas incluya integraciones con tu proveedor de comercio electrónico, lo que te hará ahorrar tiempo y dinero. No necesitas realizar la configuración técnica sin saber programación.

Shopify, en particular, cuenta con su propio programa global de ERP, que permite a los socios de ERP integrar su software con aplicaciones en la tienda de aplicaciones de Shopify. Simplemente, instala el ERP, integra las aplicaciones de comercio electrónico que utilizas y visualiza todos tus datos desde un solo lugar centralizado.

Eficiencia de costes

La inversión inicial en un sistema ERP es un pequeño precio a pagar por el dinero que puede ahorrarte a largo plazo. Dado que el panel puede automatizar procesos relacionados con el inventario, como la orden de nuevo stock, ahorrarás recursos que de otro modo gastarías realizando estas tareas manualmente.

Además, cuando tu conjunto de herramientas se comunica con otras tecnologías en tu ERP, puedes mejorar la precisión del inventario. No hay riesgo de que un copia y pega manual afecte tus niveles de stock. El ERP es una fuente centralizada de información que siempre es precisa y se actualiza en tiempo real de acuerdo con tus fuentes de datos de inventario.

Implementación rápida

La gestión manual del inventario lleva tiempo. Necesitas revisar tu inventario y realizar recuentos manuales para cada almacén o ubicación de almacenamiento y, a continuación, compararlo con los datos de otros sistemas (como tu software de contabilidad). Una vez tus datos estén actualizados, es hora de hacerlo todo de nuevo, dejando poco tiempo para convertir tus datos de inventario en información útil.

Supongamos que los datos en tiempo real extraídos de tu software de gestión de inventario (IMS) indican que tu inventario se agotará en seis semanas. La integración ERP con tu plataforma de gestión de proveedores muestra que el tiempo de entrega para un reabastecimiento es de cuatro semanas. 

Cuentas con esta valiosa información con dos semanas de anticipación, tiempo suficiente para realizar otro pedido a tu mayorista y prevenir agotamientos de stock.

Escalable

Los negocios en crecimiento tienen más stock que el mes anterior. Puedes compilar los niveles de inventario dentro de un ERP y compararlos con otras métricas (como costes de mantenimiento y tiempos de entrega de proveedores) para optimizar los niveles de inventario.

Los sistemas ERP también pueden encargarse del aspecto financiero y de cumplimiento de operar un negocio más grande. Podrás rastrear envíos, contratos con proveedores, registros de inventario y recibos, todo en un solo panel.

Características que debe tener un sistema de gestión de inventario ERP

Gestión de la cadena de suministro

Conocer la ubicación de tu inventario no es suficiente. A medida que tu negocio minorista crece, necesitarás visibilidad de extremo a extremo en toda tu cadena de suministro, comenzando con los pedidos de compra que has realizado a los proveedores y terminando con las ventas de productos.

Asegúrate de que tu sistema de gestión de inventario ERP pueda integrarse con tus herramientas de gestión de la cadena de suministro. Esto puede incluir software de gestión de relaciones con proveedores (SRM), herramientas de seguimiento de envíos y aplicaciones de firma electrónica.

Automatización

Las automatizaciones ocurren cuando las tareas se realizan automáticamente sin necesidad de hacerlo tú mismo. Comprueba que tu sistema de gestión de inventario ERP te permite configurar estas automatizaciones para ahorrar recursos, especialmente el tiempo y el dinero que necesitarías si la hicieras de forma manual.

A modo ilustrativo, supón que tu IMS muestra que la cantidad de un determinado SKU ha caído por debajo de tu nivel de stock de seguridad predeterminado. Crea una automatización dentro de tu ERP que genere un pedido de compra y se ponga en contacto con tus proveedores una vez que la cantidad caiga por debajo de 50. 

No es necesario verificar manualmente el stock ni enviar un correo electrónico a tu proveedor para reabastecerlo: el sistema de gestión de inventario ERP lo hace todo por ti.

Analítica e informes

El comercio minorista no es el único canal de ventas que puedes utilizar para vender productos. La mayoría de las marcas combinan ventas en tiendas físicas con su propio sitio web, en marketplaces y tiendas en redes sociales para vender a los clientes en los canales que prefieren.

Sin un ERP, esto es muy difícil de gestionar. Es posible que vendas un producto a un cliente en la tienda física, pero que un comprador online adquiera la misma unidad por Internet. Pero te das cuenta de que el producto está agotado una vez cobrado. ¿Y ahora qué?

Para no decepcionar a tus clientes, usa un sistema de gestión de inventario ERP, que te indica los niveles de inventario en tiempo real justo cuando los productos salen de tus estantes. Y si el producto se agota en la tienda y no quedan unidades, una integración ERP puede actualizar la información en tu tienda en línea para mostrar el producto como no disponible. 

También puede enviarte una notificación para reabastecer el inventario una vez que la cantidad caiga por debajo de un cierto nivel para un informe preciso.

Contabilidad

Necesitarás datos de inventario para mantener registros financieros precisos. Esto incluye compras, ingresos por ventas, costo de bienes vendidos (COGS), valoraciones de inventario y ajustes, que aparecen en documentos financieros importantes como tu balance y declaraciones de impuestos.

Las integraciones contables de ERP ayudan a asegurar que estos datos sean precisos según los datos de inventario que has recopilado. También ayuda con el cumplimiento, ya que puedes mostrar claramente de dónde proviene y a dónde va tu dinero (y tu inventario).

CRM

El servicio al cliente es fundamental para cualquier negocio. Puede hacer que pierdas clientes fieles para siempre. Según un estudio de pwc (en inglés), el 17 % de las personas dejarían de comprar una marca después de una sola mala experiencia.

El software de gestión de relaciones con clientes (CRM) es el arma secreta de cualquier comercializador. Almacena datos sobre cada cliente individual, incluyendo sus compras anteriores, interacciones de servicio al cliente y valor de vida del cliente, para que puedas personalizar cualquier interacción futura con ellos.

Si tu sistema ERP ofrece integración con CRM, cualquier persona que gestione el servicio de atención al cliente puede acceder a estos perfiles mientras busca otros datos para manejar su solicitud.

Imagina que un cliente se queja de un pedido faltante, por ejemplo. Puedes revisar su historial de pedidos y analizar el seguimiento del envío para localizarlo. Antes de ofrecer enviar un reemplazo, podrías encontrar productos para vender junto con el siguiente envío a modo de disculpa. 

Antes de hacerlo, utiliza el sistema de gestión de inventario ERP para comprobar si tienes suficientes unidades en stock.

Gestión de almacenes

La gestión de un almacén implica muchas tareas, desde organizar el inventario hasta preparar y empaquetar los pedidos. 

Tu sistema de gestión de inventario ERP debe proporcionarte información sobre todos estos procesos para que puedas localizar con precisión el inventario, confirmar que los niveles de existencias son correctos y destacar los problemas de inventario (como el riesgo de agotamiento de existencias de productos populares).

Si has externalizado esta parte de tu negocio minorista a una empresa de logística de terceros, comprueba que su tecnología de gestión de almacenes funcione con tu ERP. Esto te dará mayor visibilidad sobre cómo se gestiona tu stock en el almacén sin tener que pedir actualizaciones regulares a la 3PL.

Escaneo y códigos de barras

En lugar de contar y registrar manualmente el inventario, los sistemas de código de barras te permiten utilizar escáneres portátiles o dispositivos móviles para actualizar rápidamente los detalles del inventario y encontrar información del producto.

Antes de elegir tu sistema, confirma que el sistema de gestión de inventario ERP pueda integrarse con la tecnología de código de barras que estás utilizando. Ten en cuenta todos los puntos del ciclo de vida del producto. 

El sistema de código de barras debe mostrar datos en tu ERP tan pronto como lo hayas marcado como recibido de un proveedor en tu almacén, hasta el momento de registrar un pedido en tu sistema de punto de venta (POS) en la caja.

¿Cuáles son las limitaciones de la gestión de inventario ERP?

A pesar de las ventajas que ofrecen los sistemas de gestión de inventario ERP, algunos minoristas se muestran reacios debido a:

• Complejidad. El software de gestión de inventario ERP suele estar reservado para grandes empresas con equipos tecnológicos especializados, lo que dificulta su implementación por parte de minoristas pequeños o medianos.
• Costes adicionales. La principal ventaja es que es altamente personalizable, pero recuerda tener en cuenta el coste de cada aplicación o software individual que integres en tu ERP. Esto puede suponer un coste considerablemente superior a la cuota de suscripción al ERP. 
• Riesgos de ciberseguridad. Cada vez que mueves datos de un lugar a otro, existe el riesgo de que los hackers intercepten la conexión y obtengan datos sensibles de tu empresa. Las integraciones entre tu ERP y otros software deben ser encriptadas y seguras.
• Cambios tecnológicos. Dependiendo de las integraciones entre proveedores y la plataforma de gestión de inventario ERP. Si un proveedor de tecnología (como una aplicación de gestión de inventario) decide retirar su software de ERP, tendrás que buscar una alternativa. Esto puede ser complejo y llevar mucho tiempo para solucionarlo.

¿Necesitas un sistema de gestión de inventario ERP?

Si bien un sistema de inventario ERP ofrece una gran cantidad de ventajas, invertir en este tipo de tecnología también tiene algunas desventajas notables al. Solo tú puedes decidir si vale la pena invertir en un panel central para la gestión de inventario que también extraiga datos de software de finanzas, logística y CRM.

Si gestionas el inventario a pequeña escala y no tienes previsto expandirte de forma significativa en los próximos años, probablemente no sea prioritario invertir en un sistema de gestión de inventario ERP. Las aplicaciones de gestión de inventario como Stocky pueden hacer la mayor parte del trabajo más pesado por ti.

Pero si planeas gestionar cantidades más grandes de inventario y deseas combinar métricas de inventario con otros datos empresariales, puede que merezca la pena invertir en un sistema ERP de gestión de inventario.

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