Qué es un ERP y cómo elegir un proveedor (2026)

Las marcas de comercio electrónico empresarial actuales tienen acceso a más datos que nunca. Existen múltiples formas de aprovechar estos datos, y se espera que los líderes empresariales exploren tantas como sea posible. 

Cada una ofrece oportunidades únicas para obtener ventajas competitivas y generar beneficios, desde mejoras en la cadena de suministro hasta nuevas fuentes de ingresos y pronósticos de demanda del mercado.

Y una manera clave para que una organización centralice y dé sentido a estos datos es mediante la planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Este artículo cubre los fundamentos del ERP, las mejores soluciones disponibles y cómo elegir el sistema ERP adecuado para tu organización.

¿Qué es ERP?

ERP (planificación de recursos empresariales) es un término que hace referencia al software y los sistemas que una empresa utiliza para gestionar sus procesos de negocio fundamentales. 

Recopila datos de diferentes departamentos, como los de cadena de suministro, ventas, recursos humanos, fabricación, compras, contabilidad y gestión de proyectos.

El ERP proporciona a toda la organización una mayor visibilidad y datos en tiempo real, en cualquier momento y lugar.

¿Cómo funciona el ERP?

El ERP se originó en la década de 1960 como una serie de sistemas de planificación de requisitos de materiales (MRP). Los fabricantes utilizaban software MRP para planificar, programar y gestionar el inventario durante el proceso de fabricación. 

Veinte años después, los proveedores desarrollaron un sistema de planificación de recursos de fabricación (MRP-II), que ofrecía nuevas formas de centralizar y procesar información de programación, gestión de inventario y control de costes en la fabricación.

La idea detrás del ERP es ayudar a las grandes organizaciones a ser más ágiles y eficientes, así como a tomar decisiones basadas en datos que resulten en mejores resultados empresariales. 

Los datos compilados en un sistema ERP suelen presentarse en un panel de control que los responsables de la toma de decisiones pueden utilizar para monitorizar y gestionar sus negocios en tiempo real.

Con proyecciones de convertirse en una industria de 49.500 millones de dólares para 2027 (artículo en inglés), las empresas dependen cada vez más del ERP para gestionar sus actividades comerciales. 

Estos sistemas continúan evolucionando para incorporar nuevas tecnologías y ofrecer una variedad de funciones. Pero el objetivo sigue siendo el mismo: mejorar los procesos empresariales y aumentar la rentabilidad.

¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP reúne todos estos datos en una base de datos común para que las partes interesadas establezcan líneas base a nivel empresarial, encuentren puntos de referencia y establezcan objetivos para avanzar. 

Esto se logra mediante integraciones ERP que permiten que la información fluya entre aplicaciones de software para que puedan utilizarse de forma conjunta.

Pero, ¿qué motiva a una organización a crear un sistema de software de planificación de recursos empresariales en primer lugar? Casi todas (94 %) las empresas afirman que la innovación oportuna es importante y que el ERP puede ayudar con eso.

Otras razones comunes incluyen:

• Mejorar el rendimiento empresarial.
• Posicionar a la empresa para el crecimiento.
• Reducir el capital de trabajo.
• Servir mejor a los clientes.
• Facilitar la vida de los empleados.

Según una encuesta reciente de Shopify e IDC, el 28% de las empresas ya han obtenido beneficios significativos, como una mejor experiencia del cliente y un tiempo de comercialización más rápido, mediante la integración profunda de una plataforma de comercio SaaS en sus operaciones comerciales.

Beneficios del ERP

Piensa en las actividades de tu negocio como si fueran las piezas de un motor. La capacidad de mirar bajo el capó mientras el motor está en marcha puede ser inestimable al decidir si detenerse para hacer un mantenimiento preventivo, llevarlo al taller para una reparación inmediata o seguir adelante el mayor tiempo posible porque todo está bien.

El software ERP proporciona un sistema de datos centralizado que toda organización necesita. Aproximadamente el 73 % de las empresas considera que romper los silos de datos y fomentar una mejor comunicación y colaboración interna es muy o extremadamente importante. Una integración de sistema ERP puede ayudar a tu negocio a lograrlo.

Un sistema de software ERP permite a las empresas ahorrar costes porque permite:

• Controlar los costes de TI.
• Proporcionar visibilidad financiera.
• Resguardar todos los datos de la empresa en un solo lugar.
• Crear una ubicación única de análisis o informes.
• Facilitar el seguimiento preciso del inventario y las ventas.
• Agilizar la colaboración entre empleados de diferentes departamentos.
• Mejorar el servicio al cliente.
• Aumentar la eficiencia de la cadena de suministro.
• Proporcionar inteligencia empresarial más inteligente.

El ERP ayuda a crear una única fuente de verdad en tu negocio, lo que significa que obtienes información en tiempo real en un solo lugar. Esto te ayuda a identificar patrones y predecir tendencias que no son posibles sin la ayuda del ERP.

3 tipos de ERP

Ahora que ya sabes qué es un ERP, elegir el ERP adecuado puede ayudarte a aumentar la productividad y mejorar la personalización de la experiencia del cliente. Sin embargo, no todos los ERP son iguales. Hay 3 tipos diferentes que debes conocer, especialmente si eres nuevo en ERP.

1. ERP local (on-premise)

El ERP local se da cuando la organización es propietaria del centro de datos. La mayoría de los sistemas heredados se consideran locales. 

Para las grandes empresas, utilizar un ERP local es una práctica recomendada, porque tienen el dinero y los recursos para gestionar el mantenimiento y los cambios de infraestructura.

El software local puede adquirirse mediante una licencia perpetua y puede alojarse interna o externamente.

La razón por la que muchas organizaciones dudan en migrar a la nube es debido a los sistemas ERP locales. Pasar a una nueva infraestructura y sistema es desalentador y puede ser costoso.

Algunas de las características de los sistemas ERP locales:

• Se instala localmente en los ordenadores y servidores de tu empresa.
• Se cobra como una tarifa de licencia única.
• Implementación más lenta (puede llevar de meses a años).
• Eres responsable del alojamiento, mantenimiento, actualizaciones de software y costes operativos.
• Requiere un administrador a tiempo completo.
• Limitado en cuanto a qué soluciones de comercio electrónico puedes usar.
• Es difícil realizar cambios.
• Algunos sistemas pueden necesitar una personalización intensiva.
• La seguridad de los datos es responsabilidad de la empresa.

2. Integración de ERP en la nube

En 2023, casi el 65 % de las organizaciones encuestadas (informe en inglés) prefirieron un software en la nube antes que uno local. Con el auge del Internet de las Cosas, no es sorprendente que los proveedores se estén moviendo hacia ofertas basadas en la nube. 

El software en la nube se aloja en centros de datos con proveedores que gestionan la plataforma y se ha convertido en una solución empresarial común.

A los sistemas ERP en la nube se accede a través de Internet en lugar de mediante un ordenador local o software instalado. Se alojan en la nube y pueden implementarse como un modelo alojado o como un software como servicio (SaaS).

Panorama concluyó, en un informe en inglés, que casi el 90% de las empresas que eligieron sistemas ERP basados en la nube optaron por un modelo SaaS. Es relativamente más fácil de usar y está completamente gestionado por el proveedor, lo que equivale a menores costes de mantenimiento de TI.

Estas son las características principales del ERP en la nube:

• Modelo de precios por suscripción.
• Incluye todo el alojamiento, servidor, mantenimiento y actualizaciones de software.
• Puede costar hasta un 46% menos en comparación con el local.
• No se requieren desarrolladores internos ni administradores de TI.
• Fácil acceso a plataformas de comercio electrónico como Shopify para empresas.
• Tiempos de implementación más rápidos.
• Rápido para realizar cambios de proceso o software.
• Escalable según sea necesario.
• Fácil de integrar con sistemas de terceros a través de conexiones API.
• Los proveedores de la nube tienen protocolos de seguridad estrictos para prevenir hackeos

"Después de sincronizar millones de registros ERP con otros sistemas", dice Todd Earwood, fundador de Integrate IQ, "nuestra empresa ha encontrado tres razones fundamentales por las que las personas eligen la nube sobre lo local".

"Primero, la eliminación del software versionado mejora la adopción y satisfacción del usuario con actualizaciones constantes y funciones adicionales. Las versiones antiguas de software frustran a los usuarios y fuerzan decisiones financieras difíciles a las partes interesadas sobre cuándo actualizar y mantener el sistema".

"Segundo, los sistemas basados en la nube ofrecen planes de soporte o una red de socios que pueden ofrecer soporte de primer nivel desde cualquier lugar, en cualquier momento. Y tercero, la maduración de la nube ha dado tranquilidad a los líderes técnicos en cuanto a seguridad. La mayoría de las marcas de comercio electrónico superan los requisitos de seguridad al elegir una opción en la nube para su organización".

¿El único inconveniente? Los proveedores pueden cambiar los flujos de proceso que necesitan capacitación continua y actualizaciones de documentación.

3. Dos niveles (híbrido)

Tradicionalmente, las empresas implementaban un sistema ERP para toda su organización, desde la sede central hasta las oficinas regionales y subsidiarias. 

Era un enfoque costoso y difícil de implementar. Ciertas subsidiarias tenían requisitos especiales y no necesitaban el conjunto corporativo completo. Este enfoque de talla única no funciona para muchas organizaciones.

El ERP de dos niveles, un sistema más nuevo para la planificación de recursos empresariales moderna, permite a las organizaciones usar sus sistemas ERP heredados actuales (nivel 1), mientras que las unidades de negocio más pequeñas usan una solución ERP diferente (nivel 2), que a menudo está basada en la nube. 

El objetivo de un sistema de dos niveles es mover datos de forma segura y eficiente entre los dos niveles. Algunas soluciones en la nube ahora incorporan integraciones para trabajar con sistemas ERP corporativos.

2 beneficios clave de un sistema de dos niveles son:

• Es más asequible que configurar un sistema ERP corporativo para que funcione para todas las unidades.
• Es más fácil implementar soluciones de nivel dos basadas en la nube

Como afirma Gartner (recurso en inglés), las organizaciones deben "evaluar si una estrategia ERP de dos niveles ofrecería más beneficios comerciales que una de un solo nivel, especialmente modernizando pequeñas unidades de negocio con un potencial de crecimiento rápido".

Cómo elegir el sistema ERP adecuado

1. Valora si tu negocio está listo para un ERP
2. Establece objetivos y requisitos empresariales
3. Mide el ROI
4. Desmitifica la demostración
5. Verifica las referencias
6. Obtén el precio real
7. Determina la viabilidad del proveedor

¿Crees que es hora de buscar un sistema ERP? Seleccionar el producto y proveedor adecuados depende de comprender las necesidades de tu organización y evaluar los diferentes sistemas uno al lado del otro.

Esto es lo que debes tener en cuenta al elegir un sistema ERP.

• Decidir si tu negocio está listo para un ERP.
• Establecer objetivos y requisitos empresariales.
• Medir el ROI.
• Desmitificar la demostración.
• Verificar referencias.
• Obtener el precio real.
• Determinar la viabilidad del proveedor.

1. Valora si tu negocio está listo para un ERP

Construir un sistema ERP lleva tiempo y dinero. Tampoco es la respuesta a todos tus problemas. Debes asegurarte de obtener el máximo por tu inversión.

Cada empresa es diferente. No hay un factor definitivo que diga a gritos: "¡Hace falta un ERP!". Pero hay problemas comunes que la mayoría de las organizaciones enfrentan antes de buscar una solución.

Si experimentas los siguientes 5 criterios, es posible que estés listo para un ERP:

1. Tienes muchos tipos de software diferentes para diferentes procesos.
2. No tienes fácil acceso a información empresarial vital.
3. La contabilidad es un proceso largo y difícil.
4. La experiencia de tus clientes dista de ser ideal.
5. Tu departamento de TI es complejo y confuso.

Observa tu organización y pregúntate honestamente si está teniendo problemas para mantenerse al día. Si estos criterios te recuerdan a tu negocio, puede ser el momento de considerar una solución ERP.

2. Establece objetivos y requisitos empresariales

¿Por qué estás interesado en la implementación de un ERP exactamente? ¿Qué problema estás tratando de resolver?

Delinear objetivos específicos te ayudará a identificar requisitos específicos que el software ERP debe cumplir para ser adquirido. Para evitar que te influencie el marketing del proveedor, podrías plantearte enumerar tus requisitos antes de empezar a investigar opciones.

Utiliza todos los recursos disponibles para crear tus requisitos. Habla con los gerentes de compras y proveedores. Conversa con la dirección ejecutiva y los equipos de contabilidad.

Haz que cada grupo cree una lista de cosas que sienten que el sistema ERP debe tener. Esto podría suponer integraciones específicas de módulos ERP, como automatizaciones de flujo de trabajo o actualizaciones masivas e importaciones CSV para la gestión de datos.

Haz que los equipos dividan su lista en imprescindibles y deseables. Haz de los imprescindibles la máxima prioridad. Esto te ayudará a implementar un sistema ERP que cumpla con los requisitos de todos.

Al identificar tus necesidades, recuerda equilibrarlas con tu política de empleados sobre dispositivos móviles. Si bien el ERP móvil no es nuevo, la tendencia a usarlo lo es y debe tenerse en cuenta al equilibrar las ventajas de usar un ERP móvil y garantizar que los datos estén seguros.

3. Mide el ROI

Cuando empieces a investigar opciones de ERP, notarás que no faltan advertencias sobre lo difícil que es medir el ROI del ERP. Afortunadamente, articular claramente objetivos específicos, como ya habrás hecho, ayudará.

Podrías medir el rendimiento del ERP mediante:

• Reducir la plantilla en un X% en Y meses.
• Aumentar la productividad de los empleados en un X% en Y meses.
• Reducir el inventario en un X% que resulte en una mejora contable de Y.
• Mejorar la precisión de las cotizaciones de costes de fabricación en un X% en Y meses.

Al determinar cómo medirás el rendimiento, asegúrate de tener en cuenta las diferencias entre ERP interno y en la nube. Si bien el ERP en la nube suele ser fácil de usar y puede requerir menos personal interno para mantenerlo, también significa que los datos confidenciales se almacenarán fuera de tu sede.

Por el contrario, un ERP interno puede permitirte almacenar datos confidenciales más cerca de casa, pero hacerlo podría requerir personal adicional para el mantenimiento del sistema. Cualquiera de las dos decisiones puede afectar a tu plantilla y tu cultura de TI.

4. Desmitifica la demostración

En este punto del proceso, estás listo para ver demostraciones de software.

Es posible que desees proporcionar un guion de demostración que describa funciones empresariales clave, flujos de trabajo o funcionalidades que esperas ver durante la demostración. Dirigir la demostración con precisión ahorrará tiempo y te ayudará a determinar mejor si el software cumple con tus objetivos.

Un enfoque alternativo es simplemente proporcionar a los proveedores un objetivo y ver cómo responden.

Recuerda, has proporcionado al proveedor varios de los objetivos que esperas que el ERP te ayude a lograr:

¿El proveedor dedica tiempo a estudiar tu negocio, hacen preguntas de seguimiento sobre cómo usarás el ERP e incorpora voluntariamente tus objetivos en la demostración?

La demostración que recibas puede ser extremadamente reveladora en términos de qué tipo de socio será el proveedor a largo plazo.

5. Verifica las referencias

Aunque hay que reconocer que no es probable que llames u obtengas cooperación de un competidor directo, puede ser útil hablar con una referencia que tenga objetivos similares a los tuyos y pueda responder preguntas como:

• ¿Qué promesas se cumplieron?
• ¿Qué promesas se rompieron?
• ¿Qué te sorprendió del proveedor/producto?
• ¿Qué no hace el producto que te dijeron que haría?
• ¿Estás pagando por módulos/herramientas que no necesitas?
• ¿Qué plazos se cumplieron y cuáles no?
• ¿Hubo costes adicionales o sorpresa?
• ¿Qué errores cometiste o qué desearías haber sabido antes?

Potencialmente, es aún más importante pedirle a un proveedor algo que probablemente no esté inclinado a dar: una lista de empresas que recientemente seleccionaron un proveedor de ERP competidor. Puede que no sea una práctica estándar solicitar este tipo de información, pero la respuesta de un proveedor a tu consulta puede ser reveladora.

6. Obtén el precio real

Para seleccionar la solución adecuada para tu negocio, comprende exactamente cuánto costará el proyecto en cada etapa:

• Coste inicial
• Mantenimiento
• Soporte
• Costes recurrentes

Tener una conversación exhaustiva sobre el precio puede prevenir sorpresas y decepciones futuras. También puede ayudarte a dar forma a un contrato con el que ambas partes puedan estar contentas.

La personalización es crucial para exprimir cada gota de valor del software ERP. Sin embargo, demasiada personalización puede resultar en importantes sobrecostes y retrasos en la implementación. La personalización excesiva también puede resultar en mayores costes de actualización. 

A menos que una personalización específica proporcione una ventaja competitiva o un beneficio medible, plantéate ahorrar el tiempo y dinero extra que la codificación personalizada a menudo requiere.

7. Determina la viabilidad del proveedor

A medida que el espacio de software empresarial se consolida, es posible que las empresas no deseen implementar todos los productos que adquieren a perpetuidad. 

Los adquirentes pueden optar por retirar un producto específico o notificar a los clientes que ya no incluirán un producto después de cierta fecha. Este es un riesgo para cualquiera que esté pensando en usar un software ERP.

Entonces, es importante entonces de comprender la visión estratégica de un proveedor:

• ¿Se creó el producto para ser atractivo para un posible adquirente?
• ¿Quién controla la empresa? ¿Están buscando venderla?
• ¿Los fundadores tienen un historial de venta de empresas de software?
• Si es así, ¿cuál es el horizonte temporal y a quién están tratando de vender?
• ¿El proveedor de ERP tiene inversores?
• Si es así, ¿qué tipo de historial tienen?
• ¿El producto se dirige a un nicho específico o resuelve un problema único que los proveedores más grandes no han abordado o resuelto?

Para los proveedores de ERP que no parecen ser objetivos de adquisición, es importante ver sus balances para que puedas evaluar su solidez financiera y si es probable que estén presentes a largo plazo.

Mejores soluciones de software ERP

Con más de 250 proveedores de ERP en el mercado, puede ser difícil saber cuál es el más adecuado para tu organización. Para darte una ventaja, aquí tienes reducido ese número a una lista de los cuatro mejores sistemas de planificación de recursos empresariales.

Shopify

Con el Programa Global de ERP de Shopify, los socios seleccionados de planificación de recursos empresariales pueden integrarse directamente con una aplicación de la Tienda de Aplicaciones de Shopify. Shopify se asoció con Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica y Brightpearl para facilitar la integración de ERP.

Puedes acceder a datos precisos y actualizados de inventario, productos, pedidos y clientes utilizando las aplicaciones del Programa Global de ERP. Tus datos de propiedad fluyen de manera fluida y segura entre el administrador de Shopify y el ERP sin necesidad de conectarse con terceros.

Con menos requisitos para ejecutar operaciones comerciales, puedes implementar automatizaciones que hacen que las operaciones sean más eficientes.

Brightpearl

Brightpearl es un software líder de gestión empresarial para minoristas en línea. Brightpearl tiene una integración nativa de Shopify construida y mantenida internamente.

Permite a los comerciantes de Shopify gestionar mejor las operaciones posteriores a la compra, desde actualizaciones de inventario en tiempo real hasta procesos automatizados de gestión de pedidos, gestión de almacenes en múltiples ubicaciones, CRM, informes financieros integrados y más.

NetSuite

Oracle NetSuite está clasificado como la solución ERP en la nube número uno del mundo. Ofrece un conjunto de aplicaciones ERP basadas en la nube, desde finanzas hasta recursos humanos, gestión de inventario y funcionalidad de comercio electrónico omnicanal, y es utilizado por más de 24.000 empresas en todo el mundo.

NetSuite es una plataforma sólida y probablemente puede proporcionarte todo lo que necesitas. Es totalmente personalizable y tiene una API abierta para que puedas conectarte fácilmente con aplicaciones de terceros. NetSuite siempre actualiza la última versión de sus aplicaciones sin coste adicional.

Acumatica

Acumatica es un SaaS diseñado para ayudar a las organizaciones a escalar su planificación financiera y de recursos empresariales. Ofrece implementación local o en la nube con una aplicación basada en navegador que facilita su uso en dispositivos móviles.

La estructura de precios de Acumatica se basa en recursos en lugar de números por puesto, lo que es diferente de los proveedores de ERP tradicionales. Todas las aplicaciones están integradas en tu sistema y se pueden agregar más en cualquier momento. Solo compras lo que necesitas.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución de gestión empresarial todo en uno para organizaciones pequeñas y medianas. Es ideal para marcas que abarcan múltiples industrias y unidades de negocio, y ofrece funcionalidades para finanzas, operaciones, ventas y servicio al cliente.

Riesgos del ERP

Si ya sabes qué es un ERP y llevas un tiempo investigándolos, probablemente te hayas encontrado con muchas historias de fracasos de ERP (artículo en inglés), como empresas como Dow Chemical, que gastaron 1.000 millones de dólares en un sistema ERP que tardó ocho años en construirse. Más recientemente, la empresa de gestión de flotas Leaseplan canceló casi 100 millones de dólares en costes de proyectos asociados a implementaciones de ERP fallidas.

Las consideraciones que pueden afectar el coste, el tiempo de integración y la funcionalidad son:

• Si integras software existente con un nuevo software ERP.
• Si empiezas desde cero y estás valorando si usar un ERP en la nube o un ERP interno.
• Si integras un ERP heredado interno existente con un nuevo ERP en la nube.

Los recursos de TI necesarios para los escenarios descritos variarán y, por lo tanto, también afectarán el coste y la duración de la implementación. El proveedor que selecciones puede implementar el software él mismo, asociarse con un consultor externo o dejarlo todo en tus manos.

Los desafíos adicionales del ERP pueden ser:

• Exceder el presupuesto. La mayoría de las implementaciones de ERP cuestan de tres a cuatro veces lo que se presupuestó inicialmente.
• Riesgos de seguridad y migración de datos. Tu información empresarial más vital está en tu sistema ERP. Debe estar protegida. En un momento en que los piratas informáticos están apuntando al software ERP, cuanto más complejo sea tu sistema, mayor será la posibilidad de ser hackeado.
• Capacitación de empleados. Para aprovechar al máximo el ERP, los empleados deben usarlo, lo que podría requerir una capacitación que reduzca la productividad y aumente los costes.
• Dependencia de un solo proveedor. El proveedor que selecciones será responsable de las actualizaciones y personalizaciones y debe permanecer en el negocio durante años para que obtengas el beneficio completo de un sistema ERP.

Para partir de dentro del presupuesto y el cronograma, necesitarás:

• Identificar exactamente cuáles son tus objetivos al implementar un ERP.
• Evaluar la TI y la infraestructura necesarias para integrar y mantener el sistema
• Trazar exactamente cómo monitorizarás y medirás el éxito.

Comprender estos elementos con mucha anticipación no solo te ayudará a seleccionar el proveedor adecuado, sino también a contener los costes y mejorar las probabilidades de que la implementación no se prolongue durante años.

Construye tu sistema ERP hoy

Está claro que los sistemas ERP modernos pueden beneficiar a tu organización. Por eso, el 72% de las empresas ya tienen una plataforma de comercio SaaS completamente integrada dentro de sus operaciones comerciales. 

Con la solución adecuada, mejorarás el rendimiento empresarial, automatizarás tareas repetitivas, servirás mejor a tus clientes y posicionarás a tu empresa para el crecimiento. Eso seguramente tendrá un impacto en tus ingresos netos.

Tanto si implementas un ERP por primera vez como si buscas actualizar tu sistema, la información que descrita en este artículo te ayudará a encontrar el mejor software para satisfacer las necesidades de tu negocio.