En tant que chef d'entreprise, vous faites face à de nombreux défis, mais créer un budget prévisionnel pour petites entreprises peut sembler le plus intimidant. Déterminer ce que vous devez inclure et estimer correctement vos données financières est déjà un exercice complexe, sans parler de l'organisation de toutes ces informations dans un budget cohérent.
Mais élaborer un budget prévisionnel ne devrait pas vous effrayer. Au contraire, cela devrait vous donner du pouvoir.
Disposer d'un budget prévisionnel est essentiel pour bâtir une petite entreprise prospère et pérenne, et ce n'est pas aussi complexe que vous pourriez le penser. Suivez le guide : nous vous expliquons pourquoi élaborer un budget prévisionnel pour petites entreprises et comment le gérer efficacement pour toujours savoir où va votre argent.
Pourquoi un budget prévisionnel pour petites entreprises est crucial
Avant de commencer, vous vous demandez peut-être pourquoi l'établissement d'un budget est si essentiel, surtout lorsque votre entreprise est petite ou qu'elle démarre juste.
Un budget d'entreprise est quelque chose que vous mettez à jour régulièrement, vous donnant la meilleure vue d'ensemble de ce à quoi devraient ressembler les finances futures de votre marque. Vous y intégrez vos dépenses quotidiennes, vos revenus futurs et vos investissements à venir, et cela vous aidera à mieux vous préparer à atteindre vos objectifs à long terme.
Voici quelques exemples de ce qu'un budget d'entreprise peut vous aider à accomplir :
- Repérer les opportunités d'augmenter vos revenus
- Identifier les domaines où réduire les dépenses
- Prévoir les mois difficiles pour éviter l'endettement
- Réinvestir les fonds non utilisés
- Rendre votre entreprise rentable
- Maintenir vos finances en ordre pour d'éventuels prêts ou investisseurs
En résumé, avoir un budget pour une entreprise vous aide à prendre des décisions financières mieux éclairées. Cela signifie que vous maîtrisez les domaines où vous dépensez et met en évidence les opportunités de croissance.
Seulement 54 % des petites entreprises disposent d'un budget officiel (en anglais). Cela signifie que près de la moitié de toutes les petites entreprises se privent d'un outil qui permet d'évaluer leurs performances et de planifier correctement leur avenir.
Maintenant que vous savez pourquoi un budget est important, suivez les étapes ci-dessous pour produire un budget qui vous aidera à rester maître de vos finances et à maintenir votre entreprise solide et stable.
1. Recensez toutes vos sources de revenus
La première étape pour créer un budget prévisionnel pour petites entreprises consiste à identifier toutes vos sources de revenus. Cela vous permet de visualiser l'argent qui rentre chaque mois.
Si vous gérez une boutique en ligne et qu'il s'agit de votre unique source de revenus, vous n'avez besoin que de ces chiffres de vente. Cependant, selon votre business model, vous devrez peut-être prendre en compte d'autres éléments comme :
- Les ventes sur des salons professionnels
- Les ventes en boutique physique
- Les honoraires de consulting
- Les missions en freelance
Une fois toutes vos sources de revenus identifiées, calculez votre chiffre d'affaires mensuel. Gardez en tête qu'il s'agit bien de calculer votre CA, vous n'avez pas besoin de calculer votre bénéfice à ce stade.
Idéalement, additionnez vos revenus sur les 12 derniers mois ou aussi loin que possible dans le passé. Si votre entreprise est récente, vous pouvez toujours faire des estimations éclairées. Plus votre activité est ancienne, plus vous avez de recul, et plus il vous sera facile d'identifier des tendances et des schémas récurrents. Par exemple, repérer des variations saisonnières qui entraînent des mois plus calmes. Anticiper ces périodes vous permettra de mieux vous y préparer.
2. Identifiez vos charges fixes
Maintenant que vous avez calculé vos revenus, vous disposez d'une vue d'ensemble. Il est temps d'intégrer vos charges fixes.
Vos charges fixes correspondent aux dépenses récurrentes de votre entreprise. Elles peuvent être hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, d'où l'importance de toutes les identifier avec soin, c'est pour cette raison qu'analyser une année complète s'avère utile. Si vous disposez d'un compte professionnel dédié à la gestion de votre trésorerie, vous bénéficiez d'une bonne séparation entre vos comptes personnel et professionnel. Il vous suffira de parcourir l'historique de vos transactions pour repérer tous les paiements réguliers.
Voici quelques exemples de charges fixes :
- Loyer
- Internet et téléphone
- Fournitures
- Assurance
- Salaires
- Hébergement web
Si votre entreprise est nouvelle, vous devrez utiliser des coûts prévisionnels : votre loyer mensuel à venir, vos factures d'électricité estimées, etc.
Une fois toutes vos charges fixes identifiées, additionnez-les pour obtenir le total de vos charges fixes mensuelles.
3. Intégrez les coûts variables
Après avoir totalisé vos charges fixes, penchez-vous sur vos dépenses variables. Comme leur nom l'indique, il s'agit de coûts récurrents, mais dont le montant n'est pas fixe et peut fluctuer d'un mois à l'autre selon divers facteurs.
Les coûts variables peuvent inclure :
- Matières premières
- Frais d'expédition et de livraison
- Services publics (eau, électricité, gaz)
- Frais de déplacement
- Freelances
- Coûts marketing
- Formations et développement professionnel
En analysant vos coûts variables, vous commencerez à identifier les dépenses que vous pourriez facilement réduire pendant les mois plus calmes, lorsqu'il est judicieux de diminuer vos investissements. À l'inverse, vous déterminerez aussi le moment idéal pour augmenter vos dépenses variables et investir dans votre activité. Les formations et les coûts marketing sont de bons exemples de ce type de dépenses.
4. Anticipez les dépenses ponctuelles et investissements à venir
La catégorie suivante du budget prévisionnel d'entreprise concerne les dépenses qui surviennent de manière ponctuelle, mais qui doivent tout de même être provisionnées.
Cette catégorie peut inclure du matériel informatique comme des ordinateurs portables ou des imprimantes d'étiquettes, des achats que vous ne ferez pas tous les six mois, mais qui reviendront probablement tous les deux ou trois ans. Et quand on considère que ces dépenses ponctuelles concernent souvent des éléments essentiels au fonctionnement de votre entreprise, on comprend vite pourquoi il est crucial de les budgétiser.
5. Constituez un fonds de prévoyance
Cette étape va de pair avec la précédente : prévoir un budget pour les coûts imprévus ne doit pas être négligé.
Gérer une entreprise est complexe et comporte de nombreux aspects à considérer. Il est tout à fait normal, et probable, qu'une dépense inattendue survienne. Peut-être qu'une machine importante tombe en panne pendant votre période la plus chargée, ou qu'un accident immobilise votre véhicule de livraison.
Ces événements imprévisibles sont déjà suffisamment stressants en eux-mêmes, mais disposer d'un budget dédié et d'argent mis de côté pour y faire face contribuera grandement à apaiser cette pression.
6. Faites les calculs et déterminez votre marge bénéficiaire
Une fois que vous avez noté tous vos revenus et vos différentes dépenses, vous devez maintenant tout rassembler et créer votre compte de résultat.
Commencez par additionner toutes vos sources de revenus, puis totalisez vos différentes dépenses. Vous devriez obtenir deux chiffres. Ensuite, soustrayez le total de vos dépenses du total de vos revenus : vous obtiendrez soit un chiffre positif, ce qui signifie que votre entreprise a dégagé un bénéfice, soit un chiffre négatif, ce qui correspond à une perte.
Voici un exemple de budget prévisionnel pour petite entreprise :
Dépenses :
Charges fixes
- Internet : 65 €
- Abonnement Shopify : 39 €
- Assurance : 50 €
- Frais bancaires : 20 €
- Comptable et conseiller fiscal : 100 €
Total des charges fixes : 274 €
Dépenses variables
- Salaires freelances : 500 €
- Déplacements : 100 €
- Inscription salon professionnel : 300 €
- Marketing : 500 €
- Matières premières : 750 €
- Expédition : 300 €
- Fournitures d'impression : 120 €
Total des dépenses variables : 2 570 €
Dépenses ponctuelles
- Nouvelle imprimante d'étiquettes : 150 €
- Nouveau fauteuil de bureau : 200 €
- Échantillons gratuits pour le salon : 120 €
Total des dépenses ponctuelles : 470 €
Total des dépenses : 3 314 €
Revenu total (4 500 €) – Dépenses totales (3 314 €) = Revenu net total (1 186 €)
Si vous constatez une perte, ne vous découragez pas. Toutes les petites entreprises ne sont pas rentables chaque mois. En créant votre budget prévisionnel, vous vous êtes mis en position d'analyser vos finances plus efficacement. Vous pouvez désormais repérer les domaines où réduire vos coûts et identifier les activités qui génèrent le plus de revenus pour y investir davantage de ressources.
Pour les entreprises qui dégagent un bénéfice important, étudiez votre budget prévisionnel pour trouver des zones où investir afin d'optimiser et de développer votre activité. Il peut s'agir de formations, de nouveaux logiciels, ou encore de marketing ou de R&D pour de nouveaux produits.
7. Établissez votre budget pour les mois à venir
Avec tout ce travail accompli, vous disposez maintenant d'un document qui reflète fidèlement les finances de votre entreprise. Bien que cela soit extrêmement utile et puisse éclairer vos décisions financières, un bon budget prévisionnel se tourne vers l'avenir et doit vous aider à planifier vos futurs investissements, ou à les éviter.
Même s'il est impossible de connaître avec précision quels seront vos revenus et dépenses futurs, vous pourrez faire des estimations relativement précises si vous avez suivi les années et mois précédents. Si votre entreprise est récente, commencez par faire des estimations prudentes et éclairées. Vous pourrez réviser et affiner votre budget au fil du temps pour le rendre plus exact.
Prenez le temps de créer votre document budgétaire tourné vers l'avenir en vous appuyant sur le compte de résultat historique que vous avez élaboré avec les étapes ci-dessus, incluant tous vos revenus et dépenses.
Réfléchissez à la date du dernier achat d'équipements ou de matériel clés et prévoyez un budget pour en acheter de nouveaux ou pour les faire réviser par des professionnels.
Analysez les tendances et schémas que vous avez observés l'année dernière et planifiez votre budget en conséquence. Par exemple, si vous vendez des cartables pour enfants, vous constaterez peut-être que la rentrée scolaire est l'une de vos périodes les plus chargées. Vous pouvez utiliser cette information pour décider si vous souhaitez embaucher du personnel supplémentaire pendant cette période, augmenter votre budget marketing ou prolonger vos horaires d'ouverture.
Ne vous arrêtez pas là : maintenez votre budget à jour
Si vous avez accompli toutes ces étapes, vous devriez maintenant disposer d'un budget prévisionnel complet et tourné vers l'avenir, construit à partir de vos données financières historiques.
Mais ne vous arrêtez pas là !
Un budget prévisionnel pour petites entreprises n'est pas quelque chose qu'on établit une fois pour toutes. Il doit être maintenu à jour et aussi précis que possible pour être réellement utile. En tant que chef d'entreprise, vous avez probablement un million d'autres choses qui réclament aussi votre attention, alors trouvez un système budgétaire qui fonctionne pour vous.
Si vous êtes un entrepreneur débutant ou que vous avez du temps mais pas d'argent à investir dans votre budget, consacrez un créneau dédié chaque semaine pour le tenir à jour. Créez des dossiers et des processus pour tout ce qui concerne votre budget, afin de ne pas perdre de temps à chercher des reçus égarés ou des données de vente.
Si vous souhaitez investir un peu d'argent, optez pour un logiciel de comptabilité pour petites entreprises. Il s'intégrera à votre boutique en ligne et pourra être configuré pour suivre automatiquement vos entrées et sorties d'argent.
Enfin, pour de nombreux entrepreneurs, faire appel à un expert-comptable peut valoir l'investissement : il pourra gérer votre budget et vous informer, par exemple, si vos dépenses sont sur la bonne voie et ce que vous devez mettre de côté pour vos charges fiscales.
Passez à l'action : créez votre budget prévisionnel
Construire un budget prévisionnel pour petites entreprises peut sembler intimidant, mais comme vous venez de le découvrir, ce n'est pas aussi compliqué qu'il n'y paraît.
Investir un peu de temps produira un document qui révèle vos schémas de revenus et de dépenses. Et en utilisant ce que vous découvrez, vous serez mieux positionné pour maintenir vos dettes au minimum, maximiser vos bénéfices et protéger votre petite entreprise contre les défis qui pourraient survenir.
FAQ sur le budget prévisionnel pour petites entreprises
Qu'est-ce que la règle budgétaire 50/20/30 ?
La règle budgétaire 50/20/30 est une méthode populaire de gestion de budget. Elle suggère que 50 % de vos revenus soient consacrés aux dépenses essentielles comme le logement, les courses et les services publics, 20 % soient épargnés pour des objectifs financiers, et 30 % soient utilisés pour les dépenses de style de vie comme les sorties au restaurant et les loisirs.
Quels sont les 5 éléments de base d'un budget ?
- Revenus : Toutes les sources de revenus, comme les salaires, les investissements et les aides publiques.
- Dépenses : Tous les coûts liés à l'activité, comme le loyer, le transport, l'alimentation, les loisirs et les frais médicaux.
- Épargne : L'argent mis de côté pour des objectifs à long terme, comme la retraite ou la formation.
- Dettes : Les emprunts et autres dettes qui doivent être remboursés.
- Fonds d'urgence : Les fonds réservés pour les dépenses imprévues, comme des factures médicales ou des réparations de véhicule.
Quels sont les 4 types de budgétisation ?
- Budgétisation incrémentale : La budgétisation incrémentale est un processus basé sur le budget de l'année précédente. Elle utilise le budget de l'année passée comme point de départ, puis l'ajuste en fonction de l'inflation, des changements de ventes, du coût des matériaux, etc.
- Budgétisation base zéro : La budgétisation base zéro est un processus qui repart de zéro chaque année. Cela signifie que toutes les dépenses doivent être justifiées et allouées à chaque département ou projet.
- Budgétisation par activités : La budgétisation par activités est un processus qui alloue les fonds en fonction des activités réalisées. Elle repose sur le principe que les activités sont les principaux moteurs des coûts dans une organisation.
- Budget glissant : Un budget glissant est un type de budget mis à jour et révisé régulièrement. Ce type de budget est utile pour les entreprises qui doivent constamment s'adapter aux conditions changeantes et pour celles en croissance rapide.
Que doit inclure un budget d'entreprise ?
Un budget d'entreprise doit inclure toutes les charges d'exploitation, comme les salaires, le loyer, les services publics et l'assurance. Il doit également comprendre les dépenses d'investissement, comme les achats de nouveaux équipements ou technologies, ainsi que tous les revenus attendus, tels que les ventes ou les investissements. D'autres éléments importants à inclure dans un budget prévisionnel pour petites entreprises sont les coûts de marketing et de publicité, les taxes et tous les autres frais associés.
