Comment choisir sa caisse enregistreuse pour petit commerce

Les caisses enregistreuses ont été inventées à la fin du XIXe siècle. Le premier brevet fut déposé en 1878 par James Ritty, propriétaire d'un saloon de Dayton, dans l'Ohio. Le premier modèle commercial s'appelait « Ritty's Incorruptible Cashier » et fonctionnait avec une manivelle qui actionnait des engrenages pour enregistrer la vente. L'objectif principal de ces premières caisses était de contrôler les vols commis par les employés : d'où la sonnette qui avertissait le propriétaire de l'ouverture du tiroir-caisse.

Aujourd'hui, les caisses enregistreuses ont considérablement évolué. Elles scannent les codes-barres, suivent vos ventes et promotions, gèrent vos programmes de fidélité et acceptent tous les modes de paiement : espèces, carte bancaire, carte de débit, et même paiements mobiles via smartphone ou montre connectée.

Face à cette multitude d'options, comment choisir la meilleure caisse enregistreuse pour votre petit commerce ? Découvrez ce que peuvent faire les caisses modernes et nos conseils pour faire le bon choix.

Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse est une machine mécanique ou électronique qui, au minimum, enregistre et traite les transactions de vente et produit une preuve de transaction (c'est-à-dire des reçus). De nombreuses caisses enregistreuses pour petites entreprises incluent également un tiroir-caisse verrouillable pour stocker les billets et les pièces.

Les caisses les plus performantes vont encore plus loin : suivi du CA quotidien, équilibrage automatique de caisse, export de vos données commerciales, synchronisation avec votre gestion de stock et même calcul des pourboires. Les caisses enregistreuses modernes sont souvent appelées systèmes de point de vente (PDV).

Fonctionnalités essentielles d'une caisse enregistreuse pour un petit commerce

Parmi la pléthore de fonctionnalités que peuvent offrir les systèmes PDV modernes, voici les plus importantes à considérer lors de la recherche d'une caisse enregistreuse pour petite commerce :

• Enregistrement des ventes. La caisse enregistreuse doit pouvoir calculer le prix total de chaque article vendu, et fournir le montant total dû pour finaliser la transaction.
• Traitement des paiements. Votre caisse doit pouvoir traiter différents types de paiement : espèces, cartes de débit et de crédit, paiements sans contact et cartes-cadeaux. Elle doit calculer la monnaie due si un client paie en espèces.
• Impression de ticket de caisse. Votre caisse doit disposer d'une imprimante pour fournir un ticket de caisse aux clients sur demande, comme l'exigent les lois locales. La plupart des systèmes PDV permettent aussi d'envoyer les tickets par e-mail.
• Stockage d'espèces. Votre système PDV de caisse doit pouvoir se connecter à un tiroir-caisse sécurisé pour organiser et stocker les billets et pièces nécessaires au traitement des transactions en espèces.
• Rapports. Le système PDV de caisse doit pouvoir générer des rapports, incluant les données de vente et les flux de trésorerie quotidiens. Les systèmes PDV avancés peuvent fournir des rapports plus détaillés pour aider à surveiller les performances de l'entreprise.

Quels sont les types de caisses enregistreuses pour petits commerces ?

En tant que client, vous avez probablement expérimenté diverses méthodes de paiement : machines encombrantes, tablettes élégantes ou petites fentes pour cartes sur téléphones. Voici les trois principaux types de caisses enregistreuses pour petit commerce sur le marché :

1. Caisse enregistreuse électronique (CRE)
2. Système de point de vente (PDV)
3. Système PDV mobile

1. Caisse enregistreuse électronique (CRE)

Une caisse enregistreuse électronique (CRE), la plus proche d'une caisse traditionnelle mécanique, est un appareil de comptoir simple que vous utilisez pour collecter les paiements en espèces et par carte de crédit, imprimer les tickets de caisse et enregistrer les ventes quotidiennes. Les modèles CRE plus avancés peuvent prendre en charge un lecteur de codes-barres pour saisir automatiquement les informations de prix.

2. Système de point de vente (PDV)

Un système de point de vente (PDV) est un système numérique qui vous aide à accepter et suivre les paiements en espèces, par carte ou mobiles. Une caisse PDV peut aider à suivre l'inventaire et collecter les informations clients. Elle peut également effectuer des fonctions fiscales et commerciales comme transférer de l'argent vers votre banque, suivre les flux de trésorerie, générer des rapports de vente, visualiser les données clients et gérer les employés.

Un système PDV peut être entièrement numérique. Les systèmes modernes comme Shopify PDV conservent vos données commerciales en sécurité dans le cloud, vous permettant de vous connecter et d'y accéder depuis n'importe quel appareil.

Ce qui rend les caisses POS si intéressantes, c'est leur flexibilité : vous pouvez les personnaliser en fonction des besoins précis de votre activité. Par exemple, si vous gérez un magasin physique et un site e-commerce, vous pouvez configurer le retrait en magasin pour permettre aux acheteurs de commander un produit en ligne, puis le récupérer dans votre magasin pour économiser sur les frais d'expédition.

3. Système PDV mobile

Un système PDV mobile (ou mPOS) fonctionne comme une caisse PDV classique, mais permet d'encaisser vos clients et de les servir partout, où qu'ils se trouvent. Certaines options, comme Tap to Pay sur iPhone pour Shopify PDV, éliminent complètement le besoin de matériel. Vous pouvez accepter tous les paiements par carte sans contact simplement avec votre iPhone.

Avec l'essor du paiement sans contact, de plus en plus de clients règlent simplement en approchant leur carte bancaire ou leur smartphone. Si vous voulez accepter les espèces, vous aurez besoin d'une caisse enregistreuse ou d'un tiroir-caisse pour pouvoir rendre la monnaie.

Les systèmes PDV mobiles conviennent mieux aux propriétaires de petites entreprises qui n'ont pas d'emplacement fixe, comme un créateur de bijoux dans une foire artisanale locale.

8 éléments à considérer lors du choix d'une caisse enregistreuse pour petit commerce

Voici les critères à prendre en compte pour choisir la caisse adaptée à votre activité :

1. Taille de l'entreprise
2. Type d'entreprise
3. Format
4. Fonctionnalité
5. Sécurité
6. Intégrations et compatibilité
7. Coût
8. Facilité d'utilisation

1. Taille de l'entreprise

La taille de votre entreprise et ses flux de trésorerie sont les principaux facteurs déterminants du type de caisse enregistreuse dont vous avez besoin. Si vous gérez une petite entreprise de céramique avec une douzaine de produits, une caisse PDV avec des fonctions de base pour vous aider à accepter les paiements en personne, gérer les commandes et créer des profils clients suffit. Si vous avez une boutique physique et devez gérer du personnel et des stocks, optez pour un système de caisse PDV avec des fonctionnalités complètes.

Considérez non seulement la taille actuelle de votre entreprise mais aussi son potentiel de croissance. Choisissez une caisse PDV qui répond à vos besoins actuels et à mesure que votre entreprise grandit et que ses besoins évoluent.

2. Type d'entreprise

Vos exigences de traitement des paiements dépendent de la nature spécifique de votre business. Votre activité repose sur la vente de produits avec gestion de stock ? Ou vous proposez plutôt des services à facturer ? Peut-être un mix des deux ? Votre choix de caisse en dépend.

The more complex your operation, the more complex the cash register it necessitates. Dans la plupart des cas, un système PDV aura différents plans incluant différentes fonctionnalités. Optez pour une caisse adaptée à votre secteur d'activité et à vos besoins spécifiques.

3. Format

Évaluez votre besoin de mobilité. Votre entreprise a-t-elle un seul point de vente vous permettant d'avoir une caisse de comptoir ? Ou devez-vous pouvoir accepter les paiements en déplacement ? La plupart des systèmes PDV ont des supports pour une configuration de caisse de comptoir. D'autres équipements comme Shopify PDV Go sont portables et incluent un lecteur de carte intégré et un scanner de codes-barres pour vous donner la flexibilité de servir et effectuer des transactions où que soient vos clients.

4. Fonctionnalité

Considérez toutes les fonctionnalités que vous pourriez utiliser en plus d'accepter les paiements. Un système PDV entièrement fonctionnel vous permet de gérer les informations clients, les programmes de fidélité, l'inventaire et les ventes. Optez pour un système PDV si ces fonctionnalités vous semblent utiles.

5. Sécurité

Une caisse enregistreuse gère l'argent de votre commerce, un élément crucial à sécuriser. Shopify PDV vous donne le contrôle : choisissez quels membres de votre équipe peuvent ouvrir la caisse, gérer les paiements en espèces et équilibrer le tiroir-caisse en fin de journée.

6. Intégrations et compatibilité

Les systèmes PDV intelligents deviennent encore plus performants s'ils sont intégrés avec d'autres logiciels comme votre plateforme e-commerce, logiciel de comptabilité, ou banque ou processeur de paiement.

En termes de compatibilité matérielle, certaines caisses enregistreuses sont livrées avec des appareils utiles comme un scanner de codes-barres, lecteur de carte, imprimante de reçus et écran orienté client. Certaines caisses sont compatibles avec tous ces éléments, d'autres ne peuvent pas les utiliser du tout, donc déterminez quel matériel PDV vous aurez besoin pour vous assurer de choisir le bon système.

7. Coût

Les caisses enregistreuses et systèmes PDV combinent matériel et logiciel, et le coût d'achat des deux varie. La plupart des fournisseurs PDV vous permettent de payer mensuellement ou annuellement pour un abonnement. Cela dit, la dépense totale variera selon le nombre de magasins que vous avez, les fonctionnalités dont vous avez besoin et le matériel que vous achetez.

8. Facilité d'utilisation

Même si les caisses modernes sont conçues pour être intuitives, les systèmes les plus avancés peuvent demander un temps d'apprentissage, de prise en main et de maintenance non négligeable.Considérez aussi le niveau de compétence technologique de votre personnel.

Meilleures caisses enregistreuses pour petits commerces

Voici les meilleures options de caisses enregistreuses pour un petit commerce :

• Shopify. Shopify PDV est la meilleure solution pour les entreprises qui ont à la fois un magasin physique et e-commerce. Il est flexible, facile à configurer et vous aide à gérer tous les aspects de votre entreprise en un seul endroit, inventaire, clients, ventes, produits et plus. Il est inclus dans votre plan Shopify, vous pouvez donc vendre en ligne et en personne, et payer seulement 39 € par mois.
• Royal POS 1500. Le Royal POS 1500 est une caisse enregistreuse qui coûte entre 700 € et 900 € et peut traiter les paiements en espèces et numériques. Il Elle peut également prendre en charge les lecteurs de codes-barres, les paiements sans contact et les imprimantes de tickets.
• Square. Square Register est surtout connu pour son système PDV mobile pour petites entreprises et son lecteur de carte Bluetooth qui se connecte à un smartphone ou une tablette.
• Vend. Vend PDV est une autre option qui offre des systèmes PDV sur tablette pour les commerces physiques. Son modèle d'abonnement mensuel commence à 69 € par mois.
• Clover. Clover est un autre fournisseur PDV pour les entreprises de retail. Attendez-vous à payer des frais de traitement des paiements à partir de 2,6 % + 0,10 € par transaction, en plus du matériel compatible.