Comment changer de système de point de vente ? Signes et conseils (2026)

Un système de point de vente (PDV) constitue l'élément central de votre infrastructure technologique commerciale. Il doit vous permettre de prendre des décisions en toute confiance et simplifier les opérations quotidiennes pour vous et vos équipes.

Votre fournisseur de PDV actuel vous freine-t-il ? Que vous fassiez face à des pannes système, à l'absence de fonctionnalités essentielles ou à des problèmes de sécurité, vous n'êtes pas seul. Pourtant, de nombreux commerçants hésitent à changer, surtout après avoir investi du temps et des ressources considérables dans leur système existant.

Découvrez quel est le moment opportun pour effectuer ce changement et les étapes à suivre pour trouver un meilleur système de point de vente. Avec la bonne approche, vous pouvez changer de système de point de vente en douceur et choisir un système qui soutient véritablement la croissance de votre entreprise.

Quels sont les signes qu'il est temps de changer de système de point de vente ?

Utilisation complexe

Si l'encaissement d'un client et le traitement d'une vente prennent plus de temps que souhaité, il est peut-être temps de chercher un nouveau système de point de vente. Des caisses lentes créent des files d’attente et entraînent des ventes abandonnées couplées d’une expérience d'achat décevante.

Les systèmes de point de vente modernes comme Shopify unifient vos opérations de front office et de back-office en une seule plateforme, ne nécessitant qu'une formation unique pour votre personnel.

Sophie Rankine, cofondatrice d'Elph ceramics, explique qu'avec son système convivial, « former le nouveau personnel à l'utilisation de Shopify PDV est vraiment facile. Cela rend l'intégration du nouveau personnel moins stressante, car il est plus simple de rechercher des produits et des prix, de vérifier les retraits en magasin et de traiter les ventes. »

L'impact d'un système plus efficace est mesurable : certains commerçants rapportent économiser 10 à 20 secondes par transaction grâce à des flux de travail rationalisés. De plus, avec la conception intuitive de Shopify PDV, les entreprises bénéficient de coûts de formation et d'intégration inférieurs de 21 % par rapport à d'autres systèmes, facilitant et rendant plus rentable la formation du nouveau personnel.

Capacités d'intégration limitées

Lorsque les plateformes d’e-commerce et les systèmes de point de vente ne fonctionnent pas bien ensemble, cela crée une expérience client décevante et génère un travail administratif supplémentaire pour les commerçants.

Il devient également difficile de maintenir l'inventaire synchronisé, de comprendre les préférences de vos clients et d'offrir des options flexibles d'exécution des commandes comme le retrait en magasin. Par conséquent, vous pourriez manquer des opportunités d'unifier vos canaux de vente et de permettre aux clients d'acheter selon leur convenance.

Après avoir intégré ses plateformes de point de vente et d’e-commerce, l'entreprise de vélos tokyobike a pu fusionner ses expériences d'achat en magasin et en ligne.

« Parfois, nous avons des clients intéressés par des articles que nous avons uniquement en magasin », explique Juliana Di Simone, partenaire de tokyobike en Amérique. « Donc, si vous avez besoin d'un nouveau jeu de roues que nous n'avons pas sur notre site web, nous pouvons facilement envoyer par e-mail un panier préchargé à un client avec des articles disponibles uniquement en magasin, et il peut finaliser cet achat comme s'il s'agissait d'une vente en ligne. »

Coût excessif

Certains systèmes de point de vente rendent leurs frais de traitement des paiements opaques. Sans transparence, vous ne savez pas quelle part de vos profits est absorbée par les frais. Cette connaissance peut vous aider à trouver un processeur de paiement avec une tarification plus avantageuse.

De plus, si vous devez payer un supplément par appareil, les coûts augmentent chaque fois que vous voulez embaucher plus de personnel ou ouvrir un autre magasin.

Une alternative plus rentable consiste à payer un coût initial unique par magasins et à avoir des terminaux illimités pour équiper votre personnel d'autant de caisses PDV que nécessaire pour servir efficacement les clients.

💡 CONSEIL PRO : Payer par nombre de caisses est généralement plus cher que payer par magasins, même pour les commerçants avec plusieurs emplacements. Faites vos recherches approfondies sur les plans tarifaires des systèmes de point de vente pour vous assurer que votre nouveau fournisseur soutiendra la croissance de votre entreprise sans exploser votre budget.

Manque d'évolutivité

Les exigences PDV d'une boutique locale qui vend uniquement en personne diffèrent de celles d'un détaillant omnicanal avec 50 magasins à travers le monde. Si vous n'avez pas pensé à l'avenir lors du choix de votre fournisseur initial, ou si votre vision ne tenait pas compte de l'échelle, il est peut-être temps de changer de système de point de vente.

Réfléchissez également à l'évolutivité de votre système de point de vente au sein de votre magasin. Quand vous ne pouvez pas donner aux employés l'accès à certaines actions dans votre PDV, comme approuver les retours, cela peut ralentir les opérations et créer plus de travail pour les gestionnaires. À l'inverse, si votre système ne vous permet pas de restreindre quoi que ce soit, le personnel pourrait abuser du système en accordant des remises non autorisées, par exemple.

Absence de support omnicanal

Les systèmes de point de vente doivent soutenir les acheteurs qui découvrent, recherchent et achètent des produits en utilisant un mélange de canaux en ligne, sociaux et d'expériences en magasin. Cependant, tous les systèmes de point de vente ne sont pas conçus pour offrir une expérience d'achat omnicanale.

Certains systèmes PDV cloisonnent leurs données, rendant difficile l'obtention d'une vue complète de vos clients. Par exemple, vous pourriez ne pas voir que les clients ont gagné 500 points de fidélité lors d'achats en ligne, les empêchant d’utiliser ces points en magasin.

Offbeat Bikes est passé de Square Retail PDV à Shopify après que des systèmes en ligne et hors ligne déconnectés aient freiné l'entreprise (étude de cas en anglais). « Nous avions une expérience en ligne maladroite et la gestion d'inventaire était un cauchemar », explique la propriétaire Mandalyn Renicker. « Je vérifiais manuellement et mettais à jour les numéros d'inventaire tout le temps, ce qui était vraiment fastidieux et chronophage. Nous devions tout déplacer vers une plateforme intégrée, et Shopify semblait être la solution logique. »

Risque de sécurité

Votre système de point de vente contient une mine de données sur vos clients. Leurs noms complets et leurs adresses e-mail peuvent être stockés dans le système hérité, sans compter les numéros de cartes bancaires enregistrés lors de l'encaissement. Cela peut causer des problèmes si ces informations tombent entre de mauvaises mains.

Si votre fournisseur PDV n'est pas engagé envers la sécurité ou si vous avez découvert une faille potentielle dans sa gestion des données sensibles, il est peut-être temps de passer à Shopify. Shopify PDV chiffre les données sensibles pendant le traitement des paiements, tout en protégeant vos données d'accès non autorisés avec des profils de personnel protégés par PIN.

Options de paiement limitées

Bien que presque tous les systèmes de point de vente puissent accepter et traiter les paiements en espèces et par carte de crédit, tous n'acceptent pas la communication en champ proche (NFC), ou les paiements « sans contact » (Apple Pay, Google Pay, cartes de débit/crédit sans contact, etc.).

Avoir des paiements entièrement intégrés signifie que votre système de point de vente communique directement avec votre lecteur de carte. Au lieu de saisir manuellement les totaux de transaction et d'enregistrer les paiements dans votre PDV, c'est fait automatiquement pour vous.

Un autre avantage des paiements intégrés est que vous n'avez plus à jongler avec plusieurs contrats pour votre PDV et votre fournisseur de paiements. Tout est pris en charge au même endroit et vous pouvez suivre les versements pour les achats en ligne et en magasin depuis le même système que vous utilisez pour gérer votre entreprise.

Avec Shopify, par exemple, vous n'avez pas à saisir manuellement et rapprocher les achats en ligne et en magasin. Le traitement des paiements est intégré à votre système de point de vente, vous permettant d'accepter toutes les méthodes de paiement populaires et de suivre les paiements depuis votre administration Shopify.

Fixation au comptoir de caisse

Si votre système de point de vente est fixé au comptoir de caisse, vous ne pouvez pas servir les clients dans les rayons. Mais avec un système PDV mobile, tout smartphone ou tablette devient un point de caisse, facilitant la réduction des files d'attente et une expérience d'achat fluide.

Un système de point de vente portable facilite également la vente dans les boutiques éphémères, les salons et autres événements temporaires. Shopify Tap to Pay, par exemple, transforme votre smartphone en appareil PDV mobile, sans besoin d'investir dans du matériel supplémentaire.

Options de personnalisation limitées

Si vous ne pouvez pas personnaliser votre logiciel PDV selon vos besoins, effectuer des fonctions commerciales de base peut prendre trop de temps. Vous pourriez même renoncer à certains processus critiques parce qu'ils ralentissent trop les transactions.

Avec Shopify PDV, vous pouvez personnaliser les fonctionnalités et flux de travail vous-même, aucun codage ou consultant coûteux n’est nécessaire. Il existe des centaines d'applications qui s'intègrent parfaitement pour vous aider à construire la pile technologique dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise, et vous pouvez également créer de nouveaux services et enrichir votre expérience client facilement.

« Quand nous changions de systèmes de point de vente, nous avions besoin d'un système qui nous aide à suivre les changements rapides dans l'industrie du commerce de détail », explique Allen Springer, propriétaire de The Wine Connection. « Nous voulions que notre prochain point de vente soit flexible et nous permette d'ajouter de nouvelles fonctionnalités. Shopify et son App Store nous aident à faire cela. »

💡 CONSEIL PRO : Avec Shopify, il est facile de personnaliser votre système de point de vente et d'étendre ses capacités. Trouvez des applications dans l'App Store Shopify pour vous aider à réaliser des tâches allant du comptage du trafic piétonnier à la prise de rendez-vous et au-delà.

Données fragmentées

Souvent, les systèmes de point de vente ne fournissent les données que d’un seul magasin, vous forçant à passer par le processus chronophage d'exportation de données et de création de feuilles de calcul pour obtenir une vue unifiée des performances des magasins physiques et en ligne.

Si les rapports et les analyses de votre système de point de vente sont inexacts, incomplets ou difficiles d'accès, vous ne pouvez pas avoir une compréhension complète de la performance de votre entreprise. Si vous ne pouvez pas suivre les performances du magasin, vous pourriez ne pas être conscient des opportunités qui s’offrent à vous jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour en profiter. Et si votre système PDV ne vous aide pas à comprendre combien d'argent entre et quand, il pourrait rendre votre entreprise plus difficile à gérer.

Avec les données client unifiées dans Shopify PDV, vous pouvez construire des relations plus solides avec les clients et augmenter les achats répétés et les dépenses à vie. Avec les coûts d'acquisition client en hausse, ces données unifiées alimentent votre marketing de rétention et augmentent vos revenus sans exploser votre budget.

« Les profils client unifiés de Shopify ont considérablement aidé notre marketing par e-mail », explique Sophie d'elph ceramics. « Nous pouvons désormais envoyer des e-mails aux acheteurs et attirer leur attention sur des produits qui reflètent ce qu'ils aiment, en toute confiance. Nous savons que nous avons suffisamment d'inventaire pour soutenir la demande des produits que nous commercialisons, et que nous n'envoyons pas trois fois le même e-mail à quelqu’un à cause de profils client déconnectés. »

💡 CONSEIL PRO : Shopify PDV unifie vos données de magasin en ligne et physique dans un seul back-office, des données client à l'inventaire, aux ventes et plus. Consultez des rapports faciles à comprendre pour repérer les tendances plus rapidement, tirer profit des opportunités et accélérer la croissance de votre marque.

Matériel encombrant

De nombreux systèmes de point de vente hérités fonctionnent sur du matériel encombrant. Si vous avez un petit magasin ou gérez une boutique éphémère, votre point de vente pourrait occuper un espace précieux. Vous feriez mieux de trouver un logiciel PDV qui fonctionne sur du matériel portable élégant et qui ne prend pas beaucoup de place sur votre comptoir.

Shopify PDV, par exemple, peut fonctionner sur n'importe quelle tablette ou smartphone iOS ou Android. Cela vous permet de servir les clients où qu'ils soient dans le magasin, d'accepter les paiements et de prévenir la congestion en caisse.

Les éléments à prendre en compte avant de changer de système de point de vente

Obligations contractuelles

Êtes-vous actuellement sous contrat avec votre fournisseur PDV ? Ne laissez pas cela vous dissuader de chercher ailleurs. Si vous trouvez une meilleure solution pour votre entreprise, contactez leur équipe de vente ou de support pour voir s'ils sont prêts à racheter votre contrat.

Coûts (frais cachés compris)

Réfléchissez aux types de paiements que vous voulez accepter en magasin et en ligne. Prenez en compte les frais associés à ces transactions et comment un processeur de paiements en magasin fonctionnera avec votre plateforme d’e-commerce.

Devez-vous utiliser des processeurs de paiement séparés pour les paiements en magasin et en ligne ? Quels sont les frais associés à chaque type de paiement ? Avez-vous une visibilité sur les versements et combien vous dépensez en traitement des paiements ? Si un fournisseur PDV offre des paiements intégrés, étudiez les conditions et renseignez-vous sur les frais supplémentaires pour la location de matériel ou les frais annuels.

Limites de produits, limites de personnel, intégrations tierces, terminaux PDV supplémentaires, ce sont tous les éléments que les fournisseurs PDV utilisent pour cacher des frais supplémentaires. Assurez-vous de comprendre quelles fonctionnalités sont incluses d'origine et lesquelles peuvent augmenter les coûts PDV mensuels.

Avis clients

N'hésitez pas à demander aux autres propriétaires de magasins quel système de point de vente ils utilisent et s’ils en sont satisfaits. Les commerçants seront plus francs que les commerciaux des fournisseurs PDV et peuvent signaler les lacunes dont vous devriez être conscient.

Dustin Kroft, fondateur de la marque d'articles d’intérieur Kroft, a trouvé son nouveau système de point de vente après avoir demandé à un autre détaillant de lui montrer comment fonctionnait leur Shopify PDV : « Le propriétaire du magasin m'a fait une démonstration en direct. Cela semblait si facile à utiliser. J'ai appris à utiliser le système en cinq minutes. »

Feuille de route du fournisseur et évolutivité

Réfléchissez à comment vous voulez que votre entreprise grandisse et comment votre nouveau système de point de vente peut vous soutenir. Par exemple, si vous voulez ouvrir plus de magasins, vous aurez besoin de plus d'employés, d'accès au capital et de plus de terminaux PDV.

Dans ce cas, il serait préférable de chercher un système de point de vente qui facture par magasins, plutôt que par caisses, et qui vous permet de créer des comptes de personnel illimités. Cela garantira que vous équipez le personnel avec suffisamment de terminaux PDV pour servir les clients sans exploser votre budget.

Options matérielles

Votre matériel existant fonctionnera-t-il avec votre nouveau fournisseur PDV ? Heureusement, de nombreux systèmes de point de vente plus récents sont basés sur le cloud et offrent des applications iOS et Android qui facilitent le changement de logiciel tout en conservant vos smartphones et tablettes existants.

Avant de passer à un nouveau système, voyez si vous pourrez utiliser votre matériel existant ou si vous devrez acheter de nouveaux outils. Si c'est le cas, assurez-vous de pouvoir vous permettre d’investir dans un nouveau matériel PDV.

Fonctionnalités

Changer de système de point de vente est quelque chose que vous ne voudrez faire qu'une fois. Assurez-vous que votre prochain système soit pérenne en confirmant qu'il a toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin, pas seulement maintenant, mais à long terme à mesure que votre entreprise grandit.

Les fonctionnalités PDV importantes à rechercher sont les suivantes :

• Support de vente omnicanale, comme les options de retrait en magasin et de livraison locale
• Profils client unifiés qui suivent les interactions précédentes en ligne et hors ligne
• Outils de caisse comme les commandes brouillons, échanges et retours
• Outils de gestion d'inventaire comme les rapports de stock faible et la commande automatique
• Fonctionnalités de gestion du personnel, comme les codes PIN uniques et profils illimités
• Produits et variantes illimités
• Rapports de ventes détaillés et analyses
• Traitement de paiement natif
• Outils marketing intégrés comme le marketing par e-mail et les avis produits
• Matériel compatible, comme les lecteurs de cartes, terminaux PDV portables et scanners de codes-barres

Facilité d'utilisation

Plus il est rapide pour les caissiers de naviguer dans le nouveau système de point de vente, moins vous ferez face à des perturbations pendant la transition. Shopify PDV, par exemple, possède une interface entièrement personnalisable. Vous pouvez ajouter des onglets à la Smart Grid pour faciliter la réalisation des tâches de base par le personnel et accélérer le processus de caisse.

Le détaillant d'aliments pour animaux Tomlinson's est passé à Shopify PDV pour accélérer le processus de caisse. Il peut maintenant appliquer des remises automatiques et permettre aux clients d’utiliser leurs points de fidélité en quelques clics, ce qui a résulté en des temps de caisse en magasin 56 % plus rapides (étude de cas en anglais).

« Il fallait auparavant plusieurs étapes pour appliquer un pourcentage de réduction sur des produits faisant partie d'une promotion », explique la propriétaire et exploitante Kate Knecht. « Mais avec Shopify, les bonnes remises s'affichent automatiquement quand vous ajoutez des articles au panier. C'est magnifique. »

Temps de fonctionnement et fiabilité

La dernière chose que vous voulez est que votre système de point de vente se fige ou tombe en panne quand vous essayez de servir un client ou de traiter sa transaction.

Optez pour un système de point de vente avec une infrastructure stable, du matériel éprouvé et des rapports de temps de fonctionnement élevés, comme les 99,9 % de temps de fonctionnement des paiements de Shopify.

Comment changer de système de point de vente ?

1. Choisir un nouveau fournisseur de point de vente

Les fournisseurs PDV offrent des démonstrations gratuites pour présenter leurs fonctionnalités. Réservez plusieurs démonstrations sans engagement pour voir ce qui existe et avoir une idée de leurs fonctionnalités PDV et de leur facilité d'utilisation. Vous pourriez également profiter d'un essai gratuit pour voir si le point de vente que vous avez choisi tient ses promesses.

💡 CONSEIL PRO : Si le fournisseur PDV ne vous laisse pas essayer le produit avant l'achat, il est probable que le produit ait une courbe d'apprentissage abrupte. Cela peut conduire à plus de temps passé avec le support client qu'à gérer votre entreprise.

2. Organiser vos données existantes

Une fois votre nouveau système sélectionné, vous devrez migrer vos données de ventes, d'inventaire et de clients de votre système de point de vente hérité vers le nouveau. Cela doit souvent être formaté d'une manière particulière.

Votre nouveau gestionnaire de compte ou spécialiste d'intégration devrait vous aider à rendre ce processus aussi facile que possible. D'autres détaillants planifient un jour de déménagement pour concentrer leur attention sur le nettoyage des données et la préparation de leur importation dans votre PDV.

3. Créer un calendrier d'implémentation

Une fois prêt à réaliser le changement, créez un calendrier d'implémentation PDV. Ce plan de dates donne à la fois à votre équipe de vente et au fournisseur quelque chose vers quoi travailler.

Par exemple, si vous voulez que le nouveau système soit entièrement fonctionnel avant le rush du Black Friday, votre calendrier d'implémentation PDV pourrait ressembler à ceci :

• 1er septembre : Confirmer un nouveau fournisseur PDV
• 15 septembre : Acheter le matériel
• 30 septembre : Importer les données et configurer le système
• 10 octobre : Déployer le nouveau système et effectuer des commandes de test
• 25 octobre : Transition complète

4. Offrir une formation PDV

Ensuite, créez un programme de formation pour le personnel afin qu'il ait une chance de s'habituer au nouveau système. Enseignez-leur comment accomplir les tâches de base sur le point de vente, telles que :

• Ajouter des articles au panier
• Traiter les paiements
• Appliquer des remises, cartes-cadeaux et points de fidélité
• Accepter les retours, les échanges et les remboursements
• Enregistrer l'inventaire
• Consulter un profil client
• Utiliser le matériel PDV

Contactez votre fournisseur PDV pour des ressources de formation afin d’aider le personnel à se mettre à niveau. La plupart des fournisseurs, dont Shopify, proposent des tutoriels vidéo pour obtenir de l'aide autonome sans avoir à contacter votre gestionnaire de compte.

5. Lancer un MVP du nouveau système de point de vente

Cette étape de la transition PDV peut sembler intimidante, surtout si vous faites une transition complète d'une configuration de base vers un PDV plus personnalisable. Considérez le premier déploiement comme un produit minimum viable (MVP), une façon de commencer à apprendre le nouveau système avant d'ajouter une personnalisation supplémentaire.

Il permet souvent de maintenir à la fois votre ancien et votre nouveau système de point de vente pendant une courte période afin que vous puissiez encore revenir à l'ancien système si vous rencontrez des problèmes de rodage.

Les défis d’un changement de système de point de vente

Les détaillants rencontrent souvent les problèmes suivants lors du changement de système de point de vente :

• Perturbation. Votre système de point de vente est l'élément vital de votre magasin. Une transition peut causer des perturbations, créant potentiellement des problèmes de caisse qui allongent les files d'attente et frustrent les clients. Visez à avoir les deux systèmes fonctionnant dans les premières étapes afin que vous puissiez revenir à l'original si vous rencontrez des problèmes avec le nouveau système.

• Contrats longs. Certains fournisseurs PDV demandent aux détaillants de s'engager dans des contrats longue durée. Si le changement est urgent, vous pourriez finir par payer deux abonnements jusqu'à l'expiration de votre contrat actuel. Négociez avec votre contact chez le fournisseur actuel. Dans certains cas, vous pouvez payer des frais de résiliation anticipée pour réduire le coût continu.

• Coûts. Les comparaisons équivalentes sont difficiles quand certains fournisseurs PDV ont des packages complexes qui n'incluent que certaines fonctionnalités. Demandez une transparence complète à votre fournisseur. Pour la configuration que vous décrivez, combien devriez-vous vous attendre à payer ?

Effectuez une transition en douceur avec Shopify PDV

Alors que plus de clients exigent des expériences fluides entre les achats en magasin et en ligne, plus d'entreprises passent à des systèmes de point de vente qui leur permettent de vendre partout et de gérer tous les canaux de vente au même endroit.

Changer de fournisseurs PDV n'a pas à être compliqué, surtout si vous migrez vers Shopify PDV. Utilisez les outils de migration de Shopify pour migrer en sécurité les produits, l'inventaire et les informations client de votre ancien système de point de vente vers Shopify.

Ce que vous obtiendrez en retour est une pile opérationnelle de commerce tout-en-un qui unifie vos données de front office et de back-office, permettant de réduire les coûts opérationnels et de donner aux acheteurs les expériences omnicanales qu'ils attendent.