Qu'est-ce qu'une facture ? Tout ce qu’il faut savoir pour être payé (2026)

Les factures établissent un accord entre vous et votre client, garantissant que vous serez payé pour les produits que vous vendez. Chaque facture de vente détaille les produits et les montants que vous avez vendus, la date de la vente, les prix, et la date d'échéance du paiement.

Ce guide vous explique ce qu'est une facture, pourquoi vous en avez besoin, ce qu'il faut inclure dans vos factures, et comment simplifier le processus de facturation électronique en tant que propriétaire d'entreprise.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document légal qui détaille et enregistre chaque transaction entre votre entreprise et vos clients. Elle confirme et consigne les produits achetés par un client et le montant qu'il a accepté de payer pour ces produits.

Facture vs note

Une note enregistre une vente que le client paie immédiatement. Contrairement à une facture, qui comporte souvent des conditions de paiement détaillées et d'autres informations, une note est une simple déclaration de ce qui est dû pour paiement immédiat.

Facture vs bon de commande

Les bons de commande fonctionnent à l'inverse : ils détaillent les articles qu'un acheteur souhaite acquérir à un certain prix. En tant que petite entreprise, vous émettriez un bon de commande lorsque vous commandez de grandes quantités de produits auprès d'un fournisseur.

Différents types de factures

Facture récurrente

Les factures récurrentes sont émises aux clients à intervalles réguliers pour des transactions répétées. Par exemple, les services de box mensuelles ou un abonnement de livraison annuel, comme celui proposé par ASOS.

Facture pro forma

La facture pro forma indique le prix des biens et formalise l’engagement du vendeur à les livrer. Émise avant la transaction, elle permet à l’acheteur d’anticiper son achat et de calculer d’éventuels frais de douane.

Facture sur la base d’un relevé d’heures

Cette facture est utilisée pour facturer un travail effectué à l’heure. Elle précise le nombre d’heures travaillées et le tarif horaire afin de déterminer le montant total dû.

Facture d’avoir (ou note de crédit)

Une facture d’avoir est émise lorsqu’un remboursement ou une remise doit être accordé à un client, par exemple en cas de retour produit. Elle annule partiellement ou totalement une facture précédente.

Facture de débit (ou note de débit)

La facture de débit informe l’acheteur d’une augmentation de sa dette. Elle est utilisée si le montant dû par le client doit être réajusté. Exemple : un client modifie sa commande à la hausse après avoir reçu une première facture.

Facture commerciale

La facture commerciale est essentielle dans le cadre d’une vente internationale. Elle sert de document de déclaration en douane et permet de calculer les droits et taxes à l’importation.

Elle doit mentionner notamment : les coordonnées complètes du vendeur et de l’acheteur, le contenu et la valeur du colis, sa taille et son poids, le pays d’origine, la raison de l’exportation, la date de commande et la signature de l’expéditeur.

Facture intermédiaire

La facture intermédiaire est émise à l’occasion de jalons dans le cadre d’un projet de grande ampleur. Elle correspond à des paiements partiels et facilite la gestion de trésorerie des deux parties.

Facture impayée

La facture impayée correspond à une facture non réglée à l’échéance prévue. Les retards de paiement peuvent fragiliser la trésorerie d’une entreprise et impacter sa capacité à régler ses charges (salaires, loyer, fournisseurs). Suivre de près vos créances clients est essentiel pour éviter ce type de situation.

Facture d’acompte

La facture d’acompte est utilisée pour demander un paiement anticipé sur une prestation ou une commande. Elle permet de sécuriser l’engagement du client et de confirmer la réservation d’un produit ou service.

Éléments d'une facture

Le format de votre facture dépendra de vos besoins en comptabilité, de la réglementation locale, et du type de magasin que vous exploitez. Voici à quoi ressemble un exemple typique de facture.

Gardez à l'esprit les éléments suivants lors de la création de votre modèle de facture :

1. Terminologie de la facture

Tout d'abord, assurez-vous d'inclure le mot « Facture » en haut du document. Rendez-le facile à voir et impossible à confondre avec un autre document, comme un bon de commande ou une note de crédit.

Cela n'est pas seulement pour des raisons pratiques ; c'est une obligation légale pour les transactions inter-entreprises dans la plupart des pays.

2. Un numéro de facture unique

Chaque document de facture doit avoir son propre numéro de référence, et votre système de comptabilité doit garder un enregistrement des numéros utilisés. Vos clients utiliseront vos numéros de facture pour suivre les paiements de factures de leur côté.

Attribuez des numéros aux factures de manière séquentielle, en commençant par le plus bas (1 ou 0001, par exemple) et en attribuant le numéro suivant à chaque facture qui suit.

Vous pouvez également utiliser des lettres dans votre numéro de facture unique pour faciliter la catégorisation et la clarté.

3. Vos informations d'entreprise

Chaque facture doit comporter vos informations d'entreprise : nom de l'entreprise, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail. Incluez votre numéro de TVA si vous en avez un et qu'il est applicable à la transaction. Cela doit être positionné en haut de la facture.

Ces détails aident également votre client à conserver des informations correctes dans ses dossiers.

4. Informations sur le client

Les informations sur le client doivent également figurer en haut de votre facture et refléter le format de vos informations d'entreprise. Incluez le nom du client, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison (si différente de l'adresse de facturation), le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.

5. Date de la facture

La date de création de la facture est cruciale. Elle détermine généralement la date d'échéance du paiement et indique si la facture est échue et nécessite votre suivi.

6. Noms et descriptions des produits vendus

C'est la partie principale de votre facture, car elle constitue le montant total dû et indique les produits que votre client a commandés chez vous.

Chaque type de produit unique (par exemple, une combinaison de couleur et de taille sélectionnées) obtient sa propre ligne sur la facture. Chaque ligne doit également comporter ces colonnes :

• Description des biens. Ajoutez une courte description du produit et/ou le numéro SKU du produit.
• Quantité. Précisez le nombre d'unités commandées.
• Prix unitaire. Le prix d'une seule unité d'un produit.
• Total de la ligne. Prix unitaire multiplié par la quantité.

7. TVA (Taxe sur la valeur ajoutée)

La TVA est l’une des mentions obligatoires les plus importantes d’une facture en France. Elle dépend du type de produits ou services vendus, ainsi que du régime de TVA de votre entreprise (franchise en base, taux réduit, taux normal, etc.).

Si vous êtes assujetti, vous devez indiquer clairement :

• Le taux de TVA appliqué (5,5 %, 10 % ou 20 % selon le cas)
  
• Le montant de TVA correspondant
  
• Le montant total TTC

⚠️ Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous devez mentionner sur la facture : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

8. Montant total dû

Le montant total dû doit être clairement mis en évidence sur votre facture. C’est l’information essentielle pour votre client, car elle indique le règlement attendu.

Pour le calculer :

• Additionnez les totaux de ligne pour obtenir un sous-total HT.
  
• Ajoutez le montant de la TVA (si vous êtes assujetti).
  
• Le résultat correspond au montant total TTC à payer.

⚠️ Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA (franchise en base), le sous-total HT correspond directement au montant total dû.

Exemple :
Sous-total HT : 100 €
TVA (20 %) : 20 €
Montant total TTC : 120 €

9. Conditions de paiement

Indiquer clairement vos conditions de paiement sur la facture permet d’éviter tout malentendu et de sécuriser vos encaissements.

Quelques exemples de conditions courantes en France :

• Paiement comptant : règlement immédiat à réception de la facture.
  
• À réception : paiement attendu dès la réception de la facture (souvent sous 48h).
  
• Net 30 jours : règlement sous 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.
  
• Fin de mois (FDM) : règlement dû avant la fin du mois civil en cours.
  
• 30 jours fin de mois (30 FDM) : règlement dû dans les 30 jours suivant la fin du mois d’émission.
  
• Le 15 du mois suivant : paiement attendu le 15 du mois qui suit l’émission de la facture.
  
• Acompte (ex. 30 % à la commande, solde à la livraison) : couramment utilisé pour les prestations de service ou les projets importants.

En France, les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par la loi (maximum 60 jours calendaires ou 45 jours fin de mois, sauf accord sectoriel spécifique).

10. Détails de paiement

Préciser vos modalités de paiement facilite le règlement et réduit les retards. Indiquez clairement :

• Le RIB/IBAN de votre entreprise pour les virements.
  
• Les éventuels autres moyens de paiement acceptés (chèque, carte bancaire, paiement en ligne via un prestataire comme Stripe, PayPal, Lydia, etc.).
  
• Les conditions particulières (escompte pour paiement anticipé, pénalités de retard).

💡 Bon à savoir : selon la loi, une facture doit mentionner le taux des pénalités de retard applicables, ainsi que l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement (40 €).

11. Conditions de livraison

Si vos produits sont expédiés, précisez vos conditions de livraison directement sur la facture :

• Qui prend en charge les frais de transport (vendeur ou client).
  
• La méthode d’expédition (transporteur, livraison standard, express, retrait en point relais, etc.).
  
• La date ou délai de livraison prévu.
  
• Les informations de suivi si elles sont disponibles.

En cas de vente internationale, il est recommandé de préciser les Incoterms pour clarifier la répartition des responsabilités (frais, assurance, douane).

Comment créer une facture

Il existe plusieurs façons de créer une facture, y compris l'utilisation de logiciels de facturation ou la création manuelle.

Utilisation de logiciels de facturation

Il existe de nombreux programmes de logiciels de facturation disponibles qui vous permettent de créer des factures professionnelles rapidement et facilement. Ces programmes incluent généralement des modèles que vous pouvez personnaliser avec les informations et le logo de votre entreprise, ainsi que des fonctionnalités telles que la possibilité de suivre les paiements et de générer des rapports.

Création manuelle d'une facture

Pour créer une facture manuellement, vous devrez utiliser un programme de traitement de texte ou un tableur. Vous pouvez utiliser un modèle ou en créer un à partir de zéro. Assurez-vous d'inclure tous les composants nécessaires décrits ci-dessus, et veillez à relire votre facture attentivement pour vous assurer qu'elle est précise et professionnelle.

Conseils pour créer des factures efficaces

Suivez ces conseils pour vous assurer que vos factures sont faciles à comprendre et pour être payé rapidement.

• Créez idéalement des factures sur une seule page et utilisez une police facile à lire.
• Encouragez les paiements anticipés ou à temps.
• Créez une facture que vous pouvez dupliquer et réutiliser pour minimiser le travail répétitif.
• Recherchez des opportunités d'émettre des factures récurrentes pour des transactions répétées.
• Mettez en place un système automatisé qui peut être déclenché par une nouvelle commande. De nombreuses applications Shopify facilitent cela et le rendent complètement autonome.
• Offrez diverses options de paiement en ligne comme les cartes de crédit et de débit, les paiements mobiles, les virements bancaires, et les paiements échelonnés.

Fonctions d'une facture

Les factures sont au cœur de la gestion financière, du suivi des stocks et de la comptabilité de votre entreprise. Elles rassemblent en une seule page toutes les informations essentielles sur une vente :

• Les produits ou services vendus et leur prix unitaire
  
• Le montant total HT et TTC, ainsi que la TVA appliquée
  
• Les informations du client
  
• Vos coordonnées légales (SIRET, adresse, mentions obligatoires)
  
• Les conditions de paiement
  
• Les modalités de livraison le cas échéant

Mais une facture ne sert pas seulement à formaliser une transaction. Elle joue plusieurs rôles stratégiques :

Collecter les paiements

La fonction première d’une facture est de permettre à votre entreprise d’être payée. Elle fixe noir sur blanc vos conditions de règlement (paiement comptant, à réception, 30 jours fin de mois, etc.), ce qui facilite la gestion de votre trésorerie et la planification de vos dépenses.

Suivre les ventes

Chaque facture constitue une trace de vos ventes. Elle vous permet d’analyser les produits ou services vendus, leurs volumes et leur répartition dans le temps. Ces données sont précieuses pour évaluer l’impact de vos campagnes marketing et anticiper vos prochains objectifs commerciaux.

Comptabilité et obligations fiscales

Les factures ont une valeur juridique et fiscale : elles servent à déclarer vos revenus et à calculer la TVA à reverser à l’administration. Conserver et classer vos factures est donc indispensable pour répondre à vos obligations légales en cas de contrôle.

Analyse et pilotage de l’activité

L’analyse de vos factures vous aide à identifier des tendances : saisonnalité de vos ventes, pics de demande, ou encore produits les plus rentables. Cela vous permet d’ajuster vos stocks, d’éviter les ruptures ou le surstockage, et d’optimiser vos flux de trésorerie.

Commencez à rédiger vos propres factures

Que vous vous prépariez à émettre votre première facture ou votre centième, utilisez ces conseils pour rendre votre système de facturation efficace, simplifier les paiements pour vos clients, et être payé à temps.

L'utilisation d'un logiciel de facturation électronique qui vous aide à suivre toutes vos ventes, factures et paiements vous aidera à simplifier vos finances. Shopify PDV vous permet de gérer les factures et plus encore, et fonctionne que vous vendiez en ligne, en magasin, ou les deux.

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