Le carte di credito e i pagamenti mobili rendono più semplice che mai per i consumatori e le aziende acquistare e vendere beni e servizi. Anche se questi metodi di pagamento stanno progressivamente sostituendo le banconote e le monete, molti acquisti vengono effettuati ancora in contanti.
Come imprenditore, sarai sicuramente felice di vedere il tuo cassetto contante riempirsi grazie alle vendite. Tuttavia, tutto quel denaro contante può (ma non deve necessariamente) causare qualche problema. Adottando le giuste procedure, gestire e processare le transazioni in contante per la tua attività può essere un’operazione semplice. Ecco cosa devi sapere sui cassetti contanti e su come gestire in modo semplice e veloce l'importante compito di bilanciarli.
Cos'è un cassetto contante?
Un cassetto contante (o registratore di cassa) è un apposito contenitore all'interno di un registratore di cassa oppure un elemento autonomo nel tuo sistema di punto vendita (POS) che serve per contenere banconote, monete e assegni.
Solitamente il cassetto contante è suddiviso in scomparti per mantenere separati i vari tipi di banconote (1 €, 5 €, 10 € e 20 €), con scomparti più piccoli per le monete. Alcune attività utilizzano il cassetto contante anche come uno spazio sicuro per conservare le ricevute delle carte di credito e le carte regalo.
A seconda della tua configurazione, il cassetto contante può essere aperto tramite il software POS in uso sul registratore di cassa o con una chiave. I cassetti contanti possono spesso essere facilmente sganciati dal registratore di cassa, manualmente o tramite il software POS, per effettuare il conteggio.
Perché dovresti bilanciare il tuo cassetto contante?
I cassetti contanti sono fondamentali per i sistemi di gestione del denaro di molti rivenditori e per la documentazione del flusso di cassa. Bilanciare il tuo cassetto contante aiuta a prevenire, identificare e correggere eventuali ammanchi o altre discrepanze derivanti da conteggi errati o altri errori, in modo da mantenere in ordine i registri delle tue vendite in contante. In caso di ammanco, seguire il processo di bilanciamento ti consente di riconciliare eventuali differenze tra le ricevute di vendita e il denaro nel cassetto. Può inoltre garantire che ci sia abbastanza contante a disposizione per dare il resto ai clienti.
Il contante si distingue da altri metodi di pagamento per la sua tangibilità: i pagamenti in contante devono essere contati, occorre dare il resto e le banconote e le monete devono essere conservate in modo sicuro fino a quando non possono essere depositate presso una banca. In ognuna di queste fasi possono verificarsi errori, con la possibilità di perdere denaro o addirittura subire furti.
Procedure di gestione del contante sistematiche e ben organizzate aiutano a evitare errori e furti, responsabilizzando al contempo tutto il personale che si occupa della gestione del contante. Gli errori nella gestione del contante e i furti comportano perdite economiche per la tua attività, mentre sistemi di gestione del contante inefficienti aumentano il lavoro necessario per gestire e riconciliare il contante al fine di ridurre al minimo le discrepanze. Entrambe le situazioni hanno un impatto sul tuo bilancio.
Sebbene le transazioni in contante possano costituire una percentuale minore delle tue vendite totali rispetto alle transazioni con carte di debito o credito, rimangono comunque una parte importante della situazione finanziaria della tua attività. Effettuare controlli interni come il bilanciamento del cassetto del registratore di cassa è quindi essenziale per migliorare il tuo sistema di gestione del contante.
Con quale frequenza dovresti bilanciare un cassetto contante?
Per mantenere un quadro aggiornato e accurato della contabilità della tua attività fisica, è generalmente consigliato bilanciare il tuo cassetto contante almeno una volta al giorno.
Molte attività, specialmente quelle con un solo registratore, lo fanno alla fine della giornata lavorativa. Se hai più cassetti contanti e/o turni di lavoro, potrebbe essere preferibile bilanciare ciascun cassetto alla fine del turno di ciascun cassiere.
Le migliori pratiche per bilanciare un cassetto contante
Puoi effettuare in modo fluido ed efficiente il bilanciamento di un cassetto contante seguendo queste pratiche:
Stabilisci un saldo iniziale appropriato
Questa operazione è talvolta definita "float". Ti garantisce di avere abbastanza contante per facilitare le transazioni durante la giornata o il turno. Per ridurre al minimo il rischio in termini di sicurezza, imposta un saldo iniziale che sia un importo massimo sufficiente per dare il resto ai clienti. Il saldo iniziale appropriato per un cassetto contante dipende dalle dimensioni della tua attività, dal valore medio di una vendita e dal numero di transazioni in contante giornaliere. Per ottenere queste informazioni fai riferimento ai dati delle vendite della tua attività.
Fai lavorare solo un dipendente per cassetto
Assegna ciascun cassetto contante a un solo dipendente. Avere più dipendenti che utilizzano un singolo cassetto aumenta la probabilità di errori o furti e riduce la responsabilità per eccedenze e ammanchi.
Effettua depositi di contante
Se la tua attività ha un alto volume di contante in entrata, potresti trovarti con troppo contante nel registratore durante il turno. Sposta il denaro in eccesso dal cassetto alla cassaforte (operazione denominata “cash drop” o “safe drop”). Queste operazioni vengono solitamente eseguite durante i momenti di minor afflusso del turno, in modo da evitare di influire negativamente sul servizio.
Scegli un luogo sicuro per il conteggio
Prevedi un luogo sicuro in cui i dipendenti possano contare il contante all'inizio e alla fine del turno.
Come bilanciare un cassetto contante
- Conta il cassetto all'inizio di un turno
- Ottieni un report delle vendite alla fine di un turno
- Conta il denaro contante
- Riconcilia eventuali differenze
- Registra le transazioni in contante
- Rimetti il saldo iniziale nel cassetto
Sebbene bilanciare il cassetto contante possa sembrare dispendioso in termini di tempo, una volta che tu e i tuoi dipendenti conoscete ed eseguite questa operazione, può diventare un compito abbastanza rapido e semplice. Così avrai un registratore di cassa in ordine e pronto per il tuo prossimo giorno lavorativo o turno.
Per bilanciare i tuoi cassetti contanti segui questi passaggi:
1. Conta il cassetto all'inizio di un turno
Pianifica un saldo iniziale appropriato per ciascun cassetto contante, utilizzando le migliori pratiche come guida. A seconda delle dimensioni della tua attività, è possibile che tu utilizzi più di un cassetto contante durante la giornata o il turno. Fai contare a ciascun dipendente il proprio cassetto dopo aver firmato per il turno, affinché la somma corrisponda al saldo iniziale pianificato.
2. Ottieni un report delle vendite alla fine di un turno
La maggior parte dei cassetti contanti utilizzati nell'ambiente retail è collegata a un sistema di software POS che può generare un report sulle transazioni dei clienti e su quelle effettuate durante un singolo turno o una singola giornata.
Alla fine del turno o della giornata lavorativa, ottieni un report sulle vendite tramite il tuo software POS. Questi report includono normalmente un riepilogo di tutte le transazioni con carta di credito e di debito, con carte regalo e contante, oltre ad altri dettagli. Il software POS di Shopify offre funzionalità di tracciamento del contante intuitive che creano registri storici di tutte le transazioni in contante e forniscono report giornalieri sui cassetti contanti, semplificando il bilanciamento del cassetto contante alla fine di un turno o della giornata lavorativa.
3. Conta il denaro contante
Rimuovi il cassetto contante dal registratore di cassa e portalo in un luogo sicuro per effettuare il conteggio. Se stai gestendo somme elevate di contante, puoi fornire ai tuoi dipendenti una macchina per contare le banconote. Tieni conto del float iniziale e di eventuali depositi di contante effettuati durante il turno, se non sono stati registrati tramite il tuo software POS e inclusi nel report sulle vendite. Questa procedura è spesso supervisionata e controllata da un manager.
4. Riconcilia eventuali differenze
Una volta che hai contato il saldo attuale del contante, sottratto il saldo iniziale e aggiunto eventuali depositi di contante effettuati durante il turno, il tuo totale di contante dovrebbe corrispondere alle vendite in contante elencate nel report sulle vendite. Se hai un'eccedenza o un ammanco, ricontrolla il contante. Se non riesci ancora a riconciliare la discrepanza, rivedi il report POS per vedere se riesci a trovare una spiegazione.
Può succedere di avere leggeri ammanchi o eccedenze, spesso sono il risultato di semplici errori umani, ad esempio si può dare il resto sbagliato oppure utilizzare il metodo di pagamento errato, elaborando pagamenti in contante come se fossero stati effettuati con carta di credito (questo potrebbe comportare un ritardo nell'elaborazione, quindi il denaro non viene necessariamente accreditato immediatamente). Stabilisci come affronterai queste discrepanze e assicurati di comunicare chiaramente queste informazioni ai cassieri.
5. Registrare le transazioni del cassetto contante
Il conteggio finale del contante ed eventuali eccedenze o ammanchi vengono spesso registrati insieme alle transazioni con carta, ai rimborsi e alle carte regalo utilizzate durante la giornata. In base a come gestisci la tua contabilità, i manager possono registrare i dati di vendita di base (acquisti, contante a disposizione e resi) in un report giornaliero scritto a mano che viene allegato al report stampato del POS e condiviso con il contabile. In alternativa, è possibile aggiungere questi numeri direttamente all’interno del software di contabilità.
6. Rimetti il saldo iniziale nel cassetto
Assicurati di restituire il saldo iniziale al cassetto per il turno successivo e il gioco è fatto!
Bilanciare un cassetto contante: domande frequenti
Cosa significa riconciliare un cassetto contante?
La riconciliazione, o il bilanciamento, di un cassetto contante è il processo di conteggio del contante disponibile alla fine di un turno o di una giornata lavorativa e la sua riconciliazione con le vendite registrate dal software POS per quel turno o quella giornata. Il contante disponibile in un determinato cassetto deve corrispondere alle transazioni in contanti registrate dal software POS.
Perché è importante bilanciare un cassetto contante?
Bilanciare il tuo cassetto contante è un compito aziendale necessario e un aspetto importante per monitorare la situazione finanziaria quotidiana della tua attività. È inoltre un modo per proteggersi dalla perdita di contante a causa di errori umani o furti da parte dei dipendenti.
Cosa devo fare se il contante non si bilancia?
Se al primo conteggio il tuo contante non si bilancia, contalo di nuovo. Se non riesci ancora a riconciliare la discrepanza, rivedi il report POS per capire se riesci a trovare una spiegazione. Stabilisci come affronterai le discrepanze di contante e assicurati di comunicare chiaramente queste informazioni ai cassieri.
Posso fidarmi di un POS per il bilanciamento del contante?
Sì, i moderni sistemi di punto vendita (POS), se configurati e utilizzati correttamente, forniscono una contabilità precisa delle transazioni in contante del turno o della giornata, spesso inclusa in un report sulle vendite più completo che riporta nel dettaglio tutte le transazioni in entrata.
Chi dovrebbe bilanciare un cassetto contante?
Ogni cassetto contante dovrebbe essere gestito da un singolo dipendente durante il turno o la giornata lavorativa. Questo dipendente è responsabile del conteggio del denaro contante che si trova nel cassetto all'inizio e alla fine del proprio turno. In questo modo puoi avere un saldo di apertura e chiusura accurato, verificando che il contante del cassetto corrisponda alle vendite effettuate. Questa procedura è spesso supervisionata da un manager.
