Come cambiare fornitore POS (2026)

Un sistema POS (point of sale) rappresenta l'elemento più importante dell'infrastruttura tecnologica del tuo negozio. Dovrebbe aiutarti a prendere decisioni con sicurezza e semplificare le operazioni quotidiane per te e il tuo team.

Ti senti limitato dal tuo attuale fornitore POS? Che tu stia affrontando crash di sistema, funzionalità mancanti o problemi di sicurezza, sappi che è una situazione piuttosto diffusa. Tuttavia, molti retailer esitano a fare un cambiamento, soprattutto dopo aver investito tempo e risorse significative nel sistema che utilizzano.

Vediamo insieme quando è il momento di cambiare POS e analizziamo i passaggi pratici per trovare la soluzione migliore per te. Con l'approccio giusto, puoi cambiare fornitore senza difficoltà e scegliere un sistema che supporti davvero la crescita della tua attività.

I principali segnali che indicano la necessità di cambiare fornitore POS

1. È complicato da usare
2. Scarse capacità d’integrazione
3. È troppo costoso
4. Non è scalabile
5. Non supporta il commercio multicanale
6. Rappresenta un rischio per la sicurezza
7. Mancanza di opzioni di pagamento
8. È fisso al banco del checkout
9. Scarse opzioni di personalizzazione
10. I dati sono frammentati
11. Hardware ingombrante

1. È complicato da usare

Se servire un cliente ed elaborare una vendita richiede più tempo del desiderato, potrebbe essere il momento di cercare un nuovo sistema POS. Un checkout lento tiene un cliente in attesa, il che può portare a vendite abbandonate e un'esperienza d'acquisto scadente.

I sistemi POS moderni come Shopify unificano le operazioni front-end e back-end in un unico sistema, quindi c'è solo una piattaforma su cui formare il personale. Sophie Rankine, cofondatrice di Elph ceramics, afferma che con il suo sistema user friendly, "insegnare al nuovo personale come usare Shopify POS è davvero facile. Rende l'onboarding del nuovo staff meno stressante, poiché è estremamente semplice cercare prodotti e prezzi, controllare i ritiri in negozio ed elaborare le vendite".

L'impatto di un sistema più efficiente è misurabile: alcuni retailer registrano un risparmio di 10-20 secondi per transazione attraverso flussi di lavoro ottimizzati. Inoltre, con il design intuitivo di Shopify POS, le aziende beneficiano di costi di formazione e onboarding inferiori del 21% rispetto ad altri sistemi: ciò rende più facile ed economico avviare al lavoro il personale neoassunto.

2. Scarse capacità di integrazione

Quando le piattaforme ecommerce e i sistemi POS non si integrano bene tra loro, si verifica un'esperienza cliente scadente e si crea lavoro amministrativo extra per i retailer.

In aggiunta diventa difficile mantenere sincronizzato l'inventario, comprendere le preferenze dei clienti e offrire opzioni di evasione ordini flessibili come il ritiro in negozio. Di conseguenza, potresti perdere l’opportunità per unificare i tuoi canali di vendita e permettere ai clienti di acquistare nel modo più conveniente per loro.

Dopo aver integrato il suo POS e le piattaforme ecommerce, l'azienda di biciclette tokyobike è riuscita a unire le esperienze d'acquisto in negozio e online.

"A volte abbiamo clienti interessati a cose che abbiamo solo in negozio", spiega Juliana Di Simone, socia di tokyobike in America. "Quindi se hai bisogno di un nuovo set di ruote che non abbiamo sul sito web, possiamo facilmente inviare via email un carrello precaricato a un cliente con articoli che si trovano solo in negozio, e possono completare quell'acquisto come se fosse una vendita online".

3. È troppo costoso

Alcuni sistemi POS non sono chiari riguardo alle loro commissioni di elaborazione pagamenti. Senza trasparenza, non sai quanto dei tuoi profitti viene eroso dalle commissioni. Questa informazione può aiutarti a trovare un processore di pagamenti con prezzi più favorevoli.

Inoltre, se devi pagare per dispositivo, i costi aumentano ogni volta che vuoi assumere più personale o aprire un altro negozio.

Un'alternativa più conveniente è quella di pagare un costo iniziale per sede e avere terminali illimitati, in modo da equipaggiare il tuo staff con tutti i registratori POS di cui ha bisogno per servire i clienti efficacemente.

💡 SUGGERIMENTO: pagare per singolo registratore di cassa è solitamente più costoso che pagare per sede, anche per commercianti con più negozi. Studia bene i piani tariffari dei sistemi POS per assicurarti che il tuo nuovo fornitore sia adatto a una tua eventuale crescita senza sforare il budget.

4. Non è scalabile

I requisiti POS per un negozio locale che non vende online saranno diversi da quelli di un retailer omnicanale con 50 sedi in tutto il mondo. Se non hai pensato al futuro quando hai scelto il fornitore iniziale, o la tua visione non ha tenuto conto della possibilità di crescita, potrebbe essere il momento di considerare un nuovo sistema POS.

Valuta anche quanto è scalabile il tuo sistema POS all'interno del negozio. Quando non puoi dare ai dipendenti accesso a certe azioni nel tuo POS, ad esempio approvare i resi, questo può rallentare le operazioni e aumentare il carico di lavoro dei manager. Al contrario, se il tuo sistema non ti permette di limitare nulla, il personale potrebbe abusare del sistema facendo cose come dare sconti non autorizzati.

5. Non supporta il commercio multicanale

I sistemi POS devono supportare acquirenti che scoprono, ricercano e comprano prodotti usando un mix di canali online e social ed esperienze di acquisto in negozio. Tuttavia, non tutti i sistemi POS sono costruiti per fornire un'esperienza multicanale.

Alcuni sistemi POS isolano i loro dati, e questo rende difficile ottenere una visione completa dei tuoi clienti. Per esempio, potresti non essere in grado di vedere che i clienti hanno guadagnato 500 punti fedeltà acquistando online, impedendo loro di riscattare quei punti in negozio.

Offbeat Bikes è passata da Square Retail POS a Shopify dopo che sistemi online e offline disconnessi stavano rallentando l'attività. "Avevamo un'esperienza online macchinosa, e la gestione dell’inventario era un incubo", dice la proprietaria Mandalyn Renicker. "Controllavo e aggiornavo manualmente i numeri dell'inventario continuamente, il che era davvero noioso e dispendioso in termini di tempo. Volevamo spostare tutto su una piattaforma integrata, e Shopify ci è sembrata la soluzione più logica".

6. Rappresenta un rischio per la sicurezza

Il tuo sistema POS contiene tanti dati importanti sui tuoi clienti. I loro nomi completi e gli indirizzi email potrebbero essere memorizzati nel sistema, per non parlare dei dettagli delle carte di credito presi quando un ordine è stato elaborato al checkout. Questo può creare problemi se i dati finiscono nelle mani sbagliate.

Se il tuo fornitore POS non garantisce un alto livello di sicurezza oppure hai scoperto un potenziale difetto nel modo in cui gestisce i dati sensibili, potrebbe essere il momento di passare a Shopify. Shopify POS cripta i dati sensibili durante l'elaborazione pagamenti, impedendo gli accessi non autorizzati grazie a profili staff protetti da PIN.

7. Mancanza di opzioni di pagamento

Benché quasi tutti i sistemi POS accettino ed elaborino pagamenti in contanti e con carta di credito, non tutti accettano pagamenti NFC (near-field communication), o pagamenti "tap" (Apple Pay, Google Pay, carte di debito/credito contactless, ecc.).

Avere a disposizione pagamenti completamente integrati significa che il tuo sistema POS comunica direttamente con il tuo lettore di carte. Invece di dover inserire manualmente i totali delle transazioni e registrare i pagamenti nel tuo POS, questa operazione viene fatta automaticamente.

Un altro vantaggio dei pagamenti integrati è che non devi più gestire contratti multipli per il tuo POS e il fornitore di pagamenti. Tutto è gestito su un’unica piattaforma, e così puoi tracciare i pagamenti per gli acquisti online e in negozio attraverso lo stesso sistema che usi per gestire la tua attività.

Con Shopify, per esempio, non devi inserire manualmente e riconciliare acquisti online e in negozio. L'elaborazione dei pagamenti è integrata con il tuo sistema POS, affinché tu possa accettare tutti i metodi di pagamento più diffusi e tracciare i pagamenti dal tuo pannello di controllo Shopify.

8. È fisso al banco del checkout

Se il tuo sistema POS è fisso al banco del checkout, non puoi servire i clienti all’interno del negozio. Ma con un sistema POS mobile, qualsiasi smartphone o tablet diventa un punto checkout, il che facilita l'eliminazione delle code e un'esperienza d'acquisto fluida.

Un sistema point-of-sale portatile rende anche più facile vendere in un temporary store, alle fiere e nel corso di altri eventi temporanei. Shopify Tap to Pay, per esempio, trasforma il tuo smartphone in un dispositivo POS mobile, senza bisogno di investire in hardware extra.

9. Scarse opzioni di personalizzazione

Se non puoi personalizzare il tuo software POS per soddisfare le tue esigenze, fare funzioni aziendali di base potrebbe richiedere troppo tempo. Potresti anche rinunciare ad alcuni processi critici perché rallentano troppo le transazioni.

Con Shopify POS puoi personalizzare funzionalità e flussi di lavoro in autonomia, senza bisogno di conoscenze di programmazione o costose consulenze. Esistono centinaia di app che si integrano perfettamente per aiutarti a costruire l’infrastruttura tecnologica di cui hai bisogno per gestire la tua attività. Inoltre, puoi creare nuovi servizi e migliorare l'esperienza dei tuoi clienti con facilità.

"Quando abbiamo cambiato POS, avevamo bisogno di un sistema che ci aiutasse a tenere il passo con i rapidi cambiamenti nell'industria retail", spiega Allen Springer, proprietario di The Wine Connection. "Volevamo che il nostro prossimo POS fosse flessibile e ci permettesse di aggiungere nuove funzionalità. Shopify e il suo App Store ci aiutano a farlo".

💡 SUGGERIMENTO: con Shopify è facile personalizzare il tuo sistema POS ed estendere le sue capacità. Trova le app nello Shopify App Store che ti aiutano a svolgere diverse attività: dal conteggio delle visite in negozio alla prenotazione degli appuntamenti e molto altro ancora.

10. I dati sono frammentati

Spesso, i sistemi POS possono riportare solo i dati del negozio fisico, costringendoti a esportare i dati e realizzare fogli di calcolo per ottenere una visione unificata delle performance del negozio fisico e di quello online.

Se i report e le analytics del tuo sistema POS sono imprecisi, incompleti o difficili da ottenere, non puoi avere una comprensione completa di come sta andando la tua attività. Se non puoi tracciare le performance del negozio, allora potresti accorgerti delle opportunità soltanto quando è troppo tardi per approfittarne. E se il tuo sistema POS non ti aiuta a capire quanto denaro sta entrando e con quale tempistica, la tua attività potrebbe risultare più difficile da gestire.

Grazie ai dati clienti unificati all'interno di Shopify POS, puoi instaurare relazioni più solide con i clienti e incrementare gli acquisti ripetuti e la spesa complessiva nel corso della vita del cliente. Con i costi di acquisizione clienti in aumento, questi dati unificati contribuiscono a potenziare il tuo marketing di fidelizzazione e aumentare i ricavi senza sforare il tuo budget.

"I profili clienti unificati di Shopify hanno aiutato significativamente il nostro email marketing", dice Sophie di elph ceramics. "Ora possiamo inviare email agli acquirenti e attirare l'attenzione su prodotti che riflettono ciò che a loro piace. Sappiamo di avere abbastanza inventario per supportare la domanda per i prodotti che commercializziamo, e che non rischiamo di inviare tre email identiche alla stessa persona a causa dei profili clienti disconnessi".

💡 SUGGERIMENTO: solo Shopify POS unifica i tuoi dati negozio online e retail in un back office: dai dati clienti all'inventario, fino alle vendite e tanto altro. Accedi a report di facile comprensione per individuare tendenze più velocemente, sfruttare le opportunità e dare il via alla crescita del tuo brand.

11. Hardware ingombrante

Molti sistemi POS funzionano tramite un hardware ingombrante. Se hai un negozio piccolo o stai gestendo un temporary shop, il tuo POS potrebbe occupare spazio prezioso. Sarebbe meglio trovare un software POS che funziona su hardware portatile elegante che non occupa molto spazio sul tuo banco.

Ad esempio, Shopify POS può funzionare su qualsiasi tablet o smartphone iOS o Android. Questo ti permette di servire i clienti ovunque siano all’interno del negozio, accettare pagamenti ed evitare file al checkout.

Cosa considerare prima di cambiare fornitore POS

Obblighi contrattuali

Attualmente hai un contratto con il tuo fornitore POS? Non lasciare che questo ti scoraggi dal guardarti intorno. Se trovi la soluzione giusta per la tua attività, contatta il loro team vendite o supporto per vedere se sono disposti a rilevare il tuo contratto.

Costi (incluse le commissioni nascoste)

Pensa a quali tipi di pagamenti vuoi accettare in negozio e online. Prendi in considerazione le commissioni associate a queste transazioni e in che modo un processore di pagamenti in negozio può operare insieme alla tua piattaforma ecommerce.

È necessario utilizzare processori di pagamento separati per i pagamenti in negozio e online? Quali sono le commissioni associate a ciascun tipo di pagamento? Hai accesso ai pagamenti e sai quanto spendi per l'elaborazione dei pagamenti? Se un fornitore di POS offre pagamenti integrati, leggi attentamente le clausole scritte in piccolo e informati sulle commissioni aggiuntive per il noleggio dell'hardware e sui canoni annuali.

Limiti di prodotti, limiti dello staff, integrazioni di terze parti, terminali POS aggiuntivi: questi sono tutti aspetti per cui i fornitori POS potrebbero chiedere commissioni aggiuntive. Assicurati di capire quali funzionalità sono incluse e quali potrebbero aumentare i costi mensili del POS.

Recensioni clienti

Non aver paura di chiedere ai colleghi proprietari di negozi quale sistema POS stanno usando e come si trovano. I commercianti saranno più sinceri degli addetti alle vendite dei fornitori POS e possono indicarti carenze di cui dovresti essere consapevole.

Dustin Kroft, fondatore del brand di articoli per la casa Kroft, ha trovato il suo nuovo sistema POS dopo aver chiesto a un collega retailer di mostrargli come funzionava il suo Shopify POS: "Il proprietario del negozio mi ha fatto una dimostrazione dal vivo. Sembrava così facile da usare. In pratica ho imparato a usare il sistema in cinque minuti".

Roadmap del fornitore e scalabilità

Rifletti su come vuoi che la tua attività cresca e in che modo il tuo nuovo POS può aiutarti a farlo. Per esempio, se vuoi aprire più negozi, avrai bisogno di più dipendenti, accesso al capitale e numerosi terminali POS.

In questo caso, sarebbe meglio cercare un sistema POS che addebita per negozio piuttosto che per registratore, permettendoti di creare account staff illimitati. Questo ti consentirà di equipaggiare il personale con un numero sufficiente di terminali POS per servire i clienti, senza sforare il budget.

Opzioni hardware

Il tuo hardware esistente funzionerà con il nuovo fornitore POS? Fortunatamente, molti sistemi POS recenti sono basati su cloud e mettono a disposizione app iOS e Android che rendono facile il cambio di software mantenendo i tuoi smartphone e tablet.

Prima di passare a un nuovo sistema, valuta se sarai in grado di usare il tuo hardware oppure dovrai acquistare nuovi strumenti. In quest’ultimo caso assicurati di poterti permettere l'investimento per un nuovo hardware POS.

Funzionalità

Cambiare sistema POS è qualcosa che ti conviene fare solo una volta. Assicurati che il tuo prossimo sistema possa durare a lungo perché dispone di tutte le funzionalità di cui avrai bisogno (non solo adesso, ma anche quando la tua attività crescerà).

Tra le funzionalità POS più importanti ci sono:

• Supporto vendita omnicanale, tra cui ritiro in negozio e opzioni di consegna locale
• Profili clienti unificati che tracciano interazioni precedenti online e offline
• Strumenti checkout come bozze degli ordini, cambi e resi
• Strumenti di gestione dell’inventario come report sulle scorte basse e riordino automatico
• Funzionalità di gestione dello staff, ad esempio PIN per lo staff unici e profili illimitati
• Prodotti e varianti illimitati
• Report sulle vendite dettagliati e analytics
• Elaborazione dei pagamenti nativa
• Strumenti di marketing integrati come email marketing e recensioni prodotti
• Hardware compatibile, tra cui lettori di carte, terminali POS portatili e scanner di codici a barre

Facilità d'uso

Più velocemente i cassieri possono navigare il nuovo sistema POS, meno interruzioni dovrai affrontare durante il passaggio. Shopify POS, ad esempio, ha un'interfaccia POS completamente personalizzabile. È possibile aggiungere riquadri alla Smart Grid per facilitare il completamento delle attività di base da parte dei commessi e velocizzare il processo di pagamento.

Il retailer di cibo per animali Tomlinson's è passato a Shopify POS per velocizzare il processo di checkout. Ora può applicare sconti automatici e permettere ai clienti di riscattare i punti fedeltà in pochi tocchi, il che ha portato ad avere tempi di checkout in negozio più veloci del 56%.

“Prima erano necessari diversi passaggi per applicare uno sconto percentuale ai prodotti inclusi in una promozione”, afferma la proprietaria e gestrice Kate Knecht. “Ma con Shopify gli sconti corretti vengono applicati automaticamente nel momento in cui si aggiungono gli articoli al carrello. È una cosa meravigliosa”.

Uptime e affidabilità

L'ultima cosa che vuoi è che il tuo sistema POS si blocchi o non funzioni più quando stai cercando di servire un cliente o elaborando una transazione.

Scegli un fornitore POS con un’infrastruttura stabile, un hardware testato e rapporti di uptime elevati (come l'uptime dei pagamenti del 99,9% di Shopify.).

Come cambiare fornitore POS

1. Scegli un nuovo fornitore POS
2. Organizza i tuoi dati esistenti
3. Crea una timeline di implementazione
4. Offri formazione POS
5. Lancia un MVP del nuovo sistema POS

1. Scegli un nuovo fornitore POS

I fornitori POS offrono demo gratuite per mostrare le loro capacità. Prenota diverse demo senza impegno per farti un’idea delle funzionalità dei POS e quanto siano facili da usare. Potresti anche approfittare di una prova gratuita per vedere se il POS che hai scelto mantiene le sue promesse.

💡 SUGGERIMENTO: se il fornitore POS non ti permette di provare il prodotto prima dell’acquisto, è probabile che per capire come funziona occorra molto tempo. Questo potrebbe portarti a spendere molto tempo con il supporto clienti che altrimenti utilizzeresti per gestire la tua attività.

2. Organizza i tuoi dati esistenti

Una volta scelto il tuo nuovo sistema, dovrai migrare i dati delle vendite, dell’inventario e dei clienti dal tuo sistema POS a quello nuovo, che spesso deve essere formattato in un modo particolare.

Il tuo nuovo account manager POS o lo specialista onboarding dovrebbe rendere questo processo il più facile possibile. Altri retailer programmano una giornata dedicata alla pulizia e alla preparazione dei dati per importarli nel POS.

3. Crea una timeline di implementazione

Quando sei pronto a fare il passaggio, crea una timeline di implementazione del POS. Questo schema di date offre al tuo team retail e al fornitore una base su cui lavorare.

Per esempio, se vuoi che il nuovo sistema sia completamente funzionale per il Black Friday, la tua timeline di implementazione POS potrebbe apparire così:

• 1 settembre: conferma il nuovo fornitore POS
• 15 settembre: acquista l’hardware
• 31 settembre: importa i dati e configura il sistema
• 10 ottobre: distribuisci il nuovo sistema ed esegui ordini test
• 25 ottobre: effettua il passaggio completo

4. Offri formazione POS

In seguito, crea un programma di formazione per il personale, così i tuoi dipendenti hanno la possibilità di abituarsi al nuovo sistema. Insegna loro come completare compiti di base sul POS, tra cui:

• Aggiungere articoli al carrello
• Elaborare pagamenti
• Applicare sconti, carte regalo e punti fedeltà
• Accettare resi, cambi, rimborsi
• Registrare l’inventario
• Visualizzare un profilo cliente
• Utilizzare l’hardware POS

Contatta il tuo fornitore POS per ottenere materiale per la formazione che possa aiutare il personale nell’apprendimento. La maggior parte dei fornitori, incluso Shopify, forniscono tutorial video per risolvere i problemi senza dover contattare l’account manager.

5. Lancia un MVP del nuovo sistema POS

Questa fase del cambio di POS può sembrare scoraggiante, specialmente se stai facendo una transizione completa da una configurazione di base a un POS più personalizzabile. Considera la prima implementazione come un prodotto minimo funzionante (MVP), un modo per iniziare a familiarizzare con il nuovo sistema prima di aggiungere ulteriori personalizzazioni.

Spesso è utile mantenere sia il tuo vecchio che nuovo sistema POS per un piccolo periodo di tempo, così puoi ancora tornare al vecchio sistema se hai delle difficoltà.

Alcune possibili difficoltà nel cambiare sistema POS

I retailer spesso incontrano i seguenti problemi quando cambiano fornitori POS:

• Interruzione: il tuo sistema POS è la linfa vitale del tuo negozio retail. Un trasferimento può causare un’interruzione, potenzialmente creando problemi di checkout che allungano i tempi d’attesa e fanno innervosire i clienti. L’obiettivo è avere entrambi i sistemi funzionanti nelle fasi iniziali, così puoi tornare a quello originale se stai avendo problemi con il nuovo sistema.
• Contratti a lungo termine: alcuni fornitori POS chiedono ai retailer di impegnarsi in contratti a lungo termine. Se devi effettuare il passaggio urgentemente, potresti finire per pagare due abbonamenti finché il tuo contratto attuale non scade. Prova a negoziare con il tuo fornitore attuale. In alcuni casi, puoi pagare una commissione di terminazione anticipata ma eviti di pagare fino alla fine del contratto.
• Costi: è difficile fare confronti perché alcuni fornitori POS hanno pacchetti complessi che includono solo certe funzionalità. Chiedi al tuo fornitore completa trasparenza. Per la configurazione che descrivi, quanto dovresti spendere?

Fai una transizione fluida con Shopify POS

Siccome sempre più clienti richiedono esperienze senza soluzione di continuità tra shopping in negozio e online, molte aziende stanno facendo il passaggio a sistemi POS che possono aiutarli a vendere ovunque e gestire tutti i canali di vendita in un solo posto.

Cambiare fornitore POS non è complicato, specialmente se stai migrando a Shopify POS. Usa gli strumenti di migrazione di Shopify per migrare in sicurezza i tuoi prodotti, l’inventario e le informazioni sui clienti dal tuo vecchio sistema POS a Shopify.

Quello che otterrai in cambio è un’infrastruttura operativa commerciale all-in-one che unifica i tuoi dati front-end e back-end, aiutando a tagliare i costi operativi e dare agli acquirenti le esperienze multicanale che desiderano.