Cosa sono i bilanci aziendali e come prepararli per la tua attività

Un bilancio dettaglia le attività finanziarie e patrimoniali della tua azienda in un documento che riassume tutte le principali informazioni economiche della tua attività.

Esistono molti tipi diversi di bilanci per contesti e utilizzi differenti. La persona responsabile della redazione di un bilancio dipende dalla situazione. A volte sei tu, che possiedi l'azienda, a dover preparare i bilanci. In altri casi potrebbero essere commercialisti, contabili, responsabili amministrativi o persino revisori.

I bilanci hanno numerosi utilizzi. Di seguito, approfondiremo perché ne hai bisogno e come preparare i bilanci per la tua attività di ecommerce.

Vantaggi dei bilanci

I bilanci sono vantaggiosi nella contabilità delle piccole imprese per diversi motivi, il principale dei quali è che forniscono una visione d'insieme della salute finanziaria della tua azienda. I bilanci aziendali rendono infatti più facile comprendere i dati e farsi un'idea di dove ti trovi dal punto di vista finanziario. Puoi utilizzare i bilanci per determinare se hai abbastanza denaro da reinvestire o per far crescere la tua attività, oltre che per pagare il tuo stipendio ed eventuali altri debiti. Conoscere le finanze della tua azienda aiuta anche nella gestione del flusso di cassa.

I bilanci aziendali possono anche aiutarti a:

• Ottenere investitori. Se hai bisogno di fondi da investitori o vuoi raccogliere capitali attraverso il crowdfunding, i bilanci possono dimostrare che la tua azienda merita fiducia.
• Ottenere prestiti. Quando richiedi prestiti per piccole imprese e finanziamenti, i potenziali finanziatori vorranno esaminare i tuoi bilanci per valutare la probabilità di essere rimborsati. Puoi cercare finanziamenti ad esempio attraverso bandi dedicati alle piccole imprese.
• Gestire le verifiche fiscali. L'Agenzia delle Entrate potrebbe controllare la tua azienda in qualsiasi momento, e i bilanci ti aiuteranno a superare i controlli più agevolmente.
• Pianificare meglio. Quando redigi regolarmente i bilanci, hai più dati per comprendere le tendenze. Puoi utilizzare questi dati per fare previsioni basate su statistiche reali.

I bilanci diventano la base per la relazione annuale, il documento che riassume l’andamento finanziario e operativo della tua azienda. Sono rapporti minuziosi che vengono distribuiti agli azionisti per fornire una panoramica approfondita della tua attività. Shopify pubblica report annuali (pagina in inglese) per gli investitori e il pubblico in generale, oltre ad altri bilanci.

Tipi di bilanci

1. Conto economico
2. Stato patrimoniale
3. Rendiconto finanziario

Esistono molti tipi diversi di bilanci, ma i tre più importanti e comunemente utilizzati sono:

Conto economico

Il conto economico della tua azienda, chiamato anche prospetto degli utili o conto profitti e perdite, calcola i ricavi al netto delle spese per dirti quanto denaro sta guadagnando la tua attività. I conti economici vengono preparati anche su base regolare, magari mensilmente, trimestralmente o persino annualmente.

Il conto economico è il primo documento finanziario da preparare, perché le cifre contenute in esso ti serviranno per preparare il tuo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario, che altrimenti sarebbero incompleti.

Stato patrimoniale

Lo stato patrimoniale elenca attività, passività e patrimonio netto della tua azienda. Gli stati patrimoniali vengono solitamente preparati mensilmente o trimestralmente e servono a fornire una panoramica su quanto vale la tua azienda dopo che tutte le passività o debiti e i pagamenti agli azionisti sono stati contabilizzati.

Questa cifra rappresenta il patrimonio netto della tua attività, quindi l’obiettivo è che sia un numero positivo. Puoi anche tracciare questo valore nel tempo per capire se il tuo patrimonio cresce o si riduce.

Rendiconto finanziario

l prospetto dei flussi di cassa mostra le entrate e le uscite di denaro. Quindi il tuo rendiconto finanziario è un riassunto del tuo flusso di cassa in un periodo di tempo.

Puoi utilizzare il calcolatore del flusso di cassa (in inglese) di Shopify per inserire le tue cifre e ottenere un rendiconto finanziario del tuo ecommerce. Ecco un esempio di come apparirà quel rendiconto finanziario:

Come preparare i bilanci per la tua azienda

1. Usa gli strumenti giusti per monitorare entrate e uscite
2. Scegli il periodo di riferimento
3. Raccogli e verifica i dati
4. Compila il bilancio

Anche se può sembrare un processo impegnativo, preparare i bilanci è una parte essenziale della gestione di qualsiasi attività. Ti permette di verificare se sei sulla strada giusta, se riesci a coprire le spese e se la tua azienda continua a generare un margine positivo.

Ecco una guida in quattro passaggi per raccogliere i dati necessari e preparare correttamente i tuoi bilanci.

1. Usa gli strumenti giusti per monitorare entrate e uscite

Il primo passo è dotarti di strumenti adeguati per tracciare vendite, spese e movimenti finanziari della tua attività. Shopify ti aiuta a monitorare tutti gli ordini in entrata, così sai sempre quanto stai incassando. Per tenere sotto controllo anche i costi, puoi utilizzare un software gestionale come QuickBooks o HoneyBook.

Con uno strumento dedicato puoi verificare facilmente le spese, vedere gli stipendi pagati, monitorare i flussi e mantenere il controllo della situazione finanziaria della tua attività. Inoltre diventa più semplice recuperare i dati necessari per compilare i bilanci.

2. Scegli il periodo di riferimento

Prima di iniziare, definisci il periodo che vuoi analizzare. Può trattarsi dell’ultima settimana, dell’ultimo mese o dell’ultimo anno, a seconda delle tue esigenze.

Sia nel tuo software gestionale sia nella dashboard di Shopify puoi selezionare il periodo di rendicontazione ed esportare i dati utili per creare i tuoi bilanci.

3. Raccogli e verifica i dati

Prima di redigere i bilanci, devi raccogliere tutti i dati finanziari relativi al periodo scelto e verificarne la correttezza. Questa attività è nota come riconciliazione dei conti: consiste nel controllare che le operazioni registrate nei tuoi strumenti di gestione corrispondano effettivamente ai movimenti presenti nei conti bancari o nei registri ufficiali.

4. Compila il bilancio

Dopo aver validato i dati, puoi iniziare a compilare i tuoi bilanci su un foglio di lavoro.

Puoi anche generare bilanci direttamente dalla dashboard di Shopify. Nella sezione dedicata ai report finanziari trovi il riepilogo finanziario, i report su vendite, pagamenti e passività, dettagli su carte regalo e vendite totali, e i report sui profitti suddivisi per prodotto, SKU e punto vendita.

Se vuoi esportare un report per salvarlo o condividerlo tramite Excel o Google Sheets, puoi farlo direttamente dalla pagina del report cliccando su “Esporta”. Alcuni report richiedono di specificare il tipo di dati da includere.

Vale la pena redigere i bilanci aziendali?

Anche se i bilanci aziendali possono sembrare complessi, oggi esistono molti strumenti e app che semplificano il processo. Creare bilanci regolarmente ti permette di individuare tendenze, mantenere un flusso di cassa positivo e prendere decisioni strategiche basate su dati reali, preparando la tua attività alla crescita.