Elaborazione dei pagamenti per piccole imprese: guida 2025

Oggi i clienti si aspettano di poter pagare in molti modi diversi: carta di credito o debito, portafogli digitali come Apple Pay e Google Pay, bonifici, pagamenti rateali e perfino criptovalute. Per una piccola impresa, accettare questi metodi di pagamento in modo sicuro e veloce non è un “extra”, ma un requisito indispensabile per rimanere competitiva.

Il cuore di questo processo è l’elaborazione dei pagamenti: un insieme di servizi che ti permette di ricevere il denaro dei clienti sul tuo conto aziendale, sia che tu abbia un ecommerce, un negozio fisico o un modello ibrido.

In questa guida vedremo in dettaglio cos’è l’elaborazione dei pagamenti, come funziona, quali tipi di fornitori esistono e come scegliere quello giusto per le tue esigenze.

Cos’è l’elaborazione dei pagamenti?

Quando l’acquirente ti paga, il denaro non passa direttamente dalla sua carta al tuo conto corrente: entra in gioco un sistema di intermediazione che gestisce e autorizza la transazione. Questo processo è chiamato “elaborazione dei pagamenti”.

In pratica, l’elaborazione dei pagamenti è il servizio che ti permette di ricevere somme di denaro tramite metodi diversi dal contante o dall’assegno, come carte di credito, carte di debito, wallet digitali (ad esempio Apple Pay e Google Pay), bonifici bancari o sistemi “compra ora, paga dopo” (buy now, pay later - BNPL).

Per una piccola impresa, un buon sistema di elaborazione dei pagamenti non si limita a “incassare”:

Offre più opzioni di pagamento, così da non perdere clienti che preferiscono un metodo rispetto a un altro.
Riduce i tempi di accredito, aiutandoti a gestire meglio il flusso di cassa.
Protegge i dati sensibili con protocolli di sicurezza avanzati, tutelando sia te sia i tuoi clienti.
Si integra con le tue piattaforme di vendita, che siano un sito ecommerce, un punto vendita fisico o entrambi.

In sintesi, è il ponte sicuro e veloce tra il portafoglio dell’acquirente e il tuo conto aziendale. Senza un buon sistema di elaborazione pagamenti, rischi non solo di complicare la gestione operativa, ma anche di perdere vendite.

Come funziona l’elaborazione dei pagamenti

Dietro un pagamento con carta o wallet digitale c’è una sequenza precisa di passaggi che si svolge in pochi secondi, ma che coinvolge diversi attori. Conoscerli ti aiuta a capire dove possono verificarsi rallentamenti, quanto tempo serve per ricevere l’accredito e quali sono i punti più delicati da monitorare.

Il flusso parte dall’acquirente che effettua il pagamento, in negozio tramite POS oppure online tramite un gateway di pagamento collegato al tuo ecommerce. I dati della transazione vengono inviati al processore di pagamenti, che li inoltra alla banca o all’istituto che ha emesso la carta. Quest’ultimo controlla che i fondi siano disponibili e che la transazione sia legittima. Se tutto è in ordine, arriva l’autorizzazione.

A questo punto il pagamento è considerato “acquisito” e tu ricevi conferma che l’operazione è andata a buon fine. Tuttavia, il denaro non viene trasferito immediatamente sul tuo conto aziendale. Prima transita in un conto intermedio, chiamato merchant account (conto commerciante). Questo conto esiste sempre: in alcuni casi è dedicato esclusivamente alla tua attività, in altri è gestito in forma aggregata dal fornitore di pagamenti insieme a quelli di altri esercenti. Solo dopo questa fase i fondi vengono versati sul tuo conto corrente, in genere entro 1-3 giorni lavorativi, a seconda del contratto con il provider.

Tipi di fornitori di elaborazione pagamenti

Abbiamo visto che ogni pagamento passa attraverso un conto intermedio, il cosiddetto merchant account. La differenza principale tra i fornitori sta proprio in come questo conto viene gestito: alcuni ti offrono un conto dedicato solo alla tua attività, altri lo gestiscono in forma aggregata insieme a quello di altri esercenti.

Da qui nasce la distinzione più comune tra Payment Service Provider (PSP) e merchant account provider, due modelli pensati per esigenze diverse in termini di volumi, rischi e canali di vendita.

Payment Service Provider (PSP)

I PSP ti permettono di iniziare a incassare rapidamente: crei l’account, completi la verifica KYC (Know Your Customer, letteralmente: “conosci il tuo cliente”) e puoi accettare pagamenti senza aprire un conto merchant dedicato. Dal punto di vista tecnico, i pagamenti confluiscono in un conto aggregato condiviso tra più esercenti, e il provider te li liquida poi sul tuo conto aziendale.

Quando convengono

Se stai avviando l’attività e vuoi ridurre tempi e burocrazia.
Se vendi con volumi inizialmente bassi o variabili.
Se cerchi un’unica soluzione che includa gateway online, POS per i pagamenti in negozio, prevenzione frodi e reportistica.
Se ti serve un’integrazione nativa con la tua piattaforma ecommerce (ad esempio, con Shopify gestisci ordini, pagamenti e rimborsi da un’unica dashboard).

Pro

Registrazione semplice e attivazione veloce.
Prezzi chiari e spesso a tariffa fissa per transazione.
Suite completa: gateway, wallet digitali, 3D Secure, gestione chargeback, strumenti antifrode.

Contro

Possibili tariffe per transazione leggermente più alte rispetto a un conto merchant dedicato quando i volumi crescono molto.
Maggiore probabilità di controlli e trattenute temporanee in caso di rischio elevato (tasso di chargeback alto, ticket medio molto elevato, settori ad alto rischio).

Merchant account provider

Con un merchant account provider ottieni un conto commerciante dedicato. L’onboarding richiede una valutazione del rischio con documentazione su modello di business, ticket medio, volumi previsti e policy di consegna/rimborsi. In cambio, hai maggiore controllo e talvolta condizioni più competitive sui volumi alti.

Quando convengono

Se hai volumi di vendita medio-alti stabili.
Se operi in settori particolari o ad alto rischio e vuoi negoziare condizioni su misura.
Se desideri una contrattualistica più avanzata e la possibilità di gestire i pagamenti su più banche, scegliendo di volta in volta la soluzione più conveniente.

Pro

Maggiore flessibilità nella negoziazione delle tariffe (soprattutto su grandi volumi).
Stabilità operativa e minore probabilità di trattenute preventive se i rischi sono ben gestiti.
Opzioni avanzate per incassi multi-Paese e multi-valuta.

Contro

Attivazione più lunga e burocratica.
Struttura tariffaria talvolta più complessa (interchange plus, canoni mensili, minimi garantiti).
Necessità di integrare separatamente gateway, antifrode, POS e altri componenti se non inclusi.

Quale scegliere in pratica

Se sei una piccola impresa agli esordi o che cerca semplicità, un PSP è quasi sempre la scelta più efficiente.

Se invece prevedi rapidamente volumi elevati oppure operi in un settore complesso, valuta un merchant account dedicato e confronta le condizioni reali (non solo la percentuale di commissione dichiarata nei listini).

Non è raro usare più soluzioni: PSP per partire subito e, quando i numeri lo giustificano, affiancare o migrare a una soluzione con account dedicato e condizioni personalizzate.

Quanto costa processare i pagamenti

Il costo non è solo la percentuale per transazione. Entrano in gioco componenti diverse, modelli tariffari e variabili operative (come canale, carte utilizzate, Paese, rischio). Vediamo nel dettaglio la struttura dei costi, un’informazione chiave per aiutarti a leggere correttamente i preventivi e a scegliere la soluzione più conveniente sul tuo caso d’uso.

Le componenti del costo

Il prezzo che paghi per ogni transazione non è un numero casuale: è composto da più voci, ciascuna con un ruolo preciso nel processo di pagamento. Ecco le principali.

Commissione di interscambio (Interchange): è la quota riconosciuta all’emittente della carta dell’acquirente. In Europa è in parte regolata e varia in base al tipo di carta (debito, credito, corporate), al canale (online o POS) e ad altri fattori.
Commissioni di schema (Scheme fees): commissioni dei circuiti (Visa, Mastercard, ecc.). Sono variabili e comprendono voci come assessment, authorization e network fees.
Markup del provider: è il margine del tuo processore. Può essere una percentuale, una quota fissa per transazione o entrambe.

I principali modelli tariffari

I provider di pagamenti applicano strutture di prezzo diverse, che incidono in modo significativo sulla convenienza complessiva del servizio. Ecco i modelli più comuni.

Tariffa fissa per transazione

Paghi una percentuale più una quota fissa su ogni operazione (per esempio 2,90% + 0,30 €). È semplice da capire e ideale per iniziare o per volumi non prevedibili.

Interchange plus

Paghi l’interchange (la commissione di interscambio dovuta a chi emette la carta) stabilito dal circuito (che può variare in base a carta e canale) più un margine fisso del provider. Offre trasparenza e può essere conveniente su volumi elevati, anche se richiede più attenzione nella riconciliazione contabile.

Abbonamento o membership

Paghi un canone mensile che copre parte dei costi e in cambio ottieni commissioni più basse per singola transazione. Ha senso solo se i volumi ripagano il canone.

Blended differenziato per canale

Spesso i provider applicano tariffe diverse per pagamenti online e in negozio (in negozio sono di solito più basse, grazie a minori rischi di frode).

Variabili che incidono sulle commissioni

Non tutte le transazioni hanno lo stesso costo: diversi fattori possono influenzare la commissione che paghi al provider. Vediamo i più rilevanti.

Canale di vendita: online costa in genere di più rispetto al POS fisico, per rischio e costi antifrode più alti.
Tipologia di carta e circuito: carte corporate o premium tendono ad avere interchange più elevati. Le carte di debito europee hanno spesso costi più bassi delle carte di credito.
Provenienza della carta: transazioni intra-UE costano meno delle carte extra-UE. I pagamenti transfrontalieri possono aggiungere maggiorazioni.
Valuta e conversione: se incassi in una valuta diversa da quella del tuo conto, considera costi di conversione e, in alcuni casi, commissioni di pagamento cross-currency.
Ticket medio e volume: un ticket medio alto amplifica l’impatto della percentuale. Volumi maggiori aiutano a negoziare condizioni migliori.
Rischio e chargeback: un tasso di chargeback elevato può portare a maggiorazioni, trattenute cauzionali temporanee o requisiti di riserva.

Costi extra da mettere a budget

Oltre alle commissioni per singola transazione, l’elaborazione dei pagamenti può comportare altre voci di spesa che è bene considerare in anticipo. Alcuni provider, ad esempio, applicano canoni mensili o prevedono soglie minime di fatturato, che se non raggiunte si traducono in costi aggiuntivi. A questo si sommano eventuali spese legate al noleggio o all’acquisto dell’hardware POS, assistenza e manutenzione.

Ci sono poi le commissioni per operazioni particolari, come i rimborsi agli acquirenti, le dispute e i chargeback. Anche l’accesso a servizi opzionali può avere un prezzo: per esempio, alcuni provider addebitano costi per l’accredito accelerato dei fondi sul tuo conto o per i bonifici in uscita.

Un’altra voce da non trascurare riguarda i gateway di pagamento. Se non sono inclusi nel pacchetto del processore ma forniti da un soggetto terzo, possono aggiungere un ulteriore livello di spesa.

Infine, sul fronte della sicurezza, la conformità agli standard PCI è quasi sempre inclusa nei servizi più moderni, ma alcuni sistemi o contratti più datati continuano a prevedere fee dedicate per la gestione della compliance.

Esempio pratico

Capire quale modello tariffario sia più conveniente non è sempre immediato, perché molto dipende dai volumi, dal ticket medio e da eventuali canoni fissi. Per chiarire meglio la differenza, vediamo un esempio pratico.

Supponiamo di gestire 1.000 transazioni online al mese, ticket medio 40 €.

Valutiamo due offerte:

Tariffa fissa: 2,7% + 0,25 €
Costo medio per transazione: 1,08 € + 0,25 € = 1,33 €
Costo mensile stimato: 1.000 × 1,33 € = 1.330 €
Interchange plus: interchange variabile medio 1,2% + 0,10 €, markup 0,8% + 0,10 €
Costo medio: 2,0% + 0,20 € = 0,80 € + 0,20 € = 1,00 € per transazione
Costo mensile stimato: 1.000 × 1,00 € = 1.000 €
Se è previsto un canone ad esempio di 79 €, il costo totale è 1.079 €.

Il secondo modello risulta più conveniente con questi volumi, ma se le vendite scendono o il ticket medio cala, la convenienza può ribaltarsi. Ecco perché è utile effettuare una simulazione utilizzando i tuoi numeri reali.

Come ridurre il costo effettivo senza peggiorare l’esperienza

Ridurre le commissioni senza penalizzare gli acquirenti è possibile, a patto di scegliere i canali giusti e adottare qualche accorgimento pratico. Se vendi anche in negozio, ad esempio, conviene incentivare i pagamenti contactless su POS certificati, che spesso hanno tariffe più convenienti rispetto agli acquisti online.

L’attivazione dei wallet digitali con autenticazione forte, come Apple Pay o Google Pay, non solo offre una migliore esperienza all’acquirente ma riduce il rischio di frodi: in certi casi, ti permette anche di rientrare in fasce tariffarie più vantaggiose.

Anche la gestione valutaria ha il suo peso. Incassare nella stessa valuta e area geografica dei tuoi clienti ti aiuta a limitare i costi di conversione e le maggiorazioni cross-border. Parallelamente, monitorare con costanza i chargeback e configurare regole antifrode (per esempio AVS, 3D Secure o limiti per IP/Paese) è un investimento che previene costi e complicazioni ben più onerosi.

Infine, non dimenticare l’efficienza operativa: integrare nativamente la tua piattaforma ecommerce con il sistema di pagamento riduce i tempi di riconciliazione, semplifica i rimborsi e migliora i report. È un risparmio indiretto ma concreto, soprattutto se hai volumi significativi.

Con Shopify Payments gestisci i pagamenti dalla tua dashboard

Prezzi trasparenti, wallet digitali già inclusi e strumenti antifrode integrati: un modo pratico per iniziare subito a ricevere i pagamenti, mantenendo la possibilità di rivedere la strategia tariffaria quando i volumi crescono.

Scopri Shopify Payments

Le principali soluzioni di elaborazione di pagamenti

Shopify Payments
Stripe
PayPal
Adyen
Axerve
Nexi
SumUp

Scegliere il giusto fornitore di elaborazione pagamenti può sembrare complesso, soprattutto quando si è alle prese con sigle, tariffe e funzionalità diverse. In Italia e in Europa, le piccole imprese hanno a disposizione diverse soluzioni, alcune più adatte al commercio online, altre a quello in negozio fisico, altre ancora a modelli ibridi.

Qui trovi una sintesi delle caratteristiche principali dei fornitori più noti e utilizzati.

Shopify Payments

Shopify Payments è la soluzione di elaborazione pagamenti integrata nella piattaforma Shopify. Ti permette di accettare pagamenti con carte di credito e debito dei principali circuiti, wallet digitali come Apple Pay e Google Pay, metodi BNPL e valute locali se vendi all’estero. Il grande vantaggio è la totale integrazione con il tuo negozio: puoi gestire ordini, rimborsi e reportistica in un’unica dashboard, senza attivazioni complesse o fornitori esterni.

Le tariffe variano in base al piano Shopify che sottoscrivi e non ci sono costi di attivazione o canoni extra per l’uso di Shopify Payments. Inoltre, con Shop Pay puoi offrire un checkout veloce che aumenta il tasso di conversione, specialmente su mobile.