Gestione del personale retail: alcuni strumenti efficienti (2026)

Gestire il personale nel settore retail è più complesso che mai. I rivenditori devono destreggiarsi tra modalità di lavoro ibride, team di vendita multicanale e aspettative dei clienti sempre più elevate. Aggiungi un turnover medio nel retail superiore al 70% e capirai perché la gestione del personale rappresenta una sfida per i commercianti al dettaglio.

Devi infatti trovare un modo per mantenere operativi i negozi con il personale adeguato, formare rapidamente i nuovi dipendenti e controllare i costi del lavoro in un mercato sempre più imprevedibile. I sistemi di gestione del personale retail (WFM) semplificano questi processi. Questi sistemi possono fare la differenza tra operazioni retail ottimizzate che generano crescita e operazioni inefficienti che erodono i profitti e logorano il personale.

In questo articolo scoprirai le migliori soluzioni per la gestione del personale retail e come scegliere quella giusta per la tua attività.

Le migliori soluzioni per la gestione del personale retail

1. Shopify POS
2. Easyteam
3. When I Work
4. Deputy
5. Rallyware

1. Shopify POS

Shopify POS è più di uno strumento per la gestione del personale: è un sistema operativo commerciale all-in-one in cui il punto vendita (POS) e l’ecommerce operano insieme. Che tu gestisca soltanto un negozio oppure centinaia, le funzioni di Shopify ti permettono di riunire tutti i tuoi punti vendita, creando un posto unico per gestire l'intera operazione retail.

Il piano Shopify POS Pro offre importanti funzionalità di gestione del personale:

• Controllo degli accessi basato sui ruoli: crea e assegna ruoli basati sulle funzioni lavorative, garantendo permessi coerenti in tutta l'organizzazione.
• Permessi e ruoli del personale personalizzabili: permette ai manager di controllare cosa ogni membro del team può fare nel sistema.
• Account staff illimitati solo per POS: aggiungi tutti i membri del personale necessari senza costi aggiuntivi.
• Tracciamento dell'attribuzione delle vendite: mostra quale dipendente ha effettuato ogni vendita per capire chi sta ottenendo i risultati migliori e creare programmi di formazione mirati.
• Gestione del personale specifica per punto vendita: gestisci team in diverse sedi tenendo sotto controllo le operazioni.

L'approccio unico di Shopify al commercio unificato ha dimostrato di far risparmiare ai commercianti al dettaglio l'equivalente di 0,4 dipendenti a tempo pieno per ogni punto vendita. La piattaforma offre inoltre un costo totale inferiore del 22% rispetto ai concorrenti, creando efficienze operative che consentono un aumento fino all'8,9% del valore lordo delle merci.

Dopo essere passata da diversi sistemi disconnessi a Shopify POS, Starlight Knitting Society ha risparmiato molte ore lavorative nella gestione dell'inventario e nella formazione del personale. Il POS era così intuitivo che il nuovo personale stagionale poteva essere formato in pochi minuti, e questo ha contribuito a offrire un servizio clienti eccezionale.

La proprietaria Melissa Nelson ha dichiarato: "Ora i miei dipendenti hanno più tempo per abbellire il negozio, creare campioni e assistere i clienti nello shopping personalizzato via email o telefono. Mi hanno detto che il tempo guadagnato grazie a Shopify è stato come ricevere un bonus".

2. Easyteam

Easyteam (in inglese) aggiunge a Shopify POS delle funzionalità specifiche per il personale, concentrandosi su tre aspetti principali: tracciamento del tempo, pianificazione e metriche delle prestazioni. È più adatto per i commercianti Shopify che hanno bisogno di strumenti di gestione del personale più avanzati ma vogliono evitare la complessità di un sistema separato.

La piattaforma funziona direttamente all'interno di Shopify, il che significa che il tuo team non dovrà imparare a usare un nuovo sistema. Il personale può timbrare il cartellino direttamente attraverso l'interfaccia Shopify POS che già conosce e apprezza, creare fogli di presenza automatici e tracciare le commissioni.

Tra le funzionalità ci sono le seguenti:

• Integrazione nativa con Shopify POS
• Tracciamento delle presenze verificato per sede lavorativa
• Tracciamento delle commissioni
• Timbratura del cartellino diretta attraverso l'interfaccia Shopify POS
• Integrazione delle buste paga

3. When I Work

When I Work è una piattaforma di pianificazione su dispositivo mobile che mette a disposizione del tuo personale strumenti self-service. Funziona bene per retailer con più negozi che hanno bisogno di una pianificazione flessibile e di solide funzionalità utilizzando dispositivi mobili.

When I Work offre una pianificazione complessa. Se un lavoratore vuole richiedere un permesso o scambiare un turno di lavoro, per esempio, può controllare automaticamente se è fattibile. In questo modo i tuoi dipendenti hanno una certa flessibilità e il livello operativo rimane eccellente.

Ecco alcune funzionalità disponibili:

• App mobile per pianificare il personale retail in qualsiasi momento
• Richiesta di turni in modalità self-service
• Controllo automatico della disponibilità per i cambi di turno
• Timbrature del cartellino verificate con sistema GPS
• Sistema di messaggistica del team integrato

4. Deputy

Deputy si distingue per il suo approccio alla pianificazione del personale basato sull'intelligenza artificiale. Analizzando i modelli di vendita e il traffico dei clienti, questo strumento di gestione del personale retail aiuta ad adeguare il numero di dipendenti alla domanda effettiva.

Le timbrature del cartellino avvengono attraverso i telefoni, utilizzando riconoscimento facciale e verifica tramite GPS. Questo aiuta a prevenire errori e rende più facile l'elaborazione delle buste paga. E quando si avvicinano i limiti di straordinario o entrano in vigore i requisiti di pausa, Deputy invia avvisi automatici.

Tra le funzionalità ci sono:

• Pianificazione basata sull’IA in base ai modelli di vendita
• Timbratura del cartellino con riconoscimento facciale
• Avvisi automatici per straordinari e pause
• Feed integrato per le comunicazioni del team
• Strumenti di conformità avanzati per le leggi sul lavoro

5. Rallyware

Rallyware si concentra sullo sviluppo del personale attraverso formazione basata sull'IA. La piattaforma studia il modo in cui ogni dipendente lavora e poi crea percorsi di apprendimento personalizzati. L'apprendimento è gamificato, con contest e classifiche che mantengono i team coinvolti. Ma potrebbero verificarsi sovrapposizioni se usi già gli strumenti di formazione di Shopify POS.

Questa piattaforma è ottima in ambienti retail complessi come i negozi di elettronica, nei quali la conoscenza del prodotto fa la differenza per effettuare vendite. Per i team che lavorano su commissione e vendono prodotti sofisticati, la completezza di Rallyware è ideale. Ma prima valuta la tua configurazione attuale. Se il tuo POS gestisce già la formazione di base e il monitoraggio delle prestazioni, aggiungere Rallyware potrebbe essere più di quello che ti serve.

Tra le funzionalità:

• Percorsi di formazione personalizzati basati sull’IA
• Accesso mobile alle informazioni sui prodotti
• Sistema di apprendimento gamificato
• Misurazione dell'impatto della formazione sulle vendite
• Comunicazioni del team mirate con tracciamento

Come scegliere il miglior software per la gestione del personale retail

1. Integrazione
2. Scalabilità
3. Esperienza utente
4. Conformità e sicurezza
5. Reporting e analytics
6. Costo di proprietà totale

1. Integrazione

La maggior parte dei commercianti al dettaglio usa già diversi strumenti aziendali: piattaforme ecommerce, sistemi di gestione degli ordini, app per la gestione dell’inventario, integrazioni per i programmi fedeltà e molto altro. Il tuo sistema di gestione del personale deve funzionare bene insieme a tutti questi programmi.

Prima di scegliere un sistema di gestione del personale retail, fai un elenco delle tue esigenze in termini di integrazione:

• Quali sistemi devono condividere dati?
• Quanto spesso i dati devono sincronizzarsi?
• Cosa succede se un sistema va offline?

Le operazioni retail tradizionali comportavano integrazioni frammentate e API per collegare tra loro questi sistemi individuali. Ma è un approccio costoso che limita l'innovazione. Il vicepresidente del reparto di ingegneria di Shopify, Patrick Joyce, lo definisce una tassa di frammentazione "che ha un impatto non solo sul budget IT, ma sull'intera capacità dell'organizzazione di competere efficacemente nel retail moderno".

È molto più facile integrare nuove tecnologie quando la tua attività funziona tramite un sistema operativo centrale. Shopify, per esempio, unifica l'infrastruttura della tua attività senza utilizzare middleware frammentato o API: tutto opera dalla stessa piattaforma. Un approccio che secondo un report del 2024 della società di consulenza indipendente EY ha i seguenti effetti positivi:

• Riduce i costi di implementazione e integrazione dell'11%
• Riduce i costi di terze parti dell'89%
• Riduce le spese middleware del 27%

Babylist, una piattaforma di prodotti per bambini, ha affrontato la sfida di aprire il suo primo negozio fisico e aveva bisogno di un sistema POS che si integrasse con le sue operazioni online esistenti. Shopify POS si è dimostrato molto intuitivo per formare i nuovi dipendenti, tanto che i manager del negozio hanno spiegato che formare i nuovi membri del team all’utilizzo del POS ha richiesto uno "sforzo minimo".

2. Scalabilità

Il tuo personale crescerà insieme alla tua attività. Che tu stia espandendo il tuo spazio esistente o aprendo un altro negozio, verifica che i sistemi di gestione del personale ti permettano di gestire un team in crescita. Dovresti considerare funzionalità quali:

• Gestione di più negozi fisici
• Aggiunta di strutture di commissioni
• Supporto per modelli di lavoro ibridi
• Gestione di aumenti di personale stagionale
• Espansione in nuovi mercati

I sistemi basati su cloud spesso gestiscono meglio la crescita rispetto a un software installato. Funzionano bene per attività con picchi stagionali o cambiamenti frequenti, poiché puoi aggiungere funzionalità, utenti e negozi senza grandi interruzioni.

3. Esperienza utente

L'esperienza utente ha un impatto significativo sull'acquisizione di nuovi clienti. Se i manager del negozio trovano difficile pianificare i turni o il personale fatica a richiedere cambi di turno, tornerai ai tuoi processi abituali, anche se stai spendendo soldi per il nuovo sistema.

Il problema è che è difficile giudicare l'esperienza utente di una piattaforma prima di iniziare a usarla. Ecco come risolvere questo problema:

• Osserva le abitudini del tuo team attuale: i dipendenti preferiscono i telefoni ai computer? Hanno bisogno di accesso rapido ai programmi per le interazioni con i clienti? Scegli un software che si adatta a queste abitudini reali.
• Considera la facilità d'uso: molti lavoratori citano la mancanza di flessibilità come ragione principale per andarsene. Il tuo strumento di gestione del personale retail dovrebbe offrire flessibilità con funzionalità come la pianificazione self-service e lo scambio di turni.
• Testa accuratamente l'app mobile: la maggior parte del personale retail si affida ai telefoni per le attività lavorative. Funzionalità base come l’accesso ai programmi dovrebbero essere semplici. Funzioni più complesse come scambiare turni oppure ottenere approvazione del manager dovrebbero funzionare bene sia su telefoni che sui computer.
• Guarda le recensioni di altri retailer: spesso evidenziano problemi pratici non visibili sulle demo di vendita. Verifica quanto velocemente il fornitore risolve i problemi segnalati: questo dimostra il suo impegno al miglioramento.

4. Conformità e sicurezza

Tutti i retailer sono tenuti a proteggere i loro dipendenti e rispettare le leggi sul lavoro. Poiché è difficile tenere traccia di leggi che cambiano frequentemente, specialmente se operi in più negozi, cerca un sistema di gestione del personale retail con funzionalità quali avvisi avanzati su potenziali violazioni.

Inoltre sei responsabile della protezione di qualsiasi dato memorizzato dal tuo personale. Le funzionalità di sicurezza base dovrebbero includere:

• Regole password che seguono gli standard di sicurezza attuali
• Diversi livelli di accesso per manager e personale
• Crittografia dati per informazioni sensibili
• Aggiornamenti di sicurezza regolari

Chiedi ai fornitori quali sono i risultati ottenuti in materia di conformità dai loro sistemi di gestione del personale. Con quale rapidità aggiornano i loro sistemi quando cambiano le leggi? Quali certificazioni di sicurezza possiedono? Le loro risposte ti diranno quanto prendono seriamente queste questioni.

5. Reporting e analytics

I negozi retail funzionano meglio quando i manager prendono decisioni strategiche basate sui dati invece che sull'istinto. Questo non si applica solo a quali prodotti dovresti avere in stock o quali promozioni sono più efficaci per attirare clienti.

Verifica che il tuo sistema di gestione del personale ti permetta di visualizzare informazioni come:

• Giorni di shopping di punta e più lenti: così puoi abbinare i programmi con la domanda dei clienti
• Vendite per dipendente: in modo da identificare il personale che potrebbe aver bisogno di formazione aggiuntiva
• Spesa per il lavoro: per giudicare se stai spendendo troppo o troppo poco per il personale.

6. Costo di proprietà totale (TCO)

Prima di impegnarti con un nuovo strumento di gestione del personale retail, chiedi in anticipo ai fornitori eventuali costi extra, ovvero cosa è incluso nel prezzo base e cosa prevede una tariffa aggiuntiva. Ecco alcuni possibili costi supplementari:

• Tariffe di implementazione e formazione
• Costi extra per funzionalità avanzate
• Tariffe per utente o per negozio
• Costi di assistenza
• Spese per la migrazione dei dati

Quando fai il confronto tra i vari prodotti, considera anche i potenziali risparmi. Se il sistema riduce straordinari o errori di pianificazione, potrebbe ripagarsi rapidamente. La capacità unica di Shopify di unificare i dati degli ordini, dell’inventario e dei clienti su più canali di vendita ha dimostrato di ridurre il costo di proprietà totale del 22%.

Gestisci il personale più facilmente con Shopify

Scegliere il sistema giusto per la gestione del personale impatta ogni aspetto della tua attività retail. Una ricerca mostra che i retailer con un’esperienza dei dipendenti nel primo quartile hanno il doppio delle probabilità di offrire un'esperienza cliente di pari livello. Inoltre, i dipendenti soddisfatti tendono a rimanere più a lungo e commettere meno errori, creando un ciclo positivo in termini di prestazioni lavorative.

Mentre molte soluzioni mettono a disposizione funzionalità specifiche, Shopify POS fornisce una base solida che cresce con la tua attività. I punti di forza principali del sistema corrispondono a quello di cui la maggior parte dei retailer ha bisogno:

• Un sistema per vendite, inventario e gestione del personale
• Sicurezza integrata e accesso basato sui ruoli
• Tracciamento delle prestazioni che si collega direttamente ai dati di vendita
• Integrazione flessibile con strumenti specializzati quando necessario

Che tu gestisca un negozio o molti punti vendita, gli strumenti POS e di gestione del personale di Shopify ti aiutano a spendere meno tempo nella gestione e più tempo a far crescere la tua attività.