Cos’è una fattura? Guida completa alle fatture al dettaglio

Una fattura descrive l’accordo commerciale tra te e un cliente e ti assicura di ricevere il pagamento per i prodotti che vendi. Ogni fattura di vendita specifica i prodotti venduti e le relative quantità, la data di vendita, i prezzi e i termini di pagamento.

Questa guida spiega in dettaglio tutte le informazioni sulle fatture al dettaglio che ogni titolare di attività deve conoscere, ovvero cosa sono, a cosa servono, cosa devono includere e come semplificare la procedura di fatturazione elettronica.

Cos’è una fattura?

Una fattura è un documento commerciale con valore legale che classifica e contabilizza ogni transazione avvenuta fra la tua attività e i tuoi clienti. Conferma e registra gli articoli acquistati da un cliente e il prezzo concordato per la vendita.

Le fatture sono la colonna portante del tuo flusso di cassa, del monitoraggio dell’inventario e della contabilità aziendale. Contengono tutte le informazioni fondamentali relative a una vendita su una singola pagina:

• Descrizione e costo di ogni singolo prodotto venduto
• Importo totale e IVA
• Informazioni sul cliente
• Le tue informazioni di contatto
• Termini di pagamento
• Informazioni sulla consegna

Differenza tra fattura e ricevuta

Una fattura specifica dettagliatamente i termini di pagamento e altre informazioni, una ricevuta, invece, attesta l’avvenuto pagamento.

Differenza tra fattura e ordine d’acquisto

Gli ordini d’acquisto funzionano all’inverso: specificano gli articoli che l’acquirente vuole comprare a una tariffa specifica. Se hai una piccola attività, in genere emetti un ordine d’acquisto quando richiedi grandi quantità di prodotti a un fornitore.

Tipi di fatture

• Fattura ricorrente
• Fattura proforma
• Fattura a ore
• Nota di credito
• Nota di debito
• Fattura commerciale
• Fattura di acconto
• Fattura di saldo
• Sollecito di pagamento

Fattura ricorrente

Le fatture ricorrenti vengono inviate ai clienti con cadenza periodica per le transazioni ripetute. Alcuni esempi sono i servizi di box in abbonamento o gli abbonamenti annuali per la spedizione gratuita offerti da diversi negozi ecommerce.

Fattura proforma

Una fattura proforma indica i prezzi degli articoli e attesta l’impegno del venditore a spedire la merce. Viene emessa anticipatamente e dà modo all’acquirente di pianificare l’acquisto, oltre a calcolare le tariffe doganali prima di procedere.

Fattura a ore

La fattura a ore viene emessa per richiedere il pagamento di un servizio svolto su base oraria. Include il numero di ore lavorate e la tariffa oraria prevista, più il totale.

Nota di credito

Una nota di credito viene emessa per effettuare un rimborso o applicare uno sconto, generalmente quando un cliente fa un reso. Viene chiamata anche nota di accredito e corregge l’importo indicato in una fattura precedente.

Nota di debito

Una nota di debito viene emessa per notificare al cliente che l’importo dovuto è maggiore rispetto a quanto indicato in precedenza. Questa situazione si verifica quando, per esempio, il cliente decide di aumentare la quantità dell’ordine dopo avere già ricevuto la fattura.

Fattura commerciale

Le fatture commerciali sono fondamentali nelle vendite internazionali. Vengono utilizzate nelle dichiarazioni doganali e per determinare l’importo dei dazi nel caso di prodotti esportati all’estero.

Una fattura commerciale deve specificare le informazioni di contatto complete sia dell’emittente che del compratore, il contenuto del pacco e le informazioni relative a valore, dimensioni, peso, paese di origine, motivo dell’esportazione, data dell’ordine e firma del mittente.

Fattura di acconto

Le fatture di acconto vengono emesse in previsione di progetti a lungo termine e hanno lo scopo di facilitare la gestione del flusso di cassa sia al venditore che al compratore.

La fattura di acconto dimostra l’impegno a pagare da parte dell’acquirente e tutela in questo modo il venditore.

Fattura di saldo

Le fatture di saldo hanno lo scopo di concludere ufficialmente una transazione e vengono sempre emesse successivamente alle fatture di acconto.

Al termine di un progetto o di un accordo stabilito, il venditore invierà una fattura di saldo per riscuotere l’eccedenza dell’importo dovuto.

Sollecito di pagamento

Un sollecito di pagamento è una fattura che non è stata pagata entro i termini stabiliti. I pagamenti in ritardo possono avere un impatto estremamente negativo sul tuo flusso di cassa e, di conseguenza, sulla tua attività: la liquidità disponibile incide sulla tua capacità di retribuire il personale, pagare l’affitto del negozio e i fornitori. Tieni sempre d’occhio i tuoi crediti verso i clienti per evitare ritardi nei pagamenti.

Esempio di fattura

Il formato della tua fattura può variare in base ai requisiti contabili, alle normative locali e alla categoria del tuo negozio. Ecco un esempio.

Gli 11 elementi chiave di una fattura al dettaglio

1. Il termine “fattura”
2. Numero univoco della fattura
3. Informazioni sulla tua attività
4. Informazioni sul cliente
5. Data della fattura
6. Nome e descrizione di ogni singolo articolo venduto
7. Aliquota IVA applicabile (se previsto)
8. Totale fattura
9. Termini di pagamento
10. Coordinate di pagamento
11. Condizioni di spedizione

Assicurati di includere tutti questi elementi nel tuo modello di fattura.

1. Il termine “fattura”

Innanzitutto, assicurati di includere la parola “fattura” nell’intestazione del documento. Rendi il titolo ben visibile e impossibile da confondere con un altro tipo di documento come un ordine d’acquisto o una nota di credito.

Non è solo per comodità: è un obbligo legale per tutte le transazioni B2B nella maggior parte dei paesi.

2. Numero univoco della fattura

Ogni fattura deve contenere un numero di riferimento univoco e il sistema di contabilità che utilizzi dovrebbe conservare un registro dei numeri utilizzati. I tuoi clienti useranno i numeri delle tue fatture per tenere traccia delle fatture che ti hanno pagato.

Attribuisci alle fatture un numero seguendo un ordine crescente, partendo dal numero più basso (1 o 001).

Puoi includere le lettere nel numero univoco della fattura per facilitare la categorizzazione e la chiarezza.

3. Informazioni sulla tua attività

Ogni fattura deve contenere le informazioni sulla tua attività: denominazione sociale, numero di partita IVA, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email. Tutti questi dati devono essere inseriti nell’intestazione della fattura e sono utili anche per il cliente.

4. Informazioni sul cliente

Anche le informazioni sul cliente devono essere inserite nell’intestazione della fattura e seguire lo stesso formato delle informazioni sulla tua attività. Includi il nome del cliente, l’indirizzo di fatturazione, l’indirizzo di spedizione (se diverso da quello di fatturazione), il numero di telefono e l’indirizzo email.

5. Data della fattura

La data di creazione della fattura è importante: generalmente stabilisce il termine di pagamento della fattura e permette di capire se il pagamento non è avvenuto entro la scadenza ed è necessaria un’azione da parte tua.

6. Nome e descrizione di ogni singolo articolo venduto

Questa è la parte principale della fattura: è qui che vengono elencati i prodotti che il cliente ha acquistato da te e i singoli importi.

Ogni riga contiene una tipologia di prodotto con caratteristiche uniche, per esempio un colore o una taglia specifica, e deve contenere anche queste colonne:

• Descrizione degli articoli. Aggiungi una breve descrizione del prodotto e/o il numero SKU del prodotto.
• Quantità. Specifica le unità di prodotto ordinate dal cliente.
• Prezzo unitario. Il prezzo di una singola unità di prodotto.
• Totale riga. Il prezzo unitario moltiplicato per la quantità.

7. Aliquota IVA applicabile (se previsto)

L’aliquota IVA può variare a seconda del tipo di prodotto che vendi e della località dell’acquirente. Una volta stabilito se e quale aliquota applicare, dovrai includerla nella fattura.

Leggi questo articolo per scoprire come addebitare l’imposta sulle vendite.

8. Totale fattura

Questo importo deve essere ben visibile rispetto alle altre informazioni contenute nella fattura: dopotutto, è l’elemento più importante per il cliente e il motivo per cui la fattura è stata emessa.

Somma i totali riga per ottenere il totale parziale. Se nessuna imposta è applicabile, questo importo coincide anche con il totale da pagare.

Se devi includere l’IVA, specifica il tipo, moltiplica il totale parziale per l’aliquota IVA applicabile e aggiungi il risultato al totale da pagare.

Per esempio:

• Totale parziale: €100
• IVA applicabile: 22%

€100 x .22% = €22 → importo dell’IVA sulla fattura

€100 + €22 = €122 → importo totale della fattura (totale parziale + IVA)

9. Termini di pagamento

Specifica chiaramente i tuoi termini di pagamento nella fattura per eliminare ogni possibilità di dubbio su quelle che sono le tue aspettative.

Ecco i termini di pagamento più comuni:

• Fattura a X giorni. Il pagamento deve avvenire entro X giorni dalla data della fattura. I termini più comuni sono 30, 45, 60 e 90 giorni. Spesso i clienti attendono la data del termine prima di procedere con il pagamento.
• Pagamento in anticipo. In questo caso richiedi il pagamento dell’intera somma dovuta prima di evadere l’ordine e completare il lavoro.
• In contrassegno. Il pagamento avviene in contanti nel momento esatto in cui viene consegnata la merce.
• Al ricevimento. Il pagamento dovrebbe avvenire subito dopo la ricezione della fattura, generalmente il giorno successivo.
• Fine mese (D.F.F.M.). Pagamento entro la fine del mese successivo alla data di emissione della fattura.
• 15 del mese successivo alla data della fattura. Pagamento entro il giorno 15 del mese successivo a quello di emissione della fattura.
• Acconto del 50%. Puoi chiedere il 50% dell’importo totale in anticipo prima di evadere l’ordine e completare il lavoro. Questo termine è molto comune per gli ordini di grandi quantità e i progetti a medio o lungo termine.

10. Coordinate di pagamento

Specificare le coordinate di pagamento è un ottimo modo per facilitare il pagamento dei fornitori e la ricezione dei pagamenti da parte dei clienti. Circa il 43% dei consumatori dichiara di abbandonare la procedura di pagamento se non può utilizzare il metodo che preferisce, motivo per cui è bene che questa sezione della fattura sia ben definita e offra una certa flessibilità.

11. Condizioni di spedizione

Infine, includi le condizioni di spedizione, tra cui:

• soggetto a carico dei costi di spedizione
• metodo di spedizione
• data di consegna prevista
• informazioni sul tracciamento

Come generare una fattura

• Usa un software di fatturazione elettronica
• Crea una fattura manualmente

Ecco i due metodi principali in cui è possibile generare una fattura.

Usa un software di fatturazione elettronica

Esistono molti software di fatturazione elettronica che ti consentono di creare fatture dall’aspetto professionale in modo facile e veloce. Spesso questi software includono dei modelli personalizzabili con le informazioni e il logo della tua azienda, oltre a diverse caratteristiche come la possibilità di tracciare i pagamenti e di generare report.

Crea una fattura manualmente

Per creare una fattura manualmente, puoi usare un programma di elaborazione testi o un foglio di calcolo. Usa un modello predefinito o crearne uno tuo da zero. Assicurati di includere tutti gli elementi obbligatori specificati in questa guida alle fatture al dettaglio e verifica sempre la fattura in ogni sua parte prima di inviarla per assicurarti che sia precisa e professionale.

Consigli per creare fatture efficaci

Segui questi consigli per assicurarti che le tue fatture siano semplici da capire e che ti consentano di ricevere rapidamente quello che ti spetta.

• Mantieni le fatture su un’unica pagina e usa un font facile da leggere.
• Incentiva i pagamenti in anticipo o puntuali.
• Crea una fattura che puoi duplicare e riutilizzare per risparmiare tempo in futuro.
• Individua i casi in cui emettere fatture ricorrenti per gli acquisti ripetuti.
• Imposta un sistema automatico che si attiva ogni volta che ricevi un nuovo ordine. Molte app Shopify facilitano questo processo e non richiedono alcun intervento manuale.
• Offri diversi metodi di pagamento come carte di credito e di debito, pagamenti mobili, bonifici bancari o pagamenti rateali.

A cosa serve una fattura?

• Riscuoti pagamenti
• Monitora le vendite
• Rispetta gli adempimenti fiscali
• Ottieni dati di analisi

Quali sono i motivi principali per cui serve una fattura? Scoprili subito.

Riscuoti pagamenti

Lo scopo di una fattura è molto semplice: ricevere denaro. Una fattura specifica i termini di pagamento (come “al ricevimento” o “fine mese”) per aiutarti a fare una stima del tuo flusso di cassa e a pianificare attività e spese su questa base.

Monitora le vendite

Le fatture contengono le quantità e le categorie di prodotti venduti e indicano il numero di vendite concluse in un determinato periodo, quindi ti consentono anche di monitorare le vendite. Questi dati sono utili per comprendere l’impatto delle tue attività di marketing sulle vendite e per prepararti al periodo successivo.

Rispetta gli adempimenti fiscali

Le fatture svolgono un ruolo cruciale nella contabilità della tua attività. Ti aiutano a tenere traccia dei ricavi del tuo negozio a fini fiscali, dal momento che ogni fattura è un documento fiscale.

Ottieni dati di analisi

L’analisi delle fatture può aiutarti a prevedere la domanda del tuo negozio in modo più accurato, in base alla stagionalità o alle tendenze di quell’anno. Questo significa anche che puoi monitorare e modificare l'inventario per migliorare il flusso di cassa ed evitare l’eccesso di scorte o, al contrario, l’esaurimento scorte per un prodotto molto richiesto.

Inizia subito a creare le tue fatture

I consigli che trovi in questa guida sono utili per tutti, da chi sta per mandare la sua prima fattura a chi ne manda già da tempo. Seguili per migliorare l’efficienza del tuo sistema di fatturazione, semplificare i pagamenti da parte dei clienti e ricevere il denaro entro i termini stabiliti.

Un software di fatturazione elettronica ti aiuta a monitorare tutte le vendite, le fatture emesse e ricevute e i pagamenti, semplificando notevolmente la tua gestione fiscale. Shopify POS ti aiuta a gestire le fatture e molte altre operazioni contabili del tuo negozio online, fisico o di entrambi.

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