Magazzino di spedizione: benefici, costi e alcuni consigli

Un magazzino di spedizione è un luogo dove si può conservare l'inventario non venduto. Invece di ingombrare il tuo magazzino di vendita o chiedere ai clienti di tenere troppi prodotti in negozio, questo tipo di magazzino è pensato appositamente per l'inventario in eccesso.

I magazzini di spedizione giocano inoltre un ruolo chiave nella catena di approvvigionamento, fungendo da piccoli centri di distribuzione. Se un cliente effettua un ordine sul tuo negozio online (o paga per il suo ordine in negozio e concorda una consegna in un secondo momento), non è necessario evadere gli ordini dal tuo punto vendita. Il tuo team di magazzino può gestire la logistica delle spedizioni, lasciando al team di vendita più tempo per fare ciò che sa fare meglio: servire i clienti in negozio.

Se non sai come integrare la spedizione dal magazzino nella tua strategia di vendita al dettaglio, non preoccuparti. In questa guida ti spieghiamo cosa sono i magazzini di spedizione e come gestirli, fornendoti anche un elenco di servizi da considerare se hai intenzione di esternalizzare l'intero processo.

Perché i magazzini di spedizione sono importanti?

1. Aumentare la soddisfazione del cliente
2. Ridurre i costi
3. Limitare la riduzione dell’inventario

1. Aumentare la soddisfazione del cliente

I magazzini di spedizione sono il luogo in cui il tuo inventario viene conservato prima di arrivare nei tuoi punti vendita. È anche il posto dove l'inventario acquistato online viene prelevato, imballato e spedito a un cliente dopo che ha effettuato un ordine.

Il modo in cui gestisci il tuo magazzino influisce notevolmente sull'esperienza dei clienti con il tuo marchio. I consumatori si aspettano consegne ultraveloci, con rivenditori come Amazon che offrono tempi di consegna sempre più rapidi (a volte in giornata). La spedizione dal magazzino ti consente di evadere rapidamente gli ordini e collaborare con i corrieri per consegnare i tuoi ordini in tempi brevi, il che favorisce la soddisfazione dei clienti e li incoraggia a effettuare nuovi ordini.

2. Ridurre i costi

Il nostro sondaggio ha rivelato che il 34% dei rivenditori ha sottovalutato il costo della spedizione quando ha avviato la propria attività. La spedizione rappresenta poco meno del 9% delle spese annuali iniziali di un'azienda, ma una strategia intelligente di spedizione dal magazzino può aiutare a ridurre questi costi, soprattutto se il magazzino è collocato vicino a un hub di trasporto o in una città in cui si trovano i tuoi clienti.

I fornitori spesso offrono un prezzo unitario inferiore se acquisti in grandi quantità. Sebbene il magazzinaggio comporti costi aggiuntivi per mantenere in funzione la nuova struttura, può rivelarsi più conveniente perché consente di ottenere sconti all'ingrosso dai fornitori e disporre di uno spazio sicuro dove conservare le scorte.

3. Limitare la riduzione dell'inventario

La riduzione dell'inventario costa ai rivenditori cifre considerevoli. Invece di conservare e spedire articoli dai tuoi negozi, un magazzino offre maggiore sicurezza. Puoi assumere un team dedicato per monitorare l'inventario nel tuo magazzino, condurre conteggi periodici e assicurarti che la merce non possa essere rubata dalla struttura. Solo il personale autorizzato del magazzino può accedere al tuo stock.

Come funziona il processo di spedizione dal magazzino

La spedizione dal magazzino richiede molte operazioni, la maggior parte delle quali avviene prima che i tuoi pacchi lascino la struttura. Ecco come funziona solitamente l'intero processo dall'inizio alla fine:

1. Prepara le spedizioni dal magazzino: un cliente effettua il suo ordine attraverso il tuo sistema di punto vendita (POS) o negozio online.
2. Aggrega e gestisci le informazioni sugli ordini: il tuo sistema di gestione del magazzino (WMS) determina quale magazzino è più adatto per evadere l'ordine in base all'inventario disponibile e alla destinazione finale della spedizione.
3. Preleva e imballa l'ordine: il tuo WMS crea un documento di imballaggio, un elenco dei prodotti ordinati dal cliente, le quantità e dove si trovano nel magazzino. Il tuo team di prelievo ordini seleziona questi prodotti e li imballa in una scatola di spedizione.
4. Scegli un corriere e un'etichetta: il team del magazzino utilizza le informazioni di spedizione dal WMS per scegliere un corriere. Acquista l'etichetta e la stampa con l'indirizzo del cliente.
5. Spedisci il pacco: il pacco lascia il magazzino e si dirige verso il tuo cliente tramite il corriere.

Problemi comuni nella spedizione

Il settore delle spedizioni è notoriamente imprevedibile. Pensa ai container rimasti bloccati nel Canale di Suez: il blocco, che è durato sei giorni, è costato circa 15 milioni di dollari al giorno.

Sebbene sia improbabile che si ripetano casi del genere, questo dimostra come fattori al di fuori del tuo controllo possano influenzare la probabilità che un cliente riceva i suoi pacchi in tempo. Qui entra in gioco una strategia di gestione del rischio. Hai bisogno di un piano d'azione per risolvere eventuali problemi che potrebbero sorgere in futuro, sia utilizzando più magazzini di evasione ordini sia affidandoti a diversi corrieri man mano che le tue esigenze cambiano.

Ma ci sono anche questioni relative alla spedizione su cui hai il controllo e che vale la pena pianificare. Puoi infatti limitare i danni che i problemi di spedizione possono avere sulla tua attività e sulla sua reputazione intervenendo sui seguenti aspetti:

• Accuratezza degli ordini: i clienti che ricevono articoli diversi da quelli ordinati dovranno restituire l'articolo e attendere un sostituto.
• Elaborazione degli ordini in ritardo: quasi due terzi degli acquirenti online si aspettano che il loro ordine arrivi entro 24 ore, ma le carenze di personale e un’organizzazione inefficiente del magazzino possono causare ritardi ancor prima che il loro ordine venga spedito.
• Scorte insufficienti: parlando di ritardi, è probabile che ci siano problemi se stai aspettando che le scorte vengano rifornite. Un sistema di gestione dell'inventario può prevenire che queste esaurimenti di stock causino ritardi, soprattutto se imposti avvisi di sicurezza che ti avvisano quando le quantità stanno diminuendo.

Centro di evasione ordini vs magazzino di spedizione

Un centro di evasione ordini è un luogo in cui i rivenditori possono prelevare, imballare e spedire gli ordini dei clienti. Le stesse operazioni possono avvenire in un magazzino di spedizione, ma i magazzini tendono a essere più grandi dei centri di evasione ordini e ad avere un ricambio dell'inventario più basso perché gli articoli possono essere conservati più a lungo.

Tipi di magazzini

1. Pubblici
2. Privati
3. Cooperativi
4. Deposito doganale

1. Pubblici

Un magazzino pubblico è disponibile per chiunque lo desideri. Spesso sono di proprietà di aziende di logistica terze. Non sono limitati a una specifica azienda: chiunque paghi per i servizi può conservare e spedire il proprio inventario.

La maggior parte dei 3PL (fornitori di logistica di terze parti) offre termini di stoccaggio flessibili, consentendo ai rivenditori di affittare spazio a breve o lungo termine. Per questo motivo, tende a essere l'opzione più economica per i rivenditori che non conservano o spediscono abbastanza prodotti da giustificare l’utilizzo di un proprio magazzino.

2. Privati

Un magazzino privato è utilizzato da una singola azienda e può essere di proprietà o in affitto. In un magazzino di questo tipo sarà conservato soltanto il tuo inventario, e questo lo rende più sicuro di uno pubblico. Inoltre corri un rischio minore che il tuo inventario venga confuso con quello di un'altra marca.

Tuttavia, gestire un magazzino privato è molto più costoso e non sempre potresti rientrarci con le spese, specialmente in periodi di bassa domanda. Questi magazzini vengono utilizzati specialmente da produttori, grossisti o grandi rivenditori con più punti vendita che hanno esigenze di stoccaggio costanti durante tutto l'anno.

3. Cooperativi

Un magazzino cooperativo è una struttura di stoccaggio che rappresenta un compromesso tra un magazzino pubblico e uno privato. Si tratta infatti di un magazzino di spedizione di proprietà e gestito da più aziende o membri di un'organizzazione.

Ad esempio, se sei un rivenditore di alimenti e bevande che ha bisogno di sistemi di refrigerazione ma non desidera investire in un proprio magazzino privato o unirsi a uno pubblico generico, potresti trovare un magazzino cooperativo specificamente progettato per altri rivenditori di alimenti e bevande.

4. Deposito doganale

Un deposito doganale è un luogo dove l'inventario può essere conservato temporaneamente senza pagare dazi o tasse di importazione. Conosciuti anche come magazzini duty-free, sono solitamente di proprietà e gestiti dalle autorità doganali.

I depositi doganali sono da prendere in considerazione se intendi importare prodotti dall'estero ma desideri dilazionare il pagamento dei dazi per migliorare il flusso di cassa. La merce può rimanere nel magazzino per un certo periodo di tempo. Dovrai pagare una tassa soltanto quando la preleverai.

Servizi di spedizione dal magazzino per i rivenditori

L'inflazione e la mancanza di spazio stanno causando un'impennata dei costi di magazzinaggio. I servizi di spedizione dal magazzino aiutano a distribuire i costi dello spazio di stoccaggio e allo stesso tempo esternalizzare l'evasione degli ordini. Molti imprenditori affittano spazio nei propri magazzini ad altri rivenditori che non immagazzinano o spediscono quantità di merce sufficienti da giustificare il pagamento di uno spazio di magazzino proprio. E con una piccola commissione su ogni ordine, i dipendenti del magazzino possono prelevare, imballare e spedire ai tuoi clienti senza alcun intervento da parte tua.

Shopify Fulfillment Network è un ottimo esempio di questo processo. Puoi inviare l'inventario a magazzini di proprietà di Flexport, una delle principali aziende di logistica. Non appena un ordine viene effettuato attraverso il tuo negozio online, Flexport lo riceve e coinvolge il suo team di evasione per prelevare, imballare e spedire gli ordini direttamente ai tuoi clienti.

Alcuni consigli per utilizzare la spedizione dal magazzino

La spedizione dal magazzino è un modo efficace per consegnare prodotti ai tuoi clienti in modo rapido e conveniente. Ecco sette consigli per farlo al meglio:

• Ottimizza l’organizzazione del magazzino: deve essere il più semplice possibile localizzare un prodotto specifico e imballarlo per spedire un ordine a un cliente. Ottimizza la tua organizzazione per avere postazioni di imballaggio precise e posiziona l'inventario più venduto su scaffali rapidamente raggiungibili. Questo limiterà la distanza che il tuo team di evasione deve percorrere e, quindi, aiuterà a imballare gli ordini in modo più efficiente.
• Utilizza software di gestione del magazzino (WMS): i magazzini possono essere luoghi molto ampi e non è sempre facile trovare il prodotto specifico che stai cercando. Uno strumento WMS ti permette di gestire tutte le operazioni di spedizione dal magazzino: ti dice dove si trovano i prodotti, assegna compiti a ciascun membro del personale e gestisce il modo in cui ricevi il nuovo inventario.
• Automatizza il più possibile: non tutte le operazioni nel magazzino devono essere completate manualmente. Puoi ridurre gli errori umani e aumentare la produttività automatizzando processi come la creazione dei documenti di imballaggio o l’approvvigionamento delle scorte basse.
• Utilizza sistemi di gestione dell'inventario in tempo reale: l'inventario può essere venduto rapidamente, soprattutto se stai spedendo prodotti dal tuo magazzino che sono stati acquistati attraverso vari canali di vendita. Un sistema di gestione delle scorte (IMS) come Stocky (disponibile in inglese) può aiutarti con la pianificazione della domanda, mostrare quanti prodotti si trovano nel tuo magazzino e informarti di eventuali discrepanze nell'inventario.
• Implementa procedure di controllo qualità: i magazzini non sono solo luoghi per conservare inventario non venduto, bensì spazi perfetti per gestire i resi dei clienti e ricevere spedizioni dai fornitori. Stabilisci un'area dedicata alle scorte non approvate, separata dai prodotti approvati. In questo modo eviterai che prodotti di qualità scadente, come articoli danneggiati restituiti come resi, finiscano sugli scaffali.
• Pensa ai rischi per la salute e la sicurezza: i magazzini di spedizione hanno macchinari per trasportare o sollevare l'inventario. I prodotti possono anche cadere da scaffali piuttosto alti. Assicurati che ogni lavoratore del magazzino abbia ricevuto una formazione sulla sicurezza per prevenire incidenti nella struttura.
• Acquista etichette di spedizione scontate: l'ultima fase nel processo di spedizione dal magazzino è quella di passare i pacchi ai corrieri per la consegna. Collabora con servizi come Shopify Shipping per ottenere sconti fino all'88% sulle etichette di spedizione di corrieri come USPS, UPS e DHL Express.
• Scegli materiali di imballaggio appropriati: quando imballi e spedisci ordini dal magazzino opta per opzioni leggere che siano più sostenibili e convenienti (ad esempio, il cartone ondulato).

Valuta l'utilizzo della spedizione dal magazzino per la tua attività di vendita al dettaglio

La spedizione dal magazzino è un ottimo modo per conservare l'inventario non venduto prima che arrivi nel tuo negozio al dettaglio. E se stai gestendo ordini online oltre a quelli elaborati in negozio, per evaderli non dovrai distogliere risorse dal tuo team di vendita. Diventerà responsabilità del tuo team di magazzino.